HRIS, HRMS, HCM—무엇이 다른가?

HRIS는 '인적 자원 정보 시스템(human resources information system)'의 약자로서, 복리후생, 인력 관리, 급여 및 기타 핵심 HR 절차들과 관련된 데이터들의 통합 관리 시스템을 지칭합니다. HR팀의 역할이 확대되고 인재 확보 및 채용과 같은 추가적인 역할을 수행하게 되자 HRIS는 상세한 직원 정보 및 인력 관련 정책 및 절차를 유지, 관리, 처리하는 데 활용되기 시작했습니다. 가장 정교한 형태의 HRIS는 대화형 정보 관리 시스템을 갖추고 HR 작업 및 절차를 표준화함과 동시에 정확한 데이터 기록 및 보고 기능을 지원합니다. HRIS는 직원 및 기업 간의 보다 효율적인 상호 작용 창구를 제공하고, HR 전문가들이 보다 전략적이고 가치가 높은 작업에 집중할 수 있도록 해 줍니다. HRIS라는 용어는 오늘날에도 널리 쓰이고 있습니다.

HRMS는 '인적 자원 관리 시스템(human resource management system)'의 약자로서, HRIS를 확장하여 기업의 내부 HR 업무 전반을 관리하기 위한 종합 소프트웨어 제품군입니다. HRMS는 온프레미스 시스템이 주된 소프트웨어 사용 방식이던 시절인 2000년대 초, 업계 분석가들에 의해 HR 소프트웨어 제품군을 지칭하는 용어로서 사용되었습니다. 직원 데이터 관리로부터 급여, 채용, 복리 후생, 교육, 인재 관리, 직원 참여 및 결근 관리에 이르는 각종 기능을 통해 HRMS 소프트웨어는 HR 전문가들이 모던 인력을 관리하고 기업의 가장 가치있는 자산인 직원들에 대한 정보를 필요로 하는 이들에게 제공할 수 있도록 지원합니다. 클라우드에서 호스팅되는 HR 시스템을 지칭할 때 HRMS라는 용어가 아직도 자주 사용되기는 하지만, 처음부터 클라우드 네이티브로 구축된 애플리케이션의 경우에는 HRMS로 불리는 경우가 많지 않습니다. HRMS 및 HCM이라는 용어는많은 경우 여전히 같은 의미로 사용되고 있으며 관련 웹 검색 시에도 동일한 정보를 제공합니다.

HCM은 '인적 자본 관리(human capital management)' 시스템의 약자로서, 오늘날에는 주로 직원 경험 향상을 위해 설계되어 클라우드에 구축된 종합 HR 애플리케이션 제품군을 지칭하는 데 사용되는 용어입니다. 용어 자체는 클라우드 시대 이전부터 사용되었지만 업계 분석가들이 점점 그 의미를 명확히 지정해 사용하기 시작하면서 오늘날에는 고객사 및 공급업체들에게도 익숙한 용어가 되어 가고 있습니다. 오늘날 사용되는 HCM 솔루션 중 다수는 사용자 간의 협업 및 팀 단위의 정보 공유를 돕기 위한 디지털 어시스턴트, AI 및 기타 도구를 갖추고 있습니다. 또한 성과 관리, 학습, 승계 계획, 보상 계획 등의 고급 인재 관리 작업용 추가 기능도 포함될 수 있습니다. 나아가 전략적 인력 계획 및 인력 모델링과 같은 사업 계획 관련 기능이 포함되기도 합니다. HCM은 특정 작업의 성격이 데이터에 기반한 것이든, 트랜잭션을 위한 것이든, 전략적인 것이든 가리지 않고 HR 분야의 다양한 작업을 수행하는 데 필요한 기능들을 제공합니다. 채용, 교육, 급여, 보상, 성과 관리 등 HR 부서의 기존 관리 기능을 혁신하여 직원 몰입도 및 생산성을 높이고 비즈니스 가치를 창출합니다. HCM에서 인력은 단순한 사업적 비용 요인 이상으로 간주됩니다. 인력은 다른 자산들과 마찬가지로 전략적 투자 및 관리를 통해 그 가치를 극대화할 수 있는 핵심 비즈니스 자산입니다.

디지털 전환 시대 HR 분야의 도전 과제

오늘날 새로운 혁신 기술들은 생활과 업무 방식의 모든 측면을 바꿔 나가고 있습니다. 그에 맞춰 기업 인력의 모바일 기기 활용도, 글로벌화, 다양성 역시 그 어느 때보다도 증가하였습니다. 기업이 디지털 시대의 변화에 발 빠르게 대응하고 궁극적으로 사업적 성공을 거두는 데에는 HR이 큰 역할을 합니다.

오늘날의 기업 경영에서 HR팀에는 과거보다 더 많은 전략적 역할이 요구됩니다. HR팀은 사내 인력을 최적화하고, 인수합병, 사업 확장, 조직 개편 등의 조직적 변화에 대비하기 위한 방법들을 반드시 찾아내야 합니다. 또한 흥미롭고 매력적인 직원 경험을 창출하고, 임원 및 개별 직원들의 보다 빠르고 스마트한 의사 결정을 지원하며, 직원 몰입도 및 사업 성과를 향상시키는 데에도 기여해야 합니다.

HR 조직이 이상의 도전 과제들을 성공적으로 해결하기 위해서는 유연하고, 보안성이 뛰어나고, 확장성 있는 HCM 솔루션이 필요합니다. 그러나 많은 기업들은 여전히 민첩성이 떨어지고 시간 및 비용을 많이 소모하는 온프레미스 시스템에 의존하고 있습니다.

클라우드 기반 HCM 시스템의 이점

클라우드에 배포한 HCM 시스템은 온프레미스 시스템에 비해 수많은 장점을 가져다줍니다. 그 예는 다음과 같습니다.

• 손쉬운 확장성 클라우드에서는 사업적 수요에 맞춰 시스템 사용 규모를 간단히 확장 또는 축소할 수 있습니다. 필요에 따라 확장 또는 축소할 수 있는 클라우드 기반 HCM을 통해 재무 유연성을 유지하고 관련 비용을 최소화함과 동시에 최신 솔루션을 신속하게 적용해 보세요.
• 운영비용 및 자본지출 간의 배분 능력 향상 클라우드 솔루션은 사용하는 만큼만 비용을 청구하므로, 값비싼 시스템 인프라에 투자할 필요가 없어집니다. 클라우드 솔루션 관련 비용은 자본지출(CapEx)보다는 운영비용(OpEx)에 더 가깝습니다.
• 혁신적 신규 기능들에 대한 빠르고 쉬운 접근. 클라우드에서는 기능의 개발 및 배포가 극도로 신속하게 이루어지므로, 관련 기술들의 혁신 속도에 발맞추어 시스템 업그레이드 및 신규 기능들을 더욱 빠르게 사용할 수 있습니다. IT 인력의 개입 없이 자동으로 시스템이 업데이트됩니다.
• 향상된 데이터 보안. 클라우드 플랫폼에는 엄격한 보안 표준 및 AI 기반 통제 체계가 내장되어 있어 날로 진화하는 보안 위협에 사전적으로 대응합니다.
• 사용성 향상. HR 팀원들 및 기타 직원들에게 있어 새로운 HR 시스템의 채택 및 사용은 때로 까다롭게 느껴질 수도 있습니다. 클라우드 기반 시스템은 더 나은 사용 편의성을 갖추었으며 어떤 기기를 통해서든 접근 가능합니다. 또한 디지털 어시스턴트 및 음성 제어 기능을 채택하여 쉽고 일관된 경험을 지원하는 시스템도 많습니다.
• 향상된 사용자 정의. HRMS의 사용자 정의는 엔지니어 또는 IT팀에게 변경할 내용을 하드 코딩하도록 요청하여 이루어졌습니다. 반면 클라우드 기반 HCM은 사용자 도구를 통해 사용자가 원하는 대로직접 시스템을 구성할 수 있습니다.
• 유연성. 원격 근무 체계로의 전환은 업무 방식의 유연성의 필요성을 나타내는 좋은 예입니다. 클라우드 기반 HCM 시스템을 사용하면 시스템 통합업체 또는 IT팀의 도움 없이도 원격 또는 하이브리드 방식으로 근무하는 인력의 각종 요구에 즉각적으로 대응할 수 있습니다.
• 모빌리티. 클라우드 기반 시스템은 장소 및 기기에 구애받지 않고 자유롭게 HR 관련 정보를 사용 가능하도록 해 줍니다.

클라우드 기반 HCM 시스템을 통해 달성 가능한 성과

연구 결과에 따르면, 클라우드 기반 HCM 시스템을 6개월 이상 사용한 기업들은 다음과 같은 이점을 경험했습니다.

• 비즈니스 운영 혁신. 사업 방식의 발전에 따라 HR역시 함께 진화해 나가고 있습니다. 기업의 비즈니스 파트너로 거듭난 모던 HR팀은 인재 감별, 유치, 유지와 같은 전통적 역할에 더하여 매출 증대 및 비용 절감에 대한 실질적 조언 제공에 이르기까지 그 역할이 확대되었습니다. 클라우드 기반 HCM 사용자들은 관련 보고 시간 단축, 배포 시간 단축, 원활한 시스템 업그레이드, 유지 관리 및 사용자 정의 필요성 감소 등의 요인으로 인한 비용 절감 및 생산성 향상 효과가 있었다고 이야기했습니다. 클라우드 시스템을 통한 생산성 향상은 직원들로 하여금 비즈니스 혁신을 위한 보다 전략적인 작업에 집중할 수 있게 해 줍니다.
• 비즈니스 민첩성 확보. 기업간 인수 합병 및 기업 분할이 그 어느 때보다도 빠르게 이루어지고 있는 현재 사업 방식의 변화 역시 점점 더 빨라지고 있습니다. 시장 변화를 신속하게 감지하고, 대응하고, 적응하기 위한 능력은 기업 경영의 필수 요소가 되었습니다. 그리고 클라우드 기반 HCM 시스템을 사용하는 HR팀들은 보다 우월한 성과 관리, 복리후생 관리, 급여 절차 등을 통한 경쟁력을 확보했습니다. 새로운 시스템을 활용한 HR 혁신으로 기업들은 현재 및 미래의 사업적 수요를 충족하는 동시에 비즈니스 민첩성을 개선할 수 있었습니다.
• 인력 경험 개선. 오늘날의 HR팀은 인력의 생산성 향상과 함께 인재 관리 및 확보에 대한 비즈니스적 요구사항의 변화에도 대응해야 합니다. 클라우드 기반 HCM 시스템을 사용하는 HR팀은 디지털 기술을 활용해 탁월한 직원 경험을 제공하였습니다. HCM 시스템을 통해 일상적인 프로세스 및 트랜잭션이 간소화되었고, 적합한 관련 컨텐츠 및 가이드가 포함된 직원용 HR 절차가 제공되었고, 채용에 걸리는 시간도 단축되었습니다. 결과적으로 직원 만족도가 향상되었으며, 업무상의 혁신이 가속화되었습니다.

HCM 시스템이 갖추어야 하는 요소

HR 소프트웨어의 발전에 발맞추기 위해 많은 소프트웨어 공급업체들은 기존 애플리케이션들을 조립한 단편적 솔루션을 제공했습니다. 하지만 그러한 솔루션은 채팅 기반 인터페이스 및 AI와 같은 미래 혁신기술과 쉽게 통합될 수 없었습니다. 점차 확대되어 가는 HR팀의 역할 수행을 위해서는 최신 기술 활용 및 다른 솔루션과의 손쉬운 통합 등의 기능을 지원하고자 바닥부터 다시 설계된 신개념의 HCM 솔루션을 적용해야만 합니다.

다음은 오늘날의 HCM 시스템이 갖추어야 하는 주요 요소들에 대한 설명입니다.

• 공급망, 세일즈, 마케팅 솔루션을 HCM 솔루션과 통합시킬 수 있는 기능. 소프트웨어 통합은 모든 비즈니스 영역의 핵심과제가 되어 가고 있으며 HR도 예외는 아닙니다. HCM 솔루션은 각 직종별 고유 솔루션과 통합되어 기업 분석 및 보고를 용이하게 해 주어야 하고, 고객 경험 및 자원 소요 계획용 도구들과도 원활히 겸용 가능해야 합니다.
• 공급업체의 플랫폼에 존재하지 않는 다른 애플리케이션과의 통합. HR용 기술을 다른 비즈니스 애플리케이션과 통합함으로써 기업의 미래를 위한 더 나은 의사 결정을 내릴 수 있습니다. 그러나 이러한 통합을 구현하기 위해서는 HCM 시스템이 필요한 데이터 및 프로세스에 접근할 수 있어야만 합니다. HCM 시스템 선택 시 시스템 데이터는 어디에 어떻게 저장되는지 공급업체에 문의해 보세요. 일부 공급업체는 아직도 놀라울 정도로 폐쇄적인 데이터 저장 방식을 사용합니다.
• 비용 투명성. 귀사의 공급업체가 예정에 없던 '전면 교체(rip-and-replace)' 비용을 요구하는 일은 없었습니까? 서드 파티 컨설턴트나 시스템 통합업체가 필요하지 않다고 이야기하는 공급업체는 주의해야 합니다. 그러한 경우가 발생한다면, 실질적인 총 비용을 계산할 수 있도록 컨설턴트 유무에 따른 시스템 구축 실패율을 비교하여 달라고 해당 공급업체에 요청해야 합니다.
• 챗봇, AI 및 기타 혁신기술 관련 견고한 로드맵 고급 혁신 기술들은 우수한 사용자 경험을 구현하기 위한 필수 요소가 되어 가고 있습니다. 그러나 기존 기술들을 단순 조립한 솔루션에 고급 혁신 기술을 통합하기란 어렵습니다. HCM 공급업체가AI나 머신러닝을 사용하고 있는지, HR 시스템의 사용자 경험을 소비자 경험과 유사한 것으로 만들고자 적극적으로 노력하고 있는지, 사물인터넷(IoT)이나 블록체인 등의 기술을 지원하는지 등의 여부를 확인해 보아야 합니다.
• 애플리케이션 전체에 귀사의 브랜딩을 확장할 수 있는 기능. 이는 일견 사소한 고려 사항으로 보이지만, 이를 위한 요소가 부족한 시스템의 경우 코드 레벨에서의 진정한 통합이 힘들어질 수 있습니다. 나아가 이러한 숨겨진 복잡성은 데이터 품질, 통합, 보안 관련 문제로 이어질 수도 있습니다. HCM 솔루션 전반으로 브랜딩을 확장할 수 없는 경우, 이기종 시스템을 결합해 만들어진 시스템일 가능성이 높습니다.
• HR 헬프 데스크 및 일과 삶의 균형을 위한 솔루션 내장. 인재 솔루션 공급업체는 종종 HR 헬프 데스크, 또는 자원봉사, 삶의 질, 멘토링과 같은 일과 삶의 균형과 관련된 기능 구현을 서드 파티 파트너에게 맡깁니다. 그러한 방식은 데이터의 확장성 및 깊이와 관련된 문제를 발생시킬 수 있으며, 공급업체와 서드 파티 파트너 간의 관계가 변경 또는 종료될 경우 해당 기능들의 사용성에 악영향이 있을 수도 있습니다.
• R&D 투자에 전념하는 공급업체 모던 HR팀의 성공은 생산성 및 사용자 경험을 향상시키기 위한 새로운 혁신기술에 달려 있습니다. 기술 혁신보다 투자자를 우선시하여 R&D를 등한시하는 공급업체는 귀사가 필요로 하는 모던 HCM 솔루션을 제공할 수 없습니다.

아래의 질문들 역시 귀사가 필요로 하는 HCM 솔루션을 찾는 데 도움이 될 수 있습니다.

• 해당 공급업체는 HR 분야에서 오랜 업력과 고객 추천도를 쌓아 온, 신뢰할 수 있는 파트너입니까?
• 귀사의 여러 HR 절차를 한 장소에서, 하나의 시스템을 통해 관리할 수 있습니까?
• CRM 기능이 있는 최신 채용 관련 도구를 제공합니까?
• 각종 인재 관리 및 HR 기능이 원활하게 상호 연동되는 통합형 방식으로 구축된 시스템입니까, 아니면 이기종 제품을 단순히 취합한 형태로서 기능별 데이터 공유가 불가능한 시스템입니까?
• 분석 기능을 쉽게 구성할 수 있습니까? 시스템에서 서드 파티 데이터를 허용합니까?
• 위협 감지 및 직원 데이터 프라이버시 보호 체계는 어떻습니까?
• 기술 혁신 속도 및 신규 기능의 출시 주기는 어느 정도입니까?
• 관련 질문이 발생하거나 도움이 필요한 경우 의지할 수 있는 사용자 커뮤니티가 구축된 시스템입니까?

위협 감지 및 직원 데이터 프라이버시 보호

직원 데이터 보호는 모든 HCM 시스템에 있어 가장 중요한 기능입니다. 귀사가 선택한 시스템이 격리된 네트워크 가상화, 완벽한 물리적 호스트 배포 등과 같은 보안 우선 설계 원칙들을 기반으로 설계되었는지 확인해야 합니다. 해당 원칙들은 고객 데이터를 완벽하게 격리하고, 지능적이고 지속적인 보안 위협으로부터 보호하기 위한 것입니다. 클라우드 플랫폼이 제공하는 각종 보호 및 제어 기능 뿐만 아니라, 데이터 센터의 물리적 하드웨어에서부터 웹 레이어까지 포괄하는 계층형 방어 기능 및 보안성을 갖춘 솔루션이 필요합니다. 또한 해당 보호 기능들은 서드 파티 클라우드 및 온프레미스 솔루션과도 함께 동작하여 모던 엔터프라이즈 워크로드 및 데이터를 안전하게 보호할 수 있어야 합니다.

솔루션 선택 시에는 해당 시스템이 직원의 잘못된 금액 수령, 무단 시스템 접근 등과 같은 위협을 인식할 수 있는지 등의 여부도 확인해야 합니다. AI가 적용된 시스템을 통해 각종 위협 관련 시나리오에 즉시 플래그를 설정하고, 위협 및 이상 징후가 보안 문제로 발전하기 전에 탐지할 수 있습니다.

HCM의 미래

오늘날의 인력 집단은 보다 수평적이고 민첩한 팀 단위 네트워크로 변화하고 있으며, 기동성, 글로벌화, 다양성이 강화되고 있습니다. HCM 역시 그러한 기조에 발맞추어 빠르게 변화하고 있습니다. 미래의 HCM은 다음과 같은 기술 및 영역에 집중하여 발전해 나갈 것으로 예측됩니다.

• 모바일 기술. 미래의 HR팀은 모든 기기에서 작동하도록 설계된 소비자 등급의 대화형 셀프 서비스 모바일 앱을 통해 HR, 직원, 관리자의 몰입도 및 생산성을 높일 것입니다.
• 챗봇. HR 프로그램은 디지털 챗봇을 통해 보다 빠르고 효율적인 서비스를 제공할 것입니다. 사용자는 봇과 대화하는 것만으로 간단한 트랜잭션을 수행하고, HCM은 끊김없이 원활한 업무 경험의 한 부분이 될 것입니다.
• AI. 머신 러닝 및 AI는 수천 개의 이력서와 데이터 포인트를 빠르게 마이닝하여 최적의 후보자를 찾거나, 직원 프로필을 기반으로 각각의 직원에게 적합한 교육 과정을 추천하는 것과 같이 인간이 해 내기 어려운 작업들을 보조할 것입니다.
• 직원 경험에 대한 집중. 직원들이 소속 기업을 좋아합니까? 필요한 지원을 받고 있다고 느낍니까? 직원 경험이 개선될수록 기업의 성공 가능성도 높아집니다.
• 역량 강화. 직원들이 새로운 역량을 갖추도록 지원하는 것은 기업의 성공에 있어 점차 필수적인 일이 될 것입니다. 역량강화 어시스턴트 등의 기술을 통해 직원 간 지식 격차를 파악하고, 그러한 격차를 줄이는 데 도움이 되는 자원을 제공할 수 있습니다.
• 다양성과 포용성. 성공적인 기업은 다양한 배경, 관점, 능력을 가진 인력 집단을 갖추어야 합니다. 일례로 오늘날의 기업 내에는 다섯 개 세대의 직원 집단이 공존하고 있으며, 기업은 연령대별 직원 요구 사항을 모두 충족해야 합니다. 직원들 중 가장 젊은 세대(Z세대)는 AI 및 모바일 기술과 함께 성장했습니다. 최신 기술의 활용 여부는 그들이 입사할 기업을 선택할 때 필수적으로 고려하는 요소입니다.