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¿Qué es ERP?

El acrónimo "ERP" hace referencia a la planificación de recursos empresariales. Se refiere a una suite de software que las organizaciones utilizan para administrar las actividades comerciales diarias, como contabilidad, aprovisionamiento, gestión de proyectos, gestión de riesgos y cumplimiento y operaciones de la cadena de suministro. Una suite ERP completa también incluye enterprise performance management, software que ayuda a planificar, presupuestar, predecir e informar sobre los resultados financieros de una organización.

Los sistemas de ERP enlazan y definen multitud de procesos empresariales y facilitan el flujo de datos entre ellos. Al recopilar los datos de las transacciones compartidos por las diversas fuentes de una organización, los sistemas de ERP eliminan la duplicación de los datos y proporcionan la integridad de datos con una "única fuente de confianza".

Hoy en día, los sistemas de ERP son elementos imprescindibles en la gestión de miles de empresas de todos los tamaños y de todos los sectores. Para estas empresas, ERP es tan indispensable como la electricidad que les permite tener luz.

Fundamentos de ERP

Fundamentos de ERP

Los sistemas de ERP están diseñados en torno a una estructura de datos definida y común (esquema) que normalmente posee una base de datos común. Esto ayuda a proporcionar información en toda la empresa mediante el uso de datos normalizados basados en definiciones y experiencias de usuario comunes. Con ERP, estas construcciones centrales se interconectan con procesos empresariales definidos impulsados por flujos de trabajo en todos los departamentos comerciales (por ejemplo, finanzas, recursos humanos, ingeniería, marketing, operaciones), conectando los sistemas y conectando a las personas que los utilizan. En pocas palabras, ERP es el vehículo para integrar personas, procesos y tecnologías en una empresa moderna.

Por ejemplo: piense en una empresa que fabrica automóviles adquiriendo piezas y suministros de múltiples proveedores. Un sistema de ERP no solo realiza un seguimiento de la solicitud y compra de estos productos, sino que también garantiza que cada componente a lo largo de todo el proceso de adquisición a pago utiliza datos uniformes y limpios conectados a flujos de trabajo empresariales integrados, procesos de negocios e informes con analítica. Cuando ERP se implementa correctamente en esta empresa de fabricación de automóviles, el componente de ejemplo, "pastillas de freno delantero", se identifica de manera uniforme por el nombre de la pieza, el tamaño, el material, la fuente, el número de lote, el número de pieza del proveedor, el número de serie, el coste y las especificaciones, con multitud de otros elementos descriptivos y basados en datos. Como los datos son el elemento vital de todas las empresas modernas, ERP facilita la recopilación, organización, análisis y distribución de esta información a cada individuo y sistema que la necesite para cumplir mejor su función y responsabilidad.

ERP también garantiza que estos campos de datos y atributos se acumulen en la cuenta correcta en el libro mayor general de la empresa (por ejemplo, "Pastillas de freno") para que todos los costes se rastreen y representen adecuadamente. Si las pastillas de los frenos delanteros se llamaran "frenos delanteros" en un sistema de software (o tal vez en un conjunto de hojas de cálculo), "pastillas de freno" en otro y las "pastillas fr." en un tercero, sería difícil para la empresa de fabricación automotriz calcular cuánto se gasta anualmente en las pastillas de freno delanteras y si debe cambiar de proveedor o negociar para obtener mejores precios.

Uno de los principios clave de ERP es la recopilación centralizada de datos para su amplia distribución En lugar de utilizar diversas bases de datos independientes con un inventario interminable de hojas de datos inconexas, los sistemas de ERP aportan orden al caos y permiten a todos los usuarios, desde el director ejecutivo hasta los empleados de cuentas por pagar, crear, almacenar y utilizar los mismos datos derivados a partir de procesos comunes. Gracias al repositorio de datos seguro y centralizado, cualquier persona de la organización puede estar segura de que los datos son correctos y que están actualizados y completos. La integridad de los datos queda garantizada para cada tarea que se lleva a cabo en la organización, desde un estado financiero trimestral hasta un único informe de cuentas pendientes, sin necesidad de depender de hojas de cálculo propensas a errores.

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El valor empresarial de ERP

El valor empresarial de ERP

Es imposible ignorar la influencia del sistema de ERP en el mundo empresarial actual. A medida que se recopilan datos y procesos empresariales en los sistemas de ERP, las empresas pueden alinear los departamentos independientes y mejorar el flujo de trabajo, lo que supone un ahorro neto significativo. Esto aporta ventajas empresariales específicas como:

  • Mejor visión del negocio a partir de la información en tiempo real generada por los informes
  • Costes operacionales más bajos a través de procesos empresariales optimizados y mejores prácticas
  • Aumento de la colaboración por los usuarios que comparten datos en contratos, solicitudes y órdenes de compra
  • Aumento de la eficacia a través de una experiencia de usuario común en muchas funciones empresariales y procesos empresariales bien definidos
  • Infraestructura homogénea desde la administración interna hasta la directiva, todas las actividades empresariales tienen el mismo aspecto
  • Altos índices de adopción por parte de los usuarios debido a una experiencia de usuario y un diseño comunes
  • Menor riesgo a través de una mayor integridad de los datos y controles financieros
  • Menos costes de explotación y gestión a través de sistemas uniformes e integrados

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Pasado: La historia de ERP

De las tarjetas de papel a los dispositivos móviles

La historia de ERP se remonta a más de 100 años. En 1913, el ingeniero Ford Whitman Harris desarrolló lo que posteriormente se conoció como el modelo de cantidad económica de pedidos (EOQ por sus siglas en inglés), un sistema de fabricación basado en papel para la programación de la producción. El EOQ fue el estándar de fabricación durante décadas. El fabricante de herramientas Black and Decker cambió la reglas del juego en 1964 al ser la primera empresa en adoptar una solución de planificación de los requerimientos de material (MRP) que combinaba conceptos de EOQ con un ordenador central.

La MRP siguió siendo el estándar de fabricación hasta que se desarrolló la planificación de recursos de fabricación (llamada MRP II) en 1983. La MRP II presentaba los módulos como componente arquitectónico clave del software y los componentes de fabricación básicos integrados incluían las compras, la lista de materiales, la programación y la gestión de contratos. Por primera vez, se integraron diferentes tareas de fabricación en un sistema común. La MRP II también ofrecía una visión atractiva de cómo las organizaciones podían aprovechar el software para compartir e integrar los datos empresariales y mejorar la eficiencia operativa con una mejor planificación de la producción, inventarios reducidos y menos desechos (residuos).

A medida que la tecnología informática evolucionaba a través de los años setenta y ochenta, se desarrollaron conceptos similares a la MRP II para abordar actividades comerciales distintas de la fabricación y se incorporaron las finanzas, la gestión de las relaciones con los clientes y datos de recursos humanos. En el año 1990, los analistas tecnológicos encontraron un nombre para esta nueva categoría de software de gestión empresarial: planificación de recursos empresariales.

Pasado: De la década de 1990 al nuevo milenio

De on-premises a la nube

Desde la década de 1990 hasta principios del siglo XXI, la adopción de ERP creció rápidamente. Al mismo tiempo, los costes de implementación de un sistema de ERP empezaron a incrementarse. El hardware necesario para ejecutar el software estaba normalmente en las instalaciones: máquinas grandes en una sala de servidores. Tanto el hardware como las licencias de software requerían inversiones de capital que se depreciaban en un periodo de 5 a 10 años. Además, las organizaciones casi siempre querían personalizar sus sistemas de ERP para satisfacer sus necesidades específicas, lo que conllevaba un gasto adicional en consultores de software y formación.

Mientras tanto, la tecnología de ERP evolucionó hasta incorporar Internet, con nuevas funciones y características como las analíticas integradas. Con el paso del tiempo, muchas organizaciones descubrieron que sus sistemas de ERP físicos no podían seguir el ritmo de las modernas exigencias de seguridad o las tecnologías emergentes, como los smartphones.

Hoy en día: Un nuevo modelo de entrega de ERP

Software como Servicio (SaaS)

Incorpore la nube, en concreto el modelo de entrega software como servicio (SaaS) para ERP. Cuando el software ERP se entrega "como un servicio" en la nube, se ejecuta en una red de servidores remotos, en vez de hacerlo en una sala de servidores de la empresa. El proveedor de la nube aplica parches, gestiona y actualiza el software varias veces al año, en lugar de una actualización costosa una vez cada 5-10 años (o más) en las instalaciones. La nube puede reducir tanto los gastos operativos (OpEx) como los gastos de capital (CapEx), ya que elimina la necesidad de que las empresas adquieran software y hardware o contraten personal de TI adicional. Estos recursos pueden invertirse en nuevas oportunidades de negocio, y la organización está siempre al día en el software ERP más reciente. Los empleados pueden centrarse más en las tareas con mayor valor añadido, como la innovación y el crecimiento, en lugar de hacerlo en la gestión de TI.

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Una de las maravillas del modelo SaaS es que el software se mantiene actualizado con las últimas características, funciones y mejores prácticas. Los proveedores de Cloud ERP implementan actualizaciones regularmente (con una frecuencia de hasta una vez al mes, en el caso de Oracle). Esto significa que las más recientes y revolucionarias tecnologías emergentes, como IA, asistentes digitales, aprendizaje automático, blockchain, realidad aumentada e Internet de las cosas (IoT ), están a disposición de los suscriptores a un ritmo regular.

Con el acceso a estas nuevas tecnologías, las organizaciones pueden mejorar rápidamente las mejores prácticas de su negocio a medida que el software ERP evoluciona. Pueden automatizar procesos que solían requerir una intervención manual intensa, como la conciliación de cuentas financieras. Además, los usuarios obtienen una comprensión completa y en tiempo real de las actividades comerciales de la empresa, no solo en la oficina principal, sino también en los almacenes de las fábricas y en cualquier otro lugar de la empresa. Este conocimiento está disponible para todos los empleados aptos en sus dispositivos móviles, incluidos teléfonos smartphones y tablets.

Creada para la era digital, la nube de ERP de hoy abarca dispositivos móviles, redes sociales, analítica y las últimas tecnologías emergentes. Es lo mínimo que necesita cualquier organización para avanzar con confianza hacia el futuro

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