Tematy związane z zarządzaniem finansami

Czym jest system zarządzania finansami?

Obejrzyj film: Czym jest system zarządzania finansami? (1:15)

System zarządzania finansami jest zaprojektowany do generowania, łączenia, zapisywania i raportowania wielu różnych rodzajów transakcji finansowych, ale w ostatecznym rozrachunku służy jednemu celowi: liczeniu pieniędzy.

Mówiąc wprost: bez jakiejś formy oprogramowania księgowego organizacja nie będzie w stanie funkcjonować. Na najbardziej podstawowym poziomie każda organizacja potrzebuje systemów do zarządzania przepływem pieniędzy do i z firmy. Jednak naprawdę wydajny system zarządzania finansami może więcej: służy optymalizowaniu zyskowności, mierzeniu przepływów środków pieniężnych, obliczaniu zobowiązań podatkowych, pilnowaniu zgodności z przepisami oraz zapewnianiu długofalowego zrównoważonego rozwoju firmy.

Najważniejsze zalety oprogramowania księgowego

Oprogramowanie do zarządzania finansami obejmuje narzędzia i procesy umożliwiające zarządzanie przychodami, wydatkami i aktywami oraz sprawowanie nad nimi nadzoru. Nadrzędnym celem każdego rozwiązania do zarządzania finansami jest nie tylko wspieranie bieżącej działalności firmy, ale również maksymalizacja zysków oraz ochrona danych finansowych przed oszustwami i kradzieżą. System księgowy musi zapewniać co najmniej następującą funkcjonalność:

Bezbłędne zarządzanie finansami

 Współczesne przedsiębiorstwa potrzebują czegoś więcej niż cyfrowej wersji (arkusze kalkulacyjne) taktycznych ksiąg rachunkowych. Poza odnotowywaniem transakcji oprogramowanie do zarządzania finansami musi również pomagać w takich aspektach, jak prowadzenie ogółu spraw finansowych firmy, eliminowanie błędów księgowych, skrócenie cyklu fakturowania, przestrzeganie stale zmieniających się przepisów i wymogów ustawowych oraz optymalizowanie przepływów pieniężnych w skali dnia, miesiąca i roku.

Zgodność z obecnymi i przyszłymi standardami księgowymi

 Krajowe i międzynarodowe standardy księgowe wyznaczają ramy, w których muszą się poruszać firmy prywatne i publiczne. Za pomocą reguł, definicji i procesów standardy normalizują informacje finansowe. Niestety, owe standardy często się zmieniają. W ciągu ostatnich kilku lat w życie weszły nowe normy, w tym IFRS 15 i ASC 606. System zarządzania finansami powinien obsługiwać najnowsze standardy księgowe i być na tyle elastyczny, aby bez problemu przyjmować kolejne zmiany.

Rzetelne dane finansowe

 Oprogramowanie finansowe nie może się ograniczać do obsługi podstawowych operacji księgowych. Musi również pomagać organizacjom w następujących kwestiach: eliminowanie nadmiarowości zapisów w księgach, usprawnienie budżetowania, prognozowania i planowania, wdrożenie kompleksowego zarządzania wydatkami z podziałem na odpowiednie kategorie, bezproblemowa integracja z systemami bankowymi, zwiększenie dokładności audytów oraz prowadzenie szczegółowych rejestrów aktywów i zobowiązań.

Bezpieczeństwo danych i systemów

 Funkcje księgowe, finansowe i audytowe muszą gwarantować wszechstronne bezpieczeństwo systemów oraz bezwzględną integralność danych wewnątrz całego systemu zarządzania finansami.

Integracja całej działalności przedsiębiorstwa

 W dużych organizacjach oprogramowanie do zarządzania finansami wchodzi w skład systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), który łączy dane finansowe i inne między jednostkami organizacyjnymi, zakładami lub działami firmy. Skonsolidowanie danych finansowych prowadzi do uspójnienia i w efekcie uproszczenia procesów realizowanych w firmie.

Skalowalność umożliwiająca rozwój

 Gdy firma się rozwija, rośnie obciążenie jej systemów i procesów. A to oznacza, że jej oprogramowanie do zarządzania finansami musi mieć zdolność szybkiego i łatwego skalowania, aby wesprzeć tę ekspansję — na nowe rynki, kraje i asortyment produktowy.

Bezpieczeństwo danych i systemów

 W ramach monitorowania i zarządzania środkami pieniężnymi w przedsiębiorstwie systemy zarządzania finansami powinny wspomagać ochronę newralgicznych danych przed kradzieżą, fałszowaniem i innymi formami przestępczego wykorzystania. Jeśli rozwiązania do zarządzania finansami zawierają funkcje do zarządzania ryzykiem i zgodnością z przepisami, firmy mogą wykorzystywać te funkcje nie tylko do śledzenia historii transakcji i wykrywania błędów, ale również w celu dokonywania podziału obowiązków oraz przypisywania ról do obowiązków w całym przedsiębiorstwie.

Podstawowe obszary funkcji kompleksowego systemu księgowego

Systemy zarządzania finansami dostarczają precyzyjne informacje finansowe wewnątrz całej organizacji. Dodatkowo różnorodność danych w oprogramowaniu finansowym może wspierać przedsiębiorstwo w następujących obszarach funkcjonalnych:

Zestawy ksiąg: księga główna (KG) i księgi pomocnicze

 Możliwość rezygnacji z dodatkowego sprzętu i oprogramowania pośredniczącego
Zmniejszenie kosztów instalacji i wdrożenia

Rozrachunki z dostawcami (AP) i rozrachunki z odbiorcami (AR)

 Oprogramowanie finansowe nie może się ograniczać do obsługi podstawowych operacji księgowych. Musi również pomagać organizacjom w następujących kwestiach: eliminowanie nadmiarowości zapisów w księgach, usprawnienie budżetowania, prognozowania i planowania, wdrożenie kompleksowego zarządzania wydatkami z podziałem na odpowiednie kategorie, bezproblemowa integracja z systemami bankowymi, zwiększenie dokładności audytów oraz prowadzenie szczegółowych rejestrów aktywów i zobowiązań.

Zarządzanie aktywami

 System zarządzania zapasami musi dostarczać informacji o wartości i kondycji aktywów. Oprogramowanie do zarządzania finansami potrzebuje danych o zaangażowanym kapitale i danych operacyjnych razem z opisowymi informacjami o aktywach, ponieważ tylko wtedy będzie w stanie wygenerować precyzyjne sprawozdania finansowe o zwiększeniu i spadku wartości.

Zarządzanie windykacją

 Zarządzanie windykacją w odniesieniu do dostawców i klientów to ważny obszar funkcjonalny oprogramowania do zarządzania finansami. Mając do dyspozycji kompleksowe opcje zarządzania windykacją, łatwiej jest tworzyć rankingi klientów, formułować strategie windykacji, zarządzać płatnościami windykacyjnymi oraz inicjować działania windykacyjne wobec klientów ogłaszających bankructwo.

Zarządzanie wydatkami pracowników

 Generowanie i przetwarzanie raportów o wydatkach pracowników to nieodzowna funkcjonalność systemu zarządzania finansami. Wśród opcji powinna się znaleźć możliwość samodzielnego wprowadzania wydatków przez pracowników oraz przypisywania wydatków do projektów i kont rozliczania podróży służbowych.

Sprawozdawczość i analityka

 Pobierając, porządkując i analizując dane z systemów zarządzania finansami, można otrzymać użyteczny obraz efektów działalności firmy oraz jej sytuacji finansowej w wybranych momentach. Oprogramowanie do zarządzania finansami będzie najbardziej skuteczne wtedy, gdy ma wbudowane macierzyste narzędzia sprawozdawcze.
W przypadku, gdy oprogramowanie finansowe zawiera również wielowymiarową platformę sprawozdawczą z funkcjami samodzielnego tworzenia raportów i wizualizacji, firmy mogą zaoferować swoim pracownikom dostęp do informacji na żywo, co zawsze przynosi dużą korzyść.

Zarządzanie przychodami

 Aplikacje do zarządzania przychodami zawarte w systemach do zarządzania finansami automatyzują egzekwowanie i weryfikują zgodność ze standardami i przepisami, takimi jak ASC 606 czy IFRS 15.

Zarządzanie ryzykiem

 Aby monitorować i chronić firmę przez kradzieżami i oszustwami inicjowanymi wewnętrznie i z zewnątrz, rozwiązania do zarządzania finansami oferują wbudowane narzędzia kontroli i audytu, które umożliwiają zarządzanie podziałem obowiązków (segregation of duties, SOD) oraz regułami płatności.

Oprogramowanie do zarządzania finansami — raporty i analizy

Większość systemów zarządzania finansami radzi sobie bardzo dobrze z dynamicznym zapewnianiem wglądu w dane przedsiębiorstwa. W ubiegłym wieku programy do planowania zasobów przedsiębiorstwa potrafiły świetnie gromadzić bardzo duże zbiory danych biznesowych, ale miały problemy z tworzeniem raportów na ich podstawie. To już przeszłość.

Współczesne organizacje chcą mieć możliwość praktycznego wykorzystywania danych finansowych do poprawiania dochodowości, optymalizowania działalności i usprawniania procesów podejmowania decyzji. W ostatnich latach znacznie wzrosło znaczenie funkcji sprawozdawczości oraz innych form monitorowania działań i generowania danych wyjściowych. W reakcji na te nowe potrzeby zmieniły się wymogi, jakie w kwestii raportowania systemy zarządzania finansami stawiają pozostałym systemom.

Każda firma potrzebuje co najmniej raportów o zakończeniu miesiąca, kwartału i roku, a także podstawowych sprawozdań finansowych o dochodach, wydatkach i saldach. Co prawda takie raporty były dostępne zawsze, ale trudno było je personalizować oraz tworzyć na ich podstawie produkty pochodne do innych zastosowań.

W obecnym szybko zmieniającym się otoczeniu biznesowym możliwość generowania predefiniowanych raportów oraz łatwego tworzenia niestandardowych sprawozdań to nie sympatyczna ciekawostka, ale kluczowy wymóg, jaki stawia się oprogramowaniu do zarządzania finansami. Do tego dochodzą potrzeby w zakresie dogłębnej analizy danych, wizualizowania informacji, zapewniania lepszego wglądu w działalność operacyjną i większej opisowości raportów — okazuje się, że oprogramowanie ERP musi ściśle i bezproblemowo współpracować z zaawansowanymi systemami sprawozdawczymi, takimi jak rozwiązania do zarządzania wydajnością przedsiębiorstwa (EPM).

Zarządzanie finansami — lokalnie lub w chmurze

Poza założeniami projektowymi opisanymi powyżej istnieją także trzy podstawowe przesłanki operacyjne, które powodują stopniowe przenoszenie systemów zarządzania finansami ze środowisk lokalnych do chmurowych. Oto one:

Oprogramowanie które pracuje, a nie nakłada pracę na użytkowników

Przy dawniejszych systemach zarządzania finansami operatorzy i konsultanci musieli wykonywać mnóstwo prac utrzymaniowych. Aby zachować bezpieczeństwo i aktualność, lokalne pakiety oprogramowania ERP i EPM stale wymagały poprawek błędów i uaktualnień, często wprowadzanych za pomocą bezpośrednio następujących po sobie projektów. W przypadku rozwiązań chmurowych cała ta mozolna praca związana z monitorowaniem, diagnozowaniem, instalowaniem i testowaniem poprawek przechodzi na dostawcę. Klient nie zajmuje się ciągłym naprawianiem systemu, tylko jego produkcyjnym wykorzystaniem.

Eliminacja kosztownych działań ubocznych

Systemom starego typu trzeba poświęcać mnóstwo czasu, pracy i pieniędzy, aby po prostu utrzymać ich funkcjonowanie. Z kolei w chmurowych systemach zarządzania finansami wszystkie uaktualnienia, operacje przywracania po awarii, modernizacje sprzętu, tworzenie kopii zapasowych i zarządzanie niestandardowym kodem źródłowym przejmuje na siebie dostawca w ramach kompleksowej usługi.

Rzetelne dane finansowe

Oprogramowanie finansowe nie może się ograniczać do obsługi podstawowych operacji księgowych. Musi również pomagać organizacjom w następujących kwestiach: eliminowanie nadmiarowości zapisów w księgach, usprawnienie budżetowania, prognozowania i planowania, wdrożenie kompleksowego zarządzania wydatkami z podziałem na odpowiednie kategorie, bezproblemowa integracja z systemami bankowymi, zwiększenie dokładności audytów oraz prowadzenie szczegółowych rejestrów aktywów i zobowiązań.

Koniec z niewykorzystanym oprogramowaniem

Wraz z nadejściem nowoczesnego oprogramowania do zarządzania finansami skończyła się praktyka kupowania dodatkowych licencji dla potencjalnych przyszłych użytkowników i projektów. W modelu subskrypcji chmurowych rozwiązań SaaS firmy używają tylko tylu licencji, ilu obecnie potrzebują, a kolejnych użytkowników i produkty dodają wraz z nowymi wymaganiami. Nakłady inwestycyjne na oprogramowanie, które potem leży na półce, to kolejny relikt minionej epoki wynikający ze specyfiki praktyk z zakresu IT obowiązujących w ubiegłym wieku.

Model udostępniania oprogramowania jako usługi (SaaS) stymuluje zarządzanie finansami nowej generacji

Bez wątpienia systemy zarządzania finansami przeszły ewolucję dostosowującą je do wymagań ery cyfrowej. Kluczowe znaczenie w tej transformacji miała koncepcja chmury. Dzięki środowiskom chmurowym tradycyjne systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa i zarządzania finansami zmieniły się z prostego oprogramowania księgowego działającego na zapleczu w kompleksowe, newralgiczne, zintegrowane rozwiązania wspierające innowacyjność. Wobec natykania się przez firmy na kolejne nowe czynniki zaburzające dotychczasową stabilność, a także w obliczu rosnącej presji ze strony konkurencji, nowoczesne systemy zarządzania finansami dostosowane do tych nowych realiów pomogą przedsiębiorstwom osiągnąć znakomitą pozycję finansową, która pozwoli im stawić czoła wymogom przyszłości.

Przyszłość zarządzania finansami

Oracle oferuje nowoczesne, chmurowe systemy zarządzania finansami, które pomagają organizacjom rywalizować w erze cyfrowej gospodarki. Oto kilka najważniejszych cech tych rozwiązań:

Rewolucyjne narzędzia sprawozdawcze

 Rozbudowane funkcje raportów wbudowanych i ad-hoc z danymi zbieranymi na żywo oraz fabryczna integracja z aplikacjami EPM Cloud. Zastąpienie rozproszonych, niepowiązanych z sobą arkuszy kalkulacyjnych szybkimi i dokładniejszymi raportami pozwala szybciej reagować na różne zjawiska i uspójnić planowanie w skali całego przedsiębiorstwa.

Bezpieczna, globalna infrastruktura

Zabezpieczenia najwyższej klasy dzięki infrastrukturze zaprojektowanej, zarządzanej i będącej własnością Oracle, wykorzystującej najnowocześniejsze centra przetwarzania danych oparte na najlepszych systemach bazodanowych. W takim środowisku nasze systemy zarządzania finansami bez problemu spełniają wymogi lokalnego przechowywania danych nakładane przez różne kraje.

Bezkonkurencyjna skalowalność

 Nasze rozwiązania chmurowe oferują doskonałą skalowalność pod względem wolumenu danych i szybkości działania. Podczas testów skomplikowane zestawy danych finansowych były przetwarzanie w tempie 360 milionów transakcji na godzinę.

Kompleksowe zarządzanie finansami

Oferujemy najbardziej kompleksowy pakiet oprogramowania finansowego wśród podobnych rozwiązań istniejących na rynku. Zawiera on m.in. aplikacje do podstawowych operacji księgowych i finansowych, zarządzania wydatkami, zarządzania ryzykiem, egzekwowania zgodności z przepisami, bezpośredniego i pośredniego zaopatrzenia oraz zarządzania portfelem projektów (PPM).

Intuicyjne środowisko użytkownika

Bazując na współczesnych kanonach projektowania i wykorzystując narzędzia społecznościowe, Oracle oferuje w swoich produktach nowoczesne interfejsy użytkownika, które pomagają pracować wydajniej i bardziej zespołowo.

Kompleksowe, całościowe rozwiązania dla przedsiębiorstw

Rozwiązania Oracle pomagają eliminować zjawisko izolowania danych, uzyskiwać lepszy obraz działalności i konfigurować spójne przepływy pracy w całym przedsiębiorstwie dzięki gotowej, natywnej integracji ze wszystkimi powszechnymi biznesowymi obszarami funkcjonalnymi, takimi jak: zarządzanie kapitałem ludzkim (HCM), zarządzaniem łańcuchem dostaw (SCM), produkcja, automatyzacja sprzedaży (CRM) czy asysta techniczna.

Najlepsze praktyki

Nowoczesne najlepsze praktyki obejmują ponad 180 procesów biznesowych, pomagając użytkownikom w dynamicznym zarządzaniu finansami. Nasze oprogramowanie do zarządzania finansami opracowano z uwzględnieniem tych nowatorskich procesów, aby pomóc przedsiębiorstwom w osiąganiu optymalnej wydajności pracy, szybszym zamykaniu okresów i wyciąganiu ważnych wniosków w czasie rzeczywistym.