Ce este software-ul de contabilitate?
Software-ul de contabilitate gestionează și înregistrează tranzacțiile financiare zilnice ale unei organizații, inclusiv gestionarea activelor fixe, cheltuielilor, veniturilor, creanțelor, obligațiilor de plată și a registrelor contabile, raportarea și analizarea. Un sistem de contabilitate complet ține evidența activelor, pasivelor, veniturilor și cheltuielilor unei organizații. Aceste tranzacții populează apoi registrul general în timp real, oferindu-le directorilor financiari, trezorierilor și operatorilor de date acces imediat la date financiare exacte, în timp real. De asemenea, sub aspectul P&L, permit vizibilitate asupra performanțelor la nivel operațional.
Înregistrarea sistematică a acestor tranzacții financiare permite întocmirea situațiilor financiare trimestriale și anuale, inclusiv a bilanțurilor, a declarațiilor de venituri, a situațiilor fluxurilor de numerar și a situațiilor capitalurilor proprii ale acționarilor. Software-ul de contabilitate este o componentă esențială a unui sistem pentru planificarea resurselor companiei (ERP).
Sistemele ERP unifică funcțiile esențiale de afaceri, precum contabilitatea, planificarea financiară și analiza (FP&A), lanțul de aprovizionare, gestiunea stocurilor și achizițiile. Aceste aplicații sunt integrate nativ cu o interfață de utilizator și un model de date comune, eliminând nevoia de a trece de la un sistem la altul sau de a integra date din silozuri pentru a gestiona diferite aspecte ale afacerii.
Beneficiile unui software de contabilitate
Software-ul de contabilitate este esențial pentru ca organizațiile să își poată gestiona procesele de afaceri zilnice. De asemenea, le permite liderilor să cunoască exact situația financiară a companiei lor.
Registrul general (RG) și subregistrul
Un software de contabilitate modern este conceput astfel încât să permită popularea registrului general atât cu intrări de jurnal, cât și cu intrări automatizate din subregistre, permițându-le directorilor financiari și operatorilor de date să aibă o imagine de ansamblu, în timp real, a datelor financiare.
Conturi de credit (AP) și conturi de debit (AR)
O soluție software completă pentru contabilitate face mai mult decât contabilitatea de bază. Aceasta ajută organizațiile să reducă redundanța înregistrărilor, să furnizeze o mai bună bugetare și prognozare și să gestioneze cheltuielile detaliindu-le și clasificându-le corect. În plus, oferă o integrare perfectă cu sistemele bancare, permite audituri mai precise și păstrează înregistrări detaliate de urmărire a tuturor activelor și obligațiilor de plată.
Gestionarea banilor
Capacitățile de gestionare a banilor ale software-ului de contabilitate oferă pozițiile exacte ale banilor prin reconcilierea automată a tranzacțiilor bănești cu extrasele de cont. De asemenea, aceste capacități le permit companiilor să ia decizii oportune privind investițiile, împrumuturile și alte tranzacții bănești prin prognozarea automată bazată pe creanțe, obligații de plată, subregistrele de salarizare și tranzacțiile externe.
Gestionarea activelor
O soluție modernă de contabilitate vă ajută să gestionați întregul ciclu financiar al activelor, inclusiv achiziția, capitalizarea, deprecierea și retragerea acestora. Această vizibilitate completă ajută companiile să furnizeze situații financiare exacte legate de apreciere și depreciere.
Managementul riscurilor și conformitatea
Cea mai bună apărare a unei organizații împotriva fraudei și accesului neautorizat la date este un software de contabilitate care să aibă încorporate soluții pentru securitate, managementul riscurilor și audit. Aceste controale interne și separarea sarcinilor (SoD) vă ajută să respectați reglementările Sarbanes-Oxley (SOX) și să oferiți companiei dvs. o sursă de informații unică și securizată.
Managementul colectărilor
Managementul colectărilor de la clienți este o capacitate importantă a software-ului de contabilitate. Prin managementul cuprinzător al colectărilor, este mai simplu să evaluați clienții, să stabiliți strategii de colectare, să gestionați plata colectărilor și să inițiați colectări în ultimă instanță pentru clienții în faliment.
Managementul veniturilor
Capacitățile de gestionare a veniturilor integrate în software-ul de contabilitate automatizează procesul de utilizare a analizelor pentru maximizarea veniturilor și a rentabilității.
Raportarea și analizele
Un sistem de contabilitate complet nu doar că înregistrează tranzacții financiare, dar include și capacități de raportare și analiză. Aceste dashboarduri predefinite ajută liderii financiari să înțeleagă starea financiară a companiei lor și să obțină informații mai detaliate. Aceste dashboarduri măsoară în timp real principalii indicatori KPI financiari, inclusiv raportul curent, raportul rapid, raportul datorii - capital, capitalul circulant net și rulajul din inventar - dar și alți indicatori.
Software de contabilitate - on-premises sau în cloud
De la introducerea software-ului de contabilitate, în urmă cu aproape 45 de ani, acesta a evoluat enorm, de la un model de implementare on-premises la unul bazat pe cloud. Prima generație de software pentru contabilitate a fost implementată on-premises, ceea ce înseamnă că hardware-ul și serverele pentru software se aflau în centrul de date al companiei.
Astăzi, există o cerere tot mai mare pentru software-uri de contabilitate bazate pe cloud. Atunci când software-ul de contabilitate este „în cloud”, acest lucru înseamnă că aplicația rulează într-o rețea de servere aflate la distanță, nu în sediul companiei.
Cloudul oferă o alternativă mai economică pentru software-ul de contabilitate, care scade cheltuielile operaționale (OpEx) și cheltuielile de capital (CapEx), deoarece companiile nu mai trebuie să achiziționeze hardware sau să angajeze personal IT suplimentar. Fără o infrastructură costisitoare, resursele pot fi investite pentru oportunități de inovare, în timp ce angajații se pot concentra asupra unor activități mai strategice, în loc să se ocupe de IT.
Există patru concepte operaționale de bază care justifică mutarea în cloud a software-ului de contabilitate. Acestea includ:
| Eliminarea întreținerii | Sistemele software învechite necesită multă mentenanță din partea personalului și a consultanților. Aceste sisteme au nevoie constant de remedieri ale erorilor, corecții, actualizări și mentenanță. Cu software-ul de contabilitate bazat pe cloud, sarcina grea a monitorizării, diagnosticării, instalării și testării remediilor trece de la client la furnizor. În să fie nevoie să remediați constant sistemul, sistemul lucrează constant pentru dvs. |
| Evitarea mentenanței costisitoare | Software-ul on-premises necesită mult timp, efort și bani doar pentru a funcționa. Cu software-ul de contabilitate bazat pe cloud, actualizările, recuperarea în caz de dezastru, reînnoirea hardware-ului și backupurile sunt gestionate ca parte din serviciu. |
| Date financiare precise, în timp real | Soluțiile software de contabilitate din trecut erau concepute adesea pentru „transferul în masă” al tranzacțiilor din subregistre în registrul general. Software-ul de contabilitate bazat pe cloud postează automat toate tranzacțiile în registrul general, asigurându-se că GL conține întotdeauna date în timp real. |
| Gata cu produsele inutile | Datorită software-ului de contabilitate modern, vechea practică de a cumpăra licențe suplimentare pentru utilizatori viitori și pentru proiecte potențiale ia sfârșit. Cu modelul de abonament SaaS în cloud, companiile utilizează numai licențele de care au nevoie și adaugă mai mulți utilizatori sau produse pe măsura dezvoltării. |
Viitorul software-ului de contabilitate
Software-ul pentru contabilitate a evoluat, pentru a îndeplini cerințele unei lumi digitale, iar cloudul a reprezentat cheia acestei transformări. Cloudul a ridicat software-ul de contabilitate de la o soluție back-office la o soluție cuprinzătoare, critică și integrată, creată pentru inovație. Întrucât companiile se confruntă cu noi forțe perturbatoare și presiuni din partea concurenței, aceste sisteme de contabilitate în cloud flexibile și adaptabile le permit să obțină forța financiară necesară pentru viitor.
Deținerea unei soluții software de contabilitate moderne, în cloud, ajută organizațiile să concureze într-o economie digitală. Aceste soluții cuprinzătoare includ următoarele capacități:
| Raportare și analize avansate | Obțineți o imagine de ansamblu a performanțelor financiare ale companiei dvs. și înțelegeți mai bine rentabilitatea, costurile și veniturile prin analizarea tendințelor și fluctuațiilor utilizând parametri prestabiliți. |
| Tehnologii de ultimă generație | Aplicațiile de contabilitate moderne, bazate pe cloud, au încorporate adesea tehnologii de ultimă generație, cum ar fi inteligența artificială (AI), blockchain, machine learning (ML) și asistenți digitali. |
| Automatizări | Reconcilierea conturilor și corespondența tranzacțiilor integrate le permit organizațiilor să accelereze considerabil procesul de închidere financiară. Aflați cum a obținut Oracle cea mai rapidă închidere în S&P 500 - în doar nouă zile calendaristice. |
| Cost total al deținerii (TCO) redus | Cloudul elimină nevoia investirii de către companii în hardware, mentenanță, produse inutile și actualizări. Datorită vitezei și scalării oferite de SaaS, organizațiile care utilizează un software de contabilitate în cloud înregistrează costuri totale de exploatare cu până la 52% mai mici (PDF) decât clienții on-premises. |
| Scalabilitate extremă | Pe măsură ce companiile cresc, software-ul de contabilitate trebuie să aibă capacitatea de a scala rapid și ușor - conform piețelor, zonelor geografice și produselor. Centrele de date ale furnizorilor de software de contabilitate în cloud sunt concepute astfel încât să ofere viteză, performanță, securitate și scalare de neegalat. |
| Lucrați de oriunde | Software-ul de contabilitate în cloud le permite contabililor, operatorilor de date, trezorierilor și directorilor financiari să acceseze aplicația pe orice dispozitiv mobil cu conexiune la internet, de la laptop la smartphone, permițând departamentelor financiare să lucreze în siguranță de oriunde, oricând și pe orice dispozitiv. |
| Ciclu de actualizare trimestrială | Software-ul Oracle include actualizări trimestriale automate, permițându-le clienților să profite de automatizarea crescută și de mai multe funcții - la fiecare 90 de zile. |
| O suită completă pentru management financiar | Oferim cele mai complete soluții financiare disponibile, cu aplicații de bază pentru contabilitate și finanțe, managementul riscurilor, aprovizionare directă și indirectă și managementul portofoliului de proiecte (PPM). |
| Recuperarea în caz de dezastru | Protocoalele de securitate încorporate în software-ul de contabilitate în cloud sunt mult mai extinse și mai moderne decât sistemele on-premises. Furnizorii de cloud efectuează periodic backupul datelor pe servere în mai multe locuri, reducând riscul ca un incendiu sau o catastrofă naturală să vă compromită instanța sistemului și informațiile. |
| Standarde de conformitate | Organizațiile din prezent au nevoie de mai mult decât de o versiune digitală a contabilității pe foi de calcul. Dincolo de simpla înregistrare a tranzacțiilor, software-ul de contabilitate ajută echipele financiare să își mențină parteneriatul de încredere, să reducă erorile de contabilitate, să scurteze ciclurile de facturare, să respecte legile și cerințele de reglementare în permanentă schimbare și să optimizeze fluxul monetar. |
| Managementul riscurilor | Deoarece banii sunt monitorizați și gestionați la nivelul companiei, sistemele de contabilitate trebuie să contribuie la protejarea datelor esențiale împotriva furtului, fraudelor și a altor daune produse de infractori. Soluțiile de contabilitate în cloud includ managementul riscului și conformitatea, deci companiile pot utiliza aceste capacități pentru ca urmărirea auditurilor și verificarea erorilor să includă separarea activităților (SoD) și maparea rolurilor pe responsabilități la nivelul întregii companii. |
Contabilitatea în cloud nu mai înseamnă doar viitorul - este o soluție pe care companiile trebuie să o adopte acum, pentru a evita funcționarea cu un dezavantaj competitiv. Beneficiile software-ului de contabilitate în cloud sunt similare cu cele ale altor aplicații în cloud, dar sunt și mai importante, deoarece finanțele reprezintă baza activității oricărei companii. Conducerea unei companii fără informații financiare exacte și în timp real este ca și cum ai conduce o mașină fără vitezometru sau indicator de combustibil. De aceea, un sistem de contabilitate bazat pe cloud este o investiție foarte importantă pentru companiile de astăzi.