Qué es ERP

¿Qué es ERP?

Esta potente herramienta empresarial es indispensable para competir en la economía digital.

 

¿Qué es ERP?

El acrónimo ERP hace referencia a la planificación de recursos empresariales. ERP abarca todos los sistemas y paquetes de software que utilizan las organizaciones para gestionar sus actividades empresariales diarias como la contabilidad, las adquisiciones, la gestión de proyectos y la producción. Los sistemas ERP enlazan y definen multitud de procesos empresariales y facilitan el flujo de datos entre ellos. Los sistemas ERP recopilan los datos de las transacciones compartidos por las diversas fuentes de una organización, eliminan la duplicación de los datos y proporcionan una integridad de datos con una "única fuente de confianza".

Hoy en día, los sistemas ERP son elementos imprescindibles en la gestión de miles de empresas de todos los tamaños y de todos los sectores. Para estas empresas, ERP es tan indispensable como la electricidad que les permite tener luz.

Fundamentos de ERP

Los sistemas ERP están diseñados en torno a una estructura de datos definida y común (esquema) que normalmente posee una base de datos común. Los sistemas ERP proporcionan acceso a los datos empresariales desde varias actividades a través de componentes, definiciones y experiencias de usuario comunes.

Uno de los principios clave de ERP es la recopilación centralizada de datos para su amplia distribución En lugar de utilizar diversas bases de datos independientes con un inventario interminable de hojas de datos inconexas, los sistemas ERP aportan orden al caos y permite a todos los usuarios —desde el director ejecutivo hasta los empleados de cuentas por pagar— crear, almacenar y utilizar los mismos datos derivados a partir de procesos comunes. Gracias al repositorio de datos seguro y centralizado, cualquier persona de la organización puede estar segura de que los datos son correctos y que están actualizados y completos. La integridad de los datos queda garantizada para cada tarea que se lleva a cabo en la organización, desde un estado financiero trimestral hasta un único informe de cuentas pendientes, sin necesidad de utilizar hojas de cálculo propensas a errores.

El valor empresarial de ERP

Es imposible ignorar la influencia del ERP en el mundo empresarial actual. A medida que los datos y los procesos empresariales se recopilan en los sistemas ERP, las empresas pueden alinear los departamentos independientes y mejorar el flujo de trabajo, lo que supone un ahorro neto significativo. Esto aporta ventajas empresariales específicas como:

  • Más conocimientos empresariales clave

  • Menos costes de explotación

    • Por los procesos de negocio definidos y simplificados
  • Aumento de la colaboración

  • Aumento de la eficacia

    • A través de una experiencia de usuario común entre las diversas funciones y procesos de negocio gestionados.
  • Una infraestructura homogénea

    • Desde la administración interna hasta la directiva, todas las actividades empresariales tienen el mismo aspecto
  • Altos índices de adopción por parte de los usuarios

    • Por una experiencia de usuario y un diseño comunes
  • Menor riesgo

  • Menos costes de explotación y gestión

    • A través de sistemas uniformes e integrados
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Pasado: La historia de ERP

De las tarjetas de papel a los dispositivos móviles
La historia de ERP se remonta a más de 100 años. En 1913, el ingeniero Ford Whitman Harris desarrolló lo que posteriormente se conoció como el modelo de cantidad económica de pedidos (EOQ por sus siglas en inglés), un sistema de fabricación basado en papel para la programación de la producción. El EOQ fue el estándar de fabricación durante décadas. El fabricante de herramientas Black and Decker cambió la reglas del juego en 1964 al ser la primera empresa en adoptar una solución de planificación de los requerimientos de material (MRP) que combinaba conceptos de EOQ con un ordenador central.

La MRP siguió siendo el estándar de fabricación hasta que se desarrolló la planificación de recursos de fabricación (llamada MRP II) en 1983. La MRP II presentaba los módulos como componente arquitectónico clave del software y los componentes de fabricación básicos integrados incluían las compras, la lista de materiales, la programación y la gestión de contratos. Por primera vez, se integraron diferentes tareas de fabricación en un sistema común. La MRP II también ofrecía una visión atractiva de cómo las organizaciones podían aprovechar el software para compartir e integrar los datos empresariales y mejorar la eficiencia operativa con una mejor planificación de la producción, inventarios reducidos y menos desechos (residuos).

A medida que la tecnología informática evolucionaba a través de los años setenta y ochenta, se desarrollaron conceptos similares a la MRP II para abordar actividades comerciales distintas de la fabricación y se incorporaron las finanzas, la gestión de las relaciones con los clientes y datos de recursos humanos. En el año 1990, los analistas tecnológicos encontraron un nombre para esta nueva categoría de software de gestión empresarial: planificación de recursos empresariales.

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Presente: ERP hoy

De on-premises a la nube
Desde la década de 1990 hasta comienzos del siglo XXI, la adopción de ERP creció rápidamente, puesto que más organizaciones confiaron en ERP para agilizar sus procesos empresariales centrales y mejorar la visibilidad de los datos. Al mismo tiempo, el coste de la implementación de los sistemas ERP empezó a crecer. El hardware y el software on-premises no solo suponían costosas inversiones de capital, sino que los sistemas de ERP empresariales a menudo requerían costes adicionales en forma de códigos personalizados, asesores y formación.

Mientras tanto, la tecnología ERP evolucionó hasta incorporar Internet, con nuevas funciones y características como las analíticas integradas. Con el paso del tiempo, muchas organizaciones descubrieron que sus sistemas ERP físicos no podían seguir el ritmo de las modernas exigencias de seguridad o las tecnologías emergentes, como los smartphones.

Incorpore la nube —o el modelo de implementación de software como servicio (SaaS)— para ERP. Que el software de ERP se encuentre en la "nube" quiere decir que se guarda en una red de servidores remotos en lugar de en la ubicación de una empresa. La nube ofrece una alternativa más económica para la planificación de recursos, ya que reduce los gastos operativos y los gastos de capital y elimina la necesidad de adquirir software y hardware o contratar personal de TI adicional. Sin infraestructuras costosas que respaldar, los recursos se pueden invertir en oportunidades de crecimiento. Los empleados pueden enfocarse más en las tareas con mayor valor añadido en lugar de en la gestión de TI.

ERP de la próxima generación

Diseñada para empresas de cualquier tamaño
Los sistemas de ERP heredados del pasado solían ser demasiado caros para las pequeñas y medianas empresas (PYME), pero la nube ha roto esta barrera. Con una solución SaaS, las empresas más pequeñas pueden utilizar el mismo software de ERP, probado y adaptado al sector, que las empresas más grandes han estado utilizando durante años. Una solución ERP basada en la nube puede implementarse rápidamente sin ninguna inversión de capital. A las pequeñas y medianas empresas que buscan innovar rápidamente y captar nuevas oportunidades de negocio, ERP en la nube les ofrece la flexibilidad de añadir rápidamente nuevos usuarios y dar respaldo a las necesidades de negocio en constante cambio.

Amplíe las capacidades de la empresa para incrementar las oportunidades
ERP en la nube extiende su arquitectura financiera para integrar la gestión de las relaciones con los clientes (CRM por sus siglas en inglés), la gestión de la cadena de suministro (SCM), la gestión del capital humano (HCM) y la gestión del rendimiento empresarial (EPM), el sistema vincula todas las aplicaciones a través de un único repositorio de datos y una experiencia de usuario común sin ningún problema. Un sistema extendido de ERP en la nube permite que todos los departamentos se puedan gestionar con mayor visibilidad y colaboración, como si fueran una única organización. También proporciona un acceso sin interrupción a las funciones avanzadas de elaboración de informes como la visualización de datos y las analíticas avanzadas. Con acceso a las tecnologías emergentes como el Internet de las Cosas (IoT), las organizaciones tienen a su alcance una comprensión integral y en tiempo real de las actividades comerciales, no solo en el ámbito directivo, sino también en los almacenes y en las plantas de la fábrica. Asimismo, este conocimiento está fácilmente disponible para los empleados desde sus dispositivos móviles a través de las herramientas sociales.

Creada para la era digital, ERP en la nube aglutina herramientas móviles, sociales y analíticas. Es lo mínimo que necesita cualquier organización para avanzar con confianza hacia el futuro.

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Futuro: Tendencias de ERP

ERP en la nube da la bienvenida al personal de la nueva generación
ERP se ha pasado a la nube y no hay posibilidad de vuelta atrás. La nube no es solo el punto de referencia probado de ERP, sino que es el camino a seguir para el número cada vez más escaso de empresas que todavía poseen sistemas locales. A diferencia del ERP heredado del pasado, ERP basado en la nube permite a las empresas cumplir los requisitos de la economía digital. Los empleados de hoy exigen tener acceso a la tecnología del siglo XXI —como las tecnologías móviles y sociales con una interfaz fácil de usar— que les permita colaborar y compartir información fácilmente. Por tanto, es muy poco probable que acepten procesos anticuados, tecnologías obsoletas o interfaces poco atractivas. Las organizaciones que no consiguen cumplir estas expectativas ponen su futuro en riesgo.

Dele una oportunidad a ERP.

La suite gana a cualquier solución puntual
Una característica importante de ERP moderno en la nube es la solución unificada o la suite de aplicaciones. Si la comparamos con la implementación de una aplicación de software individual —como de recursos humanos o la automatización de ventas— una suite de ERP en la nube ofrece muchas más ventajas. Una solución completa que engloba todas las funciones empresariales básicas integra los procesos operativos en toda la organización. Los empleados ganan visibilidad y obtienen información valiosa sobre todos los aspectos de la empresa. Una suite de ERP Cloud permite a las empresas crear rápidamente una base que satisfaga las necesidades más inmediatas y ofrezca a su vez la agilidad necesaria para responder a las condiciones del mercado en constante cambio.