Rzeczywiste koszty rotacji pracowników w sektorze ochrony zdrowia

Margaret Lindquist | Specjalista ds. treści dotyczących opieki zdrowotnej | 22 marca 2023 r.

Z przeprowadzonej przez MGMA ankiety wynika, że obsadzanie wakatów znajduje się na szczycie listy wyzwań stojących przed sektorem opieki zdrowotnej w 2023 r. Trudno się temu dziwić, ponieważ wartość wskaźnika rotacji personelu szpitalnego wzrosła w 2021 r. aż o 26%. Wynikało to m.in. z faktu, że pracownicy opieki zdrowotnej przechodzili na emeryturę z powodu wypalenia zawodowego lub decydowali się na zatrudnienie u pracodawców oferujących wyższe wynagrodzenie lub lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

W placówkach opieki zdrowotnej wysoka rotacja pracowników obciąża finanse i inne zasoby. Wśród kosztów rotacji można wymienić koszty rekrutacji, zatrudniania i szkolenia nowych pracowników, a także koszty tymczasowego wypełniania niedoborów kadrowych drogimi pracownikami kontraktowymi. Do tego dochodzi koszt zmniejszonej produktywności, ponieważ menedżerowie muszą poświęcić dużo uwagi na zatrudnianie nowych pracowników. Mniej wymiernym, ale nadal istotnym kosztem rotacji jest niższe morale pracowników, ponieważ osoby, które pozostałym pracują ciężej, aby zapełnić wspomniane niedobory za mniejsze wynagrodzenie niż zatrudniani w tym samym celu pracownicy kontraktowi.

Czym jest rotacja pracowników?

Termin „rotacja pracowników” oznacza łączną liczbę pracowników, którzy odchodzą z przedsiębiorstwa w określonym czasie. W przedsiębiorstwach mierzy się odejścia przymusowe (w wyniku zwolnienia) oraz odejścia dobrowolne (w wyniku rezygnacji), a także koszt zastąpienia danego typu pracownika. Z uwagi na fakt, że rotacja może stanowić okazję do zastąpienia pracowników osiągających gorsze wyniki, wielu pracodawców określa również idealny poziom wskaźnika rotacji dla swojego przedsiębiorstwa, dzięki czemu menedżerowie mogą wyznaczać konkretne cele w zakresie zatrzymania pracowników. W każdym przedsiębiorstwie występuje rotacja pracowników, przy czym strategicznie postępujące przedsiębiorstwa starają się zrozumieć dane dotyczące rotacji, określać czynniki wpływające na rotację oraz definiować działania mające na celu zbudowanie odpowiedniej kadry i zatrzymanie pracowników. Takie podejście może istotnie pomóc w osiągnięciu celów przedsiębiorstwa.

Kluczowe wnioski

  • Jeszcze przed pandemią COVID-19 ponad połowa lekarzy i pielęgniarek zgłaszała objawy wypalenia zawodowego, definiowanego jako wyczerpanie fizyczne lub emocjonalne spowodowane rygorami zawodu. Pandemia sprawiła jednak, że zjawisko wypalenia weszło na wyższy poziom. Podczas pandemii 93% pracowników sektora opieki zdrowotnej zgłosiło, że doświadcza stresu.
  • Średni koszt rotacji na stałym stanowisku mieści się w granicach między sześciokrotnym a dziewięciokrotnym miesięcznym wynagrodzeniem związanym z tym stanowiskiem. Zastąpienie wyspecjalizowanego pracownika opieki zdrowotnej może kosztować nawet dwukrotność jego rocznego wynagrodzenia.
  • Pacjenci zauważają wysoki wskaźnik rotacji, gdy zdają sobie sprawę, jak mało personelu przypada na jednego pacjenta. Tracą wówczas zaufanie do swojego świadczeniodawcy, ponieważ nie wierzą, że otrzymują najlepszą opiekę zdrowotną. Takie podejście może natomiast negatywnie wpłynąć na reputację wspomnianego świadczeniodawcy.

Dlaczego pracownicy opieki zdrowotnej odchodzą z pracy?

W 2022 r. wartości wskaźnika rotacji w poszczególnych obszarach sektora opieki zdrowotnej wahały się od 19,5% (w szpitalach), poprzez 65% (w usługach opieki domowej), do 94% (w domach opieki).

Taki poziom rotacji stanowi ogromne obciążenie finansowe i logistyczne dla podmiotów świadczących opiekę zdrowotną. Co prawda pandemia COVID-19 dodatkowo obciążyła sektor opieki zdrowotnej, a jej skutki będą tam prawdopodobnie odczuwalne jeszcze przez wiele lat, niedobory kadrowe istniały tam już na długo przed pandemią. Do obecnego odpływu pracowników z tego sektora przyczyniają się również następujące czynniki:

Nieelastyczne, wymagające grafiki
Zawody związane z opieką zdrowotną słyną z długich godzin pracy i nieregularnych grafików, a w dodatku wielu pracowników spędzają większość czasu pracy na nogach. Szacuje się, że pielęgniarki w szpitalach pokonują codziennie dystans wynoszący około dziesięciu kilometrów.

Nadmierna biurokracja
Lekarze i pielęgniarki z seriali telewizyjnych są często przedstawiani jako osoby stojące przy łóżku pacjenta, rozwijające z nim osobiste relacje i zapewniające mu bezpośrednią opiekę. W rzeczywistości lekarze nie mają wystarczająco dużo czasu, aby spędzać czas jeden na jeden z pacjentami lub swoimi współpracownikami. Zamiast tego są obciążeni prowadzeniem dokumentacji, sporządzaniem tabelek i innymi zadaniami administracyjnymi. W 2021 roku lekarze zgłosili, że spędzają średnio 15,6 godzin tygodniowo na pracy papierkowej i innych zadaniach administracyjnych. Według przeprowadzonych przez Penn Medicine i Johns Hopkins University badań rezydenci na pierwszym roku studiów medycznych spędzają zaledwie 10% swojego czasu pracy twarzą w twarz z pacjentami.

Duże obciążenie pracą
Według amerykańskiego Departamentu Zdrowia i Opieki Społecznej, jeszcze przed pandemią COVID-19 ponad połowa pielęgniarek i lekarzy zgłaszała objawy wypalenia zawodowego, a wskaźniki te pogorszyły się w ciągu ostatnich kilku lat z powodu dużego obciążenia pracą i towarzyszącego mu stresu zawodowego. (Osoba doświadczająca wypalenia zawodowego cierpi z powodu wyczerpania emocjonalnego, depersonalizacji, czyli poczucia oderwania od samego siebie, a także obniżonego poczucia własnych osiągnięć). Z przeprowadzonych podczas pandemii badań wynika, że 93% pracowników służby zdrowia doświadczało stresu, 86% odczuwało niepokój, a 76% zgłaszało wyczerpanie.

Brak osobistego kontaktu z menedżerami
Pracownicy opieki zdrowotnej, którzy nie są zatrudnieni w jednym miejscu, na przykład pielęgniarki, asystenci medyczni i terapeuci układu oddechowego, mogą nie mieć możliwości osobistej interakcji z menedżerami. Odcięci od tych takich ważnych osobistych kontaktów, pracownicy ci mogą czuć się niedoceniani i niedostrzegani, co zwiększa prawdopodobieństwo, że będą szukać pracy gdzie indziej.

Stosunkowo niskie płace
Wiele pielęgniarek uważa, że nie otrzymuje godnego wynagrodzenia. Z przeprowadzonego przez platformę rekrutacyjną dla pracowników opieki zdrowotnej Vivian badania wynika, że nawet przy średnim rocznym wynagrodzeniu wynoszącym 77 600 USD 66% pielęgniarek uznaje wynagrodzenie za najważniejszy czynnik brany pod uwagę przy planowaniu dalszej kariery zawodowej.

Sześć kategorii kosztów wysokiej rotacji pracowników w sektorze opieki zdrowotnej

Koszty bezpośrednie wysokiej rotacji pracowników, czyli koszty rekrutacji, wdrażania i szkolenia nowych pracowników oraz koszty zatrudniania pracowników kontraktowych, są stosunkowo łatwe do zmierzenia. Koszty pośrednie są mniej wymierne, ale równie brzemienne w skutkach, ponieważ obejmują spadek zadowolenia pacjentów i obniżenie morale pracowników. Koszty te należy uwzględnić przy ocenie wpływu rotacji pracowników na działalność danej organizacji.

Koszty bezpośrednie

1. Koszty odejścia
Można tu wymienić odprawy, koszty związane z roszczeniami z tytułu ubezpieczenia na wypadek bezrobocia, koszty wszelkich bieżących świadczeń oraz koszty związane z rozmowami końcowymi i usunięciem danych pracowniczych ze wszystkich wewnętrznych systemów i katalogów.

2. Koszty zatrudnienia
Koszty rotacji to nie tylko koszty pieniężne. Są to również koszty zmniejszonej produktywności, gdy pracownik odchodzi, oraz koszty ponownej rekrutacji, która może być procesem drogim i wymagającym zaangażowania dużej ilości zasobów. Według organizacji Society for Human Resource Management zastąpienie pracownika kosztuje pracodawcę średnio od sześciu do dziewięciu jego miesięcznych pensji, a zastąpienie wyspecjalizowanego pracownika w sektorze opieki zdrowotnej może kosztować nawet dwukrotność jego rocznego wynagrodzenia.

3. Koszty szkolenia
Nawet wysoko wykwalifikowani i doświadczeni pracownicy potrzebują czasu, aby zaadaptować się do nowej pracy. W sektorze opieki zdrowotnej obowiązują określone wymogi dotyczące szkoleń i certyfikacji, które nie są obecne w innych branżach. Wielu pracowników opieki zdrowotnej nie ma niestety poczucia, że są odpowiednio szkoleni z umiejętności potrzebnych na ich szybko zmieniających się stanowiskach, natomiast menedżerowie i działy kadr z sektora opieki zdrowotnej mają trudności ze śledzeniem i egzekwowaniem wymogów szkoleniowych.

4. Koszty pracowników tymczasowych
Placówki opieki zdrowotnej, w których brakuje personelu, często zatrudniają pracowników delegowanych lub kontraktowych w celu uzupełnienia niedoborów kadrowych. Pracownicy kontraktowi, którzy nie są zaznajomieni z zasadami obowiązującymi w danej placówce, jej personelem, a nawet lokalizacją, mogą obniżać ogólną produktywność i dokładać pracy pracownikom pełnoetatowym.

Koszty pośrednie

5. Niedostateczna opieka nad pacjentami
Wysoka rotacja pracowników może prowadzić do niebezpiecznej relacji liczby pracowników do liczby pacjentów, co utrudnia zapewnienie najlepszej opieki. Jeśli jest zbyt wielu pacjentów do monitorowania, pielęgniarki i pomocnicy medyczni mogą przeoczyć istotne problemy, co może wydłużać czas rekonwalescencji i stanowić zagrożenie dla pacjentów. Z przeprowadzonego przez amerykański Narodowy Instytut Zdrowia (National Institutes of Health) badania wynika, że pacjenci mogą stracić zaufanie do swojego dostawcy usług opieki zdrowotnej, gdy nie wierzą, że otrzymują od niego najlepszą opiekę. Podejście takie naraża na szwank reputację dostawcy.

6. Spadek morale
Według amerykańskiego Biura Statystyki Pracy (Bureau of Labor Statistics) w 2022 r. amerykański sektor opieki zdrowotnej tracił co miesiąc ponad 500 tys. pracowników, a ci, którzy pozostali, nie patrzyli z optymizmem w przyszłość. W 2021 r. niemal trzy czwarte pracowników opieki zdrowotnej ankietowanych przez platformę Vivian stwierdziło, że morale w ich miejscu pracy pogorszyło się w ciągu ostatnich 12 miesięcy, a tylko 20% z nich uważało, że z optymizmem patrzy w przyszłość opieki zdrowotnej w Stanach Zjednoczonych. Taki brak motywacji u pracowników najprawdopodobniej przyczyni się do wzrostu rotacji pracowników i spadku jakości opieki nad pacjentami, negatywnie wpływając na reputację i kondycję finansową placówek opieki zdrowotnej.

Pięć sposobów na obniżenie rotacji pracowników

Aby zmniejszyć rotację pracowników ochrony zdrowia (PDF), należy najpierw poprawić dobrostan pracowników. Pracownicy jednak nie tylko chcą otrzymywać godziwe wynagrodzenie, ale również potrzebują obecności współpracowników i menedżerów, których szanują. Chcą czuć się właścicielami swojego życia zawodowego i odnaleźć równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Chcą systemów i procesów, z których można łatwo korzystać, aby skupiać się na najważniejszym: opiece nad pacjentem. Oto kilka działań, w ramach których można zmniejszyć rotację pracowników w sektorze opieki zdrowotnej.

1. Świadome zatrudnianie

Menedżerowie, którzy zatrudniają świadomie, przygotowują jasny opis stanowiska oraz klarowny plan znalezienia odpowiednich kandydatów. Może się wydawać, że takie przygotowania wydłużają proces rekrutacji, ale w dłuższej perspektywie będzie to opłacalne zarówno dla placówki, jak i dla dotychczasowych pracowników.

2. Oferowanie elastycznych grafików

Zarządzanie personelem pracującym w systemie całodobowym wiąże się z określonymi trudnościami, które w sektorze opieki zdrowotnej potęgowane są koniecznością stałej obecności osób posiadających odpowiednie wykształcenie, przeszkolenie i certyfikaty. Najnowsze, chmurowe systemy zarządzania kapitałem ludzkim (HCM) zapewniają menedżerom dostęp do informacji o potrzebach kadrowych i dostępności pracowników, a także pozwalają im prognozować okresy zwiększonego zapotrzebowania na pracowników oraz odpowiednio się do nich przygotować.

3. Nadanie priorytetu procesom wdrożeniowym i szkoleniowym

Zapewnienie nowym pracownikom od samego początku odpowiednich narzędzi pozwala im dobrze zrozumieć cele szkoleniowe pracodawcy i sposób, w jaki cele te mogą wpasować się w codzienną pracę. Dzięki odpowiednim pulpitom informacyjnym pracownicy mogą się dowiedzieć kiedy i jakich szkoleń potrzebują, co może ułatwić zapewnienie zgodności z przepisami, a jednocześnie wskazać pracownikom działu kadr osoby, które mają zaległości szkoleniowe. Chmurowe systemy HCM pozwalają pracownikom określić własne tempo nauki i mierzyć czynione postępy, co jest szczególnie przydatne w miejscach pracy, w których pracownicy mają ograniczony czas na szkolenia.

4. Umożliwienie rozwoju kariery i doskonalenia zawodowego

Pracownicy opieki zdrowotnej szukają pracodawców, którzy oferują programy rozwoju zawodowego wykraczające poza wymogi prawne, w tym szkolenia z zakresu zarządzania, komunikacji i etyki.

5. Doskonalenie używanych technologii

Stres związany z długimi godzinami trudnej pracy jest potęgowany przez konieczność stosowania nieelastycznych, przestarzałych i niezintegrowanych systemów. Spółka Prospect Medical Holdings, która prowadzi 17 szpitali i 165 klinik opieki medycznej w pięciu stanach, w pewnym momencie korzystała z 37 różnych systemów HCM, zanim z powodzeniem scentralizowała operacje w ramach jednej platformy chmurowej. Chmurowy system HCM umożliwia pracownikom wybór elastycznych grafików, przesyła pracownikom powiadomienia o zbliżającej się przerwie i umożliwia kierownictwu wysyłanie regularnej korespondencji, która sprawia, że pracownicy czują się bardziej związani ze swoim przedsiębiorstwem.

Tworzenie lepszego środowiska pracy dzięki Oracle Fusion Cloud HCM

Właściwe dla systemu opieki zdrowotnej funkcje rekrutacyjne w Oracle Fusion Cloud HCM pomagają szpitalom i innym dostawcom przyciągać najlepszych lekarzy, pielęgniarki, asystentów medycznych, terapeutów, techników i personel pomocniczy, zapewniając im jednocześnie narzędzia potrzebne do utrzymania posiadanych uprawnień i rozwijania swojej wiedzy fachowej.

Funkcja zarządzania pracownikami Oracle Cloud HCM umożliwia pracownikom zarządzanie grafikami, zapisywanie się na zmiany za pomocą urządzeń przenośnych i blokowanie czasu, w którym nie są dostępni, czyli daje im możliwość zarządzania tym, kiedy i gdzie pracują. Dostawcy usług opieki zdrowotnej mogą również korzystać z pulpitów informacyjnych aplikacji chmurowej, aby być na bieżąco z danymi dotyczącymi liczby pacjentów i zapotrzebowania na zasoby, aby odpowiednio modyfikować zmiany. Ponadto platforma Oracle Cloud HCM ułatwia kierownictwu szpitali informowanie pracowników o istotnych nowościach i inicjatywach organizacyjnych, a za pomocą badań nastrojów poznawać obawy i potrzeby pracowników.

Zastosowanie samej technologii nigdy nie rozwiąże problemu rotacji pracowników w sektorze opieki zdrowotnej. W tym celu wymagane będą wspólne działania placówek opieki zdrowotnej ukierunkowane na dobrostan pracowników, otwarcie kanałów komunikacji i poprawę komfortu pracy. Warto pamiętać, że odpowiednia technologia, łatwa w użyciu, przyjazna dla urządzeń przenośnych i zdolna do wykonywania najbardziej monotonnych zadań administracyjnych, może mieć ogromne znaczenie dla poprawy jakości pracy i pozwalać pracownikom zajmowaniu się bardziej złożonymi i satysfakcjonującymi zadaniami, takimi jak opieka nad pacjentami.

Dowiedz się, jak platforma Oracle ME może pomóc w poprawie doświadczeń pracowników.

Kategorie kosztów rotacji pracowników w sektorze opieki zdrowotnej — często zadawane pytania

Jakie są ogólne koszty rotacji pracowników?
Koszty rotacji pracowników w amerykańskich przedsiębiorstwach sięgają średnio 50 000 USD na pracownika, nie biorąc pod uwagę obciążeń dla pracowników, którzy pozostają.

Jak oblicza się koszty rotacji pracowników? .
Aby obliczyć koszty rotacji pracowników, trzeba zapoznać się z danymi liczbowymi. Należy zatem obliczyć koszty zatrudnienia osób na umowę o pracę oraz koszty rekrutacji i zatrudnienia nowego pracownika (w tym koszty ogłoszeń o pracę, czasu przeznaczonego na rekrutację przez kierownictwo i dział kadr oraz koszty weryfikacji kandydatów). Trzeba również uwzględnić koszty wdrożenia i szkolenia, a także koszty utraconej produktywności w miarę wzrostu produktywności nowego pracownika. Te ostatnie koszty są zazwyczaj obliczane jako koszty wynagrodzenia i świadczeń dla nowo zatrudnionych pracowników w ciągu pierwszych 30-90 dni, kiedy więcej się szkolą niż pracują.

Jakie są koszty rotacji pielęgniarek?
Z przygotowanego przez Nursing Solutions Inc. raportu zatytułowanego „2022 NSI National Health Care Retention and RN Staffing Report” wynika, że średnie koszty rotacji personelu pielęgniarskiego w Stanach Zjednoczonych wynoszą 46 100 USD, przy średnim przedziale od 33 900 USD do 58 300 USD. Średni czas potrzebny na zastąpienie pielęgniarki to około 87 dni. Pielęgniarki w niektórych specjalnościach, w tym w ratownictwie medycznym i medycynie behawioralnej, odchodzą z pracy w coraz szybszym tempie, a skumulowane wskaźniki rotacji przekraczają tam 100%. (Zdarza się to wtedy, gdy stanowiska muszą być obsadzane w kółko, na przykład placówka zatrudniająca 100 pracowników może mieć 50 stanowisk, które są obsadzone przez pracowników, którzy pozostają na nich przez długi czas i 50 stanowisk, na których normą jest duża rotacja. Każdy zwolniony pracownik jest zaliczany do ogólnego wskaźnika rotacji).

Zrzut ekranu dotyczącego zamawiania demonstracji oprogramowania HCM

Sprawdź Oracle Cloud HCM — najbardziej kompletne i ujednolicone chmurowe rozwiązanie HCM.