Na czym polega zarządzanie finansami? Przewodnik eksperta

Lynne Sampson | strateżka ds. treści ERP | styczeń 2023 r.

Kiedy myślimy o zarządzaniu finansami, często wyobrażamy sobie zarządzanie własnymi kontami bankowymi: płacenie czynszu lub kredytu hipotecznego, opłacanie rachunków za media, kupowanie artykułów spożywczych, a może nawet planowanie miesięcznego budżetu. Jednak zarządzanie finansami dla przedsiębiorstw jest o wiele bardziej złożone. Obejmuje to kontrolowanie i śledzenie wszystkich pieniędzy wpływających i wypływających z firmy, a także podejmowanie kroków w celu zapewnienia firmie jak największej rentowności i bezpieczeństwa finansowego.

Aby uzyskać pełniejszy obraz, przyjrzyjmy się niektórym kluczowym celom i funkcjom zarządzania finansowego.

Na czym polega zarządzanie finansami?

Zarządzanie finansami polega na kontrolowaniu przepływu pieniędzy w organizacji i poza nią. Każda firma musi sprzedawać produkty lub usługi, ponosić wydatki, bilansować księgi rachunkowe i rozliczać podatki. Zarządzanie finansami obejmuje to wszystko, wraz z bardziej złożonymi procesami, takimi jak płacenie pracownikom, kupowanie dostaw i składanie raportów do agencji rządowych w celu potwierdzenia przestrzegania obowiązujących przepisów i regulacji. Nadzorowanie wszystkich tych transakcji w firmie jest tym, co mamy na myśli, gdy mówimy o zarządzaniu jej finansami. Ogólnie im większa jest firma, tym bardziej skomplikowane zarządzanie finansami.

Pracownicy, którzy specjalizują się w zarządzaniu finansami, są odpowiedzialni za wszystkie środki wchodzące i wychodzące z firmy. Mniejsze firmy mają co najmniej jednego księgowego lub księgową, którzy współpracują z bankiem w celu realizacji tych transakcji i śledzenia przepływu pieniędzy. Duże firmy często mają całe zespoły finansowe prowadzone przez dyrektora finansowego (CFO), administratora, kierownika działu finansowego lub kogoś na podobnym stanowisku.

Głównym zadaniem zespołu finansowego jest upewnienie się, że firma pozostaje wypłacalna i nigdy nie zabraknie jej środków pieniężnych – ale nie jest to jego jedyne zadanie. Zespół ten jest również odpowiedzialny za obsługę pożyczek i długów, bilansowanie ksiąg rachunkowych, nadzorowanie inwestycji, pozyskiwanie kapitału wysokiego ryzyka i zarządzanie ofertami publicznymi (tj. sprzedażą akcji spółki na otwartym rynku). Zasadniczo zespół finansowy chroni zasoby finansowe firmy, monitoruje i kontroluje wszystkie transakcje oraz podejmuje kroki w celu zapewnienia firmie jak największej rentowności.

Kluczowe wnioski

  • Zarządzanie finansami polega na monitorowaniu, kontrolowaniu, ochronie i raportowaniu zasobów finansowych firmy.
  • Firmy mają księgowych lub zespoły finansowe odpowiedzialne za zarządzanie firmowymi finansami, w tym wszystkimi transakcjami bankowymi, pożyczkami, długami, inwestycjami i innymi źródłami finansowania.
  • Zespoły finansowe są również odpowiedzialne za zapewnienie, że firma przestrzega wszystkich przepisów, pozostaje wypłacalna i przynosi jak największe zyski.

Zrozumienie zarządzania finansami

Zarządzanie finansami obejmuje procesy biznesowe, które dotyczą każdego zespołu i działu w firmie. Obowiązki zespołu finansowego obejmują:

  • Fakturowanie i należności: Pieniądze, które klienci płacą lub mają zapłacić firmie. Zespoły finansowe są odpowiedzialne za wysyłanie faktur i przetwarzanie napływających płatności. Zespoły windykacyjne są odpowiedzialne za śledzenie zaległych należności (proces ten jest czasami zlecany podmiotom zewnętrznym).
  • Zobowiązania: Pieniądze, które firma jest winna swoim dostawcom usług i towarów. Zespoły finansowe są odpowiedzialne za płacenie tych rachunków i rejestrowanie płatności.
  • Transakcje bankowe i uzgodnienia Zespoły finansowe ściśle współpracują z bankami, aby zapewnić prawidłowe przetwarzanie każdej transakcji bankowej. Muszą także dopilnować, aby wyciągi bankowe odpowiadały dokumentom, które są przechowywane w księdze głównej firmy i w księgach pomocniczych. Zespół finansowy musi śledzić i korygować wszelkie niezgodności między wyciągami bankowymi a księgami – proces ten znany jest jako uzgadnianie kont.
  • Zamknięcie ksiąg: W określonym dniu firma zlicza transakcje z danego okresu, aby móc uzgodnić swoje konta i przedstawić swoją sytuację finansową. Zamknięcie, jak sama nazwa wskazuje, zwykle ma miejsce na koniec miesiąca, kwartału lub roku.
  • Raportowanie: Firmy muszą regularnie raportować swoje wyniki finansowe, czy to do dyrektora generalnego, zarządu, inwestorów, akcjonariuszy, czy organów regulacyjnych. Zespół finansowy jest odpowiedzialny za zapewnienie, że raporty te są jasne i dokładne.
  • Modelowanie, planowanie i budżetowanie scenariuszy: Modelowanie scenariuszy zaczyna się od formułowania pewnych założeń dotyczących zbliżającego się okresu, na przykład „W przyszłym kwartale spodziewamy się przychodów w wysokości od 10 do 15 milionów dolarów”. Zespół finansowy opracuje wiele scenariuszy „co by było, gdyby” dla najlepszych i najgorszych przypadków, aby oszacować, ile pieniędzy będzie miała firma, jeśli te warunki zostaną spełnione. W oparciu o te modele zespół finansowy oceni, jak najlepiej zareagować i opracować odpowiednie plany, prognozy i budżety. Zespół finansowy często współpracuje z innymi działami – takimi jak sprzedaż, HR, zarządzanie projektami lub zespoły ds. zaopatrzenia – w celu tworzenia modeli obejmujących dane z prognoz sprzedaży, kosztów zatrudnienia i kosztów magazynu. Jest to określane mianem planowania połączonego.
  • Lista płac i wydatki: Za wypłaty dla pracowników odpowiada zazwyczaj dział kadr. Jednak ogólne koszty zatrudnienia są przekazywane zespołowi finansowemu, aby mógł uwzględnić je w swoich budżetach i planach. Dział finansów jest również odpowiedzialny za zwrot kosztów poniesionych przez pracowników, takich jak podróże służbowe i posiłki.
  • Zarządzanie środkami pieniężnymi i prognozowanie: Przy nieustannym napływie i odpływie pieniędzy z firmy, ważne jest, aby zespoły finansowe spoglądały w przyszłość. Muszą upewnić się, że firma ma wystarczającą ilość gotówki, aby pozostać wypłacalną przez następny kwartał, następny rok, a nawet przez następne 3 do 5 lat. W większości firm prognozowanie środków pieniężnych odbywa się zazwyczaj raz w miesiącu.
  • Strategie podatkowe: Każda firma musi złożyć zeznanie podatkowe i, podobnie jak wszyscy, chce skorzystać z jak największej liczby odliczeń, aby uniknąć nadpłaty. W niektórych zespołach finansowych zatrudnieni są specjaliści ds. podatków, którzy są za to odpowiedzialni. Firmy, które ich nie mają, często zlecają to zadanie firmie księgowej.
  • Ryzyko i zgodność z przepisami Każda firma jest narażona na ryzyka finansowe, takie jak rosnące stopy procentowe czy globalne pandemie. Zadaniem zespołu finansowego jest kontrolowanie takich ryzyk i zmniejszanie ekspozycji firmy na nie w jak największym stopniu. Muszą również upewnić się, że firma przestrzega zasad i przepisów określonych przez rządy, organy regulacyjne i inne jurysdykcje, aby zachować zgodność z nimi i uniknąć wysokich kar.
Nowoczesny przewodnik po systemie ERP

Twój kompletny przewodnik po nowoczesnym rozwiązaniu ERP

Dowiedz się, co definiuje nowoczesny system ERP oraz jak system ERP w chmurze wspomaga sprawność biznesową i innowacyjność w przedsiębiorstwie.

Dlaczego zarządzanie finansami jest ważne?

5 najlepszych praktyk w celu automatyzacji zamknięcia finansowego

Zautomatyzowane, połączone zamknięcie finansowe ma kluczowe znaczenie dla terminowego i dokładnego raportowania do organów decyzyjnych. Oto jak zacząć – i zrobić to dobrze.

Zarządzanie finansami ma znaczenie, ponieważ zapewnia firmie wypłacalność. Jego podstawowym celem jest zapewnienie, że firma nie zbankrutuje. Zarządzanie finansami dotyczy najbardziej krytycznych kwestii, z którymi może mierzyć się firma, takich jak utrata przychodów (jak miało to miejsce podczas pandemii COVID-19), klęski żywiołowe, strajki, wojny itp.

Oprócz przetrwania, dobre zarządzanie finansami – i oprogramowanie do zarządzania finansami – może pomóc firmie rozwijać się i prosperować. Zespoły finansowe mają wiele narzędzi, które mogą wykorzystać do stymulowania rozwoju firmy. W dobrych warunkach rynkowych, przy rozwijającej się gospodarce i niskich stopach procentowych zespoły finansowe mogą pożyczać pieniądze od banków, pozyskiwać fundusze od inwestorów kapitału podwyższonego ryzyka lub upubliczniać spółkę (tj. sprzedawać akcje na giełdzie). Firma może inwestować te środki w rozwój poprzez otwieranie nowych lokalizacji, ekspansję na inne terytoria, modernizację sprzętu itp. Gdy warunki rynkowe są mniej korzystne – na przykład podczas recesji – taktyka zarządzania finansami może obejmować cięcie kosztów poprzez zwalnianie pracowników lub zamykanie nierentownych lokalizacji.

Poprawa rentowności jest ważną częścią zarządzania finansami. Zespoły finansowe często współpracują z zespołami sprzedaży i marketingu w celu ustalania cen produktów lub usług firmy. Muszą one znaleźć równowagę, aby ustalić odpowiednie ceny. Jeśli ceny są zbyt wysokie, klienci mogą przejść do tańszych konkurentów, a jeśli są zbyt niskie, firma może nie uzyskać wystarczających przychodów, aby pokryć wydatki. Podobnie, kontrolowanie kosztów jest również jednym z kluczowych obowiązków zespołu finansowego, niezależnie od tego, czy chodzi o pracowników, czynsz, energię elektryczną, surowce czy koszty wysyłki.

Raportowanie jest kluczowym elementem skutecznego zarządzania finansami. Dyrektor finansowy i inne osoby kierujące firmą chcą wiedzieć, jak dobrze radzi sobie przedsiębiorstwo, aby móc podejmować najlepsze decyzje dotyczące jego kondycji. Chcą wiedzieć, że firma funkcjonuje zgodnie z planem i zapewnia dobry zwrot inwestorom. Dobre zarządzanie finansami ma znaczenie, ponieważ pomaga firmie osiągać te cele, a nawet je przekraczać.

Cele zarządzania finansami w biznesie

Działy finansowe mają wiele celów w zakresie zarządzania finansami. Do najważniejszych celów należą:

1. Utrzymanie wypłacalności firmy poprzez unikanie bankructwa i zapewnianie, że firma ma wystarczającą ilość pieniędzy, aby kontynuować działalność.

2. Maksymalizacja rentowności poprzez ustalenie właściwej ceny dla istniejących produktów i usług, zaprzestanie produkcji nierentownych produktów i świadczenia nierentownych usług oraz ocenę potencjalnego zysku z nowych produktów i usług.

Uczyń świat lepszym miejscem dzięki Oracle Cloud EPM for ESG (1:49)

3. Minimalizacja kosztów poprzez monitorowanie wydatków i poszukiwanie sposobów ograniczenia kosztów ogólnych.

4. Zapewnienie dobrego zwrotu z inwestycji dla inwestorów kapitału podwyższonego ryzyka, akcjonariuszy i innych inwestorów.

5. Zwiększanie kapitału poprzez przyciąganie większej liczby inwestycji z dodatnim zwrotem z inwestycji.

6. Prognozowanie środków pieniężnych mające na celu upewnienie się, że organizacja dysponuje wystarczającą ilością środków pieniężnych – nie tylko po to, by funkcjonować, ale także by inwestować w rozwój.

7. Ograniczenie ryzyka i unikanie grzywien poprzez zapewnienie zgodności firmy z odpowiednimi przepisami. W coraz większym stopniu obejmuje to planowanie i raportowanie w zakresie ochrony środowiska, kwestii społecznych i ładu korporacyjnego.

Funkcje zarządzania finansowego

W mniejszych firmach jedna osoba lub mały zespół może wykonywać wszystkie funkcje zarządzania finansami dla firmy. Większe firmy zazwyczaj mają zespoły odpowiedzialne za określone funkcje. Wśród zalet tych można wymienić:

1. Księgowość

Obejmuje to śledzenie, rejestrowanie i dopasowywanie wszystkich transakcji pieniężnych w firmie. Zespół księgowy jest często prowadzony przez administratora lub głównego księgowego i jest wspomagany przez oprogramowanie księgowe. Często korzysta z systemów ERP w chmurze – w szczególności systemów finansowych – w celu wykonywania, rejestrowania i raportowania finansów firmy. Księgowość jest również odpowiedzialna za uzgadnianie kont i zamykanie ksiąg (zob. powyżej).

2. Zarządzanie projektem

Projekty są głównym źródłem zarówno przychodów, jak i wydatków, zwłaszcza w przypadku usług świadczonych przez profesjonalistów, takich jak inżynierowie, prawnicy i konsultanci. Zespoły finansowe są odpowiedzialne za alokację budżetu do projektu i nadzorowanie przychodów, jakie każdy projekt przynosi.

3. Zamówienia

Zwykle jest to podzielone na dwie kategorie:

  • Zamówienia bezpośrednie obejmują części i surowce używane do wytwarzania produktów firmy. Zamówienia bezpośrednie zazwyczaj są nadzorowane przez zespoły ds. łańcucha dostaw lub operacji, które zarządzają dostawcami i współpracują z nimi za pośrednictwem systemu zaopatrzenia. Części, surowce i wyroby gotowe są śledzone przy użyciu systemu magazynowego. Połączenie tych systemów sprawia, że operacje, kontrola i nadzór nad dostawcami i zapasami są o wiele łatwiejsze.
  • Zamówienia pośrednie to dostawy, które nie wchodzą w produkty i usługi firmy, ale są używane do codziennych operacji. Mogą one obejmować takie przedmioty jak meble biurowe, laptopy i artykuły papiernicze. Dział finansowy autoryzuje i śledzi te zakupy, używając systemu zaopatrzenia.

4. Planowanie i analizy finansowe (FP&A)

W dużych firmach jest to czasami oddzielny zespół w dziale finansowym. Specjaliści z zakresu planowania i analizy finansowej są odpowiedzialni za modelowanie potencjalnych scenariuszy i prognozowanie prawdopodobnych wyników w najlepszych i najgorszych sytuacjach. Wykorzystują te prognozy do opracowania planów finansowych i budżetów na następny kwartał lub rok. Specjaliści ds. planowania i analizy finansów (FP&A) często ściśle współpracują z innymi częściami firmy w celu opracowania prognoz i budżetów, w tym planów sprzedaży, kadrowych i operacyjnych. Jest to określane mianem planowania połączonego.

5. Podatki

Każda firma musi składać zeznania podatkowe, ale staje się to szczególnie skomplikowane w przypadku dużych firm, które muszą to robić w różnych krajach. Takie firmy często mają wyspecjalizowane zespoły podatkowe, które korzystają z oprogramowania do raportowania podatkowego dla poszczególnych krajów i innych celów.

6. Skarbiec

Dział skarbowy jest odpowiedzialny za śledzenie i zarządzanie aktywami kapitałowymi, długami, pożyczkami i gotówką w banku. Dział skarbowy doradza dyrektorowi finansowemu, ile pieniędzy jest dostępnych na takie cele, jak inwestycje kapitałowe (na przykład duże zakupy sprzętu) lub fuzje i przejęcia (M&A). jest on również odpowiedzialny za strukturę kapitałową firmy (patrz poniżej).

7. Ryzyko i zgodność z przepisami

Funkcja ta zarządza kontrolami ryzyka finansowego – od audytów po klęski żywiołowe – i zmniejsza ekspozycję firmy w jak największym stopniu. Muszą również upewnić się, że firma przestrzega zasad i przepisów określonych przez rządy, organy regulacyjne i inne jurysdykcje, aby zachować zgodność z nimi i uniknąć wysokich kar.

Typy zarządzania finansami

Zarządzanie finansami jest zasadniczo podzielone na następujące typy:

Zarządzanie kapitałem obrotowym

Koncentruje się to przede wszystkim na bieżących operacjach, takich jak zapewnienie wystarczającej ilości pieniędzy, aby zapłacić pracownikom lub kupić surowce. Kapitał obrotowy obejmuje takie obszary, jak gotówka w kasie, zapasy w kasie lub inne aktywa, które można szybko sprzedać, aby pozyskać pieniądze w przypadku wystąpienia krytycznych problemów.

Zarządzanie cyklem przychodów

Obejmuje to przychody, które firma uzyskuje w miarę upływu czasu, sprzedając swoje towary i usługi. Ponieważ coraz więcej firm zaczyna sprzedawać wszystko „jako usługę”, przychody muszą być ujmowane w miesięcznych lub kwartalnych okresach, w których zostały uzyskane, a nie od razu w momencie sprzedaży. Ten rozłożony w czasie cykl przychodów jest określany jako miesięczny przychód cykliczny (MRR).

Budżetowanie kapitałowe

Ten obszar zarządzania finansami polega na określeniu, czego przedsiębiorstwo potrzebuje finansowo, aby osiągnąć zarówno cele krótko-, jak i długoterminowe. Kierownicy finansowi wykorzystują budżetowanie kapitałowe do oceny rentowności inwestycji lub projektów, aby sprawdzić, czy przynoszą one wartość firmie.

Struktura kapitałowa

Struktura kapitałowa to połączenie zadłużenia i kapitału własnego wykorzystywane do finansowania działalności spółki, przejęć, inwestycji i rozwoju. Struktura kapitałowa spółki jest zwykle przedstawiana jako stosunek zadłużenia do kapitału własnego.

Zarządzanie danymi finansowymi firmy za pomocą rozwiązań Oracle

Bez oprogramowania do zarządzania finansami organizacji trudno by było przetrwać. W miarę rozwoju firmy zarządzanie finansami staje się coraz bardziej złożone – firma potrzebuje więc oprogramowania finansowego, które może obsługiwać więcej niż podstawową księgowość. Zaawansowane systemy zarządzania finansami mogą pomóc nie tylko w zarządzaniu przepływem pieniędzy – ułatwiają optymalizację rentowności, określenie zobowiązań podatkowych, zmniejszenie ryzyka, zachowanie zgodności z przepisami, poprawę zarządzania przychodami i nie tylko. Dzięki odpowiedniemu systemowi planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) można przygotować się na wyzwania przyszłości.

Zarządzanie finansami – najczęściej zadawane pytania

Co oznacza zarządzanie finansami?
Zarządzanie finansami odnosi się do zarządzania finansami przedsiębiorstwa, w tym wszystkimi środkami pieniężnymi wchodzącymi w skład przedsiębiorstwa, wszelkimi wydatkami pieniężnymi oraz wszelkimi środkami pieniężnymi lub aktywami w rezerwie.

Jaka jest rola zarządzania finansami?
Podstawową rolą zarządzania finansami jest utrzymanie wypłacalności firmy. Poza tym dobre zarządzanie finansami może pomóc firmie rozwijać się i prosperować.

Jak wygląda przykład zarządzania finansami?
Przykładem zarządzania finansami jest sytuacja, w której zespół ds. zarządzania finansami określa, ile pieniędzy firma powinna zainwestować w nową fabrykę, linię produktów lub ofertę usługową.

Sprawdź, jak dzięki Oracle Cloud ERP można szybko wdrażać nowe procesy i modele biznesowe, zmniejszając jednocześnie koszty, zwiększając trafność prognozowania i przyspieszając wprowadzanie innowacji.