HR w opiece zdrowotnej: 9 głównych wyzwań

Mark Jackley | Strateg ds. treści | 17 marca 2023 r.

W sektorze opieki zdrowotnej duże zmiany zaszły jeszcze przed pandemią COVID-19, a od 2020 r. ich tempo tylko przyspieszyło. Występują niedobory talentów i personelu, a poziom wypalenia i rotacji pracowników gwałtownie rośnie, co czasami negatywnie wpływa na opiekę nad pacjentami. Problemy te stanowią poważne wyzwanie dla kierowników działów kadr w placówkach opieki zdrowotnej, którzy muszą bardziej inwestować w pracowników i znajdować skuteczniejsze sposoby motywowania ich do pozostania i zapewniania jak najlepszych wyników.

Dział kadr w sektorze opieki zdrowotnej

Działy kadr zajmują się zarządzaniem kapitałem ludzkim i odgrywają kluczową rolę w każdym systemie opieki zdrowotnej. Działy kadr pomagają poprawić wyniki zdrowotne, wspierając lekarzy, pielęgniarki i inne osoby świadczące opiekę nad pacjentami. Dział kadr udoskonala procesy operacyjne, od przyjmowania pacjentów i zarządzania dokumentacją po protokoły bezpieczeństwa, pomagając szpitalom i klinikom sprawnie funkcjonować. Dział kadr współpracuje również z kierownictwem w celu kształtowania strategii organizacyjnych, które przynoszą korzyści pracownikom, pacjentom i firmie.

W szpitalu lub klinice komfort pracowników wpływa na wydajność pracy, efektywność i opiekę nad pacjentami, a działy kadr mogą sprawić, że będzie on jak najwyższy. Oprócz pozyskiwania, zatrudniania i wdrażania nowych pracowników dział kadr ma za zadanie budować kulturę, która zachęca obecnych pracowników do pozostania w firmie. Sposoby na to obejmują gromadzenie informacji zwrotnych od pracowników i podejmowanie działań na ich podstawie, utrzymywanie elastycznych praktyk w zakresie planowania i zarządzanie rozwojem talentów.

Dział kadr jest również rzecznikiem pracowników, pełniąc rolę pośrednika między kierownictwem a pracownikami na wszystkich szczeblach. Zespoły kadrowe muszą zdobyć zaufanie wszystkich pracowników oraz zrównoważyć interesy medyczne i biznesowe z obawami poszczególnych osób i działów w organizacji.

Kluczowe wnioski

  • Dział kadr pomaga zrównoważyć cele biznesowe systemu opieki zdrowotnej z interesami pracowników.
  • Podczas gdy działy kadr placówek opieki zdrowotnej mają wiele obowiązków, ich głównym zadaniem jest utrzymanie odpowiedniej liczby pracowników poprzez zatrudnianie, rozwijanie i zatrzymywanie najlepszych talentów.
  • Ze względu na niedobory kadrowe działy kadr poświęcają więcej czasu na programy, które pozwalają przyciągnąć i zatrzymać pracowników, a jednocześnie nadążają za innymi obowiązkami, takimi jak zapewnienie zgodności z przepisami prawa.

Dlaczego działy kadr odgrywają ważną rolę w organizacjach opieki zdrowotnej?

Działy kadr odgrywają ważną rolę w organizacjach opieki zdrowotnej przede wszystkim z jednego powodu: życie pacjentów zależy od lekarzy i członków personelu wspieranych przez zespół kadrowy. Działy kadr nadzorują kluczowe zadania związane z rekrutacją wykwalifikowanych talentów w obliczu niedoboru pracowników w całej branży i robią wszystko, co w ich mocy — od dostosowywania pakietów wynagrodzeń po zapewnianie technologii, które sprawiają, że szkolenia są bardziej dostępne — aby zatrzymać najlepszych z nich.

Dział kadr nadzoruje również proces zarządzania wydajnością organizacji, zapewniając pracownikom informacje zwrotne, których potrzebują, aby doskonalić swoje umiejętności i zapewniać najwyższej jakości opiekę nad pacjentami.

W sektorze opieki zdrowotnej, podobnie jak w wielu innych branżach, działy kadr odgrywają kluczową rolę, wpływając na strategię organizacyjną i proces decyzyjny oraz pomagając dostawcom usług medycznych rozwiązywać problemy w bardziej świadomy sposób. Na przykład zamiast w pośpiechu uzupełniać braki kadrowe poprzez zatrudnianie pracowników z zewnątrz, dział kadr może zalecić zmiany w wewnętrznych praktykach dotyczących szkoleń i awansów, co może pomóc w szybszym obsadzaniu stanowisk i rozszerzaniu ścieżek kariery.

Coraz częściej działy kadr pomagają w opracowywaniu strategii biznesowych organizacji, co jest ważne, ponieważ jeśli dział kadr nie jest zaangażowany w strategię, nie może skutecznie wspierać realizacji celów wyznaczonych przez kierownictwo. Na przykład jeśli kierownictwo postanowi skupić się bardziej na specjalistycznych usługach medycznych, ale dział kadr nadal rekrutuje specjalistów ogólnych, pojawi się luka w umiejętnościach.

Dział kadr wraz z działem prawnym nadzoruje również kwestie etyczne (zarówno medyczne, jak i społeczne), a kierownicy ds. kadr odgrywają kluczową rolę w zapewnianiu zgodności organizacji i jej pracowników z wewnętrznymi zasadami oraz zewnętrznymi przepisami i regulacjami.

Ewolucja roli działu kadr w opiece zdrowotnej

Chociaż pod pewnymi względami rola działów kadr w placówkach opieki zdrowotnej nie zmieniła się od początku pandemii COVID-19 — zespoły kadrowe nadal zatrudniają i wdrażają pracowników, pomagają zapewnić bezpieczeństwo w miejscu pracy i odgrywają ważną rolę w utrzymaniu zgodności z prawem i przepisami — obecnie inwestują one więcej w dobre samopoczucie pracowników w ramach szerszych wysiłków na rzecz poprawy stanu zatrudnienia i reagowania na zmiany wywołane przez pandemię w całym sektorze.

Działy kadr funkcjonujące w szpitalach spędziły większą część 2020 i 2021 roku w trybie kryzysowym, starając się obsadzić wszystkie zmiany i zapewnić zespołom to, czego potrzebowały, aby zagwarantować najlepszą możliwą opiekę nad pacjentami, a także upewnić się, że pracownicy mają dostęp do wsparcia w zakresie zdrowia psychicznego, którego tak wielu z nich potrzebowało. W raporcie z 2018 r. organizacja American College of Healthcare Executives uznała wyzwania finansowe za największe zmartwienie w sektorze opieki zdrowotnej; na kolejnych miejscach uplasowały się bezpieczeństwo pacjentów i regulacje rządowe. W 2021 r. największym zmartwieniem były niedobory personelu.

W miarę jak zatrudnianie pracowników stawało się coraz ważniejsze, dyrektorzy placówek opieki zdrowotnej zaczęli uświadamiać sobie, że trzeba robić więcej dla pracowników i jak bardzo w tym zakresie może pomóc przy odpowiednim wsparciu dział kadr. Przykładowo działy kadr nie zapomniały o swojej roli w obszarze egzekwowania zgodności z przepisami i dbania o bezpieczeństwo w miejscu pracy, ale mają teraz zezwolenie od kierownictwa na inwestowanie w programy zwiększające zaangażowanie pracowników, które obejmują m.in. konkursy i wydarzenia rozrywkowe, wyjaśnianie i rozszerzanie ścieżek kariery, zmiany zasad ustalania harmonogramów mające na celu zapobieganie wypaleniu zawodowemu pracowników, a także zwiększanie wynagrodzeń i świadczeń dodatkowych.

9 wyzwań dla działów kadr w sektorze opieki zdrowotnej

W miarę jak działy kadr coraz bardziej koncentrują się na pracownikach, muszą radzić sobie z następującymi wyzwaniami.

1. Zatrudnianie i wdrażanie pracowników

Do 2030 r. w Stanach Zjednoczonych może brakować 120 000 lekarzy. Aby utrzymać wystarczającą liczbę pracowników, działy kadr muszą opracować nowe taktyki ich zatrudniania i wdrażania. Według magazynu Hospital & Health Networks tylko 29% millenialsów korzysta z internetowych portali z ofertami pracy. Chcąc dotrzeć do młodszych specjalistów, niektóre zespoły kadrowe współpracują z działami marketingu, aby wykorzystać pozycjonowanie w wyszukiwarkach i śledzenie leadów w celu skuteczniejszego przyciągania i pozyskiwania kandydatów. Inne oferują premie za podpisanie umowy i pomoc w pokryciu kosztów przeprowadzki. Zautomatyzowane systemy mogą usprawnić proces wdrażania poprzez bardziej efektywne planowanie sesji wprowadzających dla nowych pracowników, powiązanych szkoleń i rejestracji do świadczeń, podczas gdy przypisani mentorzy mogą pomóc przyspieszyć i spersonalizować ten proces, dając nowym pracownikom cenne wskazówki oraz poczucie wsparcia i więzi. Kolejna najlepsza praktyka: już pierwszego dnia upewnij się, że nowi pracownicy mają dostęp do technologii, których potrzebują — i wiedzą, jak z nich korzystać.

2. Szkolenia

W sektorze opieki zdrowotnej — bardziej niż w jakimkolwiek innym — pracownicy muszą być na bieżąco szkoleni, ponieważ zdezaktualizowane zestawy umiejętności pogarszają jakość opieki klinicznej. Niektóre działy kadr współpracują z instytutami szkoleniowymi; inne oferują własne szkolenia stacjonarne lub zdalne. Jednym z najważniejszych aspektów jest zapewnienie, że lekarze i personel pomocniczy posiadają wymagane licencje i certyfikaty. Oparta na chmurze platforma szkoleniowa automatycznie monitoruje zgodność z przepisami, powiadamia pracowników o ich obowiązkach i znajduje dla nich odpowiednie kursy. Szkolenia są również kluczowym elementem rozwoju talentów — obszaru, w którym wielu pracodawców powinno dążyć do poprawy, jeśli chcą zwiększyć satysfakcję z pracy i zatrzymać u siebie pracowników. Według najnowszych badań 85% pracowników nie jest zadowolonych z tego, jak pracodawca wspiera ich karierę.

3. Zarządzanie harmonogramami i listą płac

Może się wydawać, że logistyka nie ma zbyt wiele wspólnego z zasobami ludzkimi, ale zarządzanie harmonogramem zmian w szpitalach jest złożonym wyzwaniem logistycznym, szczególnie w przypadku chronicznych niedoborów kadrowych. Duża placówka opieki zdrowotnej może zarządzać setkami różnych rotacji lekarzy, pielęgniarek, pracowników kontraktowych i innych członków personelu. Prawidłowe planowanie jest niezbędne: jedno z badań wykazało, że 33% pielęgniarek intensywnej opieki medycznej i 45% lekarzy intensywnej opieki medycznej doświadczyło poważnego wypalenia zawodowego. Dział kadr powinien pomagać w tworzeniu elastycznych harmonogramów, które są łatwe do przekazania, dostępne i — w razie potrzeby — dostosowywane.

Lista płac stanowi kolejne wyzwanie logistyczne dla działów kadr. Niektórzy pracownicy opieki zdrowotnej, tacy jak terapeuci i chirurdzy, otrzymują wynagrodzenie za leczenie poszczególnych pacjentów. Inni otrzymują stałe wynagrodzenie i mogą liczyć na premie. Bez odpowiedniej logistyki wypłaty mogą docierać z opóźnieniem lub być błędne. Kolejnym kluczowym wyzwaniem związanym z płacami jest zarządzanie kosztami pracy. Pracodawcy z sektora opieki zdrowotnej ograniczają te koszty na kilka sposobów, w tym poprzez analizę nadgodzin i premii, takich jak podwójne i potrójne wynagrodzenie, w celu zidentyfikowania działów, które przepłacają. Kolejną strategią jest ograniczenie korzystania z usług pracowników kontraktowych — pielęgniarek i innych pracowników tymczasowych — którzy zazwyczaj otrzymują wysokie wynagrodzenie, a ich zastąpienie jest kosztowne.

4. Dobór personelu

Nadążanie za branżowymi trendami kadrowymi jest wymogiem dla każdego pracodawcy, ale specjaliści ds. kadr w placówkach opieki zdrowotnej muszą przykładać do tego szczególnie dużą wagę. Powinni oni posiadać wiedzę na temat globalnych trendów — takich jak praca zdalna — i umieć odpowiedzieć na pytania takie jak: ilu pracowników pracuje z domu? Ilu potrzeba na miejscu? Czy dysponujemy odpowiednimi technologiami umożliwiającymi pracę wirtualną? Jakie są problemy związane z cyberbezpieczeństwem? Jednak specjaliści ds. kadr w placówkach opieki zdrowotnej muszą również myśleć na poziomie lokalnym: czy liczba ludności w naszym obszarze maleje czy rośnie i jak może to wpłynąć na poziom zatrudnienia? Czy nowi konkurenci podbierają nam talenty i klientów — jeśli tak, to czy mamy plan, jak na to zareagować? Gdy populacja na rynku opieki zdrowotnej starzeje się lub staje się młodsza albo gdy średnie dochody i jakość życia spadają, dział kadr musi przewidywać te zmiany i odpowiednio na nie reagować.

5. Wspieranie różnorodności, integracji i równego traktowania

Najlepsze miejsce pracy to takie, w którym wszyscy czują się akceptowani i są sprawiedliwie traktowani. Dział kadr ustala i egzekwuje zasady, które pomagają urzeczywistnić ten ideał. Jasne wytyczne dotyczące praktyk zatrudniania, podwyżek wynagrodzeń i rozwoju kariery pomagają budować przejrzystą, opartą na sprawiedliwości kulturę. Konsekwentne egzekwowanie tych wytycznych pokazuje pracownikom, że będą chronieni, jeśli ktoś dopuści się wobec nich dyskryminacji ze względu na wiek, rasę, pochodzenie etniczne, płeć, orientację seksualną lub jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną. Taka sama ochrona musi obejmować również pacjentów. Większość działów kadr wymaga obecnie corocznych szkoleń na temat m.in. wspierania różnorodności i integracji czy przeciwdziałania nękaniu. Bez tego rodzaju edukacji istnieje większe prawdopodobieństwo wystąpienia niedopuszczalnych zachowań.

6. Utrzymanie zadowolenia pacjentów

Zadaniem działu kadr jest określenie, w jaki sposób pracownicy powinni wykonywać swoje obowiązki. Wyzwaniem dla systemów opieki zdrowotnej jest zapewnienie, że wyższa wydajność przekłada się na zadowolenie pacjentów. Od sporządzania opisów stanowisk po definiowanie ról organizacyjnych całych działów — dział kadr ustala oczekiwania, które są podstawą najwyższej jakości opieki. Dział kadr jest również odpowiedzialny za tworzenie kultury pracy, która zachęca pracowników do dokładania wszelkich starań dla dobra swoich pacjentów. Pracodawcy z sektora opieki zdrowotnej powinni nagradzać pracowników, którzy zapewniają wyjątkową opiekę, a następnie przedstawiać ich historie w całej organizacji. Taki rozgłos sprawia, że pracownicy zyskują uznanie, na które zasługują, oraz zwraca uwagę na zachowania, które przekładają się na zadowolenie pacjentów.

7. Zarządzanie pracownikami

W świetle luk kadrowych i ogólnokrajowego niedoboru talentów zarządzanie pracownikami stało się głównym wyzwaniem dla działów kadr. Co prawda specjaliści ds. kadr nie zarządzają pielęgniarkami i lekarzami, ale zajmują się wszystkimi sprawami związanymi z pracownikami. Na przykład dział kadr nadzoruje proces gromadzenia danych nowo zatrudnionych pracowników i musi to robić w sposób prawidłowy i bezpieczny, aby zachować zgodność z przepisami. Dział kadr zarządza również procesem oceny wydajności pracowników, upewniając się, że otrzymują oni regularne informacje zwrotne, dzięki czemu mogą doskonalić się i rozwijać karierę zawodową. Ponadto dział kadr pomaga kształtować strukturę organizacyjną, co czasami wiąże się z nieprzyjemnym zadaniem zwalniania personelu, choć w ostatnich latach systemy opieki zdrowotnej raczej zwiększają liczbę pracowników, a nie ją zmniejszają.

8. Zarządzanie dyscypliną i sporami

Problemy dyscyplinarne i spory pracowników w organizacjach opieki zdrowotnej mogą utrudniać zajmowanie się pacjentami. Pracownicy nie mogą opuszczać zmian i powodować braków kadrowych w swoich zespołach ani nieostrożnie obchodzić się z danymi pacjentów i naruszać ich prywatności, narażając tym samym szpital lub klinikę na procesy sądowe. Gdy dochodzi do naruszeń lub gdy pracownicy — w tym wysoko opłacani lekarze i trudne do znalezienia specjalistki pielęgniarki — lekceważą pacjentów lub współpracowników, dział kadr musi zareagować, dyscyplinując osoby naruszające zasady. Jednak w przypadku sporów między pracownikami lub ich kierownikami dyplomacja często poprzedza lub zastępuje karę. W wyjątkowo skomplikowanych sytuacjach niektórzy dostawcy usług opieki zdrowotnej zwracają się o pomoc do zewnętrznych mediatorów.

9. Zapewnienie zgodności z przepisami i legalności

Działy kadr w placówkach opieki zdrowotnej stoją przed dużym wyzwaniem związanym z zarządzaniem czasem. Nadal muszą odgrywać kluczową rolę w zakresie zapewniania zgodności z przepisami — w zarządzaniu dokumentacją, BHP i innych obszarach — jednocześnie poświęcając więcej czasu niż kiedykolwiek wcześniej na rozwiązywanie problemów związanych z brakami kadrowymi. Nie ma prostego sposobu na pogodzenie tych przeciwstawnych sobie obowiązków. Wyjaśnienie ról w dziale kadr i delegowanie zadań może okazać się pomocne, ale konieczne może być również zatrudnienie większej liczby specjalistów ds. kadr, w szczególności osób z udokumentowanym doświadczeniem w zakresie zapewniania zgodności z przepisami. Dział kadr musi, jak zawsze, utrzymywać praktyczną znajomość przepisów dotyczących zatrudnienia i opieki zdrowotnej, co pozwala uchronić organizację przed naruszeniami i karami. W Stanach Zjednoczonych przepisy te obejmują ustawę o przenoszeniu ubezpieczeń zdrowotnych i odpowiedzialności za nie (Health Insurance Portability and Accountability Act), której naruszenie może skutkować karami w wysokości do 1,5 miliona dolarów rocznie, a także ustawę o dostępności opieki zdrowotnej (Affordable Care Act) oraz przepisy ustanowione przez Administrację Bezpieczeństwa i Higieny Pracy (OSHA). Dział kadr musi również sprawdzać i egzekwować umowy o pracę, w tym umowy z lekarzami i pielęgniarkami pracującymi w wielu placówkach — tego typu pracownicy są coraz częściej wykorzystywani do uzupełniania braków kadrowych.

Rozwiązywanie wyzwań kadrowych dzięki systemowi HCM firmy Oracle dla sektora opieki zdrowotnej

Na rynku dostępnych jest wiele platform, które pomagają działom kadr w zarządzaniu ich licznymi obowiązkami. Przed działami kadr w placówkach opieki zdrowotnej stoją jednak wyjątkowe wyzwania, które wymagają stosowania aplikacji dostosowanych do specyfiki tego sektora.

Oracle Fusion Cloud Human Capital Management (HCM) to oparty na chmurze pakiet aplikacji, który łączy wszystkie procesy kadrowe w całym systemie opieki zdrowotnej i służy jako centralne źródło danych. Ta ujednolicona platforma integruje się z systemami w całym przedsiębiorstwie, umożliwiając organizacjom opieki zdrowotnej zastąpienie starszych, często niepołączonych ze sobą technologii.

Dzięki Oracle Cloud HCM zespoły kadrowe tworzą i optymalizują procesy wspierające kulturę troski o pracowników, która pomaga zmniejszyć ich rotację, a także zarządzają tymi procesami. Dział kadr szybciej znajduje i zatrudnia wykwalifikowanych kandydatów dzięki zautomatyzowanym systemom i procesom oraz zarządza talentami za pomocą spersonalizowanych, opartych na rolach narzędzi edukacyjnych i planów rozwoju, stwarzając możliwości dla klinicystów i innych pracowników, zwiększając wiedzę zawodową i wydajność pracy oraz wspierając rozwój karier. Co więcej, dział kadr poprawia wydajność pracowników i opiekę nad pacjentami, jednocześnie łagodząc wypalenie zawodowe poprzez tworzenie elastycznych planów zatrudnienia, a także motywuje pracowników do pozostania w firmie, wykorzystując narzędzia do zarządzania personelem i komunikacji w celu usprawnienia planowania zmian i pracy zespołowej w całej organizacji.

Dowiedz się, jak możesz wykorzystać chmurową platformę Oracle ME do budowania kultury organizacyjnej, która przyciąga i rozwija pracowników oraz zwiększa ich zaangażowanie.

Rola działu kadr w opiece zdrowotnej — często zadawane pytania

Jaka jest rola działu kadr w opiece zdrowotnej?
Specjaliści ds. kadr pracujący w organizacjach opieki zdrowotnej reprezentują interesy swoich pracodawców, jednocześnie wspierając pracowników wykonujących ten wyczerpujący zawód. Ostatnie lata pokazały, że zmotywowani pracownicy mają kluczowe znaczenie dla wysokiej jakości opieki nad pacjentami i rozwoju biznesu.

Jak zmienia się rola działu kadr w opiece zdrowotnej?
Specjaliści ds. kadr zatrudnieni w organizacjach opieki zdrowotnej zajmują się nie tylko rekrutacją, zarządzaniem wynagrodzeniami i innymi tradycyjnymi zadaniami. Obecnie działy kadr współpracują z kierownictwem, aby kształtować strategie biznesowe, zapewniać zgodność z przepisami w obliczu rosnącej ilości danych pacjentów oraz wdrażać technologie, które poprawiają doświadczenia pracowników.

Jaka jest rola działu kadr w zakresie BHP?
W Stanach Zjednoczonych działy kadr są odpowiedzialne za zapewnienie zgodności placówek opieki zdrowotnej z przepisami OSHA. W ciągu ostatnich kilku lat działy kadr zajmowały się również zagrożeniem medycznym związanym z COVID-19 i towarzyszącym mu wzrostem liczby napaści na pracowników opieki zdrowotnej.

Zrzut ekranu dotyczącego zamawiania demonstracji oprogramowania HCM

Sprawdź Oracle Cloud HCM — najbardziej kompletne i ujednolicone chmurowe rozwiązanie HCM.