Szczegóły dotyczące automatyzacji finansów

Postępy w dziedzinie oprogramowania do automatyzacji zadań związanych z zarządzaniem finansami na nowo definiują rolę, jaką w przedsiębiorstwie odgrywa dział finansowy. Dzięki technologii automatyzacji procesów finansowych, która obsługuje zadania wcześniej wykonywane ręcznie (wprowadzanie danych, porównywanie i uzgadnianie faktur itp.), dział finansowy może skupiać się na strategicznych zadaniach przynoszących wartość dodaną.

Dzięki zastosowaniu tych narzędzi automatyzacji dział finansowy ma więcej czasu analizę na przykład czynników wpływających na przychody i zyski w minionym kwartale oraz prognozowanie sytuacji w nadchodzącym kwartale, ponieważ zamknięcie ksiąg rachunkowych i przygotowanie odpowiednich sprawozdań będzie mniej praco- i czasochłonne. Z kolei sztuczna inteligencja wykazuje potencjał do automatyzacji wielu innych zadań i procesów finansowych. Wraz ze zmianą sposobu funkcjonowania działu finansowego przez dyrektora finansowego automatyzacja procesów finansowych staje się kluczowym elementem przekształcania tego działu w bardziej autonomiczną jednostkę, która jest zdolna do szybszego dostarczania dokładniejszych wyników i zapewnia lepszą ich widoczność i zrozumienie, przy jednoczesnym obniżeniu kosztów swojego działania.

Czym jest automatyzacja procesów finansowych?

Automatyzacja procesów finansowych to zastosowanie technologii do wykonywania procesów, które wcześniej wykonywano ręcznie. Dzięki tej technologii czasochłonne, powtarzalne zadania, takie jak zarządzanie zobowiązaniami, należnościami i płacami, mogą zostać zautomatyzowane, aby całkowicie lub prawie całkowicie wyeliminować konieczność interwencji człowieka. Przedsiębiorstwa korzystają z automatyzacji procesów finansowych, ponieważ przyczynia się ona do obniżenia kosztów pracy i może zmniejszyć liczbę błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych i ręcznych obliczeń. Ponadto może przyspieszyć procesy, na przykład proces zamknięcia finansowego, dzięki automatyzacji takich elementów, jak uzgadnianie kont. Wykorzystanie automatyzacji procesów finansowych do szybszego przekazywania dokładnych danych kierownictwu przedsiębiorstwa może mu pomóc w podejmowaniu trafniejszych decyzji dotyczących budżetów, inwestycji, zatrudnienia, zarządzania środkami pieniężnymi itp.

Kluczowe wnioski:

• Automatyzacja procesów finansowych to wykorzystanie technologii w celu odejścia od wykonywanych do tej pory ręcznie, czasochłonnych zadań w dziale finansowym.
• Wśród technologii ułatwiających automatyzację procesów finansowych można wymienić oprogramowanie ERP, zrobotyzowaną automatyzację procesów, sztuczną inteligencję, uczenie maszynowe i chmurę obliczeniową.
• Główne obszary wspomnianej automatyzacji obejmują zarządzanie zobowiązaniami, należnościami, wynagrodzeniami i kosztami.
• Do korzyści płynących z automatyzacji procesów finansowych można zaliczyć zmniejszenie liczby błędów, oszczędności czasu i kosztów, poprawę efektywności i ograniczenie skali nadużyć.
• Postępy w dziedzinie sztucznej inteligencji zwiększają możliwości automatyzacji procesów finansowych.

Charakterystyka automatyzacji procesów finansowych

Automatyzacja procesów finansowych wykorzystuje zaawansowane technologie, takie jak oprogramowanie ERP, zrobotyzowaną automatyzację procesów (RPA), sztuczną inteligencję (AI) i uczenie maszynowe (ML), aby odejść od czasochłonnych, wykonywanych ręcznie procesów w dziale finansowym. W jej ramach następuje konfiguracja szeregu zadań w tzw. przepływ pracy (workflow), który określa predefiniowane etapy niezbędne do wykonania danego zadania, na przykład zapłaty faktury lub sprawdzenia zgodności poziomów sprzedaży i zapasów. Następnie oprogramowanie do automatyzacji procesów finansowych uruchamia i wykonuje poszczególne etapy przepływu pracy, dzięki czemu cały proces może być obsługiwany przy ograniczonej lub zerowej interwencji człowieka.

Dział finansowy jest głównym obszarem do automatyzacji, ponieważ cechuje go wiele powtarzalnych procesów masowych, takich jak wprowadzanie danych, uzgadnianie, fakturowanie i zatwierdzanie. Przykładem automatyzacji procesu uzgadniania może być zastosowanie w przedsiębiorstwie oprogramowania, które na bieżąco porównuje sprzedaż produktów z poziomem zapasów, aby wykryć wszelkie zakłócenia równowagi, sugerując na przykład kradzież, jeśli poziom zapasów jest niższy niż wynikałoby to z wyników sprzedaży. Technologia automatyzacji procesów finansowych może obsługiwać ręczne czynności szybciej i z mniejszą liczbą błędów, umożliwiając działowi finansowemu skupianie się na tworzeniu wartości i realizacji strategii organizacji. Bazując na naszym przykładzie uzgadniania stanów sprzedaży i zapasów dział finansowy może współpracować z działem operacyjnym w celu ustalenia przyczyny źródłowej braku równowagi.

Które procesy finansowe powinny zostać zautomatyzowane?

Wybierając procesy finansowe do automatyzacji, należy uwzględnić dwa ważne czynniki: korzyści płynące z automatyzacji oraz zakres procesu możliwy do zautomatyzowania. W tym kontekście należy szukać procesów, dla których istnieje technologia umożliwiająca uruchomienie całego procesu lub całego elementu w ramach procesu, przy niewielkim lub zerowym zaangażowaniu człowieka. Na takim poziomie automatyzacji można uzyskać główne korzyści: niższe koszty, szybsze uzyskiwanie danych wyjściowych i ewentualnie większą dokładność. Mając te kryteria na uwadze, można wskazać w dziale finansowym sześć przepływów pracy gotowych do automatyzacji (podano tu również przykłady sposobów automatyzacji poszczególnych elementów tych przepływów pracy).

Zobowiązania (AP)

1. Rejestrowanie faktur. Przy użyciu technologii optycznego rozpoznawania znaków (OCR) papierowe faktury mogą być automatycznie skanowane, odczytywane i zamieniane na dane cyfrowe, co eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych z faktur.
   
   
2. Porównywanie i weryfikacja. Po zarejestrowaniu danych z faktur technologia automatyzacji procesów finansowych automatycznie porównuje faktury i dopasowuje je do odpowiadających im zamówień zakupu i przyjęć dostaw.
   
   
3. Zatwierdzanie. Na podstawie predefiniowanych reguł określonych przez organizację faktury są kierowane do odpowiedniego pracownika lub działu w celu ich zatwierdzenia. Aby przyspieszyć proces zatwierdzania, można również skonfigurować automatyczne ostrzeżenia i przypomnienia.
   
   
4. Realizacja płatności. Po zatwierdzeniu faktury płatność na rzecz dostawcy jest realizowana automatycznie lub przy minimalnej interwencji człowieka.
   
   
5. Uzgadnianie i raportowanie. Po dokonaniu płatności następuje zautomatyzowany proces uzgadniania transakcji płatniczych z wyciągami bankowymi w celu weryfikacji zgodności kwot i beneficjentów. Technologia automatyzacji procesów finansowych w obszarze zobowiązań może również generować szczegółowe raporty dotyczące takich wskaźników, jak wzorce wydatków, wyniki dostawców i potencjalne możliwości oszczędności kosztów.
   
   
6. Optymalizacja środków pieniężnych. Przy użyciu analityki predykcyjnej i uczenia maszynowego przedsiębiorstwo może automatycznie kompilować dane ze wszystkich istotnych źródeł w celu ciągłego przewidywania przyszłych przepływów pieniężnych. Sztuczna inteligencja może następnie na bazie tych ustaleń sugerować optymalne harmonogramy płatności, aby zadbać o terminowe regulowanie rachunków przy jednoczesnym zachowaniu odpowiednich rezerw gotówkowych.
   
   

Accounts Receivable

1. Docieranie do klientów. Dzięki automatyzacji procesów finansowych spersonalizowane komunikaty mogą być automatycznie wysyłane do poszczególnych klientów, aby przypominać im o zbliżających się lub zaległych płatnościach.
   
   
2. Fakturowanie. Faktury są generowane automatycznie i przesyłane do klientów w formie cyfrowej. Jeśli zastosowanie ma podatek VAT lub podatek od sprzedaży, zautomatyzowany system określi obowiązującą stawkę podatku dla każdej transakcji, aby zapewnić, że naliczona zostanie właściwa kwota podatku.
   
   
3. Przetwarzanie płatności cyfrowych. W przypadku przetwarzania płatności cyfrowych klienci mają dostęp do różnych opcji płatności i mogą ustanowić płatności cykliczne. Po otrzymaniu płatności zautomatyzowany system wysyła klientowi odpowiednie potwierdzenie przyjęcia płatności.
   
   
4. Analiza należności. Sztuczna inteligencja w oprogramowaniu do automatyzacji procesów finansowych może pomóc przedsiębiorstwu w wykorzystaniu historii płatności klientów na potrzeby dostosowania programów rabatów za wcześniejszą płatność do poszczególnych dostawców (dynamiczne rabatowanie).
   
   

Wynagrodzenia

1. Przekazywanie danych. Dzięki zintegrowanym systemom dane mogą być automatycznie przekazywane do i z działu kadr, ewidencji czasu pracy i systemów księgowych.
   
   
2. Obliczanie podatków. Obliczenia i odprowadzenia podatków federalnych, stanowych i lokalnych oraz wszystkie kwartalne i roczne federalne, stanowe i lokalne deklaracje podatkowe są obsługiwane automatycznie.
   
   
3. Odliczanie świadczeń. Świadczenia pracownicze, takie jak ubezpieczenie zdrowotne i plany emerytalne, są obliczane i odliczane.
   
   .
4. Obliczanie wynagrodzeń. Wynagrodzenia, w tym wynagrodzenia wynikające ze zmiennej stawki godzinowej, premie, nadgodziny, urlopy, płatny czas wolny i wynagrodzenie wyrównawcze z mocą wsteczną, są obliczane automatycznie.
   
   
5. Planowanie i realizacja płatności. Automatyzacja procesów finansowych obsługuje realizację płatności dla pracowników za pośrednictwem elektronicznych przelewów bezpośrednich bez potrzeby wystawiania papierowych czeków.
   
   
6. Księgowanie w księdze głównej. Księgowanie wynagrodzeń w księdze głównej odbywa się automatycznie, dzięki czemu konta są aktualne i uzgodnione.
   
   

Expense Management

1. Rozpoznawanie potwierdzeń. Automatyzacja procesów finansowych eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania danych dzięki wykorzystaniu technologii OCR do automatycznego wyodrębniania odpowiednich danych z potwierdzeń, takich jak nazwa dostawcy, kwota, data i kategoria.
   
   
2. Tworzenie i kategoryzacja raportów o wydatkach. Na podstawie danych z potwierdzeń raporty o wydatkach są automatycznie generowane i kategoryzowane w oparciu o predefiniowane reguły.
   
   
3. Kontrola zgodności z zasadami. Dzięki technologii porównywania zgłoszonych kosztów z zasadami i wytycznymi dotyczącymi kosztów przedsiębiorstwa, kontrole zgodności z zasadami są zautomatyzowane. Koszty niezgodne z zasadami są automatycznie oflagowane do dalszego przeglądu.
   
   
4. Przepływy pracy dotyczące zatwierdzeń. Technologia automatyzacji przekazuje raporty o wydatkach do wyznaczonych osób zatwierdzających na podstawie wstępnie zdefiniowanych reguł, takich jak kwota wydatków lub hierarchia pracowników, i powiadamia te osoby, ilekroć z ich strony wymagane jest podjęcie określonych działań.
   
   
5. Przetwarzanie zwrotu kosztów. Proces zwrotu kosztów jest zautomatyzowany dzięki narzędziom służącym do obliczania zatwierdzonych kosztów i kwot podlegających zwrotowi na podstawie zasad przedsiębiorstwa. System generuje raporty o zwrotach kosztów i inicjuje płatności dla pracowników.
   
   
6. Zarządzanie wyjątkami. Wraz z rozwojem możliwości uczenia maszynowego, systemy zarządzania kosztami mogą stać się zdolne do oceny, które koszty wymagają weryfikacji przez człowieka, a które mogą być automatycznie zatwierdzone. Kierownictwo musiałoby wówczas zatwierdzać wyłącznie oflagowane wyjątki dotyczące kosztów.
   
   

Planowanie finansowe

1. Zbieranie i integracja danych. Technologia automatyzacji procesów finansowych wyodrębnia istotne dane z różnych źródeł w całym przedsiębiorstwie. Następnie może takie dane oczyszczać i przetwarzać, wykrywając błędy, niespójności lub brakujące wartości, a potem informować pracowników działu finansowego o obszarach wymagających uwagi.
   
   
2. Analiza danych. Technologia uczenia maszynowego może skanować dane, aby pomagać w wykrywaniu korelacji, wartości odstających lub wyjątków,. Dzięki temu można poprawiać jakość i znacznie skrócić czas poświęcany na planowanie procesów i analizę danych.
   
   
3. Raportowanie i tworzenie pulpitów. Automatycznie tworzone są sprawozdania finansowe, takie jak rachunki zysków i strat, bilanse oraz rachunki przepływów pieniężnych. Automatyzacja procesów finansowych może również generować dynamiczne pulpity nawigacyjne i wizualizacje, które zapewniają interesariuszom widoczność kluczowych wskaźników finansowych w czasie rzeczywistym.
   
   
4. Budżetowanie i prognozowanie. Zautomatyzowane zostały pracochłonne procesy budżetowania na poziomie całej firmy i poszczególnych działów. Szablony budżetów mogą być dynamicznie wypełniane i aktualizowane z poziomu księgi głównej. Zaawansowane technologie automatyzacji procesów finansowych umożliwiają przedsiębiorstwom aktualizowanie prognoz w czasie rzeczywistym w miarę zmian kluczowych czynników; wykonywanie zautomatyzowanych analiz wariancji; szybkie uwzględnianie bieżących strumieni danych finansowych, operacyjnych i pochodzących ze źródeł zewnętrznych; a także używanie funkcji planowania predykcyjnego w celu oceny wpływu potencjalnych przyszłych rezultatów.
   
   
5. Planowanie scenariuszy. Szczegółowe scenariusze i modele warunkowe są szybko tworzone w celu oceny wpływu każdej decyzji, a także są automatycznie aktualizowane na podstawie zmieniających się czynników.
   
   

Zakupy i zamówienia

1. Pozyskiwanie. Zespoły mogą pozyskiwać dostawców za pomocą uporządkowanego i zautomatyzowanego procesu w ramach scentralizowanej platformy do obsługi komunikacji, porównywania ofert, przechowywania dokumentów związanych z pozyskiwaniem oraz oceny negocjacji pod kątem celów oszczędnościowych.
   
   
2. Zamówienia publiczne. Automatyzacja procesów finansowych przyspiesza tworzenie dokumentów przetargowych (RFx) dzięki wspieranemu przez sztuczną inteligencję procesowi redagowania umów (przy pomocy podpowiedzi) oraz wstępnie zatwierdzonym szablonom i klauzulom prawnym. Wbudowane mechanizmy współpracy i zatwierdzania przyspieszają finalizację umów. Funkcja ta może również automatycznie przekazywać ostrzeżenia o upływających datach ważności umów.
   
   
3. Zakupy. Tworzenie zamówień zakupu i kierowanie ich do osób zatwierdzających jest zautomatyzowane. Reguły zatwierdzające są konfigurowane w celu zapewnienia zgodności kosztów, a wszelkie wyjątki lub anomalie są automatycznie identyfikowane.
   
   
4. Analityka zakupów. Sztuczna inteligencja automatyzuje klasyfikację wydatków, a także oferuje gotowe do wdrożenia informacje, które pomagają przedsiębiorstwu zwiększyć swoją wartość biznesową. Sztuczna inteligencja może na przykład wskazywać wzorce wydatków, aby pomóc zespołom zakupowym racjonalizować bazę dostawców i negocjować z nimi lepsze ceny; identyfikować zmiany w dostawach i potrzebach zakupowych w celu znalezienia najlepszych dostawców dla przedsiębiorstwa; a także uzyskiwać informacje na temat wyników dostawców w kontekście zobowiązań umownych, na przykład cen, usług i realizacji dostaw.
   
   
5. Zarządzanie fakturami. Zadania związane z przyjmowaniem zamówionych pozycji, przetwarzaniem faktur i przekazywaniem płatności są zautomatyzowane. Po wprowadzeniu do systemu zamówienia zakupu, potwierdzenia przyjęcia i faktury automatyzacja procesów finansowych może również przeprowadzić trójstronne dopasowanie w celu skorelowania danych na tych dokumentach.
   
   
6. Zarządzanie dostawcami. Wnioski o zmianę dostawcy są automatycznie śledzone, przekierowywane i zatwierdzane, aby pomóc w utrzymaniu kontroli nad procesami biznesowymi.
   
   

Jakie technologie są używane do automatyzacji procesów finansowych?

Automatyzacja procesów finansowych zależy od oprogramowania, w tym aplikacji ERP, które zarządzają podstawowymi danymi finansowymi przedsiębiorstwa i pomagają mu zautomatyzować procesy wykonywane ręcznie w takich obszarach jak fakturowanie, zaopatrzenie, uzgadnianie kont i sporządzanie sprawozdań finansowych. Poniżej przedstawiono kilka podstawowych technologii wykorzystywanych w automatyzacji procesów finansowych.

• Robotyczna automatyzacja procesów (RPA). RPA to forma automatyzacji procesów biznesowych, która do automatyzacji masowych, powtarzalnych zadań biznesowych wykorzystuje boty programowe. RPA jest oparta na procesach, co oznacza, że działa zgodnie z zasadami i procesami określanymi przez użytkownika końcowego w celu naśladowania czynności wykonywanych przez człowieka. Przykłady możliwości RPA obejmują wyodrębnianie i przetwarzanie uporządkowanych danych z dokumentów, kopiowanie i wklejanie danych, otwieranie wiadomości e-mail, pobieranie załączników oraz przetwarzanie transakcji w uporządkowanych środowiskach cyfrowych.
• Sztuczna inteligencja (AI) i uczenie maszynowe (ML). Mechanizmy sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego to bardziej zaawansowane technologie niż RPA, umożliwiające przejście od automatyzacji opartej na procesach do automatyzacji opartej na danych. Technologie oparte na procesach (takie jak RPA) naśladują działanie człowieka, natomiast narzędzia oparte na danych — naśladują ludzkie myśli. Mechanizmy sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego kierują się danymi i kontekstem, dzięki czemu mogą wykorzystywać nieuporządkowane dane wejściowe, stosować własną logikę i obsługiwać mniej schematyczne procesy — znacznie rozszerzając zakres procesów, które można zautomatyzować. Przetwarzanie języka naturalnego (NLP), które umożliwia komputerom zrozumienie i generowanie ludzkiego języka oraz manipulowanie nim, jest częścią sztucznej inteligencji. Sztuczna inteligencja obejmuje również generatywną sztuczną inteligencję (GenAI), która może tworzyć różnego typu treści, w tym tekst, obrazy, kod, dźwięk, muzykę i filmy. Przykłady mechanizmów sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego obejmują rozpoznawanie mowy i obrazu, modelowanie predykcyjne, generowanie spersonalizowanych rekomendacji, wykrywanie anomalii, rozpoznawanie wzorców oraz wyodrębnianie zarówno uporządkowanych, jak i nieuporządkowanych danych z dokumentów.
• Chmura obliczeniowa. Chmura obliczeniowa odgrywa kluczową rolę w automatyzacji procesów finansowych, ponieważ zmniejsza niektóre bariery wejścia na rynek poprzez zapewnienie skalowalnych, elastycznych, opłacalnych i wydajnych usług i infrastruktury dla organizacji. Oparte na chmurze systemy ERP zapewniają przedsiębiorstwom dostęp do zaawansowanych funkcji finansowych, które są często aktualizowane i wymagają mniej czynności konserwacyjnych. Aplikacje w chmurze mogą być również skalowalne, dostosowując się do zmieniających się potrzeb i rozwijających się przedsiębiorstw. Organizacje mogą korzystać z platform obsługujących modele infrastruktury jako usługi (IaaS), platformy jako usługi (PaaS) i oprogramowania jako usługi (SaaS), w zależności od potrzeb, aby szybko uruchamiać potencjał wykonawczy, personalizować aplikacje i stuknąć w zaawansowane, i uruchamiać aplikacje finansowe. Wiele aplikacji w chmurze obliczeniowej zapewnia wydajne funkcje analizy danych w celu uzyskania informacji w czasie rzeczywistym, do których można mieć potem dostęp z dowolnego miejsca, także za pośrednictwem smartfonów.

Korzyści z automatyzacji procesów finansowych

Dyrektorzy finansowi i ich zespoły mają długą listę rzeczy do zrobienia, która stale się wydłuża. Przedsiębiorstwa nadal potrzebują swoich działów finansowych do wykonywania ważnych zadań, takich jak przetwarzanie płatności i zamykanie ksiąg rachunkowych, ale jednocześnie oczekując od niego pełnienia bardziej strategicznej, analitycznej i doradczej roli. Automatyzacja procesów finansowych może poprawić efektywność, widoczność i dokładność danych, niezbędne do rozwoju w nowej rzeczywistości. Poniżej przedstawiono przykładowe korzyści z takiej sytuacji.

• Ograniczenie liczby błędów. Automatyzacja procesów finansowych pomaga zminimalizować liczbę błędów m.in. w obszarze wprowadzania danych i obliczeń. Może również dokonywać walidacji danych, aby zapewnić ich rzetelność i jakość.
• Oszczędności czasu i kosztów. W czasach, gdy działy finansowe muszą pracować wydajniej, oszczędności czasu i kosztów są jednymi z najważniejszych korzyści płynących z automatyzacji. W przeprowadzonym w 2024 r. przez Fuqua School of Business Uniwersytetu Duke'a i Banki Rezerwy Federalnej w Richmond i Atlancie badaniu 87% ankietowanych dyrektorów finansowych stwierdziło, że wdrażają automatyzację ze względu na wynikające z niej oszczędności kosztów. Z kolei w raporcie American Express Amex Trendex 2023: B2B Edition podano, że według 36% ankietowanych przedsiębiorstw sama automatyzacja procesów finansowych pozwala ich działom finansowym zaoszczędzić ponad 500 godzin rocznie.
• Większa widoczność. Platformy automatyzacji procesów finansowych mogą konsolidować pochodzące z różnych źródeł dane finansowe w centralnym repozytorium, umożliwiając wszystkim interesariuszom w organizacji dostęp do właściwych informacji na podstawie przydzielonych uprawnień dostępu. Ponadto mogą generować raporty, tworzyć pulpity nawigacyjne i przeprowadzać analizy w czasie rzeczywistym, dzięki czemu działy finansowe mają możliwość bieżącego monitorowania wyników finansowych, śledzenia kluczowych wskaźników wydajności (KPI) i obserwowania trendów. Platformy te zapewniają również kompleksowe ścieżki audytu, które dokumentują transakcje finansowe, działania i zmiany dokonane w systemie, pomagając organizacjom potwierdzić zgodność ze standardami audytu i wewnętrznymi kontrolami. Dzięki dostępowi do dokładnych danych finansowych, informacji i analiz z całej organizacji w czasie rzeczywistym interesariusze mogą podejmować trafniejsze decyzje.
• Poprawa efektywności. Automatyzacja może drastycznie przyspieszyć tempo operacji finansowych, często poprawiając przy tym ich jakość. Automatyzacja procesów finansowych pozwala organizacjom zwiększyć efektywność i poprawić wyniki biznesowe dzięki zautomatyzowaniu procesów wprowadzania i przetwarzania danych, usprawnieniu przepływów pracy, przyspieszeniu przetwarzania transakcji, generowaniu raportów i analiz w czasie rzeczywistym, zmniejszeniu liczby błędów, optymalizacji przydzielania zasobów, egzekwowaniu zgodności z przepisami itp.
• Rozszerzona współpraca. Wdrożenie mechanizmów automatyzacji w dziale finansowym może usprawnić współpracę na wiele sposobów. Wiele organizacji wdraża automatyzację procesów finansowych za pośrednictwem platform obliczeniowych w chmurze, zapewniając zdalny i rozproszony dostęp do danych. Oznacza to, że zespoły w wielu lokalizacjach mogą współdziałać ze sobą na bazie jednego wspólnego źródła danych. Dzięki centralizacji informacji, przepływów pracy, danych i komunikacji pracownicy mogą współpracować ze sobą w bardziej efektywny sposób. W wyniku zmniejszenia liczby zadań wykonywanych ręcznie dział finansowy zyskuje większą zdolność do współpracy nad strategicznymi inicjatywami w różnych obszarach funkcjonalnych organizacji.
• Ograniczenie oszustw. Jedną z największych korzyści z automatyzacji procesów finansowych, na którą zwracają uwagę dyrektorzy finansowi, jest ograniczenie skali oszustw. W raporcie PYMNTS z października 2023 r. 63% ankietowanych dyrektorów finansowych wskazało, że w ciągu ostatnich sześciu miesięcy korzystało z jakiegoś mechanizmu specjalistycznej automatyzacji w celu zapobiegania oszustwom. Zautomatyzowane systemy mogą analizować ogromne ilości danych, wykrywać wzorce i identyfikować podejrzane transakcje lub zachowania znacznie szybciej niż ludzie, co czyni je idealnymi narzędziami do proaktywnego zapobiegania przypadkom i wykrywania przypadków oszustw. Sztuczna inteligencja ma ogromny potencjał do wykrywania oszustw, ponieważ może szybko analizować duże zestawy danych w celu wychwycenia anomalii i zakłóceń równowagi, które mogą sygnalizować problem.
• Raportowanie w czasie rzeczywistym. Tradycyjne, wykonywane ręcznie procesy oznaczały, że dział finansowy potrzebował dużo czasu na wygenerowanie raportów. Raporty te skupiały się na historycznych informacjach, co oznaczało, że zanim trafiały do interesariuszy, najprawdopodobniej były już nieaktualne. Szybkość i dokładność zautomatyzowanych procesów finansowych pozwala na monitorowanie i raportowanie krytycznych danych finansowych w czasie rzeczywistym, umożliwiając szybsze podejmowanie decyzji i proaktywne korygowanie obranego kursu.
• Skuteczniejsze ograniczanie ryzyka. Wprowadzając automatyzację procesów finansowych, organizacje mogą wymuszać zgodność z przepisami poprzez automatyzację kontroli zgodności, reguł walidacji i przepływów zatwierdzania. Technologia ta utrzymuje kompleksowe ścieżki audytu i przechowuje dokumentację, zapewniając szczegółowy i chronologiczny zapis działalności finansowej. Systemy automatyzacji procesów finansowych monitorują transakcje i operacje finansowe oraz ewentualne anomalie w czasie rzeczywistym, generując ostrzeżenia o potencjalnych zagrożeniach lub podejrzanych działaniach.

Zagrożenia związane z automatyzacją procesów finansowych

Dyrektorzy finansowi muszą uwzględniać zarówno potencjalne zagrożenia, jak i korzyści wynikające z automatyzacji procesów finansowych. Nieodpowiednie podejście do tych zagrożeń może doprowadzić do tego, że przedsiębiorstwo będzie podejmować decyzje na podstawie niedokładnych danych lub stanie w obliczu zwiększonego ryzyka związanego z przestrzeganiem przepisów i regulacji. Oto niektóre z kluczowych obszarów, które należy uwzględnić podczas oceny potencjalnych zagrożeń.

• Zgodność z przepisami. Zautomatyzowany system finansowy bez odpowiednich mechanizmów kontroli i zabezpieczeń może zwiększyć ryzyko związane z przestrzeganiem przepisów i regulacji. Automatyzacja procesów finansowych opiera się na dokładnych i wiarygodnych danych finansowych służących do podejmowania decyzji i raportowania. Jeśli w danych przekazywanych przez technologię występują nieścisłości lub błędy, może to prowadzić do wystąpienia niezgodności z przepisami lub nieprawidłowości w sprawozdaniach finansowych. Systemy automatyzacji procesów finansowych muszą być również zgodne z wymogami regulacyjnymi i standardami branżowymi regulującymi kwestie prywatności danych, bezpieczeństwa i transakcji finansowych. Aby ograniczyć ryzyko związane z przestrzeganiem przepisów i regulacji, organizacje powinny wdrożyć skuteczne ramy zarządzania zgodnością z przepisami, obejmujące zasady, procedury, środki kontroli, mechanizmy monitorowania i regularne audyty. Bardzo ważne jest, aby przedsiębiorstwo dokładnie wiedziało, gdzie i w jaki sposób technologie te są u niego stosowane.
• Umiejętności/pracownicy. Według przeprowadzonej w 2023 r. przez firmę Forrester ankiety wśród kadry kierowniczej przedsiębiorstw, obawy pracowników przed zastąpieniem ich przez zautomatyzowane procesy były jedną z trzech najważniejszych kwestii utrudniających wdrożenie automatyzacji procesów finansowych i księgowych. Nieodpowiednie podejście do automatyzacji procesów finansowych może odstraszyć część najbardziej wartościowych pracowników. Może być również konieczne podnoszenie kwalifikacji pracowników w miarę wprowadzania automatyzacji, aby mogli sprawnie przejść od wykonywania rutynowych zadań do głębszej pracy analitycznej. Z drugiej strony ryzyko odejścia utalentowanych pracowników w wyniku braku automatyzacji może być większe. Z tego samego badania wynika bowiem, że ponad połowa respondentów ma trudności z zatrzymaniem pracowników ze względu na dużą ilość mało wartościowej pracy wykonywanej ręcznie. Aby złagodzić obawy pracowników związane z automatyzacją, kierownictwo musi nakreślić i zakomunikować przekonującą wizję, w której każdy pracownik może poznać swoją rolę w kontekście automatyzacji i zrozumieć, w jaki sposób usprawni ona jego pracę. Kierownictwo musi przeznaczyć środki finansowe i roboczogodziny na to, aby pracownicy działu finansowego zdobyli umiejętności potrzebne do rozwoju w środowisku opartym na automatyzacji.
• Technologia. Wdrożenie technologii nieodłącznie wiąże się z pewnymi zagrożeniami. Źle zaprojektowana lub wdrożona technologia, nieskuteczna integracja z istniejącymi systemami lub niewłaściwy dobór oprogramowania może wyzerować zwrot z inwestycji w automatyzację procesów finansowych. Jeśli infrastruktura IT nie ma wystarczającej pojemności lub skalowalności, aby uruchomić nowe narzędzia do automatyzacji procesów finansowych, mogą także wystąpić problemy z wydajnością. System automatyzacji procesów finansowych może nie być zgodny z infrastrukturą IT przedsiębiorstwa. Kluczowe znaczenie ma zatem ocena istniejącej infrastruktury IT, potencjalnych problemów i najlepszych sposobów ich złagodzenia. Pomyślne wdrożenie automatyzacji procesów finansowych może wymagać czegoś więcej niż prostego dodania technologii oraz wiązać się z koniecznością kompleksowej ponownej oceny istniejących systemów i procesów.
• Bezpieczeństwo. Niewłaściwy lub nieefektywnie wdrożony lub zarządzany system automatyzacji może być źródłem zagrożeń dla bezpieczeństwa, w tym naruszeń bezpieczeństwa danych, zagrożeń wewnętrznych oraz ataków z wykorzystaniem złośliwego oprogramowania i oprogramowania wymuszającego okup. Automatyzacja procesów finansowych zwykle wiąże się z przetwarzaniem wrażliwych danych finansowych, w tym informacji o klientach, danych dotyczących płatności i zapisów transakcji, przedsiębiorstwa muszą zatem podejmować odpowiednie działania w celu zabezpieczenia danych i przestrzegać wszystkich stosownych przepisów dotyczących prywatności. Nie wszystkie systemy automatyzacji są sobie równe, przedsiębiorstwo powinno zatem sprawdzić, jak każdy z nich radzi sobie z szyfrowaniem danych, uwierzytelnianiem, autoryzacją i tworzeniem kopii bezpieczeństwa, a także jakie standardy bezpieczeństwa i certyfikaty mają w jego przypadku zastosowanie. W wymiarze wewnętrznym przedsiębiorstwo powinno wdrożyć mechanizmy kontroli dostępu i ścieżki audytu oraz przeszkolić pracowników w zakresie zagrożeń dla bezpieczeństwa i obowiązków związanych z automatyzacją procesów finansowych.
• Luki w umiejętnościach i szkolenia. Szybki postęp automatyzacji zmienił zakres umiejętności potrzebnych w obszarze finansów, dyrektorzy finansowi starają się zatem dobierać sobie pracowników ze znajomością technologii i sposobów efektywnego z niej korzystania. Z badań wynika, że wiele organizacji nie radzi sobie z tym zadaniem. W raporcie Pluralsight z 2024 r. 95% ankietowanych dyrektorów oceniło, że inicjatywy związane ze sztuczną inteligencją zakończyłyby się niepowodzeniem, jeśli nie byłoby pracowników, którzy mogliby efektywnie korzystać z tego narzędzia. Tymczasem w przeprowadzonym w 2023 r. przez Boston Consulting Group badaniu stwierdzono, że chociaż 86% pracowników uważa, że będzie potrzebować szkoleń z zakresu sztucznej inteligencji i automatyzacji, tylko 14% z nich zgłosiło, że do tej pory miało możliwość wzięcia udziału w jakimkolwiek takim szkoleniu. Bez wyeliminowania luki w umiejętnościach, pełny zwrot z inwestycji w automatyzację procesów finansowych jest mało prawdopodobny.
• Starsze systemy. Z przeprowadzonej przez firmę Forrester ankiety wynika, że trudności w integracji nowych technologii ze starszymi systemami były wymieniane jako jedna z głównych przeszkód na drodze do automatyzacji procesów finansowych. Starsze systemy stanowią poważne wyzwanie dla inicjatyw dotyczących automatyzacji procesów finansowych ze względu na ich przestarzałość, złożoność i ograniczenia. Przestarzałym systemom brakuje nowoczesnych interfejsów programowania aplikacji (API) i możliwości integracji, co utrudnia, a czasami wręcz uniemożliwia połączenie ich z nowszym oprogramowaniem do automatyzacji. Ze względu na brak możliwości integracji starszych systemów, przekształcają się one w silosy danych i źródła niespójności, co powoduje problemy z wyodrębnianiem, agregacją i normalizacją danych na potrzeby automatyzacji. Prawdopodobnie brakuje im również możliwości skalowania i odpowiedniej wydajności (oraz ewentualnie odpowiedniej infrastruktury bezpieczeństwa) wymaganej przez narzędzia do automatyzacji. Organizacje, które próbują zintegrować nowe mechanizmy automatyzacji ze starszymi systemami, narażają się na wysokie koszty, konieczność szerokich dostosowań i inne przeszkody, które mogą utrudnić lub uniemożliwić powodzenie całego projektu.

Konfiguracja automatyzacji procesów finansowych

Wdrożenie automatyzacji procesów finansowych może być sporym przedsięwzięciem, zwłaszcza dla przedsiębiorstw nadal korzystających ze starszych systemów. Aby jak najlepiej wykorzystać swoją inwestycję, przedsiębiorstwa powinny postępować zgodnie z wyważonym i przemyślanym planem, który ocenia istniejącą konfigurację, określa zasoby wymagane do jej aktualizacji i szczegółowo opisuje strategię implementacji. Nawet po zakończeniu implementacji przedsiębiorstwa muszą monitorować i stopniowo ulepszać działanie zautomatyzowanych procesów, aby upewnić się, że wszystko przebiega zgodnie z oczekiwaniami. Poniżej przedstawiono ogólny plan postępowania w tej sytuacji.

1. Ocena bieżących procesów. Ocena istniejących procesów finansowych w celu identyfikacji możliwości automatyzacji. Nie każdy proces jest dobrym kandydatem do automatyzacji, zwłaszcza na początkowych etapach jej wdrażania. Należy nadać priorytet zadaniom, które są powtarzalne, mają charakter masowy i nie wymagają od pracowników zbyt wiele myślenia. Rezultatem tego etapu jest kompleksowa, uszeregowana pod względem ważności lista procesów do zautomatyzowania w organizacji.
   
   
2. Ocena istniejącej konfiguracji. Analiza posiadanych systemów. Czy istnieją w nich silosy danych lub niepołączone procesy biznesowe? Czy systemy są ze sobą zintegrowane? Automatyzacja procesów finansowych opiera się na zintegrowanych systemach z wiarygodnymi danymi, może być zatem konieczne wprowadzenie zmian, aby zapewnić, że implementowane rozwiązanie będzie działać na solidnych podstawach.
   
   
3. Dobór narzędzi do automatyzacji. Zbadanie i wybór narzędzi do automatyzacji, które spełniają potrzeby, wymagania i budżet danej organizacji. Należy tu wziąć pod uwagę funkcjonalność, skalowalność, bezpieczeństwo, łatwość obsługi, możliwości integracji i reputację dostawcy. Czy rozwiązanie można zintegrować z istniejącym systemem? Czy spełnia ono potrzeby określone na wcześniejszych etapach? Czy zapewnia przedsiębiorstwu przestrzeń do rozwoju i zmian, w tym dodawania nowych funkcji sztucznej inteligencji i generatywnej sztucznej inteligencji, w miarę dalszego rozwoju i ekspansji?
   
   
4. Zaplanowanie strategii implementacji. Przygotowanie szczegółowej strategii implementacji, określającej zakres, harmonogram, zasoby i kamienie milowe. Należy określić tu role i obowiązki kluczowych interesariuszy. Następnie trzeba wskazać kluczowe wskaźniki efektywności (KPI), które będą mierzyć wpływ i sukces inicjatywy dotyczącej automatyzacji procesów finansowych.
   
   
5. Konfiguracja przepływów pracy. Przede wszystkim chodzi tu o określenie zadań, które składają się na ten etap. Następnie należy opracować reguły i logikę wykonywania tych zadań. Reguły i logika są często serią instrukcji warunkowych (jeśli-to), które działają jak instrukcje wskazujące programowi, jakie działania należy podjąć i jak przejść od jednego zadania do następnego. Na przykład przepływ pracy związany z zarządzaniem wydatkami może składać się z następujących zadań:
   • Pracownik przesyła raport o wydatkach.
   • Wiadomość e-mail z powiadomieniem o raporcie o wydatkach jest automatycznie przesyłana do kierownika pracownika.
   • Kierownik zatwierdza raport o wydatkach.
   • Do działu finansowego jest wysyłane powiadomienie o zatwierdzonym raporcie o wydatkach.
   • Dział finansowy zatwierdza raport o wydatkach.
   • Następuje zwrot wydatków.
   • Potwierdzenie, kwota wydatków i raport zostają odpowiednio zapisane.
     
     
6. Testowanie przepływów pracy. Testowanie przepływów pracy związanych z automatyzacją, integracji danych i wydajności systemu w kontrolowanym środowisku, aby upewnić się, że automatyzacja działa zgodnie z oczekiwaniami. Zbieranie opinii zwrotnych użytkowników w celu identyfikacji wszelkich problemów lub obszarów wymagających poprawy.
   
   
7. Wdrażanie i monitorowanie. : Wdrożenie zautomatyzowanych procesów na potrzeby produkcji i ścisłe monitorowanie ich wydajności, efektywności i wpływu na operacje biznesowe. Należy pamiętać o monitorowaniu wartości wskaźników KPI i opinii użytkowników, aby ocenić i ewentualnie skorygować powodzenie inicjatywy automatyzacji.
   
   
8. Stopniowe ulepszanie. Wdrożenie kultury ciągłego doskonalenia wokół inicjatywy dotyczącej automatyzacji procesów finansowych. Należy tu stopniowo ulepszać procesy na podstawie uzyskanych opinii, informacji i wniosków. Zwłaszcza uwzględniając szybki rozwój sztucznej inteligencji w automatyzacji procesów finansowych, zawsze będzie tu miejsce na dalszą optymalizację, innowacyjność i ekspansję.
   
   

Jak stwierdzić, czy automatyzacja procesów finansowych jest odpowiednia dla Twojego przedsiębiorstwa

Określenie gotowości organizacji do automatyzacji procesów finansowych jest kwestią wieloaspektową i obejmuje ocenę kilku obszarów. Najpierw należy ustalić, czy obecna infrastruktura IT jest zdolna do obsługi automatyzacji procesów finansowych i jakie ewentualnie zasoby byłyby potrzebne do jej uaktualnienia, jeśli do takiej obsługi nie byłaby zdolna.

Kluczowym czynnikiem sukcesu będzie tutaj przekonanie do implementacji wspomnianej automatyzacji najważniejszych osób decyzyjnych, np. członków ścisłego kierownictwa oraz ważnych osób z działu finansowego i działu IT Istnieje bardzo realna obawa, że automatyzacja może doprowadzić do zwolnień, co może przyczynić się do powstania kultury niechętnej zmianom. Liderzy muszą przeznaczyć czas i zasoby na efektywne zarządzanie zmianą. Muszą pokazać pracownikom, w jaki sposób automatyzacja sprawi, że praca w dziale finansowym będzie bardziej interesująca i satysfakcjonująca, a także poprawi ich perspektywy zawodowe.

Kierownictwo musi ocenić, czy pracownicy dysponują umiejętnościami, wiedzą i zasobami niezbędnymi do implementacji inicjatyw z zakresu automatyzacji i zarządzania nimi. Automatyzacja zasadniczo zmienia charakter pracy, program podnoszenia kwalifikacji może się zatem okazać nieoceniony, aby pomóc pracownikom w przejściu od bardziej ręcznych zadań do pracy na wyższym poziomie o charakterze analitycznym i opartym na współpracy.

Z praktycznego punktu widzenia istnieją też krytyczne pytania dotyczące kosztów projektu i wyboru dostawcy oprogramowania do automatyzacji procesów finansowych. Na przykład, czy potencjalne koszty i korzyści płynące z automatyzacji są zgodne z budżetem i priorytetami organizacji? Czy można przedstawić jasne uzasadnienie biznesowe dla inwestycji w systemy ERP, które oferują automatyzację procesów finansowych? Czy udało się znaleźć odpowiedniego dostawcę tej technologii dla danej organizacji? Implementacja automatyzacji procesów finansowych nie jest jednorazowym zadaniem, ale raczej długoterminową inicjatywą o charakterze transformacyjnym. Lepiej mieć wtedy pewność, że wybrało się odpowiedniego partnera.

Implementacja automatyzacji z Oracle

Przyszłość działu finansowego już nadeszła i już teraz zmienia krajobraz konkurencyjny. Organizacje, które nie zreorganizują swoich procesów finansowych w taki sposób, aby uwzględniały nowe technologie, są narażone na ryzyko utraty konkurencyjności i zdolności do przyciągania i zatrzymywania pracowników, brak rzetelnych informacji, niedokładne raporty i spadek produktywności. Inwestowanie w automatyzację procesów finansowych może mieć duży wpływ na zdolność organizacji do podejmowania decyzji opartych na danych i dotrzymywania kroku ciągłym zmianom w branży i na rynku.

Rozwiązania Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP) i Oracle Fusion Cloud Enterprise Performance Management (EPM) pomagają przedsiębiorstwom w automatyzacji i integracji procesów finansowych, w tym procesów dotyczących obsługi należności, zobowiązań, zarządzania środkami pieniężnymi, zarządzania środkami trwałymi i raportowania. Funkcje sztucznej inteligencji w Oracle Fusion Cloud Applications obejmują dynamiczne rabatowanie pozwalające na tworzenie spersonalizowanych planów płatności dla dostawców oraz prognozowanie przepływów pieniężnych w celu automatycznego generowania tygodniowych prognoz. Aplikacje Oracle Cloud Applications są uruchamiane w ramach infrastruktury Oracle Cloud Infrastructure (OCI), zapewniając pełny pakiet aplikacji chmurowych opartych na dedykowanej infrastrukturze chmurowej nowej generacji. To unikatowe połączenie pozwala organizacjom wdrażać zaawansowane funkcje tradycyjnej i generatywnej sztucznej inteligencji wbudowane w oprogramowanie Oracle Fusion Cloud Applications. W przypadku takiego narzędzia Zapewnia to lepsze dane i więcej czasu dla działu finansowego do przeznaczenia na efektywne wykorzystanie tych danych.

Automatyzacja procesów finansowych — często zadawane pytania

Czy procesy finansowe zostaną w pełni zautomatyzowane?
Wpływ automatyzacji na dział finansowy jest znaczący, a firma Accenture szacuje, że nawet 80% pracy transakcyjnej tego działu może zostać zautomatyzowane. Jest jednak mało prawdopodobne, aby specjaliści ds. finansów zostali kiedykolwiek całkowicie zastąpieni przez rozwiązania zautomatyzowane. Dział finansowy nadal będzie potrzebował ludzi, aby korzystać z naszej kreatywności, osądu, inteligencji emocjonalnej, budowania relacji i krytycznego myślenia. Automatyzacja przejmie ręczne, powtarzalne i tradycyjnie czasochłonne zadania, pozwalając pracownikom finansowym skupiać się na bardziej złożonych analizach i podejmowaniu strategicznych decyzji.

Do czego służy zrobotyzowana automatyzacja procesów w dziale finansowym?
Zrobotyzowana automatyzacja procesów (robotic process automation, RPA) używa niskokodowych botów do obsługi powtarzających się, czasochłonnych procesów w dziale finansowym. RPA idealnie nadaje się do automatyzacji procesów opartych na regułach z uporządkowanymi zestawami danych finansowych, które wymagają niewielkiego lub nie wymagają żadnego ludzkiego procesu decyzyjnego. Przykłady takich procesów to wyodrębnianie danych, wypełnianie formularzy i przekierowywanie dokumentów do zatwierdzenia.

Czym jest inteligentna automatyzacja w dziale finansowym?
Inteligentna automatyzacja (IA), znana również pod nazwą inteligentna automatyzacja procesów, łączy w sobie kilka zaawansowanych technologii, w tym zrobotyzowaną automatyzację procesów, uczenie maszynowe, przetwarzanie języka naturalnego i sztuczną inteligencję, aby zapewnić więcej zaawansowanych możliwości niż sama zrobotyzowana automatyzacja procesów. W przeciwieństwie do RPA, która wykonuje zadania na podstawie reguł określanych przez ludzi w skryptach oprogramowania, IA może się dostosowywać i uczyć z doświadczeń. IA może analizować uporządkowane i nieuporządkowane dane, dostosowywać się do zmieniających się okoliczności i z czasem poprawiać swoje działanie poprzez identyfikowanie wzorców i podejmowanie decyzji na bazie wcześniejszych doświadczeń. Dzięki temu IA może wykonywać złożone, wymagające zdolności poznawczych zadania, które wymagałyby ludzkich umiejętności podejmowania decyzji i rozwiązywania problemów. Przykładowo RPA może przetwarzać faktury zgodnie z wcześniej zdefiniowanymi regułami i szablonami zawierającymi uporządkowane dane w postaci liczb i wartości. IA może natomiast interpretować i wyodrębniać dane z różnych formatów faktur, w tym faktur zawierających dane nieuporządkowane, ucząc się formatów właściwych dla dostawcy i dostosowując się do odstępstw.