Znaczenie działu kadr w sektorze opieki zdrowotnej
Margaret Lindquist | Specjalista ds. treści dotyczących opieki zdrowotnej | 23 marca 2023 r.
Podstawą każdego systemu opieki zdrowotnej są jego pracownicy, opiekunowie i personel pomocniczy bezpośrednio odpowiedzialni za leczenie i zadowolenie pacjentów. Działy kadr w sektorze opieki zdrowotnej zajmują się zatrudnianiem i wdrażaniem takich osób, wspieraniem pozytywnej i opartej na empatii kultury miejsca pracy, pomaganiem pracownikom w rozwoju kariery oraz zapewnianiem zgodności placówek i pracowników z szeregiem zasad i przepisów w zakresie bezpieczeństwa, prywatności, szkoleń itp. Aby sprostać tym trudnym wyzwaniom w obliczu poważnych niedoborów kadrowych, szerzącego się wypalenia pracowników i rosnących kosztów pracy, działy HR w sektorze opieki zdrowotnej muszą przygotowywać przemyślane, innowacyjne programy i strategie.
Dział kadr w sektorze opieki zdrowotnej
Działy kadr w sektorze opieki zdrowotnej zajmują się typowymi funkcjami kadrowymi, takimi jak rekrutacja, zatrudnianie i doradzanie kierownictwu wyższego szczebla w kwestiach wynagrodzeń i pakietów świadczeń niezbędnych do przyciągnięcia i zatrzymania najpotrzebniejszych pracowników. Działy takie stoją również przed szczególnie trudnymi wyzwaniami specyficznymi dla tego sektora. Zajmują się bowiem także komunikowaniem i śledzeniem licznych przepisów prawa w zakresie certyfikacji, bezpieczeństwa, prywatności i innych obszarów. Zatrudniają w sektorze, w którym konkurencja o dobrych pracowników jest szczególnie ostra, a potencjalni kandydaci mają wiele opcji do wyboru. Nadzorują pracowników, którzy codziennie stawiają czoła stresującym sytuacjom i wymagają pomocy w zakresie zarówno zdrowia fizycznego, jak i psychicznego. Współpracują z działem IT w celu ochrony prywatności danych pacjentów i pracowników. Współpracują z menedżerami, aby odpowiednio dostosować grafiki pracy i ograniczyć problem wypalenia zawodowego, a także przygotowują programy poprawy zadowolenia pacjentów, w ramach których tworzą systemy motywacyjno-płacowe powiązane z poprawą wydajności pracy i skutecznością leczenia.
Kluczowe wnioski
- Działy kadr w sektorze opieki zdrowotnej muszą przygotowywać, śledzić i egzekwować programy szkoleń i rozwoju pracowników nie tylko w celu przestrzegania wymogów prawnych, ale także w celu budowania prężnego zespołu pracowników w obliczu poważnego niedoboru pielęgniarek, lekarzy i innych pracowników opieki zdrowotnej, pogłębionego przez pandemię COVID-19.
- Tworzenie i utrzymywanie pozytywnej kultury pracy jest kluczowym czynnikiem przyciągającym nowych pracowników, motywującym obecnych pracowników i promującym innowacyjność. Może również poprawić jakość leczenia i zadowolenie pacjentów, ponieważ pracownicy, którzy są zadowoleni ze swojej kultury organizacyjnej i czują się docenieni, są bardziej skłonni do priorytetowego traktowania opieki nad pacjentami.
- W ramach procesu wdrażania i rozwoju pracowników zadaniem działu kadr jest tworzenie programów szkoleniowych i egzekwowanie uczestnictwa w nich. Różnica między źle a dobrze wyszkolonym pracownikiem może być bowiem dla pacjentów kwestią życia lub śmierci.
Czym zajmuje się dział kadr w sektorze opieki zdrowotnej?
Menedżerowie działów kadr w sektorze opieki zdrowotnej mają wszystkie obowiązki swoich odpowiedników z innych sektorów oraz wiele obowiązków właściwych dla sektora opieki zdrowotnej. Obowiązki te obejmują mierzenie się z wysokimi wskaźnikami rotacji pracowników, zapewnianie pomocy w zakresie zdrowia psychicznego i fizycznego pracowników, monitorowanie zgodności z uzyskanymi certyfikatami oraz pomiar postępów w realizacji założonych celów na podstawie zadowolenia i wyników leczenia pacjentów (w przeciwieństwie do wyników finansowych przedsiębiorstwa).
Działy kadr w sektorze opieki zdrowotnej tworzą praktyki rekrutacyjne skupione na przyciąganiu najlepszych kandydatów i współpracują z kierownictwem wyższego szczebla w celu opracowania takich pakietów wynagrodzeń i zachęt, które będą atrakcyjne na wysoce konkurencyjnym rynku pracy. Dbają o posiadanie przez pracowników aktualnych, wymaganych przepisami prawa uprawnień. Ponadto uważnie śledzą trendy technologiczne, aby zapewnić pracownikom dostęp do najefektywniejszych narzędzi i systemów kadrowych. Być może najważniejszym ich obowiązkiem jest dbanie o pozytywną kulturę pracy, w której pracownicy ze sobą współpracują, swobodnie dzielą się swoimi obawami z kierownictwem i czują się docenieni za swoją pracę, ponieważ w ten sposób można ograniczyć rotację pracowników i zapewnić pacjentom najlepszą możliwą opiekę.
Znaczenie działu kadr w sektorze opieki zdrowotnej
W sektorze, w którym zatrudnianie, zatrzymywanie i rozwój pracowników może być ogromnym wyzwaniem, znaczenie działu kadr jest nie do przecenienia. Działy te muszą bowiem radzić sobie ze złożonymi przepisami prawa i umowami ze związkami zawodowymi, a także stale rosnącymi kosztami pracy. Stoją również przed wyjątkowymi wyzwaniami związanymi z bezpieczeństwem fizycznym, stresem zawodowym i niedoborem personelu. Działy te muszą zatem pomagać swoim organizacjom w radzeniu sobie z tymi wyzwaniami, skupiając się na następujących kwestiach.
Występowanie w roli rzecznika pracowników
Ze względu na ogromną liczbę opinii pracowników zebranych w ramach ankiet pracowniczych, grup fokusowych, programów szkoleniowych i innych działań, działy HR mają wyjątkową możliwość pełnienia roli rzeczników pracowników we wszystkich kwestiach, od wynagrodzeń po układanie grafików i dbanie o dobrostan pracowników. W związku z tym nie tylko informują ścisłe kierownictwo o oczekiwaniach i potrzebach pracowników, ale także upewniają się, że członkowie tego kierownictwa nie są zaskoczeni działaniami pracowników, w tym wyższą niż zwykle rotacją i działalnością związków zawodowych.
Ograniczenie rotacji pracowników
Nie ma uniwersalnego sposobu dla sektora opieki zdrowotnej na zmniejszenie rotacji pracowników, istnieje jednak pierwszy krok, który każde przedsiębiorstwo powinno zrobić, czyli ustalić, co można było zrobić, aby zatrzymać wartościowych pracowników, którzy dotychczas z pracy odeszli. Następnie powinno się porównać tę listę z listą wynikającą z najlepszych praktyk, takich jak zapewnienie elastycznych narzędzi do tworzenia grafików, zaoferowanie intensywnych szkoleń i możliwości awansu,udostępnienie technologii, która zautomatyzuje rutynowe elementy pracy, oraz zaoferowanie lepszego wynagrodzenia. Oprócz analizy danych z rozmów z osobami odchodzącymi z pracy, warto spytać również obecnych pracowników o to, co im się w organizacji podoba, a co można w niej poprawić, aby zapewnić pracownikom równowagę między życiem zawodowym a prywatnym oraz poczucie docenienia za ciężką i ważną pracę, którą wykonują. Z przeprowadzonych przez amerykańskie Narodowe Centrum Informacji Biotechnologicznej badań wynika, że pozytywna kultura pracy zwiększa motywację pracowników, zmniejsza absencję i pozytywnie wpływa na relacje pacjent-lekarz.
Zapewnienie zgodności z przepisami
Działy kadr w sektorze opieki zdrowotnej zapewniają zgodność swoich organizacji z różnymi przepisami regulującymi działalność tego sektora. W Stanach Zjednoczonych przepisy te obejmują ustawę HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) o ochronie danych pacjentów, ustawę EMTALA (Emergency Medical Treatment and Labor Act) wymagającą od szpitali leczenia każdej osoby trafiającej na izbę przyjęć bez względu na jej zdolność płatniczą, ustawę PSQIA (Patient Safety and Quality Improvement Act) chroniącą pracowników opieki zdrowotnej zgłaszających błędy medyczne i niebezpieczne warunki oraz ustawę HITECH (Health Information Technology for Economic and Clinical Health Act) promującą używanie technologii w celu poprawy jakości, bezpieczeństwa i wydajności opieki zdrowotnej. Istnieją również niezliczone przepisy, które mają zastosowanie do określonych typów klinicystów. Na przykład w stanie Massachusetts terapeuci układu oddechowego muszą co dwa lata zaliczyć 15 godzin kształcenia ustawicznego. Obowiązkiem działu kadr jest upewnienie się, że wymagania dotyczące poszczególnych stanowisk są monitorowane, a pracownicy są na bieżąco o nich informowani. Dział kadr ściśle współpracuje również z działem prawnym w celu przygotowania i wdrożenia programów szkoleń dla pracowników w zakresie przestrzegania różnych przepisów i minimalizowania ryzyka pozwów sądowych.
10 najlepszych praktyk dotyczących działu kadr w sektorze opieki zdrowotnej
Dział kadr w sektorze opieki zdrowotnej zajmuje się nie tylko zatrudnianiem i zwalnianiem pracowników oraz zarządzaniem świadczeniami i płacami. Sektor ten przechodzi ogromne zmiany obejmujące zwiększenie nad nim rządowego nadzoru, rosnącą rotację pracowników oraz nowe, oparte na nowoczesnych technologiach metody świadczenia i monitorowania opieki zdrowotnej. W odpowiedzi na te wyzwania menedżerowie działów kadr muszą wypracować nowe strategie, programy i zasady. Poniżej przedstawiamy 10 najlepszych praktyk w tym zakresie.
1. Oferowanie możliwości szkoleń i awansów
Szkolenie nowych pracowników i dbanie o udział w bieżących szkoleniach dotychczasowych pracowników to w sektorze opieki zdrowotnej konieczność. Różnica między źle a dobrze wyszkolonym pracownikiem może decydować o życiu lub śmierci. Zadaniem działu kadr jest przygotowywanie programów szkoleniowych i egzekwowanie uczestnictwa w nich w ramach kompleksowego procesu wdrażania i rozwoju pracowników. Wynikające z tych działań korzyści obejmują nie tylko zapewnienie podstawowej zgodności z przepisami prawa, ale także przekładają się na zwiększenie retencji pracowników i poprawę opieki nad pacjentami. W tym kontekście niezbędne jest korzystanie z oprogramowania, które przypomina pracownikom o terminach odnowienia szkoleń i śledzi czynione przez nich postępy.
2. Oferowanie elastycznych form zatrudnienia
Według raportu „Future Health Index 2022”, najważniejszym postulatem pracowników opieki zdrowotnej jest zwiększenie elastyczności zatrudnienia. Pracodawcy mogą to robić na wiele sposobów. Mogą na przykład oferować możliwość pracy zdalnej, jeśli jest ona odpowiednia dla danego stanowiska, dawać pracownikom większą kontrolę nad godzinami pracy oraz korzystać z oprogramowania do tworzenia grafików, które ułatwia pracownikom zamienianie się zmianami za pośrednictwem aplikacji na urządzeniach przenośnych. Najnowsze aplikacje do zarządzania zasobami ludzkimi (HCM) mogą również filtrować dostępne zmiany na podstawie uprawnień i doświadczenia poszczególnych pracowników.
3. Rozważenie premii za podpisanie umowy
Z przeprowadzonej przez agencję rekrutacyjną Avant Healthcare Professionals ankiety wynika, że w dobie panującego w branży niedoboru pracowników, dwie trzecie szpitali oferuje premie za podpisanie umowy w celu pozyskania dobrych klinicystów, pielęgniarek i innych specjalistów. To znaczny wzrost w porównaniu z okresem sprzed pandemii, kiedy to niecałe 40% szpitali deklarowało stosowanie takich premii. Z analizy ofert na portalach rekrutacyjnych dla pielęgniarek wynika, że średnie premie za podpisanie umowy wynoszą około 15 000 USD. Premie te najlepiej sprawdzają się w przypadku kandydatów, którzy wahają się pomiędzy ofertami od dwóch różnych pracodawców. W niektórych przypadkach premie za podpisanie umowy są niezbędne do pozyskania kandydata, na przykład wtedy, gdy koszty relokacji nie pozwalałyby kandydatowi na przyjęcie oferty.
4. Tworzenie atrakcyjnych pakietów wynagrodzeń
Konkurencyjne pakiety wynagrodzeń obejmują znacznie więcej niż tylko pensję i premie. Pracownicy oczekują podstawowych świadczeń, takich jak ubezpieczenie medyczne i dentystyczne, ubezpieczenie na życie, płatny urlop i emerytalny plan oszczędnościowy. W skład takich pakietów wchodzą również karnety na siłownię, zwroty kosztów szkoleń, zasoby ułatwiające planowanie finansowe, dopłaty do opieki nad dziećmi i dodatki na dojazdy do pracy. Najpierw jednak warto o tych kwestiach porozmawiać z pracownikami, aby zrozumieć ich priorytety. Ich odpowiedzi mogą bowiem zaskoczyć.
5. Nacisk na kulturę organizacyjną
Zbudowanie i utrzymanie pozytywnej kultury pracy ma kluczowe znaczenie dla przyciągnięcia nowych kandydatów, zatrzymania obecnych pracowników i promowania innowacyjności. Pracownicy, którzy są zadowoleni z panującej kultury organizacyjnej i czują się doceniani, mają większą skłonność do priorytetowego traktowania opieki nad pacjentami. Z przeprowadzonych przez Narodową Służbę Zdrowia (NHS) w Zjednoczonym Królestwie badań wynika natomiast, że dysfunkcyjna kultura organizacyjna skutkuje zwiększoną śmiertelnością pacjentów. Aby taką kulturę pracy poprawić, można na przykład stworzyć kompleksowy i interesujący proces orientacji pracowników, ustanowić program mentorski, doceniać i nagradzać osiągnięcia pracowników (zarówno duże, jak i małe), a także promować otwarty dialog z członkami ścisłego kierownictwa za pośrednictwem ankiet i spotkań na żywo dotyczących budowania zespołu i strategii.
6. Wykorzystanie technologii i automatyzacji
Dzięki zastosowaniu technologii transformujących sektor opieki zdrowotnej można obniżyć koszty i zwiększyć zadowolenie lekarzy i pacjentów oraz poprawić skuteczność leczenia. Nowe technologie, takie jak świadczenie usług za pośrednictwem urządzeń telekomunikacyjnych, urządzenia nasobne lub aplikacje medyczne na urządzenia przenośne, pozwalają na bezpośrednią komunikację lekarzy z pacjentami. Mobilne aplikacje do planowania i zarządzania kandydatami i pracownikami automatyzują natomiast zadania administracyjne i umożliwiają pracownikom tworzenie spersonalizowanych ścieżek kariery. Zadaniem działu kadr jest ścisła współpraca z działem IT w celu zapewnienia pracownikom szkoleń niezbędnych do korzystania z tych nowych narzędzi.
7. Przeciwdziałanie wypaleniu zawodowemu
Z przeprowadzonej ostatnio przez Washington Post/Kaiser Family Foundation ankiety wynika, że poziom wypalenia zawodowego wśród pracowników sektora opieki zdrowotnej jest najwyższy w historii. 55% pracowników z tego sektora zgłosiło objawy wypalenia zawodowego (definiowanego jako wyczerpanie psychiczne i fizyczne spowodowane przewlekłym stresem w miejscu pracy), przy czym najwyższy wskaźnik (69%) odnotowano wśród pracowników w wieku od 18 do 29 lat. W celu złagodzenia stresu zawodowego pracodawcy z sektora opieki zdrowotnej na żądanie udostępniają swoim pracownikom grafiki, aby pomóc im w ten sposób w zarządzaniu równowagą między życiem zawodowym a prywatnym. Ponadto opracowują strategie i mechanizmy wsparcia, aby pomóc przemęczonym pracownikom. Na przykład ograniczają wydłużone zmiany (trwające ponad 12 godzin), pozwalają pracownikom robić sobie co kilka godzin przerwy oraz zapewniają pokoje do drzemki. W niektórych szpitalach wprowadzono nawet instytucję „przyjaciół od zmęczenia” (fatigue buddies), którzy m.in. wzajemnie się obserwują pod kątem oznak wyczerpania. Dodatkowo placówki opieki zdrowotnej ułatwiają pracownikom dzielenie lub dynamiczne modyfikowanie zmian. W niektórych placówkach pracownicy mają dostęp do opieki psychologicznej, z której mogą korzystać prywatnie. Czasami szkoli się również menedżerów w zakresie empatycznego przywództwa, zachęcając ich do regularnego komunikowania się z pracownikami, a nie tylko do przeprowadzania zdawkowych kontroli.
8. Bezpieczeństwo zatrudnienia
Z najnowszego rankingu U.S. News & World Report Best Jobs wynika, że ok. 55% z najbezpieczniejszych miejsc pracy znajduje się w opiece zdrowotnej (m.in. terapeuta układu oddechowego, technik sercowo-naczyniowy i epidemiolog). Utrzymanie pracy nie jest zatem głównym problemem dla osób na najwyższych szczeblach tej profesji. Pracownicy z sektora opieki zdrowotnej niebędący klinicystami mają jednak mniejsze poczucie bezpieczeństwa zatrudnienia, co stwarza działowi kadr możliwość oferowania im programów szkoleniowych i rozwojowych oraz ułatwiania im przechodzenia na inne stanowiska w ramach danej organizacji w miarę zmieniających się potrzeb różnych działów.
9. Autonomia w zarządzaniu
Samodzielnie zarządzane zespoły pracowników współdzielą odpowiedzialność za planowanie i wykonywanie zadań w celu osiągnięcia określonych celów przy minimalnym lub zerowym nadzorze. W tym modelu pracownicy podejmują wobec siebie zobowiązania, które stymulują ich pracę. W takim zespole nie ma wprawdzie szefa, ale hierarchia i odpowiedzialność nadal obowiązują. W przypadku określonych zadań role kierownicze przejmują pracownicy o konkretnych umiejętnościach. Wśród korzyści płynących z samodzielnie zarządzanych zespołów można wymienić większe zaangażowanie pracowników i niższe koszty. Ponadto, według czasopisma Journal of Health Organization and Management, zespoły takie efektywniej alokują zasoby, a tym samym elastyczniej podchodzą do wykonywanych zadań i pojawiających się wyzwań.
10. Przestrzeganie przepisów prawa właściwego
Działy kadr w sektorze opieki zdrowotnej muszą ściśle współpracować z działami prawnymi swoich organizacji, aby być na bieżąco i zapewniać zgodność z licznymi przepisami i regulacjami branżowymi, w tym wspomnianymi już przepisami ustaw HIPAA, EMTALA i PSQIA. Oprócz przestrzegania przepisów federalnych, należy zachować zgodność z szeregiem wielu innych przepisów i wymogów licencyjnych dla różnych stanowisk, które różnią się w zależności od miejsca prowadzenia działalności. Nieprzestrzeganie przepisów może natomiast skutkować kosztownymi procesami sądowymi i karami pieniężnymi.
Motywowanie i zmniejszanie rotacji pracowników opieki zdrowotnej dzięki Oracle Cloud HCM
Ostra konkurencja o dobrych pracowników, rosnące wynagrodzenia i zwiększające się wymagania pracowników dotyczące zapewnienia równowagi między życiem zawodowym a prywatnym to tylko niektóre z wyzwań, z którymi codziennie mierzą się działy kadr w sektorze opieki zdrowotnej. Działy kadr z sektora opieki zdrowotnej korzystają ze specjalistycznych funkcji branżowych oferowanych przez Oracle Fusion Cloud Human Capital Management, aby zautomatyzować i usprawnić procesy rekrutacyjne, uprościć planowanie pracy, zaoferować pracownikom niezbędne szkolenia i pomóc im w nawiązywaniu kontaktów między sobą i z kierownictwem, aby docelowo zapewnić lepszą opiekę nad pacjentami. Wspomniane usługi HCM są świadczone w chmurze, pracownicy mają zatem do nich dostęp z dowolnego miejsca.
Znaczenie dział kadr w sektorze opieki zdrowotnej — często zadawane pytania
Czym zajmują się działy kadr w sektorze opieki zdrowotnej?
Poza zatrudnianiem, zarządzaniem świadczeniami i wypowiadaniem umów o pracę, czyli typowymi zadaniami działu kadr, działy kadr w sektorze opieki zdrowotnej muszą monitorować zmieniające się przepisy i wymogi certyfikacyjne oraz zajmować się kwestiami bezpieczeństwa pracowników i epidemią wypalenia zawodowego na wszystkich szczeblach organizacyjnych.
Czym zajmuje się dział kadr w szpitalu?
W szpitalach działy kadr zajmują się typowymi zadaniami kadrowymi, takimi jak rekrutacja i zatrudnianie pracowników oraz doradzanie kierownictwu wyższego szczebla w zakresie wynagrodzeń i pakietów świadczeń. Ponadto śledzą i egzekwują przestrzeganie przepisów prawa w zakresie szkoleń, bezpieczeństwa, prywatności i innych kwestii; współpracują z działem IT w celu ochrony dokumentacji medycznej pacjentów oraz tworzą procedury dyscyplinarne służące zapewnieniu, że pracownicy będą rozliczani z niewłaściwego zachowania, a spory będą rozwiązywane w sposób sprawiedliwy.
Z jakimi problemami kadrowymi boryka się obecnie sektor opieki zdrowotnej?
Największym problemem kadrowym w sektorze opieki zdrowotnej jest obecnie rekrutacja i zatrzymanie dobrych pracowników, a zwłaszcza lekarzy specjalistów i pielęgniarek, w obliczu panującego w całej branży niedoboru pracowników. Wśród innych problemów wymienić można zarządzanie rosnącymi wymaganiami płacowymi i łagodzenie problemu wypalenia zawodowego pracowników.