Czym jest system śledzenia kandydatów?

Czym jest system śledzenia kandydatów?

System śledzenia kandydatów (ATS) to oprogramowanie dla rekruterów i pracodawców służące do śledzenia kandydatów w całym procesie rekrutacji i zatrudniania. Może ono mieć różne funkcje, od prostej bazy danych po kompleksowy pakiet narzędzi, które ułatwiają przedsiębiorstwom każdej wielkości filtrowanie i analizowanie kandydatów oraz zarządzanie nimi.

Dlaczego warto korzystać z systemu śledzenia kandydatów?

Każda organizacja jest unikatowa, ale każda rozwija się też dzięki przyciąganiu, zatrudnianiu i maksymalizacji potencjału najlepszych pracowników o dużym potencjale. Wiele przedsiębiorstw staje przed poważnymi wyzwaniami na pewnym etapie procesu zatrudniania lub wdrażania pracowników. System ATS może oferować różne możliwości, które mogą pomóc organizacji w znalezieniu, zatrudnieniu i zatrzymaniu najlepszych kandydatów. Wśród korzyści płynących z systemu ATS można wymienić m.in.:

Pozyskiwanie i przyciąganie wykwalifikowanych kandydatów

Niektórym organizacjom brakuje zasięgu, aby nawiązać kontakt z najlepszymi kandydatami lub zarzucić wystarczająco szeroką sieć na platformie handlowej. Innym organizacjom brakuje wiedzy dotyczącej kanałów umożliwiających znalezienie określonych kandydatów, a jeszcze innym może brakować rozpoznawalności marki i środków na jej rozwój. System ATS może pomóc sprostać tym krytycznym wyzwaniom. Niektóre systemy można wzbogacić o mechanizmy sztucznej inteligencji (AI) i uczenia maszynowego, które pomogą stworzyć profil idealnego kandydata, ocenić i zidentyfikować umiejętności oraz przewidzieć czynniki sukcesu w celu maksymalizacji korzyści z każdego zatrudnienia. Pomaga to organizacjom lepiej zrozumieć zachowania kandydatów, zwiększyć rozpoznawalność marki i dotrzeć do konkretnych osób poszukujących pracy na platformach i w kanałach, z których najczęściej te osoby korzystają.

Zwiększenie zaangażowania kandydatów

Przeprowadzenie kandydata przez cały proces rekrutacji, od pierwszego kontaktu aż do dnia rozpoczęcia pracy, może wymagać intensywnej pracy. Zbyt łatwo jest stracić najlepszego kandydata z powodu zbyt długiego czasu odpowiedzi na jego aplikację lub niemożności umówienia się na pasujący kandydatowi termin rozmowy kwalifikacyjnej. System ATS zapewnia lepszą widoczność całego procesu rekrutacji, dzięki czemu żaden punkt kontaktu nie zostaje pominięty.

Poprawa efektywności i obniżenie kosztów

Nieefektywne procesy wykonywane ręcznie, słaba współpraca w ramach zespołu rekrutacyjnego i niewłaściwa komunikacja z kluczowymi interesariuszami oznaczają, że proces rekrutacji przebiega powoli. Prowadzi to do wysokich kosztów i długiego czasu zatrudnienia. System ATS umożliwia automatyzację procesów wykonywanych ręcznie, zwiększa widoczność procesu zatrudnienia dla całego zespołu rekrutacyjnego i poszerza możliwości komunikacji na wszystkich etapach rekrutacji.

Zachowanie konkurencyjności

W 2019 r. 99% przedsiębiorstw z listy Fortune 500 korzystało w procesie rekrutacji z systemu ATS¹. Przedsiębiorstwa te mają już rozpoznawalność marki i zasoby, aby konkurować o najlepszych pracowników; więc system ATS może wyrównać szanse, zapewniając lepszy i szybszy dostęp do kandydatów.

Optymalizacja procesu wdrażania pracowników

Odpowiedni system ATS może również pomóc we wdrożeniu nowych pracowników, zapewniając, że będą oni mieć wszystkie informacje, których potrzebują, aby zacząć właściwą pracę już od pierwszego dnia, co zwiększa ogólną produktywność i pozytywnie wpływa na zatrzymywanie pracowników.

Korzyści z systemu śledzenia kandydatów dla kandydatów

Na konkurencyjnym rynku pracy rekruterzy i menedżerowie ds. zatrudnienia starają się wykorzystać każdą potencjalną przewagę w wyścigu o najlepszych pracowników. W miarę jak wiele organizacji przestawia się na pracę zdalną, potrzeba ta staje się jeszcze bardziej krytyczna. Pole konkurencji poszerzyło się, ponieważ zniknęła bariera geograficzna, co sprawia, że najlepsi kandydaci mają jeszcze większy wybór przyszłego pracodawcy. Dla świadomych kandydatów korzystanie przez przyszłego pracodawcę z systemu ATS może stanowić istotny czynnik decydujący o wyborze miejsca pracy. Wśród wspomnianych korzyści można wymienić m.in:

Ulepszone środowisko obsługi kandydatów

Osoby poszukujące pracy oczekują udostępnienia im przyjaznego środowiska cyfrowego. Najlepszy system ATS automatyzuje wiele z najbardziej uciążliwych aspektów poszukiwania pracy, zapewniając automatyczne wypełnianie aplikacji online, samoobsługowe planowanie terminów rozmów kwalifikacyjnych oraz płynną i spójną komunikację z zespołami rekrutacyjnymi.

Większa efektywność procesu rekrutacji

Niskie zaangażowanie kandydatów jest często wynikiem braku integracji zespołów rekrutacyjnych, które nie są zdolne do efektywnej współpracy, nie wiedzą, na jakim etapie procesu rekrutacyjnego znajduje się kandydat, lub nie są w stanie przekazać mu kluczowych informacji. To bardzo frustruje najlepszych kandydatów, którzy podejmują decyzje o przyjęciu oferty pracy na podstawie każdego aspektu środowiska rekrutacyjnego. System ATS może pomóc w uniknięciu problemów, dzięki czemu kandydaci będą szybciej zatrudniani, a właściciel marki zyska więcej pozytywnych opinii.

Natychmiastowe wdrożenie po zatrudnieniu

Najlepsi pracownicy chcą od razu pracować na 100%. System ATS nie tylko wspomaga rekrutację i zatrudnianie, ale także oferuje dziesiątki narzędzi usprawniających proces wdrażania pracowników. Dzięki temu przejście od kandydata do pełnowartościowego pracownika przebiega płynnie.

Najlepszy system śledzenia kandydatów: korzyści dla rekruterów i pracodawców

Odpowiedni system ATS może mieć ogromne przełożenie na efektywność rekruterów, pomagając im m.in. w następujących obszarach:

Tworzenie lepszych opisów stanowisk

Organizacje tworzą zapotrzebowanie na stanowisko, ponieważ identyfikują krytyczną potrzebę biznesową, której obecny poziom zatrudnienia nie zaspokaja. Opis stanowiska musi przekładać tę potrzebę biznesową na podstawowe obowiązki. Jednocześnie musi też przyciągnąć uwagę najbardziej odpowiedniego kandydata. System ATS oferuje bogate w słowa kluczowe szablony opisów stanowisk, które przyciągają uwagę właściwych osób we właściwym czasie i w miejscach, w których szukają ich najlepsi kandydaci.

Zwiększanie zasięgu rekruterów i usprawnienie procesu rekrutacji

System ATS umożliwia rekruterom dopasowanie zapotrzebowania na stanowisko do witryn z ofertami pracy i kanałów mediów społecznościowych najbardziej odpowiednich dla konkretnych kandydatów. System ATS zapewnia również maksymalną widoczność wewnętrznych ogłoszeń o pracę przy mniejszej liczbie kliknięć i braku barier dla potencjalnych kandydatów będących już pracownikami.

Automatyzacja i poprawa efektywności

System ATS może zmieniać i automatyzować procesy wykonywane ręcznie w całym cyklu zatrudniania dzięki takim narzędziom, jak zautomatyzowana obsługa ofert pracy i komunikacji oraz zdigitalizowane, elastyczne planowanie terminów rozmów kwalifikacyjnych. W ten sposób pracodawcy mogą zmniejszyć swoją zależność od zdecentralizowanych, papierowych i e-mailowych procesów rekrutacyjnych. Dzięki temu spełniający wymagania kandydaci nie zostaną pominięci. Ponadto eliminuje się możliwość pomyłek i spowolnienia, a kandydaci szybciej przechodzą przez proces rekrutacji, co obniża koszty zatrudnienia. Cyfryzacja i centralizacja przetwarzania wrażliwych danych poprawia również ich bezpieczeństwo.

Poprawa widoczności i współpracy między zespołami rekrutacyjnymi

Kandydaci są coraz bardziej rozproszeni, podobnie jak zespoły rekrutacyjne. Wiele organizacji działa nieefektywnie z powodu słabej współpracy spowodowanej niespójnymi procesami i nieefektywnymi narzędziami. System ATS zapewnia całym zespołom rekrutacyjnym widoczność tego, na jakim etapie procesu znajduje się kandydat, jakie kontakty z nim miały miejsce i jakie kolejne etapy pozostały do wykonania. Aby nie przeoczyć krytycznych obowiązków i nie stracić dobrych kandydatów, można skonfigurować odpowiednie ostrzeżenia.

Co trzeba wiedzieć podczas wyboru systemu śledzenia kandydatów

Ze względu na szeroką gamę dostępnych opcji systemu ATS, dana organizacja musi ocenić kilka czynników przed podjęciem decyzji o najlepszym wyborze najlepszego narzędzia.

Zrozumienie problemu do rozwiązania

W kontekście tak wielu opcji systemu ATS kluczowe znaczenie ma wskazanie najważniejszych problemów, na które rozwiązanie powinno stanowić panaceum. Przykładowo

• Jeśli organizacja ma trudności ze znalezieniem i rekrutacją wysokiej klasy pracowników, powinna poszukać systemu ATS, który tworzy dynamiczne opisy stanowisk, automatyzuje ocenę umiejętności przed rozmową kwalifikacyjną i wykorzystuje mechanizmy sztucznej inteligencji do tworzenia odpowiednich profili umiejętności.
• Organizacje, które podczas procesu rekrutacji mają problemy z komunikacją i zaangażowaniem kandydatów, powinny wybrać system ATS, który zapewnia więcej punktów kontaktu z kandydatami oraz więcej wskaźników postępu na wszystkich etapach procesu zatrudnienia.
• System ATS może oferować jeszcze bardziej niszowe usługi, na przykład obsługę wielu języków dla organizacji zatrudniających globalnie.

Dopasowanie inwestycji do zdolności organizacyjnych

Podobnie jak w przypadku każdej inwestycji w oprogramowanie lub technologię, należy zacząć od dokładnego zrozumienia możliwości organizacji. Pracodawcy powinni znać apetyt swojej firmy na zmiany i chęć przyjęcia nowych narzędzi. Muszą również być stanowczy w kwestii ograniczeń budżetowych i mieć wyczucie co do spodziewanego zwrotu z inwestycji w dolarach i czasie.

Zrozumienie posiadanej infrastruktury IT

Opcje systemu ATS mogą mieć różny zakres. Bardziej kompleksowe, kompleksowe opcje mogą być dość złożone. Większość zaawansowanych systemów ATS nie jest gotowymi rozwiązaniami, kluczowe jest więc upewnienie się, że przedsiębiorstwo ma czas i zasoby IT, które może przeznaczyć na proces wdrożeniowy trwający miesiące lub nawet lata. Implementacja i integracja procesów również może wykroczyć poza istniejącą infrastrukturę IT. System ATS może wymagać połączenia z zewnętrznym oprogramowaniem, które często ma kluczowe znaczenie w procesie rekrutacji, choć nie jest elementem tego systemu. Chodzi tu m.in. o przeprowadzane przed zatrudnieniem badania na obecność narkotyków i weryfikację przeszłości. Pracodawcy muszą znać swoje środowisko, aby znaleźć właściwe rozwiązanie.

Przyszłość systemów śledzenia kandydatów

Systemy śledzenia kandydatów to zaawansowane narzędzia, w których wciąż wprowadzane są innowacje dopasowane do tempa zmian i zapotrzebowania na pracowników. Najlepsze systemy już takie są, ale w przyszłości będą mieć następujące cechy wspólne:

Priorytet dla urządzeń mobilnych, bogactwo informacji, szybka zdolność adaptacji

W obliczu zmieniających się oczekiwań pracowników reprezentujących różne pokolenia system ATS powinien cechować się elastycznością i zdolnością adaptacji. Najlepsi kandydaci oczekują płynnej, w pełni mobilnej interakcji, więc najlepsze systemy ATS powinny odpowiadać na te potrzeby, umożliwiając aplikowanie z telefonu, w dowolnym miejscu i czasie. Osoby poszukujące pracy oczekują również szczegółowych odpowiedzi na wiele pytań zadawanych przed zatrudnieniem, co sprawia, że systemy ATS muszą oferować większe możliwości wyszukiwania, zapewniać bieżącą asystę techniczną lub wykorzystywać boty do odpowiadania na często zadawane pytania, a także dawać możliwość dostosowania ich do nowych potrzeb w czasie rzeczywistym.

Wzbogacone środowisko użytkownika

Systemy ATS będą nadal ulepszać i optymalizować procesy zatrudnienia. Cechami wyróżniającymi dla potencjalnych pracowników są i będą bardziej intuicyjne, prostsze interfejsy, funkcje automatycznego pobierania informacji z CV oraz samoobsługa w zakresie planowania terminów rozmów kwalifikacyjnych. Rekruterzy również skorzystają z bardziej płynnego środowiska obsługi, począwszy od oferty pracy, a skończywszy na zarządzaniu zadaniami.

Większa zdolność do wykorzystania funkcji platform społecznościowych

Dostęp do sieci społecznościowych jest niezbędny w procesie rekrutacji, dlatego systemy ATS będą w pełni zintegrowane z serwisami społecznościowymi, aby identyfikować najlepszych pasywnych i aktywnych kandydatów, a jednocześnie pomagać organizacjom w budowaniu silnej marki w mediach społecznościowych.

Większa efektywność dzięki zastosowaniu sztucznej inteligencji

Sztuczna inteligencja jest niezbędna do zwiększenia wydajności. Wykorzystujący sztuczną inteligencję system ATS może przetwarzać złożone zbiory danych, pomagając zidentyfikować umiejętności, które wyróżniają najlepszych pracowników w organizacji. Wyodrębniając czynniki decydujące o sukcesie, pracodawcy i rekruterzy mogą tworzyć bardziej ukierunkowane oferty pracy, sprawdzać i oceniać umiejętności na bardziej szczegółowym poziomie oraz pomagać w eliminowaniu słabych punktów w procesie rekrutacji. Udoskonalone algorytmy zapewnią bardziej zniuansowany, szczegółowy portret idealnego kandydata i zapewnią bardziej spersonalizowane, płynne środowisko obsługi osób poszukujących pracy.

W pełni zintegrowany ekosystem oparty na chmurze

Przyszłość systemów ATS leży w chmurze, co eliminuje potrzebę lokalnej konserwacji i zarządzania, przy jednoczesnym wykorzystaniu zewnętrznej infrastruktury, skalowalności i zdolności do zapewnienia bezpieczeństwa. Najlepsze systemy ATS będą również zintegrowane z innymi technologiami, pozwalając pracodawcom lepiej zrozumieć, w jaki sposób procesy rekrutacyjne wpływają na przedsiębiorstwo.

Większa różnorodność i większe włączenie

Różnorodność pracowników i kultura sprzyjająca włączeniu nie tylko wzmacniają organizację, ale są również oczekiwanym standardem z punktu widzenia pracodawców i kandydatów. System ATS będzie wykorzystywać dane i wzorce zatrudniania, aby identyfikować i eliminować wewnętrzne nastawienie w procesie rekrutacji, otwierając przedsiębiorstwa na bardziej zróżnicowaną grupę wykwalifikowanych kandydatów.

¹ Linda Qu, „99% przedsiębiorstw z listy Fortune 500 korzysta z systemów śledzenia kandydatów (ATS)", Jobscan, 7 listopada 2019 r.

² Karen McCandless, „Raport dotyczący strategii rekrutacji: inwestuj w rekomendacje pracowników i lepiej promuj swoją markę”, GetApp, 3 października 2017 r.

³ McCandless, „Raport dotyczący strategii rekrutacji”.