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SIRH, HRMS et HCM, quelle est la différence ?

Les termes système d'information sur les ressources humaines (SIHR), système de gestion des ressources humaines (HRMS) et gestion du capital humain (HCM) sont souvent utilisés indifféremment. Cependant, il existe des différences subtiles entre eux en raison de l'apparition de technologies plus sophistiquées. Au fil du temps, les solutions RH et SIRH se sont transformées en un SIRH davantage axé sur la gestion des données, qui a ensuite conduit à une solution HCM plus complète et stratégique, axée sur les salariés.

SIRH est synonyme de gestion des données connectée de divers processus RH, tels que les avantages sociaux, la gestion du personnel, la paie et les ressources humaines de base. Alors que les équipes RH ont commencé à assumer des responsabilités supplémentaires telles que l'acquisition et le recrutement de talents, le SIRH a aidé à maintenir, gérer et traiter des informations détaillées sur les salariés ainsi que les politiques et procédures liées aux ressources humaines. Les SIRH les plus sophistiqués sont des systèmes interactifs de gestion des informations, normalisant les tâches et les processus RH tout en facilitant la tenue de registres et la génération de rapports précis. Le SIRH offre des interactions plus efficaces entre les salariés et leur entreprise tout en laissant plus de temps aux professionnels des RH pour effectuer un travail plus stratégique et à valeur ajoutée. De nombreuses personnes utilisent encore le terme SIRH aujourd'hui.

Les HRMS étendent les services SIHR pour offrir une suite plus complète de logiciels que les organisations peuvent utiliser pour gérer leurs fonctions RH internes. Le terme SIRH a été utilisé par les analystes pour décrire les suites logicielles RH du début des années 2000, lorsque les systèmes sur site étaient le principal type de logiciel utilisé. De la gestion des données des salariés à la gestion de la paie, en passant par le recrutement, les avantages sociaux, les formations, la gestion des talents, la motivation des salariés et la présence des salariés, les systèmes SIHR ont aidé les professionnels des RH à administrer un personnel plus moderne et à fournir des informations sur les ressources les plus précieuses d'une entreprise aux personnes qui en avaient besoin. Bien que les utilisateurs continuent d'utiliser le terme SIRH pour décrire les systèmes actuellement hébergés dans le cloud, ce terme n'est pas aussi courant lorsqu'ils font référence à des applications natives du cloud. Les termes SIRH et HCM sont toujours interchangeables et vous trouverez des informations sur les deux sur le Web.

HCM est désormais couramment utilisé pour décrire une suite complète d'applications RH, créées dans le cloud, conçues pour améliorer l'expérience collaborateur. Ce terme était déjà utilisé avant la démocratisation du cloud, mais il poursuit sa progression auprès des clients et des fournisseurs sous l'influence des analystes. Aujourd'hui, une solution HCM intègre souvent des assistants numériques, de l'IA et d'autres outils qui permettent aux utilisateurs de collaborer et de partager des informations entre les équipes. Les fonctionnalités supplémentaires incluent des tâches avancées de gestion des talents telles que la gestion de la performance, la formation et la planification des successions ainsi que de la rémunération. En outre, les fonctions de planification d'entreprise sont incluses, telles que la planification stratégique des effectifs et la modélisation du personnel. Un HCM couvre l'ensemble des fonctions RH, qu'elles soient basées sur les données, transactionnelles ou stratégiques. Il transforme les tâches administratives traditionnelles des RH, à savoir le recrutement, les formations, la paie, les rémunérations et la gestion des performances, en opportunités de renforcer la motivation, la productivité et la valeur commerciale. Un HCM considère la main-d’œuvre comme étant plus qu’un simple coût d’exploitation, c’est une ressource essentielle dont la valeur peut être maximisée par des investissements et une gestion stratégiques, comme toute autre ressource.

Les défis RH à l'ère de la transformation numérique

Les nouvelles innovations technologiques modifient chaque aspect de la façon dont nous vivons et travaillons, ce qui rend le personnel plus mobile, international et diversifié que jamais. Pour suivre le rythme du changement et prospérer à l'ère du numérique, les entreprises ont besoin que les RH jouent un rôle essentiel dans leur entreprise.

Aujourd'hui, il est attendu des équipes RH qu'elles occupent une place plus stratégique au sein de l'entreprise. Elles doivent trouver des moyens d'optimiser la main-d'œuvre et de planifier les changements à venir de l'organisation, tels que les fusions et acquisitions, l'expansion des activités et les réorganisations. Elles sont également censées rendre l'expérience collaborateur passionnante et attrayante, aider les responsables et les contributeurs individuels à prendre des décisions plus rapides et plus éclairées, et à stimuler la motivation des salariés et les performances de l'entreprise.

Pour relever avec succès les défis auxquels elles sont confrontées, les équipes RH ont besoin d'une solution HCM flexible, hautement sécurisée et évolutive. Pourtant, de nombreuses entreprises recourent encore à des systèmes sur site qui manquent d'agilité tout en étant coûteux et chronophages.

Les avantages d’un système HCM basé sur le cloud

Le déploiement d'un système HCM dans le cloud présente de nombreux avantages par rapport à un système sur site, notamment :

  • Évolutivité facile. Dans le cloud, vous pouvez facilement évoluer au fur et à mesure de l'évolution des besoins de votre entreprise. Vous pouvez faire évoluer vos opérations à la hausse ou à la baisse si nécessaire, avec HCM dans le cloud, vous pouvez aussi implémenter rapidement une solution moderne tout en maintenant votre flexibilité financière et en contrôlant vos coûts.
  • Contrôle accru grâce à des dépenses opérationnelles plutôt que des coûts d'investissements. Dans le cloud, vous ne payez que pour ce que vous utilisez et vous n'avez pas besoin d'investir dans des infrastructures coûteuses. Vos dépenses sont des charges opérationnelles et non pas des investissements en capital.
  • Accès rapide et facile à l'innovation. Étant donné que la rapidité du développement et des déploiements dans le cloud, vous avez accès aux mises à niveau et aux innovations beaucoup plus tôt, ce qui vous permet d'innover aussi plus rapidement. Les mises à jour sont effectuées automatiquement, sans travail de votre part.
  • Amélioration de la sécurité des données. Le cloud dispose de normes de sécurité rigoureuses intégrées, ainsi que de contrôles basés sur l'IA, afin que votre système de sécurité garde une longueur d'avance sur les menaces.
  • Facilité d'utilisation accrue. Convaincre votre personnel et vos salariés d'adopter et d'utiliser votre système RH peut constituer un défi. En matière de facilité d'utilisation, les systèmes basés sur le cloud sont plus simples d'usage, sont accessibles sur n'importe quel appareil et incluent souvent des assistants numériques et des contrôles vocaux pour une expérience facile et cohérente.
  • Configurabilité améliorée. Avec un système SIHR, pour obtenir une personnalisation, il fallait demander à un ingénieur ou à une équipe informatique de coder en dur les modifications. Avec un HCM basé sur le cloud, vous pouvez configurer le système vous-même à l'aide d'outils pour utilisateur final.
  • Flexibilité. Le passage à une main-d'œuvre à distance constitue un exemple criant du besoin de flexibilité. Avec un système HCM cloud, vous pouvez vous adapter aux besoins d'un personnel hybride ou distant à la volée, sans avoir besoin d'aide de la part d'un intégrateur de système ou d'un service informatique.
  • Mobilité. Grâce à un système cloud, vos collaborateurs et vous pouvez accéder aux informations RH dont vous avez besoin sur n'importe quel appareil, où que vous soyez.

Qu'est-ce qu'un système HCM basé sur le cloud peut vous aider à accomplir ?

Une recherche menée sur des entreprises qui ont utilisé un système HCM basé sur le cloud pendant plus de six mois met en évidence des avantages importants, notamment la possibilité de :

  • Transformer les opérations commerciales. À mesure que l'entreprise évolue, les RH doivent évoluer avec elle. Les équipes RH d'aujourd'hui deviennent des partenaires commerciaux dans leur entreprise, ce qui leur permet de trouver les talents, de les attirer et de les fidéliser afin de contribuer significativement à l'augmentation de chiffre d'affaires et à la réduction des coûts. Les utilisateurs de HCM dans le cloud ont fait état d'économies et d'une productivité accrue grâce à une réduction du temps de reporting, à des déploiements plus rapides, à des mises à niveau plus fluides, à une maintenance réduite et à une réduction du nombre de personnalisations. Ce gain de productivité permet aux salariés de travailler sur des tâches plus stratégiques susceptibles de mener à la transformation de leur entreprise.
  • Gagner en agilité commerciale. L'évolution du monde des affaires est de plus en plus rapide alors que les entreprises fusionnent, acquièrent et vendent à un rythme effréné. La capacité à détecter les changements du marché, à y réagir et à y s'adapter rapidement devient un impératif. Les équipes RH dotées de systèmes HCM dans le cloud prennent de l'avance sur les processus de gestion des performances, d'administration des avantages et de paie améliorés. Ces gains ont permis à leur entreprise d'améliorer leur agilité tout en répondant aux exigences métier actuelles et futures.
  • Améliorer l'expérience du personnel. Outre le renforcement de la productivité du personnel, les équipes RH d'aujourd'hui sont censées prendre en charge l'évolution des besoins métier en matière de gestion et d'acquisition des talents. Les équipes RH dotées de systèmes HCM dans le cloud ont pu tirer parti des technologies numériques pour proposer une meilleure expérience collaborateur. Ces équipes ont simplifié les processus et les transactions de routine, fourni des processus autonomes avec du contenu pertinent et réduit le temps d'embauche. Ainsi, elles ont pu augmenter la satisfaction des salariés et accéléré l'innovation sur le lieu de travail.

Que rechercher dans un système HCM ?

Au fur et à mesure de l'évolution des logiciels RH, de nombreux éditeurs de logiciels ont assemblé leurs applications existantes pour fournir une solution rafistolée. Mais ces solutions ne pourront pas s'intégrer facilement aux innovations technologiques futures telles que les interfaces de chat et l'IA. Recherchez une solution entièrement conçue pour tirer parti des dernières innovations et s'intégrer facilement à d'autres solutions au fur et à mesure de l'expansion des responsabilités RH.

Voici quelques éléments importants à rechercher dans un système HCM :

  • La possibilité d'intégrer des solutions de chaîne d'approvisionnement, de vente et de marketing à la solution HCM. L'intégration logicielle devient essentielle dans tous les domaines d'activité et les RH ne font pas exception. Votre solution HCM doit pouvoir s'intégrer à votre technologie de branche d'activité pour générer des analyses et des rapports d'entreprise, et elle doit pouvoir fonctionner facilement avec votre expérience client et vos outils de planification des ressources d'entreprise.
  • La possibilité d'intégration à d'autres applications qui ne se trouvent pas sur la plate-forme du fournisseur. Lorsque votre technologie RH est intégrée à d'autres applications métier, vous pouvez obtenir des informations qui permettront de prendre de meilleures décisions concernant l'avenir de votre entreprise. Mais cette intégration dépend de la capacité de votre système HCM à accéder aux données et aux processus dont il a besoin. Lorsque vous envisagez d'acquérir un système HCM, demandez au fournisseur comment et où il stocke ses données. Certains fournisseurs se montrent étonnamment fermés à cet égard.
  • De la transparence vis-à-vis des coûts. Votre fournisseur a t-il des coûts élevés cachés pour le remplacement de vos anciens systèmes ? Vous devez être sur vos gardes si le fournisseur qui vous affirme que vous n'avez pas besoin d'un consultant tiers ou d'intégrateurs système. Dans ce cas, demandez au fournisseur de comparer les taux d'échec de l'implémentation avec et sans consultants, ce qui peut vous donner un aperçu des coûts totaux réels.
  • Une feuille de route solide pour les chatbots, l'IA et d'autres innovations. Les solutions regroupées ne peuvent pas intégrer des technologies avancées. Or, ces innovations deviennent essentielles pour une expérience utilisateur supérieure. Découvrez si le fournisseur utilise actuellement l'IA ou le machine learning, s'il travaille activement à rendre l'expérience utilisateur RH plus semblable à l'expérience client et s'il prend en charge l'Internet des objets (IoT) ou la blockchain.
  • La possibilité d'utiliser votre image de marque tout au long de l'application. Même si ce point peut sembler futile de prime abord, il peut dénoter l'absence d'une intégration réelle au niveau du code. Cette complexité cachée peut entraîner des problèmes de qualité des données, d'intégration et de sécurité. Si votre image de marque ne peut pas être utilisée dans l'ensemble de la solution HCM, il est probable que le fournisseur ait combiné des systèmes disparates.
  • Un service d'assistance RH et des solutions dédiées à l'épanouissement professionnel. Les fournisseurs de solutions de gestion des talents laissent souvent le service d'assistance RH et les fonctions liées au quotidien professionnel telles que le bénévolat, le bien-être et le mentorat à des partenaires tiers. Cela peut entraîner des problèmes d'évolutivité et vous mettre dans une situation de vulnérabilité si les relations de partenariat changent ou prennent fin.
  • Un fournisseur s'engageant à investir dans la R&D. Le succès de l'équipe RH moderne dépend de nouvelles innovations qui améliorent la productivité et l'expérience utilisateur. Un fournisseur qui a réduit son budget de recherche et développement pour favoriser les investisseurs ne proposera pas la solution HCM innovante dont vous avez besoin.

Les réponses aux questions suivantes peuvent également vous aider à trouver la solution HCM adaptée à vos besoins :

  • Le fournisseur est-il un partenaire fiable et reconnu dans ce domaine, avec une expérience et des références client ?
  • Puis-je gérer tous mes processus RH avec un seul système centralisé ?
  • Aurai-je des outils de recrutement innovants dotés des fonctionnalités de CRM ?
  • Les fonctionnalités RH et de gestion des talents sont-elles conçues pour fonctionner ensemble et fluidement avec les intégrations ou sont-elles des produits disparates acquis ne permettant pas le partage de données ?
  • Les analyses sont-elles faciles à configurer ? Le système prend-il en charge les données de sources tierces ?
  • Comment la détection des menaces et la confidentialité des données du personnel sont-elles gérées ?
  • Quel est le rythme d'innovation et à quelle fréquence les nouvelles fonctionnalités sont-elles publiées ?
  • Y a-t-il une communauté d'utilisateurs à qui je peux m'adresser pour obtenir de l'aide si j'ai des questions ou ai besoin d'aide ?

Détection des menaces et confidentialité des données des salariés

Il est essentiel qu'un système HCM protège les données des salariés. Assurez-vous de choisir un système reposant sur des principes de conception axés sur la sécurité, notamment la virtualisation de réseau isolé et le déploiement d'hôtes physiques de pointe, qui assurent une meilleure isolation des clients et réduisent les risques grâce à des menaces avancées et persistantes. Recherchez une solution proposant des niveaux de protection et des opérations hautement sécurisées qui couvrent l'ensemble du matériel physique des centres de données et la couche Web, en plus des protections et contrôles disponibles dans le cloud. Veillez à ce que ces protections fonctionnent également avec les solutions sur site et les clouds tiers pour sécuriser les workloads et les données d'entreprise modernes où qu'ils se trouvent.

Lorsque vous évaluez les différentes solutions qui s'offrent à vous, vérifiez si elles peuvent détecter une menace telle qu'un salarié qui reçoit une somme d'argent incorrecte ou un accès non autorisé au système. Le recours à l'IA peut aider les entreprises à signaler instantanément ces scénarios et à détecter les menaces et les anomalies avant qu'elles ne deviennent des problèmes de sécurité.

Que réserve l'avenir aux systèmes HCM ?

Le personnel se transforme en réseaux d'équipes plus horizontales et agiles tout en devenant plus mobile, international et diversifié. Le HCM évolue rapidement pour suivre le rythme de cette mutation. Attendez-vous à une adoption accélérée des technologies et gardez un œil attentif à ces domaines et technologies :

  • Les technologies mobiles. Les équipes RH de demain pourront stimuler la motivation et la productivité du personnel grâce à des applications mobiles en libre-service destinées aux RH, salariés et responsables et conçues pour fonctionner sur tous les appareils de manière conversationnelle.
  • Les chatbots. Les programmes RH seront en mesure de servir les collaborateurs plus rapidement et plus efficacement grâce aux chatbots numériques. Les utilisateurs parleront naturellement au bot pour effectuer des transactions simples. Ce faisant, le HCM deviendra une partie fluide et intuitive de l'expérience au travail.
  • L'IA. Le machine learning et l'IA permettent de réaliser ce qui n'est pas humainement possible, par exemple l'analyse rapide de milliers de CV et de points de données pour trouver les candidats les plus adaptés ou la recommandation de formations appropriées aux salariés en fonction de leurs profils.
  • Un intérêt croissant pour l'expérience collaborateur. Vos salariés aiment-ils leur environnement de travail ? Sentent-ils qu'ils ont tous les outils en main ? Meilleure est votre expérience collaborateur, plus votre entreprise sera performante.
  • Le renforcement des compétences. Aider les employés à acquérir de nouvelles compétences deviendra une priorité croissante pour les entreprises performantes. Des technologies telles que les assistants aux compétences peuvent aider les salariés à recenser leurs lacunes et les diriger vers des ressources qui peuvent les aider à acquérir les compétences dont ils ont besoin.
  • La diversité et l'intégration. Pour réussir, les entreprises ont besoin de personnes issues d'horizons différents et offrant des perspectives ainsi que des compétences diversifiées. Par exemple, aujourd'hui, cinq générations sont sur le marché du travail. Les entreprises doivent répondre aux besoins de chacune de ces générations. La génération la plus jeune, la génération Z, a grandi avec l'IA et les téléphones mobiles. Ces jeunes n'envisageraient pas un instant de choisir un employeur qui ne propose pas ces technologies.