Oracle Universal Content Management – Hands On

Neste tópico iremos explorar algumas características da integração com Windows Explorer.

• No Desktop, execute o ícone Oracle Content Servers

• Clique duas vezes no link UCM, e faça o login como sysadmin.
• Abra a pasta Contribution Folders -> Jurídico -> Processos. O arquivo que publicamos anteriormente deverá estar armazenado nesta pasta.
• Selecione o arquivo. Neste momento conseguimos ver todos os metadados referentes à este documento, além de podermos fazer alterações.

• Atividades Adicionais: Navegue pela interface do Windows Explorer, altere alguns atributos, crie um track de discussão para este documento. Copie e cole outros 4 documentos do desktop para dentro desta pasta e veja como são configurados os Metadados.
• Feche todas as Janelas

Nesta etapa iremos explorar alguns recursos adicionais da interface web do UCM.

• Agora iremos habilitar o português e o espanhol na interface. Para isto:
• • Feche todas as janelas.
  • Clique no menu Start -> Programs -> Oracle Content Server -> ucm -> Utilities  -> System Properties
  • Clique na aba Localization
  • Selecione a linha Portugues-Brasil e clique no botão Enable.
  • Selecione a linha Español e clique no botão Enable.
  • Selecione a linha English-US e clique no botão Enable.
  • Clique OK e reinicie o Content Server

• Acesse o UCM como advogado, clique em My Profile e modifique o idioma para Português. A interface deverá estar no idioma selecionado.

• Clique no link Pesquisar -> Processo.
• Na tela de busca, clique no botão Pesquisar.
• A tela deverá retornar 5 documentos.
• Clique no menu Alterar Exibição e selecione Exibição Clássica.
• Veja que o layout da tela de retorno mudou.

• Os usuários podem customizar as telas de busca. Clique no menu Alterar Exibição e selecione Personalizar
• Clique no link adicionar ( ) ao lado do texto Exibição clássica

• Defina o ID como Visao_Processo e o label como Visão Processo
• Defina os campos conforme a imagem abaixo

• Clique em Save. Refaça a busca, defina a exibição como Visão Resultados e veja os resultados

• Na tela de retorno de busca, clique no menu Ações de consulta e selecione Pesquisar nos Resultados.
• Preencha o campo Número do Processo com o valor 1234 e clique em Pesquisar nos Resultados
• Vemos que apenas um documento foi retornado

• Clique em Ações da Consulta e selecione Salvar Pesquisa
• Defina um nome como Processo 1234 e clique em OK.
• Esta consulta pode ser acessada expandindo a aba Meu Servidor de Conteúdo e clicando na pasta Minhas consultas salvas

Content Folios

A funcionalidade chamada Folios implementa o conceito de pasta virtual, aonde podemos associar diversos documentos sem alterar a localização física dos mesmos. Para criarmos um Folio:

• Expanda a pasta Gerenciamento de Conteúdo e clique no link Nova Pasta ( )
• Selecione Pasta Avançada e clique em Carregar Pasta
• Clique no campo Nome e modifique o conteúdo para Processo 1234
• Clique com o botão direito na pasta raiz e selecione Criar nó

• Defina o nome desta pasta como Intimações
• Crie um novo nó chamado Pareceres
• Clique com o botão direito na pasta raiz e selecione Inserir hipertexto
• Crie um link para o site da Oracle ( http://www.oracle.com)

• No quadro Itens de origem, clique no botão Pesquisar…
• Selecione o perfil Processo, clique em Continuar…
• Na próxima tela, clique em Pesquisa
• Selecione os 3 primeiros documentos e clique em Avançar
• Estes documentos irão ser listados na janela Itens de Origem.
• Você pode arrastar os documentos para uma das duas pastas: Intimações e Pareceres.

• Distribua os arquivos entre as pastas
• Você também pode reordenar os documentos dentro da pasta, arrastando os arquivos para cima ou para baixo dos outros documentos.
• Para salvar esta pasta, clique no menu Ações e selecione Salvar pasta

• Defina o perfil como Processo e clique em Avançar
• Defina o campo título como Pasta do Processo 1234
• Preencha o campo Número do Processo com o valor 1234 e clique em Armazenar
• Na próxima tela, clique em Concluir.
• De volta à pasta, clique no menu Processadores e selecione Fazer download da rendição do arquivo zip. Na janela que abrirá, clique em Open.
• A solução reúne todos os documentos da Pasta em um arquivo zip para o usuário.
• Para testarmos a conversão para PDF, precisamos remover o hyperlink para o site da Oracle. Clique com o botão direito neste link e selecione Excluir.
• Salve a pasta. Clique no menu Processadores e selecione Fazer download da rendição PDF.
• A solução gera um único documento PDF com todos os arquivos da pasta, gerados na mesma ordem das pastas.
• Expanda a aba Procurar Conteúdo e clique nas pastas Contribution Folders, Jurídico, Processos.
• A Pasta que criamos aqui foi salva nesta pasta

• Feche todas as janelas.

Vamos criar dois workflows: um para que todos os documentos publicados pelo usuário advogado sejam aprovados pelo usuário gerjuridico, e outro que faz com que todos os documentos publicados pelo usuário contador sejam aprovador pelo usuário gercontabil. No caso de Processos, queremos também que o próprio autor seja o primeiro aprovador (usando o Token que criamos antes).

• Abra o Internet Explorer, acesse o UCM como sysadmin
• No menu Administration, selecione Admin Applets
• Clique em Workflow Admin

• Clique na aba Criteria, e em seguida no botão Add…
• Preencha com os seguintes dados:

• Com esta configuração, todo o conteúdo do grupo Jurídico com o Type = Processo irá disparar um workflow de aprovação.
• Clique OK.
• Na janela Criteria Workflows, selecione o Revisao_Processos, e no clique no botão Add… ao lado da lista de Steps.

• Preencha com os dados abaixo. Clique no botão Add Token… e selecione o Token Autor

• Clique OK.
• Crie um outro Step para aprovação do usuário gerjuridico.

• Na tela principal, clique em Enable para ativar este workflow.
• Clique Yes na tela de confirmação.
• Na tela Workflow Admin, clique em Options -> Exit.
• Feche todas as janelas.
• Agora vamos fazer um teste… Acesse o UCM como o usuário advogado, clique em Novo Armazenamento -> Processo e publique um documento qualquer.
• Confira o status do documento, ele deve mudar para Review, após ficar em GenWWW (gerando a versão Webviewable).

• Clique no link Revisao_Processos para abrir a página do workflow.
• Clique no ícone Ações ( ) e selecione Informações sobre fluxo de trabalho
• Nesta tela podemos ver todos os passos do workflow, assim como as tarefas que já ocorreram.

• Expanda a aba Meu Servidor de Conteúdo e clique em Minhas atribuições de fluxo de trabalho
• Podemos ver que o documento que publicamos está para a aprovação do autor, neste caso o usuário advogado
• Clique no ícone ( ) para acessar a tela de aprovações

• Clique no link Aprovar. O documento será encaminhado ao usuário gerjuridico.
• Feche todas as janelas.
• Caso você tenha configurado o perfil do usuário gerjuridico no Outlook, cheque sua caixa de emails.

• O link leva direto à página de aprovação.
• Abra o Internet Explorer, acesse o UCM com o usuário gerjuridico
• Clique em My Content Server -> My Workflow Assignments
• Confira o Workflow pendente de aprovação

• Você pode clicar neste ícone ( ) para ver os detalhes da aprovação, ou pode aprovar ou rejeitar diretamente nesta tela, clicando neste ícone( ) e selecionando a opção desejada

• Clique neste ícone ( ) para acessar a tela de aprovação do documento.
• Na tela que aparecer, revise o documento e clique em Approve.

• A tela de My Workflow Assignments irá aparecer novamente, mas desta vez não haverá nenhum documento para aprovação
• Vamos conferir como está o status do documento? Volte na pasta Processos, veja as propriedades deste arquivo. O status deverá estar como Released.

• Feche todas as janelas.
• Seguindo estas etapas, crie o workflow de aprovação para os documentos contábeis, com o usuário gercontabil como aprovador.

Caso você tenha disponibilidade, implemente o seguinte cenário:

• Crie um novo usuário e senha com o seu nome – você será um funcionário da área de RH.
• Queremos facilitar a publicação de políticas e outros documentos no Content Server
• O primeiro problema é que todos os funcionários devem poder acessar o conteúdo do RH, como políticas e procedimentos, mas apenas funcionários do RH podem ser capazes de editar ou publicar novo conteúdo.

Dica: Como você protege conteúdo do RH? Você precisa criar novos Roles e Grupos?

• O próximo problema é que queremos tornar mais fácil a busca por políticas e procedimentos. Também queremos tornar mais fácil a publicação de novas políticas e procedimentos para os funcionários do RH.

Dica: Como podemos categorizar este conteúdo? Precisamos de novos metadados? E Perfis de Conteúdo?

• Usuários do RH também não gostam de preencher metadados. Podemos montar alguma forma para que eles possam facilmente carregar o conteúdo sem precisar preencher formulários?

Dica: Alguma forma de arrastar e soltar pelo Windows Explorer?

• Em seguida precisamos criar um workflow que é acionado quando o usuário faz o check in de um arquivo. Nossos funcionários do RH querem ser capazes de carregar novas políticas e procedimentos que precisam ser aprovados, mas apenas quando o autor achar necessário. E ele deve notificar todos os gerentes de RH do sistema. Apenas um dos gerentes precisa aprovar o documento antes que ele seja liberado.

Dica: É possível reutilizar algumas configurações já existentes?
Dica: É possível utilizar Tokens?
Dica: Como o usuário vai disparar o workflow? Talvez um metadado?
Dica: Lembre-se de modificar o Content Profile para permitir que o usuário decida se o workflow deve ser enviado aos gerentes.

• Eles também querem que os workflows possam ser iniciados a partir do Windows Explorer.
  Dica: É possível criar duas pastas para este tipo de documento? Uma que aciona o workflow e outra que não aciona?