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Was ist Gehaltsabrechnungssoftware?

Gehaltsabrechnungssoftware wird entweder als On-Premises- oder als cloudbasierte Lösung genutzt und verwaltet und automatisiert die Gehaltszahlungen an Mitarbeiter. Robuste, integrierte und ordnungsgemäß konfigurierte Gehaltsabrechnungssoftware kann Unternehmen jeder Größe dabei helfen, die Einhaltung von Steuergesetzen und anderen Finanzvorschriften aufrechtzuerhalten und Kosten zu senken. Dies befreit die Personalabteilungsteams von Routineaufgaben, sodass sie mehr Zeit für Planung, Budgetierung und andere geschäftliche Initiativen aufwenden können.

Wie funktioniert Gehaltsabrechnungssoftware?

Die Gehaltsabrechnungssoftware lässt sich in andere Kerngeschäftssysteme integrieren, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter in angemessener Weise eine genaue und pünktliche Vergütung erhalten (wie z. B. in Form von direkter Überweisung, Schecks oder Zahlungskarten). Mitarbeiter können normalerweise auf die Software zugreifen, um ihre persönlichen Informationen, Zahlungseinstellungen und andere Details zu bearbeiten.

Für Arbeitgeber müssen die Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme zuverlässig, einfach zu konfigurieren und flexibel genug sein, um Zahlungen an Mitarbeiter aller Art (einschließlich Mitarbeiter mit Festanstellung und Stundenarbeiter, Zeitarbeitskräfte und Projektmitarbeiter usw.) an verschiedenen Standorten auf der ganzen Welt zu verwalten und zu automatisieren. Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme sollten Aufgaben vereinfachen und es den Mitarbeitern erleichtern, komplexe Regeln, Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie Checklisten zu verwalten und die Einhaltung von Steuergesetzen und anderen Finanzvorschriften zu gewährleisten.

Warum verwenden Unternehmen Gehaltsabrechnungssoftware?

Millionen von Unternehmen weltweit verlassen sich auf Gehaltsabrechnungssoftware, um die Vergütungsprozesse der Mitarbeiter zu optimieren, zu verwalten und sicherzustellen

  • Pünktlichkeit und Genauigkeit. Insbesondere bei Fusionen und Übernahmen, Neueinstellungen und sich ändernden Vorschriften können Zahlungen an Mitarbeiter kompliziert und zeitaufwändig sein. Mit Gehaltsabrechnungssoftware können Unternehmen sicher sein, dass die Mitarbeiter jedes Mal und pünktlich den richtigen Betrag erhalten, was dazu beiträgt, das Vertrauen der Mitarbeiter zu stärken.
  • Transparenz. Für die meisten Unternehmen machen die Personalkosten den größten Teil der Ausgaben aus. Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware lässt sich in andere Geschäftsbereiche wie Finanz- und Rechnungswesen integrieren und bietet Transparenz, mit der Unternehmen das Budget einhalten, zeitnahe Berichte erstellen und für die Zukunft planen können.
  • Flexibilität zur Anpassung und Skalierbarkeit. Wenn sich die Geschäftsverfahren ändern, erleichtert Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware die nötige Anpassung. Wenn beispielsweise ein Büro in einer neuen Region mit anderen Steuergesetzen und Vorschriften eröffnet wird, implementiert die Software automatisch die neuen Regeln, sodass nicht für jeden Mitarbeiter Daten eingegeben werden müssen.
  • Mehr Zeit für wichtige Aufgaben. Im Vergleich zu manuellen und veralteten Alternativen kann Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware Unternehmen jeden Monat Stunden an Arbeitszeit ersparen – Zeit, die stattdessen anderen wichtigen Geschäftsfeldern gewidmet werden kann.

Wie hilft Gehaltsabrechnungssoftware Unternehmen?

Die Vorteile der Implementierung einer effizienten, kompatiblen und konfigurierbaren Softwarelösung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung gehen über die Aufgaben zur Entlohnung der Mitarbeiter hinaus. Sie bieten auch zusätzliche Unterstützung für Unternehmen

  • Verbesserung der Arbeitsmoral. Vermeiden Sie Fälle, in denen Mitarbeiter den falschen Betrag erhalten, nicht für Überstunden oder andere Arbeiten, verspätet bzw. nicht auf ihre bevorzugte Weise bezahlt werden.
  • Größere Sicherheit. Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme stellen sicher, dass die richtigen Mitarbeiter nur auf die entsprechenden Informationen für ihre Rolle zugreifen können. Insbesondere bei vielen Mitarbeitern und Projektmitarbeitern, die im Homeoffice arbeiten, ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, über eine Software zu verfügen, die doppelte Zahlungen verhindert, die verifiziert, dass alle Zahlungen korrekt sind, und die automatisch die entsprechenden Leistungen und Steuerzahlungen für jeden Mitarbeiter berechnet.
  • Vertiefung der Geschäftseinblicke. Wenn Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme in andere Kerngeschäftssysteme integriert werden, erhalten Unternehmen tiefe Einblicke, die ihnen helfen können, genauere Budgets und Prognosen zu entwickeln. Innerhalb von Minuten können Unternehmen beispielsweise die Personalkosten für jede Abteilung und die gegenüber diesen Ausgaben erzielten Umsätze über verschiedene Zeiträume ermitteln.
  • Verbesserte Berichterstellung. Automatisierte Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware bietet Echtzeitinformationen, die sich leicht in Diagramme und Grafiken übersetzen lassen, mit denen Führungskräfte wichtige Geschäftsentscheidungen treffen können.

Wie hilft Gehaltsabrechnungssoftware den Mitarbeitern?

Gehaltsabrechnungssoftware ist nicht allein für die Geschäftsverfahren von Vorteil. Sie hilft auch den Mitarbeitern. Sie trägt dazu bei, dass die Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt über die von ihnen bevorzugte Zahlungsmethode den richtigen Betrag erhalten – alles bei einem Minimum an Zeit und Aufwand.

Mitarbeiter können auch die intuitiven Nutzeroberflächen verwenden, um ihren Zahlungsverlauf anzuzeigen und ihre persönlichen Informationen und Zahlungspräferenzen einfach anzupassen. Wenn sie Fragen haben, können sie schnell Antworten erhalten, wodurch Arbeitsstörungen minimiert werden.

Was sind die Vorteile einer cloud-basierten Gehaltsabrechnungssoftware?

Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware kann sowohl als On-Premises- als auch als Cloud-Lösung vorliegen. Einer der Hauptvorteile von cloud-basierten Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen besteht darin, dass von überall über einen Desktopcomputer oder ein mobiles Gerät auf Informationen zugegriffen werden kann.

Die besten Abrechnungssysteme bieten auf allen Plattformen eine einfache, konsistente Umgebung. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise auf dem Smartphone auf das Dashboard zugreift, sieht es genauso aus wie auf dem Desktopcomputer, mit intuitiven Interaktionen, die den Bedarf an Helpdeskanrufen verringern.

Die Automatisierung ist ein weiterer weitreichender Vorteil von cloud-basierten Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen, da in diesen Lösungen häufig KI-Funktionen (künstliche Intelligenz) integriert sind, um Anforderungen zu antizipieren und Fehler zu reduzieren. Gängige Prozesse wie das Onboarding neuer Mitarbeiter können automatisiert werden, sodass jeder neue Mitarbeiter in einer bestimmten Position ordnungsgemäß eingebunden wird. Dabei werden systemübergreifende Checklisten und Prozesse befolgt und dadurch sichergestellt, dass nichts übersehen wird.

Die Anforderungen an die Lohn- und Gehaltsabrechnung ändern sich ständig. Daher ist es hilfreich, eine cloud-basierte Lösung zu nutzen, die fortlaufend aktualisiert wird, um den lokalen, regionalen und bundesstaatlichen Gesetzen, Steuern und Vorschriften zu entsprechen. Wenn neue Gesetze verabschiedet werden, müssen Ihre Mitarbeiter Änderungen nicht manuell eingeben. Stattdessen nimmt das System die Änderungen automatisch vor, um die fortlaufende Einhaltung sicherzustellen.

Cloud-basierte Gehaltsabrechnungssysteme verfügen normalerweise über vorkonfigurierte Optionen, erleichtern jedoch auch das Konfigurieren und Anpassen von Workflows und Checklisten, wenn sich Unternehmensanforderungen ändern. On-Premises-Lösungen können schnell unübersichtlich und fehlerhaft werden, wenn neue Rollen, Vergütungsstrukturen und andere komplexe Umstände hinzukommen. Cloud-basierte Systeme lassen sich demgegenüber problemlos skalieren und behalten ihre Einfachheit bei, unabhängig davon, wie viele Fristen, Genehmigungen, Aufgabeninhaber und Abhängigkeiten an einem bestimmten Abrechnungsprozess beteiligt sind.

Wie hilft Gehaltsabrechnungssoftware bei Steuern und der Einhaltung von Vorschriften?

Gehaltsabrechnungssoftware beseitigt viele der Probleme, die mit Steuern, Einhaltung von Vorschriften und anderen Richtlinien verbunden sind. Sie gewährleistet genaue und zeitnahe Zahlungen und Steuerabzüge nach Ort und passt sich automatisch an unterschiedliche Regeln und Vorschriften an, wenn Mitarbeiter umziehen und Büros öffnen oder schließen. Bei Fusionen und Übernahmen können Mitarbeiterinformationen einfach übertragen und Komplexitäten wie einmalige Zahlungen automatisch generiert werden.

Die Integration und Automatisierung von Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen ist entscheidend für die Vereinfachung der Steuervorbereitung und -prüfung. Unternehmen lagern häufig die Steuervorbereitung aus, weshalb eine integrierte Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware erforderlich ist, die eine zentralisierte, aktuelle Ansicht sowohl der internen als auch der ausgelagerten Informationen bietet. Auf diese Weise können Mitarbeiter, Prüfer und Lohnbuchhalter mögliche Unstimmigkeiten auf einfache Weise überprüfen und überwachen. Die Automatisierung verbessert auch die Genauigkeit der bei Prüfungen verwendeten Daten, was die Einhaltung von Steuergesetzen und anderen Vorschriften vereinfacht.

Cloud-basierte Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme bieten ein hohes Maß an Sicherheit, ein weiterer kritischer Faktor für die Einhaltung. Während manuelle Prozesse Fehler enthalten können, wie z. B. bei einem Mitarbeiter, der nach dem Verlassen des Firma auf der Gehaltsliste bleibt, hilft die Automatisierung von Gehaltsabrechnungssystemen, Fehler zu identifizieren und zu vermeiden. Die regel- und rollenbasierte Validierung kann die Sicherheit weiter verbessern, indem der Zugriff auf vertrauliche Informationen eingeschränkt wird.

Sehen Sie sich das Video an, um zu erfahren, wie Sie die Einhaltung von Vorschriften global gewährleisten können

Welche Funktionen von Gehaltsabrechnungssoftware sind für Unternehmen wichtig?

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann sowohl für Organisationen als auch für Mitarbeiter komplex sein. Es ist daher wichtig, dass die Gehaltsabrechnungssoftware einfach zu bedienen ist und über eine einfache, konsistente und sichere Oberfläche verfügt, auf die Mitarbeiter und Lohnbuchhalter mit einer Vielzahl von Geräten zugreifen können.

Lohnbuchhalter sollten in der Lage sein, das System zu konfigurieren, ohne es Code schreiben oder IT-Experten um Hilfe bitten zu müssen. In die Software sollten Best Practices und empfohlene Formeln integriert sein, die nichttechnisches Personal durch einfache Schritte führen, um das System gemäß den spezifischen Anforderungen des Unternehmens zu konfigurieren.

Es ist wichtig, nach Gehaltsabrechnungssoftware zu suchen, die eingebettete Business Intelligence- und Berichtsfunktionen enthält, die das Talent- und Arbeitsplatzmanagement, die Budgetierung und andere strategische Prozesse vereinfachen. Angesichts der zunehmenden Komplexität im Zusammenhang mit Fusionen und Übernahmen sowie der Anzahl der Remote-, Zeit- und Mitarbeiter für einmalige Projekte ist es wichtig, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme eine umfassende Visibilität und Unterstützung für Business Intelligence bieten.

Der vielleicht wichtigste Faktor ist jedoch, dass Unternehmen ein Abrechnungssystem auswählen müssen, das vertrauliche Daten vor versehentlichen und gezielten Angriffen schützt, die von innerhalb oder außerhalb des Unternehmens ausgehen können. Lohnbuchhalter und Mitarbeiter sollten Zugriff auf die Daten haben, die sie benötigen – nicht mehr und nicht weniger. Eine regel- und rollenbasierte Validierung ist wichtig, um das Unternehmen und die Mitarbeiter zu schützen.

Welche Fragen sollten bei der Auswahl einer Softwarelösung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung gestellt werden?

Wenn Sie bereit sind, in ein Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem zu investieren, sollten Sie die Anbieter anhand von Fragen bewerten

  • Unterstützt das System jede Region, in der Sie Mitarbeiter haben? Suchen Sie nach Anbietern, die entweder überall direkten Support anbieten oder Partnerschaften zur Unterstützung dieser Regionen haben. Sie möchten sicherstellen, dass Sie die Personalabrechnung jetzt oder zukünftig in einigen Regionen nicht manuell ausführen müssen.
  • Integriert sich die Software in die anderen Kerngeschäftssysteme? Die von Ihnen ausgewählte Software sollte nativ in Ihre Systeme für Arbeitszeiten und -aufwand, Vergütung, Finanzmanagement, Abwesenheitsmanagement und andere Geschäftssysteme integriert werden.
  • Ist die Software einfach zu konfigurieren? Sie möchten Ihren Gehaltsabrechnungsanbieter vermutlich nicht häufig wechseln. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Lösung flexibel skaliert und im Laufe der Zeit angepasst werden kann, wenn sich Ihre Unternehmensanforderungen ändern. Stellen Sie sicher, dass sich die Software einfach konfigurieren lässt, ohne dass Sie Code eingeben oder IT-Experten einbeziehen müssen.
  • Hat der Anbieter der Lösung Erfahrungen mit Unternehmen aus meiner Branche? Suchen Sie nach Anbietern mit umfassender Erfahrung in Ihrer Branche und mit Organisationen, die eine ähnliche Größe wie Sie haben.
  • Ist die Software wirklich einfach zu bedienen? Stellen Sie sicher, dass es vorgefertigte Prozesse gibt, die Mitarbeiter intuitiv nutzen können, damit sie z. B. ihre Bankdaten ändern, berechtigte Personen hinzufügen und andere Änderungen in Sekundenschnelle vornehmen können. Bewerten Sie die integrierten Funktionen, einschließlich der Anleitungen für neue Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie die Personalabteilung nicht um Unterstützung bitten müssen.

Wie sieht die Zukunft von Gehaltsabrechnungssoftware aus?

Für die kommenden Jahre können Sie davon ausgehen, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme an die wachsende Vielfalt von Arbeitsrollen und Zahlungsstrukturen angepasst werden. Festangestellte Mitarbeiter in Vollzeit werden zunehmend von einer Vielzahl von Projektmitarbeitern und Mitarbeitern in anderweitigen Arbeitsverhältnissen unterstützt, von denen viele remote arbeiten werden.

Flexible Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme sind für die Bereitstellung von verschiedenen Vergütungsarten unerlässlich, wenn die Bezahlung unter anderem nach Projekt, Vertragsdauer und verschiedenen Lohnperioden (wöchentlich, halbmonatlich, monatlich) erfolgt. KI und Business Intelligence werden verwendet, um die Automatisierung zu verbessern und Workflows zu optimieren.

Die Sicherheit wird für Unternehmen jeder Größe nach wie vor eine Herausforderung darstellen. Eine regelbasierte Validierung und ein rollenbasierter Datenzugriff sind unerlässlich, insbesondere da mehr Mitarbeiter remote arbeiten.