Lynne Sampson | strateżka ds. treści ERP | 30 stycznia 2023 r.
Kiedy myślimy o zarządzaniu finansami, często wyobrażamy sobie zarządzanie własnymi kontami bankowymi: płacenie czynszu lub kredytu hipotecznego, opłacanie rachunków za media, kupowanie artykułów spożywczych, a może nawet planowanie miesięcznego budżetu. Jednak zarządzanie finansami dla przedsiębiorstw jest o wiele bardziej złożone. Obejmuje to kontrolowanie i śledzenie wszystkich pieniędzy wpływających i wypływających z firmy, a także podejmowanie kroków w celu zapewnienia firmie jak największej rentowności i bezpieczeństwa finansowego.
Aby uzyskać pełniejszy obraz, przyjrzyjmy się niektórym kluczowym celom i funkcjom zarządzania finansowego.
Zarządzanie finansami polega na kontrolowaniu przepływu pieniędzy w organizacji i poza nią. Każda firma musi sprzedawać produkty lub usługi, ponosić wydatki, bilansować księgi rachunkowe i rozliczać podatki. Zarządzanie finansami obejmuje to wszystko, wraz z bardziej złożonymi procesami, takimi jak płacenie pracownikom, kupowanie dostaw i składanie raportów do agencji rządowych w celu potwierdzenia przestrzegania obowiązujących przepisów i regulacji. Nadzorowanie wszystkich tych transakcji w firmie jest tym, co mamy na myśli, gdy mówimy o zarządzaniu jej finansami. Ogólnie im większa jest firma, tym bardziej skomplikowane zarządzanie finansami.
Pracownicy, którzy specjalizują się w zarządzaniu finansami, są odpowiedzialni za wszystkie środki wchodzące i wychodzące z firmy. Mniejsze firmy mają co najmniej jednego księgowego lub księgową, którzy współpracują z bankiem w celu realizacji tych transakcji i śledzenia przepływu pieniędzy. Duże firmy często mają całe zespoły finansowe prowadzone przez dyrektora finansowego (CFO), administratora, kierownika działu finansowego lub kogoś na podobnym stanowisku.
Głównym zadaniem zespołu finansowego jest upewnienie się, że firma pozostaje wypłacalna i nigdy nie zabraknie jej środków pieniężnych – ale nie jest to jego jedyne zadanie. Zespół ten jest również odpowiedzialny za obsługę pożyczek i długów, bilansowanie ksiąg rachunkowych, nadzorowanie inwestycji, pozyskiwanie kapitału wysokiego ryzyka i zarządzanie ofertami publicznymi (tj. sprzedażą akcji spółki na otwartym rynku). Zasadniczo zespół finansowy chroni zasoby finansowe firmy, monitoruje i kontroluje wszystkie transakcje oraz podejmuje kroki w celu zapewnienia firmie jak największej rentowności.
Kluczowe wnioski
Zarządzanie finansami obejmuje procesy biznesowe, które dotyczą każdego zespołu i działu w firmie. Obowiązki zespołu finansowego obejmują:
Dowiedz się, co definiuje nowoczesny system ERP oraz jak system ERP w chmurze wspomaga sprawność biznesową i innowacyjność w przedsiębiorstwie.
Zautomatyzowane, połączone zamknięcie finansowe ma kluczowe znaczenie dla terminowego i dokładnego raportowania do organów decyzyjnych. Oto jak zacząć – i zrobić to dobrze.
Zarządzanie finansami ma znaczenie, ponieważ zapewnia firmie wypłacalność. Jego podstawowym celem jest zapewnienie, że firma nie zbankrutuje. Zarządzanie finansami dotyczy najbardziej krytycznych kwestii, z którymi może mierzyć się firma, takich jak utrata przychodów (jak miało to miejsce podczas pandemii COVID-19), klęski żywiołowe, strajki, wojny itp.
Oprócz przetrwania, dobre zarządzanie finansami – i oprogramowanie do zarządzania finansami – może pomóc firmie rozwijać się i prosperować. Zespoły finansowe mają wiele narzędzi, które mogą wykorzystać do stymulowania rozwoju firmy. W dobrych warunkach rynkowych, przy rozwijającej się gospodarce i niskich stopach procentowych zespoły finansowe mogą pożyczać pieniądze od banków, pozyskiwać fundusze od inwestorów kapitału podwyższonego ryzyka lub upubliczniać spółkę (tj. sprzedawać akcje na giełdzie). Firma może inwestować te środki w rozwój poprzez otwieranie nowych lokalizacji, ekspansję na inne terytoria, modernizację sprzętu itp. Gdy warunki rynkowe są mniej korzystne – na przykład podczas recesji – taktyka zarządzania finansami może obejmować cięcie kosztów poprzez zwalnianie pracowników lub zamykanie nierentownych lokalizacji.
Poprawa rentowności jest ważną częścią zarządzania finansami. Zespoły finansowe często współpracują z zespołami sprzedaży i marketingu w celu ustalania cen produktów lub usług firmy. Muszą one znaleźć równowagę, aby ustalić odpowiednie ceny. Jeśli ceny są zbyt wysokie, klienci mogą przejść do tańszych konkurentów, a jeśli są zbyt niskie, firma może nie uzyskać wystarczających przychodów, aby pokryć wydatki. Podobnie, kontrolowanie kosztów jest również jednym z kluczowych obowiązków zespołu finansowego, niezależnie od tego, czy chodzi o pracowników, czynsz, energię elektryczną, surowce czy koszty wysyłki.
Raportowanie jest kluczowym elementem skutecznego zarządzania finansami. Dyrektor finansowy i inne osoby kierujące firmą chcą wiedzieć, jak dobrze radzi sobie przedsiębiorstwo, aby móc podejmować najlepsze decyzje dotyczące jego kondycji. Chcą wiedzieć, że firma funkcjonuje zgodnie z planem i zapewnia dobry zwrot inwestorom. Dobre zarządzanie finansami ma znaczenie, ponieważ pomaga firmie osiągać te cele, a nawet je przekraczać.
Działy finansowe mają wiele celów w zakresie zarządzania finansami. Do najważniejszych celów należą:
1. Utrzymanie wypłacalności firmy poprzez unikanie bankructwa i zapewnianie, że firma ma wystarczającą ilość pieniędzy, aby kontynuować działalność.
2. Maksymalizacja rentowności poprzez ustalenie właściwej ceny dla istniejących produktów i usług, zaprzestanie produkcji nierentownych produktów i świadczenia nierentownych usług oraz ocenę potencjalnego zysku z nowych produktów i usług.
3. Minimalizacja kosztów poprzez monitorowanie wydatków i poszukiwanie sposobów ograniczenia kosztów ogólnych.
4. Zapewnienie dobrego zwrotu z inwestycji dla inwestorów kapitału podwyższonego ryzyka, akcjonariuszy i innych inwestorów.
5. Zwiększanie kapitału poprzez przyciąganie większej liczby inwestycji z dodatnim zwrotem z inwestycji.
6. Prognozowanie środków pieniężnych mające na celu upewnienie się, że organizacja dysponuje wystarczającą ilością środków pieniężnych – nie tylko po to, by funkcjonować, ale także by inwestować w rozwój.
7. Ograniczenie ryzyka i unikanie grzywien poprzez zapewnienie zgodności firmy z odpowiednimi przepisami. W coraz większym stopniu obejmuje to planowanie i raportowanie w zakresie ochrony środowiska, kwestii społecznych i ładu korporacyjnego.
W mniejszych firmach jedna osoba lub mały zespół może wykonywać wszystkie funkcje zarządzania finansami dla firmy. Większe firmy zazwyczaj mają zespoły odpowiedzialne za określone funkcje. Wśród zalet tych można wymienić:
Obejmuje to śledzenie, rejestrowanie i dopasowywanie wszystkich transakcji pieniężnych w firmie. Zespół księgowy jest często prowadzony przez administratora lub głównego księgowego i jest wspomagany przez oprogramowanie księgowe. Często korzysta z systemów ERP w chmurze – w szczególności systemów finansowych – w celu wykonywania, rejestrowania i raportowania finansów firmy. Księgowość jest również odpowiedzialna za uzgadnianie kont i zamykanie ksiąg (zob. powyżej).
Projekty są głównym źródłem zarówno przychodów, jak i wydatków, zwłaszcza w przypadku usług świadczonych przez profesjonalistów, takich jak inżynierowie, prawnicy i konsultanci. Zespoły finansowe są odpowiedzialne za alokację budżetu do projektu i nadzorowanie przychodów, jakie każdy projekt przynosi.
Zwykle jest to podzielone na dwie kategorie:
W dużych firmach jest to czasami oddzielny zespół w dziale finansowym. Specjaliści z zakresu planowania i analizy finansowej są odpowiedzialni za modelowanie potencjalnych scenariuszy i prognozowanie prawdopodobnych wyników w najlepszych i najgorszych sytuacjach. Wykorzystują te prognozy do opracowania planów finansowych i budżetów na następny kwartał lub rok. Specjaliści ds. planowania i analizy finansów (FP&A) często ściśle współpracują z innymi częściami firmy w celu opracowania prognoz i budżetów, w tym planów sprzedaży, kadrowych i operacyjnych. Jest to określane mianem planowania połączonego.
Każda firma musi składać zeznania podatkowe, ale staje się to szczególnie skomplikowane w przypadku dużych firm, które muszą to robić w różnych krajach. Takie firmy często mają wyspecjalizowane zespoły podatkowe, które korzystają z oprogramowania do raportowania podatkowego dla poszczególnych krajów i innych celów.
Dział skarbowy jest odpowiedzialny za śledzenie i zarządzanie aktywami kapitałowymi, długami, pożyczkami i gotówką w banku. Dział skarbowy doradza dyrektorowi finansowemu, ile pieniędzy jest dostępnych na takie cele, jak inwestycje kapitałowe (na przykład duże zakupy sprzętu) lub fuzje i przejęcia (M&A). jest on również odpowiedzialny za strukturę kapitałową firmy (patrz poniżej).
Funkcja ta zarządza kontrolami ryzyka finansowego – od audytów po klęski żywiołowe – i zmniejsza ekspozycję firmy w jak największym stopniu. Muszą również upewnić się, że firma przestrzega zasad i przepisów określonych przez rządy, organy regulacyjne i inne jurysdykcje, aby zachować zgodność z nimi i uniknąć wysokich kar.
Zarządzanie finansami jest zasadniczo podzielone na następujące typy:
Koncentruje się to przede wszystkim na bieżących operacjach, takich jak zapewnienie wystarczającej ilości pieniędzy, aby zapłacić pracownikom lub kupić surowce. Kapitał obrotowy obejmuje takie obszary, jak gotówka w kasie, zapasy w kasie lub inne aktywa, które można szybko sprzedać, aby pozyskać pieniądze w przypadku wystąpienia krytycznych problemów.
Obejmuje to przychody, które firma uzyskuje w miarę upływu czasu, sprzedając swoje towary i usługi. Ponieważ coraz więcej firm zaczyna sprzedawać wszystko „jako usługę”, przychody muszą być ujmowane w miesięcznych lub kwartalnych okresach, w których zostały uzyskane, a nie od razu w momencie sprzedaży. Ten rozłożony w czasie cykl przychodów jest określany jako miesięczny przychód cykliczny (MRR).
Ten obszar zarządzania finansami polega na określeniu, czego przedsiębiorstwo potrzebuje finansowo, aby osiągnąć zarówno cele krótko-, jak i długoterminowe. Kierownicy finansowi wykorzystują budżetowanie kapitałowe do oceny rentowności inwestycji lub projektów, aby sprawdzić, czy przynoszą one wartość firmie.
Struktura kapitałowa to połączenie zadłużenia i kapitału własnego wykorzystywane do finansowania działalności spółki, przejęć, inwestycji i rozwoju. Struktura kapitałowa spółki jest zwykle przedstawiana jako stosunek zadłużenia do kapitału własnego.
Bez oprogramowania do zarządzania finansami organizacji trudno by było przetrwać. W miarę rozwoju firmy zarządzanie finansami staje się coraz bardziej złożone – firma potrzebuje więc oprogramowania finansowego, które może obsługiwać więcej niż podstawową księgowość. Zaawansowane systemy zarządzania finansami mogą pomóc nie tylko w zarządzaniu przepływem pieniędzy – ułatwiają optymalizację rentowności, określenie zobowiązań podatkowych, zmniejszenie ryzyka, zachowanie zgodności z przepisami, poprawę zarządzania przychodami i nie tylko. Dzięki odpowiedniemu systemowi planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) można przygotować się na wyzwania przyszłości.
Co oznacza zarządzanie finansami?
Zarządzanie finansami odnosi się do zarządzania finansami przedsiębiorstwa, w tym wszystkimi środkami pieniężnymi wchodzącymi w skład przedsiębiorstwa, wszelkimi wydatkami pieniężnymi oraz wszelkimi środkami pieniężnymi lub aktywami w rezerwie.
Jaka jest rola zarządzania finansami?
Podstawową rolą zarządzania finansami jest utrzymanie wypłacalności firmy. Poza tym dobre zarządzanie finansami może pomóc firmie rozwijać się i prosperować.
Jak wygląda przykład zarządzania finansami?
Przykładem zarządzania finansami jest sytuacja, w której zespół ds. zarządzania finansami określa, ile pieniędzy firma powinna zainwestować w nową fabrykę, linię produktów lub ofertę usługową.