Czym jest oprogramowanie księgowe?
Oprogramowanie księgowe zarządza i rejestruje codzienne transakcje finansowe organizacji, w tym zarządzanie środkami trwałymi, zarządzanie wydatkami, zarządzanie przychodami, należności, zobowiązania, księgowanie w księgach pomocniczych oraz raportowanie i analizy. Wszechstronny system księgowy śledzi aktywa, zobowiązania, przychody i wydatki organizacji. Takie transakcje wypełniają księgę główną w czasie rzeczywistym, zapewniając dyrektorom finansowym, skarbnikom i kontrolerom natychmiastowy dostęp do dokładnych danych finansowych w czasie rzeczywistym. Umożliwia także osobom odpowiedzialnym za bilans zysków i strat wgląd w wydajność organizacji na poziomie operacyjnym.
Systematyczne rejestrowanie transakcji finansowych umożliwia sporządzanie kwartalnych i rocznych sprawozdań finansowych, w tym bilansów, zestawień dochodów, zestawień przepływów pieniężnych i zestawień kapitałowych akcjonariuszy. Oprogramowanie księgowe stanowi kluczowy element systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP).
Systemy ERP ujednolicają niezbędne funkcje biznesowe, takie jak księgowość, planowanie i analiza finansowa (FP&A), łańcuch dostaw, zarządzanie zapasami i zamówienia. Takie aplikacje są natywnie zintegrowane ze wspólnym interfejsem użytkownika i modelem danych, eliminując konieczność przechodzenia między systemami lub integrując autonomiczne dane w celu zarządzania różnymi aspektami firmy.
Korzyści płynące z oprogramowania księgowego
Oprogramowanie księgowe ma kluczowe znaczenie dla wspomagania organizacji w przeprowadzaniu ich codziennych procesów biznesowych. Rozwiązanie to pozwala liderom biznesowym trzymać rękę na pulsie kondycji finansowej firmy.
Księga główna (KG) i księgi pomocnicze
Nowoczesne oprogramowanie księgowe umożliwia organizację wpisów w rejestrach i automatycznych rekordów w księgach pomocniczych, automatyczne wypełnianie księgi głównej, zapewniając dyrektorom finansowym i kontrolerom wgląd w dane finansowe w czasie rzeczywistym.
Rozrachunki z dostawcami (AP) i rozrachunki z odbiorcami (AR)
Wszechstronne oprogramowanie do księgowości nie ogranicza się wyłącznie do prowadzenia księgowości podstawowej. Wspomaga organizacje w zmniejszaniu nadmiarowości rekordów, usprawnianiu budżetowania i prognozowania oraz wdrożenia kompleksowego zarządzania wydatkami z podziałem na odpowiednie kategorie. Ponadto zapewnia bezproblemową integrację z systemami bankowymi, umożliwia dokładniejsze audyty i prowadzi szczegółową rejestrację wszystkich aktywów i zobowiązań.
Zarządzanie środkami pieniężnymi
Funkcje zarządzania środkami pieniężnymi w oprogramowaniu księgowym zapewniają organizację dokładnych pozycji gotówkowych poprzez automatyczne uzgadnianie transakcji gotówkowych z wyciągami bankowymi. Funkcje te umożliwiają również firmom podejmowanie aktualnych decyzji dotyczących inwestycji, pożyczek i innych środków pieniężnych dzięki zautomatyzowanemu prognozowaniu środków pieniężnych w oparciu o zobowiązania, należności, księgi pomocnicze związane z listą płac i transakcje zewnętrzne.
Zarządzanie zasobami
Nowoczesne rozwiązanie księgowe pomaga zarządzać całym cyklem finansowym środków trwałych, w tym zakupem, kapitalizacją, amortyzacją i wycofaniem. Pełna widoczność w dane wspomaga firmy w dostarczaniu precyzyjnych sprawozdań finansowych związanych ze zwiększaniem i spadkiem wartości.
Zarządzanie ryzykiem i zgodność z przepisami
Najlepszą obroną organizacji przed oszustwami i nieautoryzowanym dostępem użytkowników jest oprogramowanie księgowe z wbudowanymi zabezpieczeniami, zarządzaniem ryzykiem i kontrolami audytowymi. Te wewnętrzne mechanizmy kontroli i rozdział obowiązków (SoD) pomagają zachować zgodność z regulacjami Sarbanes-Oxley (SOX) i zapewnić firmie bezpieczne źródło danych.
Zarządzanie windykacją
Zarządzanie windykacją w odniesieniu do klientów stanowi ważną funkcję oprogramowania księgowego. Mając do dyspozycji kompleksowe opcje zarządzania windykacją, łatwiej jest tworzyć rankingi klientów, formułować strategie windykacji, zarządzać płatnościami windykacyjnymi oraz inicjować działania windykacyjne wobec klientów ogłaszających bankructwo.
Zarządzanie przychodami
Wbudowane funkcje zarządzania przychodami w oprogramowaniu księgowym automatyzują proces korzystania z analiz w celu maksymalizacji przychodów i rentowności.
Sprawozdawczość i analityka
Wszechstronny system księgowy nie tylko rejestruje transakcje finansowe, ale również oferuje możliwości raportowania i analiz. Wbudowane pulpity nawigacyjne pomagają liderom finansowym zadbać o kondycję finansową przedsiębiorstwa i uzyskać bardziej szczegółowe informacje. Pulpity pozwalają mierzyć w czasie rzeczywistym krytyczne wskaźniki KPI finansowe, w tym wskaźnik bieżące płynności, wskaźnik podwyższonej płynności krótkoterminowej, kapitał obrotowy netto i obrót zapasami.
Oprogramowanie księgowe — lokalnie lub w chmurze
Od wprowadzenia oprogramowania księgowego prawie 45 lat letu wiele rzeczy się znacznie zmieniło — od modelu wdrożenia lokalnego po model oparty na chmurze. Oprogramowanie księgowe pierwszej generacji zostało wdrożone lokalnie, co oznacza, że sprzęt i serwery oprogramowania znajdowały się w firmowym centrum danych.
Współcześnie rośnie zapotrzebowanie na oprogramowanie księgowe oparte na chmurze. Jeśli oprogramowanie księgowe jest „w chmurze”, oznacza to po prostu, że aplikacja znajduje się na zdalnych serwerach połączonych w sieć, a nie w placówce przedsiębiorstwa.
Chmura stanowi bardziej ekonomiczną alternatywę dla oprogramowania księgowego, pozwalająca obniżyć zarówno koszty operacyjne (OpEx), jak i nakłady kapitałowe (CapEx), ponieważ likwiduje konieczność zakupu sprzętu, oprogramowania czy zatrudnienia dodatkowych pracowników IT przez przedsiębiorstwa. Jeśli nie trzeba obsługiwać kosztownej infrastruktury, można inwestować i wykorzystywać możliwości rozwoju, zaś pracownicy mogą zmienić obszar zainteresowań z zarządzania IT na wykonywanie zadań zapewniających wartość dodaną.
Istnieją cztery podstawowe pojęcia operacyjne, które napędzają transfer oprogramowania księgowego z lokalnego (on-premises) do chmury. Oto one:
| Ograniczanie konieczności przeprowadzania konserwacji | Starsze systemy oprogramowania wymagają znacznych działań konserwacyjnych ze strony personelu i konsultantów. Takie systemy nieustannie wymagają poprawek błędów, aktualizacji, uaktualnień i opłat za konserwację. W przypadku rozwiązań księgowych opartych na chmurze cała ta mozolna praca związana z monitorowaniem, diagnozowaniem, instalowaniem i testowaniem poprawek przechodzi na dostawcę. Klient nie zajmuje się ciągłym naprawianiem systemu, tylko jego produkcyjnym wykorzystaniem. |
| Unikanie kosztownych prac konserwacyjnych | Oprogramowanie lokalne wymaga znacznych nakładów czasu, pracy i pieniędzy, aby tylko utrzymać ciągłość działania. W chmurowych systemach księgowych wszystkie uaktualnienia, operacje przywracania po awarii, modernizacje sprzętu, tworzenie kopii zapasowych przejmuje na siebie dostawca w ramach kompleksowej usługi. |
| Rzetelne dane finansowe w czasie rzeczywistym | Rozwiązania w zakresie oprogramowania księgowego z przeszłości często były przeznaczone jako systemy „transferu wsadowego” transakcji z ksiąg pomocniczych do księgi głównej. Oprogramowanie księgowe w chmurze automatycznie przesyła wszystkie transakcje do księgi głównej, dbając o to, aby księga główna zawsze zawierała dane w czasie rzeczywistym. |
| Koniec z niewykorzystanym oprogramowaniem | Nowoczesne oprogramowanie księgowe położyło kres praktykom kupowania dodatkowych licencji dla potencjalnych przyszłych użytkowników i projektów. W modelu subskrypcji chmurowych rozwiązań SaaS firmy używają tylko tylu licencji, ilu obecnie potrzebują, a kolejnych użytkowników i produkty dodają wraz z nowymi wymaganiami. |
Przyszłość oprogramowania księgowego
Oprogramowanie księgowe ewoluowało, aby sprostać wymaganiom cyfrowego świata, a chmura stanowiła klucz do tej transformacji. Dzięki środowiskom chmurowym tradycyjne systemy księgowe zmieniły się z prostego oprogramowania księgowego działającego na zapleczu w kompleksowe, krytyczne, zintegrowane rozwiązania wspierające innowacyjność. Takie elastyczne, adaptacyjne systemy księgowe działające w chmurze mogą pomóc firmom w osiągnięciu stabilności finansowej na przyszłość w miarę, jak napotykają one nowe czynniki zaburzające stabilność, a także na presję ze strony konkurencji.
Nowoczesne, oparte na chmurze rozwiązania księgowe wspomagają organizacje w rywalizacji w erze gospodarki cyfrowej. Oto kilka najważniejszych cech tych rozwiązań:
| Zaawansowana sprawozdawczość i analityka | Uzyskuj wszechstronny wgląd w wyniki finansowe organizacji oraz lepsze informacje dotyczące rentowności, kosztów i przychodów, przeprowadzając analizy trendów i odchyleń na przestrzeni czasu przy użyciu gotowych miar. |
| Technologie nowej generacji | Nowoczesne aplikacje księgowe w chmurze są często wbudowane w technologię nowej generacji, taką jak sztuczna inteligencja (AI), blockchain, uczenie maszynowe (ML) i asystenci cyfrowi. |
| automatyzację. | Wbudowane funkcje uzgadniania kont i dopasowywania transakcji pozwalają organizacjom znacząco przyspieszyć proces tworzenia raportów finansowych. Poznaj, w jaki sposób firma Oracle osiągnęła najszybszy czas zamknięcia S&P 500 — zaledwie dziewięć dni kalendarzowych. |
| Niższy łączny koszt użytkowania (TCO) | Chmura eliminuje konieczność inwestowania przez firmy w sprzęt, konserwację, niewykorzystane oprogramowanie i uaktualnienia. Dzięki szybkości i skali zapewnionej przez SaaS organizacje, które korzystają z oprogramowania księgowego w chmurze, uzyskują do 52% niższy (PDF) całkowity koszt posiadania niż klienci, korzystający z rozwiązań lokalnych. |
| Bezkonkurencyjna skalowalność | W miarę rozwoju firmy, jej oprogramowanie do zarządzania finansami musi mieć możliwość szybkiego i łatwego skalowania na rynkach, w różnych regionach i na różnych produktach. Centra danych dostawców oprogramowania księgowego w chmurze zostały zaprojektowane w sposób zapewniający niezrównaną szybkość, wydajność, bezpieczeństwo i skalowalność. |
| Praca z dowolnego miejsca | Oprogramowanie księgowe w chmurze umożliwia księgowym, kontrolerom, skarbnikom i dyrektorom finansowym dostęp do aplikacji na dowolnym urządzeniu mobilnym z dostępem do Internetu, od laptopów po smartfony, umożliwiając działom finansowym bezpieczną pracę z dowolnego miejsca, w dowolnej chwili i na dowolnym urządzeniu. |
| Kwartalny cykl aktualizacji | Oprogramowanie Oracle jest wyposażone w automatyczne, kwartalne aktualizacje, dzięki czemu klienci mogą korzystać ze zwiększonej automatyzacji i nowych funkcji co 90 dni. |
| Kompletny pakiet do zarządzania finansami | Oferujemy najbardziej kompleksowy pakiet oprogramowania finansowego wśród podobnych rozwiązań na rynku. Zawiera on m.in. aplikacje do podstawowych operacji księgowych i finansowych, zarządzania ryzykiem, bezpośredniego i pośredniego zaopatrzenia oraz zarządzania portfelem projektów (PPM). |
| Odzyskiwanie po awarii | Protokoły zabezpieczeń, wbudowane w oprogramowanie księgowe w chmurze, są znacznie bardziej zaawansowane i nowoczesne niż systemy lokalne. Dostawcy rozwiązań chmurowych regularnie sporządzają kopie zapasowe danych na serwerach w wielu lokalizacjach, zmniejszając ryzyko zagrożenia pożaru lub klęski żywiołowej instancji systemu i informacji. |
| Zgodność ze standardami | Współczesne przedsiębiorstwa potrzebują czegoś więcej niż cyfrowej wersji (arkusze kalkulacyjne) ksiąg rachunkowych. Poza odnotowywaniem transakcji oprogramowanie księgowe w chmurze musi również pomagać w takich aspektach, jak prowadzenie ogółu spraw finansowych firmy, eliminowanie błędów księgowych, skrócenie cyklu fakturowania, przestrzeganie stale zmieniających się przepisów i wymogów ustawowych oraz optymalizowanie przepływów pieniężnych. |
| zarządzanie ryzykiem | W ramach monitorowania i zarządzania środkami pieniężnymi w przedsiębiorstwie systemy księgowe powinny wspomagać ochronę newralgicznych danych przed kradzieżą, fałszowaniem i innymi formami przestępczego wykorzystania. Rozwiązania do zarządzania finansami zawierają funkcje do zarządzania ryzykiem i zgodnością z przepisami, dlatego firmy mogą wykorzystywać te funkcje nie tylko do śledzenia historii transakcji i wykrywania błędów, ale również w celu dokonywania rozdziału obowiązków (SoD) oraz przypisywania ról do obowiązków w całym przedsiębiorstwie. |
Księgowość w chmurze to już nie tylko przyszłość — to rozwiązanie, które firmy musza wprowadzić, aby unikać działania w niekorzystnej sytuacji konkurencyjnej. Korzyści płynące z oprogramowania księgowego w chmurze są podobne do korzyści, które oferują inne aplikacje w chmurze, ale są jeszcze ważniejsze, ponieważ finanse są podstawą wszystkich działań firmy. Prowadzenie firmy bez dokładnych informacji finansowych w czasie rzeczywistym jest jak prowadzenie samochodu bez prędkościomierza lub kontrolki paliwa. Dlatego właśnie chmurowy system księgowy jest dziś tak ważną inwestycją dla firm.