Jak zbudować skuteczny program podnoszenia kwalifikacji

1. Identyfikacja braków w umiejętnościach

Działy kadr mogą identyfikować bieżące braki w umiejętnościach, stosując proces ciągłej oceny umiejętności pracowników i porównywania ich z wymaganiami stanowiskowymi, aby sprawdzić, których umiejętności brakuje. Aby to zrobić skutecznie, działy kadr muszą współpracować z liderami biznesowymi, aby spojrzeć w przyszłość i zrozumieć, jakich umiejętności ich działy będą prawdopodobnie potrzebować w nadchodzących latach do realizacji strategicznych inicjatyw. Proces ten nazywany jest analizą braków w umiejętnościach i jest niezbędnym krokiem, ponieważ pozwala każdej firmie wskazać obszary, w których braki w umiejętnościach mogą zaszkodzić firmie, dzięki czemu można aktywnie pracować nad ich wyeliminowaniem. Zbyt wiele firm uważa to za okresowy wysiłek, ale najbardziej efektywne firmy traktują proces inwentaryzacji umiejętności i analizy braków jako ciągły.

Rozważmy tylko jeden przykład: umiejętności w zakresie IT i danych. Z przeprowadzonej w październiku 2023 r. ankiety ManpowerGroup z udziałem ponad 40 000 pracodawców na całym świecie wynika, że pracodawcy z różnych branż uważają umiejętności w zakresie IT i danych za najtrudniejsze do znalezienia. Biorąc to pod uwagę, wiele firm prawdopodobnie musi w jakiś sposób podnieść kwalifikacje pracowników w tych obszarach. Są to jednak szerokie kategorie. Liderzy biznesowi i działy kadr muszą wykorzystywać profile talentów do monitorowania umiejętności technicznych w zespołach i identyfikowania konkretnych obszarów, które pomogą każdemu pracownikowi osiągać wyniki na wyższym poziomie, a firmie osiągać zamierzone cele biznesowe.

2. Wyraźnie określone cele

Każdy program podnoszenia kwalifikacji wymaga jasnych celów, które zainteresowane strony zgadzają się osiągnąć. Chociaż dział kadr współpracuje z liderami biznesowymi w celu identyfikowania i eliminowania braków w umiejętnościach, dyrektor naczelny, dyrektor finansowy i inni dyrektorzy również muszą zaakceptować tę wizję. Ich wsparcie i budżet są niezbędne, aby organizacja tworzyła skuteczne programy szkoleniowe w celu poprawy wydajności pracowników, a dział kadr jest bardziej skłonny uzyskać wsparcie i finansowanie, jeśli kierownictwo zrozumie, w jaki sposób osiągnięcie celów w zakresie podnoszenia kwalifikacji przyniesie korzyści firmie. Jeśli liderzy biznesowi i dział kadr wyjaśnią, dlaczego program podnoszenia kwalifikacji pomoże im osiągnąć właściwe wyniki w ramach ujednoliconego podejścia, będzie to jeszcze bardziej przekonujące.

Pracownicy potrzebują również jasno określonych celów szkoleniowych, specyficznych dla ich stanowisk i aspiracji, aby mieć pewność, że rozwijają umiejętności przynoszące realną wartość biznesową. Niektóre platformy szkoleń dla pracowników udostępniają spersonalizowane ścieżki edukacyjne, aby pomóc pracownikom w budowaniu najbardziej odpowiednich zestawów umiejętności. Takie ukierunkowane wskazówki umożliwiają również ludziom odgrywanie aktywnej roli w nawigowaniu karierą.

3. Dopasowywanie treści do potrzeb pracowników

Inicjatywy w zakresie podnoszenia kwalifikacji muszą być ukierunkowane na pomoc pracownikom w rozwijaniu określonych umiejętności, które poprawiają ich wydajność i wyniki biznesowe. Masowe wysiłki edukacyjne nie są pomocne w praktyce. Na przykład, podczas gdy wiele firm jest zainteresowanych wykorzystaniem sztucznej inteligencji w celu poprawy wydajności lub jakości lub uzyskania innych wymiernych korzyści, cała firma nie musi uczyć się, jak budować duże modele językowe, które wspomagają narzędzia AI. Jednak sprzedawca może znacznie zyskać dzięki wiedzy, jak wykorzystać narzędzia generatywnej sztucznej inteligencji do pisania wersji roboczych wiadomości e-mail. Niezwykle ważne jest dostosowanie treści edukacyjnych do indywidualnych potrzeb i konkretnych umiejętności, których dana osoba potrzebuje, aby doskonalić się w swojej roli lub przekwalifikować, aby przejść do innej.

Oto kolejny przykład: powiedzmy, że firma budowlana uznaje pracownika pierwszej linii za obiecującego kandydata na stanowisko kierownicze. Przełożony tego pracownika może zaproponować konkretny kurs e-learningowy lub ścieżkę edukacyjną na platformie szkoleniowej organizacji, aby pomóc mu doskonalić umiejętności przywódcze i przygotować się do następnego kroku w karierze. Innym przykładem może być sytuacja, gdy dział IT przechodzi na nowy język programowania do tworzenia aplikacji i programiści potrzebują praktycznego szkolenia, aby nauczyć się nowego języka i poszerzyć swoją wiedzę, aby mogli wspierać nowe inicjatywy biznesowe.

Tworzenie spersonalizowanych ścieżek kariery ma kluczowe znaczenie dla rozwoju umiejętności potrzebnych w firmie, a także może zwiększyć retencję pracowników, zatrzymując cenne umiejętności i wiedzę w firmie. W badaniu LinkedIn z 2024 r., w którym wzięło udział ponad 2 600 osób uczących się, programistów i specjalistów ds. kadr, 8 na 10 osób stwierdziło, że uczenie się „nadaje cel ich pracy", a 7 na 10 stwierdziło, że uczenie się pomaga im czuć się bardziej związanymi z pracodawcami.

4. Wybór odpowiednich metod prowadzenia

Ludzie uczą się inaczej. Niektórzy wolą oglądać filmy lub czytać, podczas gdy inni wolą szkolenia w pracy. Ponadto rozwój niektórych umiejętności może wymagać praktycznego szkolenia, aby był skuteczny. Niezależnie od tego, czy jesteś stolarzem, mechanikiem, dekoratorem ciast czy flebotomistą, oglądanie filmów o tym, jak wykonać zadanie, nie jest tym samym, co jego wykonywanie. Zapewnianie pracownikom odpowiednich treści w odpowiednich formatach jest niezbędne, aby pomóc im osiągnąć ich cele edukacyjne.

Oprócz różnorodności i trafności treści, należy również rozważyć, jaki rodzaj platformy szkoleniowej najlepiej pasuje do różnych segmentów w firmie. Na przykład niektóre platformy szkoleniowe są dostępne tylko na laptopach i komputerach stacjonarnych. Pielęgniarki, sprzedawcy, pracownicy produkcyjni i inne osoby pracujące poza biurem często nie mają dostępu do dedykowanej stacji roboczej. Jeśli Twoja firma zatrudnia pracowników pracujących poza biurem, możesz rozważyć wybór platformy z funkcjami mobilnymi i krótkimi treściami, aby uczynić naukę bardziej dostępną.

5. Korzystanie z technologii i narzędzi

Właściwa platforma szkoleniowa ułatwia śledzenie zmieniających się umiejętności każdego pracownika, sugerowanie możliwości rozwoju na podstawie ról i aspiracji, a także zrozumienie matrycy umiejętności w organizacji dzięki zautomatyzowanym procesom, sztucznej inteligencji i łączności przekraczającej linie działalności. Ręczna próba wykonania tych zadań jest wyzwaniem dla działu kadr, ponieważ umiejętności organizacji stale się zmieniają.

Ponadto, bez dedykowanej platformy, niektórzy liderzy biznesowi mogą podjąć się podniesienia kwalifikacji swoich działów, aby uzupełnić problematyczne braki w umiejętnościach. Te pojedyncze wysiłki mogą powodować niezamierzone problemy. Głównym z nich jest autonomiczność danych, która uniemożliwia zrozumienie, jakie umiejętności posiadają pracownicy, co ogranicza wewnętrzną mobilność. Na przykład, bez wglądu w umiejętności pracowników w całej organizacji, firma może przeoczyć pracownika, który jest idealnym kandydatem na otwarte stanowisko, a zamiast tego zatrudnić kandydata z zewnątrz, który jest mniej odpowiedni. Widoczność jest niezbędna w programach podnoszenia kwalifikacji, ponieważ pozwala liderom biznesowym i działom kadr jak najlepiej wykorzystać posiadane umiejętności i zobaczyć, jakie braki w umiejętnościach występują oraz postępy w ich uzupełnianiu.

6. Zapewnienie wsparcia i informacji zwrotnych na bieżąco

Pracownicy potrzebują pomocy w identyfikowaniu umiejętności, które powinni zdobyć, aby rozwijać karierę. Wskazówki te mogą pochodzić z platform szkoleniowych z wbudowanymi narzędziami AI, które tworzą zalecenia. Pracownicy mogą polegać również na wskazówkach od przełożonych i opiniach na temat tego, jak skutecznie wykorzystują nowe umiejętności. Jednak zgodnie ankietą przeprowadzoną z udziałem 223 osób przez HR.com w okresie od listopada 2023 r. do stycznia 2024 r. mniej niż połowa specjalistów ds. kadr twierdzi, że kierownicy w ich organizacjach zachęcają pracowników do rozwoju. Powodem może być to, że kierownicy nie mają wsparcia, którego potrzebują, aby pomagać swoim zespołom.

Chociaż kierownicy prawdopodobnie wiedzą, jakie umiejętności pracownicy muszą poprawić, aby być bardziej efektywnymi, mogą nie być w stanie przewidzieć, jak stanowiska zmienią się w ciągu najbliższych kilku lat. Inną potencjalną przeszkodą jest to, że kierownicy nie zawsze mają czas lub możliwości, aby pomóc pracownikom w rozwoju. W 2023 sondaż przeprowadzony przez firmę Gallup, w którym przebadano ponad 37 000 pracowników, wykazał, że amerykańscy kierownicy są bardziej narażeni na wypalenie zawodowe i brak zaangażowania niż inni pracownicy. Przyczyna? Mają więcej pracy do wykonania przy mniejszych zasobach. Organizacje muszą wspierać kierowników na wszystkich szczeblach, zapewniając im możliwość zarządzania obciążeniami i wgląd w profile umiejętności pracowników oraz postępy w uzupełnianiu braków w umiejętnościach. Oprócz tej widoczności potrzebują też narzędzi do oferowania zaleceń szkoleniowych i wskazówek, które pomogą im tworzyć dobrze rozwinięte zespoły.

7. Promowanie zaangażowania i uczestnictwa

Deloitte w raporcie z 2023 r. określa kulturę firmy jako podstawę planów szkoleniowych i rozwoju i twierdzi, że właściwe środowisko ma kluczowe znaczenie dla skuteczności programu podnoszenia kwalifikacji. Wspieranie kultury uczenia się, która promuje zaangażowanie pracowników, zaczyna się od kadry kierowniczej i innych liderów biznesowych, którzy mogą sprawić, że nauka stanie się wyraźnym priorytetem organizacyjnym, pozytywnie mówiąc o jej wpływie na karierę pracowników i strategię firmy. Podobnie kierownicy mogą promować udział w programach podnoszenia kwalifikacji, zachęcając pracowników do ustalania rocznych celów edukacyjnych i myślenia o dalszym rozwoju kariery.

Rozmowa jednak nie wystarczy. Organizacja może twierdzić, że ceni szkolenia, ale zapewnienie pracownikom spersonalizowanych ścieżek rozwoju, dedykowanego czasu na ukończenie modułów szkoleniowych, narzędzi do ich prowadzenia i odpowiednich treści, które pomagają rozwijać ważne umiejętności, pokazuje, że firma naprawdę ceni podnoszenie kwalifikacji. Twoja organizacja może poprawić uczestnictwo w inicjatywach podnoszenia kwalifikacji, pokazując, w jaki sposób szkolenia są powiązane z priorytetami biznesowymi i dlaczego stanowią wartość dodaną dla pracowników, a także upewniając się, że platforma szkoleniowa jest łatwa w użyciu. Warto również często promować program podnoszenia kwalifikacji.

8. Pomiar i ocena postępów

Jedynym sposobem sprawdzenia skuteczności programu podnoszenia kwalifikacji, jest śledzenie wskaźników, które pomagają mierzyć postępy w realizacji celów. Jednym z podstawowych celów może być poprawa wskaźników ukończenia programów szkoleniowych. Niektóre platformy HCM pozwalają działom kadr śledzić wskaźniki ukończenia szkoleń za pomocą pulpitów nawigacyjnych pokazujących postępy w uzupełnianiu braków w umiejętnościach, co ułatwia mierzenie postępów. Jest to szczególnie korzystne, ponieważ liderzy biznesowi mają również taką widoczność i mogą zobaczyć, jak blisko są do osiągnięcia celów w zakresie umiejętności. Ponadto liderzy biznesowi mogą udostępniać aktualizacje działom, aby zmotywować zespoły do ukończenia kluczowych szkoleń i realizacji celów.

Jednak wskaźniki ukończenia szkoleń pokazują tylko część całości. Czy dzięki nowym umiejętnościom pracownicy są bardziej efektywni na swoich stanowiskach? Czy firma lepiej na tym wychodzi? Aby odpowiedzieć na te pytania, dział kadr może śledzić inne kluczowe wskaźniki wydajności, takie jak oceny pracownicze i wskaźniki wydajności, aby sprawdzić, czy podnoszenie kwalifikacji poprawia wyniki zgodnie z oczekiwaniami. Być może wynik zadowolenia gości sieci hoteli wzrósł po tym, jak pracownicy recepcji wzięli udział w szkoleniu z zarządzania konfliktami, które pomogło im lepiej radzić sobie w trudnych sytuacjach. Być może koszty wysyłki ulegną zmniejszeniu, gdy kierownicy logistyczni rozwiną bardziej zaawansowane umiejętności analityczne, aby wcześniej przewidywać problemy transportowe i je rozwiązywać.

Jeśli firma spodziewa się, że program podnoszenia kwalifikacji zapewni więcej wykwalifikowanych kandydatów wewnętrznych, wskaźniki awansów i mobilności wewnętrznej pokażą, czy oczekiwanie to jest spełnione. Ponadto wskaźniki retencji pracowników oraz wyniki zadowolenia pracowników i klientów mogą wskazywać, czy pracownicy są szczęśliwsi, co często jest produktem ubocznym możliwości uczenia się. Ważne jest również regularne zbieranie informacji zwrotnych od pracowników na temat programu podnoszenia kwalifikacji, aby znaleźć obszary wymagające poprawy i upewnić się, że spełnia on potrzeby pracowników i firmy.

9. Zachęcanie do ciągłego uczenia się

Wielu liderów biznesowych uważa, że ich organizacje nie robią wystarczająco dużo, aby podnieść kwalifikacje pracowników. Zapewnienie odpowiednich i wartościowych szkoleń w ramach programu podnoszenia kwalifikacji to początek, ale firmy muszą również zachęcać do ciągłego uczenia się na kilka sposobów. Niezbędne jest tworzenie środowiska szkoleniowego, w którym podnoszenie kwalifikacji jest regularnie omawiane w komunikacji z pracownikami i podczas rozmowów indywidualnych z kierownikami.

Ponadto firmy mogą zapewnić pracownikom dedykowany czas na skupienie się na rozwijaniu umiejętności. Organizacje mogą również zachęcać kierowników do pomagania pracownikom w znalezieniu czasu na naukę w okresach, gdy jest mniej pracy. Jeśli szkolenie jest wymagane, firmy powinny zapewnić pracownikom czas w godzinach pracy na jego ukończenie. Pracownicy, którzy czują presję ze strony firmy i uważają, że muszą uczyć się we własnym zakresie, mogą poczuć się urażeni.

Mobilność wewnętrzna jest kolejnym sposobem zachęcania do ciągłego uczenia się. Organizacje, które w pierwszej kolejności starają się awansować pracowników, a dopiero później biorą pod uwagę kandydatów zewnętrznych, tworzą potężną zachętę do podnoszenia kwalifikacji. Ponadto, zgodnie z tym tokiem myślenia, niektóre firmy zachęcają pracowników do uczenia się pożądanych umiejętności, aby uzupełnić braki, oferując premie lub dodatkowe dni wolne, gdy pracownicy uzyskają określone certyfikaty lub osiągną cele, które pozytywnie wpływają na firmę w znaczący sposób.

10. Świętowanie sukcesów i docenianie za osiągnięcia

Jednym z najbardziej oczywistych sposobów na pokazanie pracownikom, że firma ceni podnoszenie kwalifikacji, jest świętowanie indywidualnych i firmowych sukcesów. Kierownicy powinni doceniać, gdy pracownicy osiągają cele szkoleniowe podczas indywidualnych rozmów i świętować je podczas spotkań zespołu. Na większą skalę liderzy biznesowi mogą dzielić się tym, jak realizacja celów szkoleniowych pozytywnie wpływa na firmę, aby wzbudzić emocje.

Załóżmy, że dział IT dąży do tego, aby 25% członków zespołu otrzymało certyfikat związany ze sztuczną inteligencją do końca roku podatkowego. Lider biznesowy może przekazywać okresowe aktualizacje, aby wyróżnić postęp i podać przykłady zastosowania nowej wiedzy do osiągania wyników biznesowych. Innym przykładem może być sytuacja, w której z roku na rok wzrasta liczba pracowników zatrudnianych wewnętrznie, ponieważ są oni bardziej wykwalifikowani i przygotowani do podjęcia dodatkowych obowiązków. Warto świętować takie osiągnięcie i informować o tym pracowników. Jest to doskonały sposób na zmotywowanie pracowników do korzystania z programu podnoszenia kwalifikacji.