Co to jest zarządzanie zaopatrzeniem?

Zarządzenie zaopatrzeniem nazywane jest także procesem „od źródła do rozliczenia”. Obejmuje ocenę, wybór i tworzenie formalnych umów, a także zarządzanie bieżącymi relacjami firmy z dostawcami.

Zaopatrzenie to złożona dyscyplina obejmująca wiele powiązanych ze sobą działań. Proces zarządzania zaopatrzeniem obejmuje transakcyjne nabywanie towarów i usług oraz jest zintegrowany z zobowiązaniami w celu zamykania cyklu „od źródła do rozliczenia” poprzez dostarczanie dokumentów pomocniczych, które umożliwiają przetwarzanie faktur dla dostawców i wykonywanie płatności.

Podstawowa funkcja rozwiązania zaopatrzeniowego opartego na chmurze

Na coraz bardziej zaawansowanym i dynamicznym rynku firmy potrzebują elastycznych narzędzi, które pomogą im usprawnić procesy zaopatrzeniowe. Organizacje wykorzystujące zaopatrzenie strategiczne coraz częściej wdrażają zintegrowane, oparte na chmurze pakiety oprogramowania, które łączą funkcje zarządzania dostawcami, zaopatrzenia, zarządzania umowami i proaktywnego zarządzania ryzykiem z obsługą transakcji od zakupu do zapłaty.

Dzięki kompletnemu rozwiązaniu zaopatrzeniowemu przedsiębiorstwa mogą wykorzystywać newralgiczne informacje podczas podejmowania decyzji, jednocześnie proaktywnie zarządzając bieżącymi działaniami w całym cyklu „od źródła do rozliczenia”. Zintegrowane, oparte na chmurze rozwiązanie do zarządzania zamówieniami składa się z następujących elementów:

Zarządzanie dostawcami

Zakup strategiczny rozpoczyna się od kwalifikowania dostawców przed rozpoczęciem negocjacji. Proces ten obejmuje gromadzenie, ocenę i monitorowanie danych dotyczących dostawców, aby upewnić się, że przestrzegają oni zasad biznesowych. Wykorzystując oprogramowanie do zarządzania zaopatrzeniem, można zbierać ważne informacje na temat kwalifikacji dostawców za pomocą wewnętrznych i zewnętrznych kwestionariuszy oraz profili samoobsługowych. Wybierz najlepszych dostawców poprzez ocenę ich kwalifikacji, a także czynników ryzyka i zgodności z zasadami.

Oparte na chmurze rozwiązanie umożliwia zespołom zaopatrzeniowym proaktywne zarządzanie relacjami z dostawcami. Możesz wykorzystać wbudowane narzędzia społecznościowe, aby współpracować efektywniej i zgodnie z linią firmy podczas planowania i tworzenia dokumentów negocjacyjnych. A gdy pojawią się nowe informacje, które mogą wpłynąć na zarządzanie dostawcami, możliwości lub czynniki ryzyka, otrzymasz powiadomienia. Dostawcy i zespoły zaopatrzeniowe zyskują pełną widoczność transakcji w czasie rzeczywistym, a także wgląd w bieżące i przyszłe działania związane z zaopatrzeniem.

Pozyskiwanie źródeł zaopatrzenia

Definiowanie wymagań oraz ręczne zbieranie i porównywanie ofert dostawców może być czasochłonne i stać się przyczyną błędów. Może również doprowadzić do opóźnień w istotnych zakupach.

Inteligentniejsze tworzenie dokumentów, negocjacje i wybór dostawcy opierają się na sprawdzonych metodach negocjacji w celu osiągnięcia najlepszych wyników. Wbudowane narzędzia do współpracy społecznościowej ułatwiają wspólne tworzenie skutecznej dokumentacji negocjacyjnej. Narzędzia do analizy przyznanych zleceń pozwalają na szybką ocenę ofert dostawców na podstawie wcześniej określonych czynników — takich jak cena, jakość i wartość — umożliwiając wybór najlepszego dostawcy w oparciu o unikalne wymagania biznesowe.

Zarządzanie umowami

Skuteczne zarządzanie zamówieniami ma kluczowe znaczenie. Ręczna obsługa tego procesu może zająć dużo czasu. Korzystając z nowoczesnego systemu zarządzania zaopatrzeniem, można jednak usprawnić tworzenie kontraktów. Jest to możliwe dzięki wskazówkom nawigacyjnym, które wykorzystują biblioteki wstępnie zatwierdzonych klauzul, standaryzowanych szablonów i wbudowanych narzędzi współpracy społecznościowej.

Standaryzacja i automatyzacja procesu zarządzania kontraktami usprawnia proces tworzenia kontraktów o wysokiej jakości. Można uzyskać pełny wgląd w kontrakty, kontrolując przy tym koszty. Funkcje analityczne identyfikują odchylenia języka proponowanych kontraktów od zdefiniowanych standardów. Audytowalne przepływy pracy wymuszają zatwierdzanie dokumentów. Bezpieczne, przeszukiwalne repozytorium kontraktów z pełną historią śledzenia i audytu pozwala użytkownikom szybko zlokalizować to, czego potrzebują. Zautomatyzowane funkcje zarządzania odnowieniem z wyprzedzeniem ostrzegają specjalistów ds. zakupów o wygasających umowach. Mogą oni więc proaktywnie podejmować niezbędne działania mające na celu uniknięcie potencjalnego ryzyka.

Zapotrzebowanie

Wynegocjowane oszczędności mogą szybko zostać utracone, jeśli zakupy nie są właściwie regulowane w cyklu od zakupu po zapłatę. Nowoczesne oprogramowanie do zarządzania zaopatrzeniem zapewnia, że wynegocjowane oszczędności są realizowane z zastosowaniem zasad biznesowych, kontroli i zatwierdzeń.

Wydatki poza kontraktem można ograniczyć, zapewniając pracownikom samoobsługowe, intuicyjne środowisko. Przyjazne dla użytkowników środowisko pozwala im łatwo i szybko przeglądać i kupować produkty lub usługi. Szkolenie w tym zakresie nie jest konieczne lub zajmuje niewiele czasu. Rozbudowane możliwości wyszukiwania, inteligentne formularze, listy zakupów i spersonalizowane środowisko zakupowe zapewniają, że wynegocjowane ceny i warunki są automatycznie egzekwowane poprzez katalogi dostawców i konfigurowalne procedury zatwierdzeń zaprojektowane w celu kontroli wydatków i obniżenia kosztów.

Zakupy

Automatyzacja rutynowych transakcji od zakupu po zapłatę, takich jak tworzenie zlecenia zakupu, pozwala szukać nowych możliwości obniżenia kosztów. Korzystając z chmurowego systemu zarządzania zaopatrzeniem, można usprawnić ten proces, jednocześnie egzekwując wynegocjowane ceny i zapewniając zgodność z zasadami. Można tworzyć zamówienia zakupu na podstawie zapotrzebowania, bez potrzeby wykonywania manualnych czynności. Zapewnij swoim zespołom ds. zakupów wgląd w wyjątki, status i wymagane działania. Komunikuj się z dostawcami za pomocą wbudowanych narzędzi społecznościowych.

Zobowiązania

Przetwarzanie faktur dostawców jest często ręcznym, czasochłonnym procesem, który może powodować błędy. Kompletne rozwiązanie zaopatrzenia i zakupów usprawnia i automatyzuje tę newralgiczną funkcję. Zintegrowany system zarządzania zakupami umożliwia skorzystanie ze zniżek za wcześniejsze płatności i obniżenie kosztów pracy. Obejmuje to solidny system zarządzania płatnościami, który zapewnia elektroniczną transmisję faktur od dostawców oraz szybsze przetwarzanie wspomagane przez skanowanie optyczne, uczenie maszynowe i automatyczne dopasowywanie zamówień zakupu. Sprawdzanie faktur na poziomie wiersza jest w pełni zautomatyzowane, aby przyspieszyć przetwarzanie. Do obsługi wyjątków służą alarmy i narzędzia współpracy społecznościowej, a udostępnianie dokumentów przyspiesza rozwiązywanie problemów.

Usprawnianie zarządzania dostawcami. Zarządzanie kosztami. Zapewnianie zgodności ze standardami.

Firmy inwestują w rozwiązania do zarządzania zamówieniami, by usprawniać i automatyzować procesy zaopatrzenia i zakupów. Oprogramowanie do zarządzania zakupami odgrywa ważną rolę w zarządzaniu kosztami przez zwiększanie oszczędności dzięki negocjowaniu umów zakupu z dostawcami. Wydatki są zarządzane przez kierowanie zakupów do zatwierdzonych dostawców za pomocą aplikacji, które również egzekwują przestrzeganie zasad dotyczących zakupów. Rozwiązania „od źródła do rozliczenia” zwiększają też efektywność zakupów, usprawniając wewnętrzne procesy i zmniejszając ryzyko dzięki bardziej skutecznemu zarządzaniu dostawcami i kontraktom.

Systemy zarządzania zamówieniami, które automatyzują i optymalizują procesy zaopatrzeniowe, zapewniają następujące korzyści:

Zmniejszenie kosztów

Oszczędność kosztów zaczyna się od pozyskiwania źródeł zaopatrzenia. Proces ten polega na identyfikacji i ocenie potencjalnego dostawcy oraz negocjowaniu warunków zakupu dóbr i usług. Dzięki tym działaniom przedsiębiorstwo zyskuje konkurencyjne ceny i najlepszą wartość. W przypadku większości firm negocjacje odbywają się w drodze procedury przetargowej, w ramach której konkuruje ze sobą kilku dostawców. Twierdzenie, że ograniczenie kosztów jest jedynym czynnikiem byłoby nadmiernym uproszczeniem, znajduje się ono jednak na szczycie listy kryteriów, według których oceniane są oferty organizacji zaopatrzeniowych. Po wybraniu dostawcy i podpisaniu kontraktu, dana firma staje się zatwierdzonym dostawcą konkretnego produktu lub usługi. Kontrolując wydatki, firmy są w stanie zmaksymalizować oszczędności kosztów i zwiększyć rentowność.

Większy wpływ na wydatki

Dla wielu organizacji zakupy, które odbywają się poza formalnymi procesami wciąż są problemem, gdyż dostawcy nieobjęci kontraktem mogą oferować konkurencyjne ceny. Zakupy takie nazywane są wydatkami poza kontraktem. Rozwiązania do zarządzania zakupami są przeznaczone do kontrolowania tego procesu, egzekwując zakupy od zatwierdzonych dostawców.

Zgodność zakupów jest zarządzana na wielu poziomach przy użyciu systemów zaopatrzenia, które korzystają z czynników motywacyjnych i odstraszających. Po pierwsze, zapewniają one intuicyjny proces zakupowy. Ułatwia to pracownikom znajdowanie potrzebnych towarów i dokonywanie zakupów wyłącznie u autoryzowanych dostawców. Produkty lub usługi są wyświetlane w przyjaznym dla użytkownika interfejsie. Systemy te korzystają także z konfigurowalnych zasad, reguł i kontroli zarządzania wydatkami, składających się z przepływów pracy i zatwierdzeń kierowniczych, aby zapewnić zgodność zakupów i zwiększyć oszczędności.

Większa efektywność i automatyzacja procesów zaopatrzeniowych

Uciążliwe, ręczne procesy uniemożliwiają zespołom zaopatrzeniowym dostarczanie większej wartości strategicznej. Nieefektywne procesy zaopatrzeniowe mogą skutkować utratą dokumentów, niekontrolowanymi wydatkami oraz utraconymi możliwościami skorzystania z rabatów.

Rozwiązania do zarządzania zakupami standaryzują, usprawniają i automatyzują ręczne procesy oparte na dokumentacji papierowej i zmniejszają ilość pracy niezbędnej do ich ukończenia. Firmy mogą szybciej tworzyć lepsze kontrakty i maksymalizować wartość wynegocjowanych umów. Następuje poprawa efektywności w całym procesie zarządzania zakupami, zarówno jeśli chodzi o kwalifikację dostawców, przyspieszanie negocjacji, jak i zawieranie umów czy monitorowanie działań zakupowych. W rezultacie zapotrzebowania zakupu są szybciej zatwierdzane, a faktury dostawców są szybciej przetwarzane i opłacane. Uwalniane są cenne zasoby, które można wykorzystać do bardziej strategicznych działań, takich jak zarządzanie dostawcami, negocjowanie korzystniejszych cen i badanie nowych źródeł dostaw.

Lepsze zarządzanie dostawcami

Dostawcy to niezwykle istotni partnerzy biznesowi, którzy dostarczają produkty lub usługi, których potrzebuje Twoja firma. Kwalifikowanie przydatności potencjalnego dostawcy jako partnera biznesowego jest kluczowe. Oprogramowanie do zarządzania zakupami usprawnia proces oceny krytycznych czynników, takich jak rentowność, zgodność z kodeksem postępowania firmy oraz inne czynniki kwalifikujące potencjalnego partnera biznesowego.

Po zakwalifikowaniu dostawcy system pomaga zarządzać bieżącymi relacjami z dostawcami, na przykład informując specjalistów ds. zaopatrzenia o wygaśnięciu kwalifikacji. System informuje również o pojawieniu się nowych informacji, które mogą wpłynąć na kwalifikacje i możliwości dostawcy, zmieniając jego profil ryzyka.

Standaryzacja i usprawnianie cyklu życia kontraktu

Kontrakty zaopatrzeniowe kończą proces uzupełniania zapasów. Formalizują relacje biznesowe między firmą a jej dostawcami, ich obowiązki, ustalanie cen oraz określają warunki rozstrzygania sporów. Nowoczesny system zarządzania zamówieniami pomaga przejąć kontrolę nad procesem zarządzania kontraktami w celu uzyskania wglądu w umowy, skrócenia czasu cykli i zarządzania zgodnością.

Proces tworzenia kontraktów odbywa się szybciej i przy mniejszym ryzyku dzięki wstępnie zdefiniowanemu językowi, szablonom i przepływom pracy. Podczas negocjacji recenzenci kontraktów mogą szybko zidentyfikować odchylenia od standardowego języka, aby podkreślić ryzyko, wprowadzić wymagane zmiany i uzyskać niezbędne zatwierdzenia przed finalizacją. System umożliwia także elektroniczne przechowywanie i wyszukiwanie zawartych umów. Kierownictwo jest powiadamiane o zdarzeniach, takich jak wygasanie umów, w celu zapewnienia terminowych działań i zminimalizowania opóźnień.

Oracle Fusion Cloud Procurement

Rozwiązanie Oracle Procurement Cloud unowocześnia procesy biznesowe związane z zakupami, pozwalając proaktywnie zarządzać relacjami z dostawcami i działaniami w całym cyklu zaopatrzenia i zakupów. To kompletne, zintegrowane i oparte na chmurze rozwiązanie umożliwia przekształcenie organizacji zaopatrzeniowej, by zapewniać szybkie i zgodne z przepisami usługi zaopatrzenia we wszystkich obszarach organizacji.

Wykorzystując możliwości cyfrowe, takie jak wbudowane funkcje analityczne, narzędzia współpracy społecznościowej i urządzenia mobilne, Procurement Cloud pozwala ograniczyć ryzyko dotyczące dostawców, zwiększyć wydajność zaopatrzenia, kontrolować wydatki i poprawić marże zysku organizacji.