15 najważniejszych korzyści i przyczyn, dla których warto przenieść system ERP do chmury
Michael Hickins | strateg ds. treści | 21 marca 2024 r.
W miarę jak rola dyrektora finansowego nabiera coraz bardziej strategicznego i wpływowego charakteru aplikacje ERP w chmurze stają się dla niego kluczowym narzędziem umożliwiającym centralizację i analizę danych pochodzących z różnych systemów finansowych i operacyjnych. Aplikacje te mogą na przykład wyzwalać automatyczne reakcje na zdefiniowane wcześniej zdarzenia (np. uzupełnianie zapasów, gdy osiągną one określony wcześniej poziom) i generować raporty z aktualnymi danymi, aby pomagać członkom ścisłego kierownictwa w podejmowaniu trafniejszych decyzji.
Zważywszy na coraz szybsze tempo zmian i niemal natychmiastowe oddziaływanie zdarzeń z jednego końca świata na drugi koniec, dyrektorzy finansowi i inni członkowie ścisłego kierownictwa polegają na aplikacjach ERP w chmurze, które pomagają im w identyfikacji i podejmowaniu działań w krytycznych sytuacjach mających wpływ na ich przedsiębiorstwa.
Czym jest system ERP w chmurze?
System ERP w chmurze to oprogramowanie jako usługa, które pomaga członkom ścisłego kierownictwa zarządzać przedsiębiorstwem poprzez centralizację danych z połączonych ze sobą systemów operacyjnych i finansowych. Systemy ERP w chmurze zazwyczaj obejmują funkcje związane z finansami, księgowością, budżetowaniem, planowaniem, zaopatrzeniem, zapasami, produkcją, łańcuchem dostaw itp. Ponadto można je zintegrować z aplikacjami chmurowymi do zarządzania zasobami ludzkimi, sprzedażą i marketingiem oraz obsługą i serwisem dla klientów, udostępniając dane za pośrednictwem jednego pulpitu. Dane te mogą być wykorzystywane operacyjnie dzięki powiązaniu automatycznych wyzwalaczy z reakcjami na dane ze strony osób pełniących różne role w przedsiębiorstwie.
Aplikacje ERP w chmurze są obsługiwane przez Internet, dzięki czemu są dostępne dla użytkowników z dowolnego miejsca i urządzenia. Ponadto dostawca aplikacji zazwyczaj zapewnia regularne uaktualnienia funkcji i poprawki zabezpieczeń, również przez Internet, bez przerw w świadczeniu usług.
Kluczowe wnioski
- Aplikacje ERP w chmurze to systemy finansowe i operacyjne, których przedsiębiorstwa używają w codziennej działalności.
- System ERP w chmurze zapewnia większą elastyczność niż system ERP zainstalowany lokalnie, ponieważ umożliwia firmom dynamiczne zwiększanie lub zmniejszanie wykorzystania zasobów w zależności od sezonowych skoków obciążenia, bez obaw o spowolnienie wydajności. Jako że jest to usługa subskrypcyjna, przedsiębiorstwo zyskuje środki pieniężne, które w przeciwnym razie musiałoby przeznaczyć na inwestycje we własny system.
- W przypadku systemu ERP w chmurze ciężar aktualizacji zabezpieczeń, konserwacji i uaktualnień spoczywa na dostawcy usług chmurowych, a nie na kliencie.
- Większość aplikacji systemu ERP w chmurze (zwłaszcza gdy są częścią ujednoliconego pakietu) jest łatwiejsza do integracji z innymi systemami zaplecza niż w przypadku systemu ERP zainstalowanego lokalnie. Integracja ta ułatwia przedsiębiorstwom raportowanie, analizowanie i podejmowanie działań na podstawie danych, które odzwierciedlają bieżące warunki biznesowe i operacyjne.
System ERP w chmurze a tradycyjny system ERP
Ogólnie rzecz biorąc, system ERP w chmurze jest łatwiejszy do implementacji, utrzymania, zabezpieczenia i aktualizacji o nowe funkcje oraz łatwiej jest zapewnić do niego dostęp. Ponadto oferowane w jego ramach rozwiązania rozwiązania w chmurze są bardziej elastyczne i przyjazne dla użytkownika w porównaniu z ich odpowiednikami zainstalowanymi lokalnie. Na przykład system ERP w chmurze można wdrożyć w ciągu kilku miesięcy, a nie lat, a za jego utrzymanie, uaktualnienia, aktualizacje zabezpieczeń i infrastrukturę odpowiada dostawca usług chmurowych. W przypadku systemu ERP zainstalowanego lokalnie, wszystkie te kwestie leżą w gestii przedsiębiorstwa. Dostęp do systemu ERP w chmurze można uzyskać spoza miejsca pracy za pośrednictwem przeglądarki lub urządzenia przenośnego, podczas gdy taka funkcjonalność jest raczej niemożliwa w przypadku systemów zainstalowanych lokalnie.
Ogólnie rzecz biorąc, systemy ERP w chmurze zapewniają większą elastyczność, skalowalność i dostępność w porównaniu z tradycyjnymi rozwiązaniami zainstalowanymi lokalnie. Ponadto zmniejszają zapotrzebowanie na wewnętrzne zasoby IT, przynoszą oszczędności kosztów infrastruktury oraz udostępniają aktualne dane i funkcje, które wspomagają nowoczesne środowiska pracy zorientowane na urządzenia przenośne.
| Lokalny system ERP | Cloud ERP | |
|---|---|---|
| Szybkość implementacji | Może potrwać co najmniej rok | Czas liczony w miesiącach |
| Dostęp spoza biura | Trudny lub niemożliwy | Dostęp za pomocą połączenia internetowego, przeglądarki i hasła |
| Utrzymanie ruchu | Odpowiedzialność przedsiębiorstwa | Odpowiedzialność dostawcy usług chmurowych |
| Zarządzanie aktualizacjami zabezpieczeń | Odpowiedzialność przedsiębiorstwa | Odpowiedzialność dostawcy usług chmurowych |
| Aktualizacje funkcji | Zależy od priorytetów działu IT | Automatyczne i regularne |
| Wymagania dotyczące infrastruktury | Obsługiwane wewnętrznie | Obsługiwane przez dostawcę chmury |
| Dostosowanie do urządzeń przenośnych | Mało prawdopodobne | Standard rynkowy |
| Trafność/aktualność danych | Zależne od harmonogramu przetwarzania wsadowego | Dane są aktualizowane często, zazwyczaj w czasie rzeczywistym |
15 korzyści z systemu ERP w chmurze
Termin „system planowania zasobów przedsiębiorstwa” powstał w latach 90-tych, ale sama idea tego oprogramowania miała początek w systemach planowania potrzeb materiałowych z lat 60-tych XX w. Aplikacje ERP w chmurze przewyższają poprzednie generacje systemów ERP zainstalowanych lokalnie pod wieloma względami. Są one łatwiejsze do wdrożenia przez przedsiębiorstwa, częściej aktualizowane, dostępne zdalnie i wyposażone w interfejsy użytkownika, które bardziej przypominają aplikacje konsumenckie.
1. Szybsza implementacja
Nie jest niczym niezwykłym, że implementacja systemu ERP w chmurze zajmuje od kilku tygodni do kilku miesięcy, podczas gdy klasyczne wdrożenia lokalne trwają zazwyczaj co najmniej rok i w przypadku największych przedsiębiorstw mogą się wiązać z milionowymi opłatami za doradztwo. Jako że systemy ERP w chmurze są bardziej modułowe i łatwiejsze do implementacji niż systemy instalowane lokalnie, przedsiębiorstwa mogą szybciej rozpocząć korzystanie z aplikacji.
2. Lepsze zabezpieczenia
Główni dostawcy usług chmurowych dysponują większymi zespołami ds. bezpieczeństwa niż wielu ich klientów ma łącznie pracowników w działach IT, a zespoły te skupiają się wyłącznie na ochronie konkretnych systemów i danych swoich klientów. Przedsiębiorstwa, które korzystają z systemów ERP zainstalowanych lokalnie, często zwlekają z wprowadzeniem krytycznych poprawek zabezpieczeń dla nowo wykrytych podatności, ponieważ brakuje im pracowników w dziale IT, którzy mogliby przetestować, a następnie wdrożyć te aktualizacje w odpowiednim czasie. Dostawcy usług chmurowych zazwyczaj ułatwiają implementację mechanizmów kontroli dostępu opartej na rolach.
3. Większa elastyczność
W przypadku systemu ERP w chmurze przedsiębiorstwo może łatwiej przyjąć podejście polegające na stopniowym wdrażaniu nowych funkcji IT. Na przykład przedsiębiorstwo może zacząć od implementacji modułu finansowego w chmurze, dodając później moduły do zarządzania ryzykiem, zaopatrzenia, analityki, łańcucha dostaw itp.
4. Dane w czasie rzeczywistym
Aplikacje ERP w chmurze są zaprojektowane tak, aby można je było zintegrować z różnymi źródłami danych, umożliwiając przepływ danych do pulpitów użytkowników, gdy tylko staną się dostępne, a nie poprzez codzienne aktualizacje wsadowe, jak ma to miejsce w przypadku starszych systemów zainstalowanych lokalnie. Jeśli na przykład zespół ds. zaopatrzenia może uzyskać bardziej aktualne informacje o potrzebie zwiększenia produkcji przedsiębiorstwa z uwagi na zwiększony popyt zgłaszany przez klientów, wówczas szybciej zamówi niezbędne materiały do produkcji.
5. Łatwiejsza skalowalność
Jeśli wykorzystanie systemu ERP w chmurze zmienia się w ciągu kwartału lub roku, na przykład w okolicach zamknięcia kwartału, wahaniami tymi zarządza dostawca usług chmurowych. Dział IT klienta nie musi już zajmować się przydzielaniem dodatkowej pojemności serwerów lub pamięci masowej, aby obsłużyć taki gwałtowny wzrost. W zależności od potrzeb klienci mogą również zwiększać lub zmniejszać liczbę subskrybowanych stanowisk, jeśli liczba użytkowników zmienia się w czasie. Tymczasem systemy ERP zainstalowane lokalnie wymagają zaangażowania dedykowanych zasobów IT w celu rozszerzenia lub ograniczenia pojemności oprogramowania i sprzętu, także w przypadku otwierania nowych biur lub przejmowania innych przedsiębiorstw.
6. Lepsza pomoc techniczna
Ze względu na względną łatwość, z jaką klienci mogą przenosić się między dostawcami usług chmurowych, dostawcy ci są zachęcani do zapewniania niezawodnej pomocy technicznej 24/7 oraz 99,999% bezawaryjnego działania. Jako że dostawcy znają swoje aplikacje lepiej niż ktokolwiek inny, są w stanie zapewnić lepszą pomoc techniczną niż wewnętrzny dział IT klienta.
7. Niższe koszty operacyjne
Korzystając z chmury, przedsiębiorstwa płacą tylko za liczbę pracowników faktycznie korzystających z aplikacji ERP i mogą w dowolny sposób zmieniać tę liczbę w zależności od potrzeb. Ponadto w przypadku usług chmurowych ciężar instalacji i utrzymania aplikacji oraz sprzętu spoczywa na dostawcach. Jak już wcześniej wspomniano, implementacja systemu ERP w chmurze zmniejsza zapotrzebowanie na konsultantów i integratorów, a także potrzebę posiadania własnych centrów przetwarzania danych i personelu IT do zarządzania konserwacją, bezpieczeństwem i aktualizacjami systemu.
8. Lepsza widoczność
W przeciwieństwie do systemów zainstalowanych lokalnie, które mają tendencję do przechowywania danych w silosach niedostępnych dla wielu użytkowników i analityków, aplikacje ERP w chmurze ułatwiają klientom agregowanie, raportowanie i analizowanie danych z różnych źródeł, w tym z aplikacji obsługujących marketing, zarządzanie kadrami, zarządzanie łańcuchem dostaw i zarządzanie zapasami. Na przykład posiadanie zintegrowanych danych z aplikacji do planowania sprzedaży, zarządzania kampaniami marketingowymi i zapasami może pomóc zespołom finansowym poprawić dokładność prognoz przychodów i skuteczniej zarządzać środkami pieniężnymi. Systemy ERP w chmurze zwiększają również widoczność danych, umożliwiając użytkownikom zdalny do nich dostęp za pośrednictwem dowolnego urządzenia przenośnego.
9. Łatwiejsza współpraca
Interesariusza mogą uzyskać dostęp do systemu ERP w chmurze z dowolnego miejsca. Ponadto mogą tworzyć raporty i analizować dane, korzystając z jednego zestawu danych. Nie tylko pozwala to osobom z różnych działów zobaczyć te same dane w tych samych formatach, ale także umożliwia aktualizacje tych danych, które w czasie rzeczywistym są udostępniane i widoczne na pulpitach operacyjnych. Na przykład dane z systemu lub modułu zarządzania magazynem mogą być wyświetlane na tym samym pulpicie, co dane z systemu zarządzania zamówieniami. Ułatwia to sprawdzenie, czy zapasy w magazynie są wystarczające do realizacji nowych zamówień. Ponadto aplikacje w chmurze zostały wyposażone w przyjazne dla użytkownika interfejsy typu „wskaż i kliknij”, które są bardziej odpowiednie dla millenialsów i innych osób, które niedawno weszły na rynek pracy, niż interfejsy w zainstalowanych lokalnie starszych aplikacjach opartych na interfejsie poleceń.
10. Szybsze aktualizacje
W przeciwieństwie do starszych aplikacji zainstalowanych lokalnie, które zazwyczaj są uaktualniane raz na trzy lata, aplikacje ERP w chmurze są aktualizowane o najnowsze funkcje często, zwykle co kwartał, bez konieczności wyłączania systemu. Na przykład systemy ERP w chmurze są regularnie aktualizowane w celu zapewnienia zgodności ze standardami GAAP, przepisami ustawy Sarbanes-Oxley i innymi standardami finansowymi.
6. Dostęp z urządzeń przenośnych
Systemy ERP i inne aplikacje w chmurze są nie tylko dostępne z poziomu dowolnej przeglądarki internetowej na dowolnym urządzeniu przenośnym, ale coraz częściej mają skojarzone aplikacje na urządzenia przenośne, ułatwiające wykonywanie podstawowych zadań i generowanie raportów. Na przykład menedżerowie mogą na urządzeniu przenośnym szybko zatwierdzać wydatki pracowników w aplikacji do obsługi wydatków w systemie ERP w chmurze. Funkcje dostępne na urządzeniach przenośnych mają kluczowe znaczenie dla przedsiębiorstw, których pracownicy często podróżują, pracują w terenie lub potrzebują aktualnych informacji z hali produkcyjnej.
12. Mniejszy ślad węglowy
Centra przetwarzania danych używane przez dostawców do świadczenia usług ERP zużywają mniej energii do chłodzenia, obliczeń i przechowywania danych niż wiele tysięcy pojedynczych przedsiębiorstw robiących to samo w swoich oddzielnych centrach przetwarzania danych. Wspomniani dostawcy mają motywację finansową do obniżania kosztów energii poprzez stosowanie najnowocześniejszych technik równoważenia obciążenia i innych technik oszczędzania prądu, które obniżają ślad węglowy tych aplikacji. Ponadto są w stanie zmniejszyć ogólne zużycie energii, ponieważ ich aplikacje ERP są współdzielone przez wszystkich użytkowników.
13. Brak ograniczenia do jednej branży
Wiele systemów ERP w chmurze jest przeznaczonych dla konkretnych sektorów, na przykład budownictwa i handlu detalicznego. Jeśli jednak chodzi o procesy biznesowe, przedsiębiorstwa z większości sektorów mają więcej podobieństw niż różnic. Najbardziej użyteczne aplikacje ERP w chmurze to te, które wykorzystują najlepsze praktyki ze wszystkich sektorów gospodarki, oferując moduły lub rozszerzenia możliwe do dostosowania do konkretnych potrzeb danego sektora, na przykład moduły do zarządzania pokojami w branży hotelarskiej. Daje to użytkownikom to, co najlepsze z obu światów. Z jednej strony funkcjonalność, która odzwierciedla najlepsze praktyki w różnych sektorach, a z drugiej — niezawodną bazę kodu, która nie jest spersonalizowana (co jest kosztowne w utrzymaniu i aktualizowaniu). Niektóre systemy ERP w chmurze zawierają moduły, które obsługują specyficzne dla branży wymagania i praktyki w zakresie raportowania.
14. Większa wydajność
Przeniesienie aplikacji ERP do chmury pozwala przedsiębiorstwom na wykorzystanie zasobów IT w innych, przynoszących większe korzyści obszarach przedsiębiorstwa. Ponadto poprawia wydajność, zapewniając jedno źródło danych dla wszystkich wewnętrznych i zewnętrznych raportów, a także umożliwia wszystkim interesariuszom dostęp do danych i raportów z dowolnego miejsca na świecie z dostępem do Internetu. Większa automatyzacja i szeroko udostępniane dane minimalizują czas poświęcany na procesy wykonywane ręcznie, jednocześnie integrując i mierząc wydajność poszczególnych procesów.
15. Łatwiejsza integracja
Nowoczesne aplikacje ERP w chmurze są zbudowane tak, aby integrować dane z różnych źródeł przy jednoczesnym zachowaniu odpowiednich poziomów bezpieczeństwa i ograniczeń dostępu. Integracja aplikacji ERP z aplikacją działu kadr może na przykład umożliwić działowi finansowemu sprawdzenie wartości współczynnika liczby pracowników do spodziewanej sprzedaży.
Uzasadnienie dla systemu ERP w chmurze
Jak wspomniano wcześniej w tym artykule, system ERP w chmurze pomaga przedsiębiorstwom na kilka sposobów. Na przykład jest łatwiejszy do implementacji, utrzymania, skalowania, zabezpieczenia i aktualizacji oraz łatwiej jest zapewnić do niego dostęp. Ponadto jego implementacja oznacza oszczędności na wydatkach inwestycyjnych i zmniejszenie śladu węglowego. Zespoły i pracownicy przygotowujący uzasadnienie biznesowe dla systemu ERP w chmurze nadal jednak muszą przedstawić osobom podejmującym decyzje w przedsiębiorstwie szczegółowy kontekst tych korzyści i uzasadnić, dlaczego taka inwestycja w czas i zasoby się opłaci. Uzasadnienie to powinno zatem opisywać powiązanie systemu ERP w chmurze ze strategią biznesową przedsiębiorstwa; określać koszty i ramy czasowe implementacji, a także kwantyfikować korzyści płynące z wdrożenia nowych funkcji, na przykład sztucznej inteligencji (pokazując, w jaki sposób może ona poprawiać prognozowanie przychodów i inne funkcje biznesowe).
Przejście na system ERP w chmurze — Oracle Fusion Cloud ERP
Przedsiębiorstwa korzystające z systemu Oracle Fusion Cloud ERP otrzymują najnowocześniejsze funkcje w obszarach finansów, produkcji, zaopatrzenia itp. w ramach aplikacji działających w wydajnej infrastrukturze chmurowej Oracle. Oracle Cloud ERP to zintegrowany pakiet aplikacji, który integruje dane dotyczące finansów, łańcucha dostaw, zarządzania ryzykiem, zarządzania wydajnością i inne dane biznesowe w jednym wspólnym modelu. Opracowano go z myślą o ułatwieniu integracji z innymi aplikacjami, zarówno od Oracle, jak i od dostawców zewnętrznych.
Korzyści z systemu ERP w chmurze — często zadawane pytania
Ile czasu trwa implementacja systemu ERP w chmurze?
W zależności od wymaganych integracji, zakresu istniejącego systemu ERP i ilości danych do przeniesienia, implementacja systemu ERP w chmurze może zająć przedsiębiorstwu od kilku tygodni do kilku miesięcy.
Dlaczego system ERP w chmurze jest bezpieczniejszy?
System ERP w chmurze jest bezpieczniejszy, ponieważ dostawcy usług chmurowych mają duże zespoły specjalistów zajmujących się zabezpieczaniem aplikacji i danych klientów przy zastosowaniu najnowszych technologii i praktyk, podczas gdy przedsiębiorstwa, które uruchamiają aplikacje z własnych centrów przetwarzania danych, zazwyczaj takich możliwości nie mają.
Jak system ERP w chmurze oszczędza czas?
Systemy ERP w chmurze zapewniają szybszy zwrot z inwestycji, ponieważ są oferowane jako usługa, dzięki czemu klienci mogą zacząć czerpać korzyści szybciej niż w przypadku samodzielnego wdrażania systemów ERP (z pomocą konsultantów) we własnych centrach przetwarzania danych.