HRIS, HRMS ve HCM Karşılaştırması - Fark nedir?

İnsan kaynakları bilgi sistemi (HRIS), insan kaynakları yönetim sistemi (HRMS) ve insan sermayesi yönetimi (HCM) terimleri genellikle birbirinin yerine kullanılır. Ancak, daha gelişmiş teknolojilerdeki ilerleme nedeniyle üçü arasında küçük farklar vardır. HRMS ve insan kaynakları (İK) çözümlerinin zamanla veri yönetimini daha çok temel alan bir HRIS'ye ve ardından günümüzün daha eksiksiz ve stratejik, çalışan odaklı HCM'ye nasıl dönüştüğünü keşfedin.

HRIS; yan haklar, iş gücü yönetimi, bordro ve çekirdek İK gibi çeşitli İK süreçlerinin ağa bağlı veri yönetimiyle eşanlamlıdır. İK ekiplerinin yetenek kazanımı ve işe alım gibi ek sorumlulukları üstlenmeye başlaması nedeniyle HRIS, detaylı çalışan bilgilerini ve insan kaynaklarıyla ilgili ilke ve prosedürleri sürdürmeye, yönetmeye ve işlemeye yardımcı oldu. En gelişmiş HRIS'ler, doğru kayıt tutma ve raporlamayı kolaylaştırırken, İK görevlerini ve süreçlerini standart hâle getiren etkileşimli bilgi yönetim sistemidir. HRIS, çalışanlar ile çalıştıkları şirketler arasında daha verimli etkileşimler sunar ve İK uzmanlarının daha stratejik, yüksek değerli işlere zaman ayırmasını sağlar. Günümüzde birçok insan HRIS terimini kullanmaya devam ediyor.

HRIS üzerinde geliştirilen HRMS, organizasyonların dahili İK işlevlerini yönetmek için kullanabilecekleri daha kapsamlı bir yazılım grubu sunacak şekilde genişletildi. HRMS, birincil yazılım türü olarak şirket içi sistemlerin kullanıldığı 2000'li yılların başında, analistler tarafından İK yazılım gruplarını tanımlamak için kullanılıyordu. HRMS, çalışan verileri yönetiminden bordro, işe alım, yan haklar, eğitim, yetenek yönetimi, çalışan etkileşimi ve çalışan katılımına kadar her alanda İK uzmanlarının iş gücünü daha modern bir şekilde yönetmelerine ve bir şirketin en değerli varlıkları hakkındaki bilgileri bu bilgilere ihtiyaç duyan kişilere sunmalarına yardımcı oldu. İnsanlar bulutta barındırılan sistemleri tanımlamak için hâlâ HRMS terimini kullanmaya devam etse de, bu terimin bulutta yerel olan uygulamaları ifade etmek için kullanımı yaygın değil. HRMS ve HCM terimleri hâlâ birbirinin yerine kullanılıyor ve web araması yaptığınızda her ikisi hakkında da bilgi bulabilirsiniz.

HCM, şu anda çalışan deneyimini geliştirmek üzere tasarlanmış, bulutta oluşturulmuş eksiksiz bir İK uygulamaları grubunu tanımlamak için yaygın olarak kullanılıyor. Buluttan önceki dönemde de kullanılıyordu ancak alanı HCM olarak nitelendiren analistlerin açık geçişi, bu terimin müşteriler ve tedarikçiler arasında popülerliğini sürdürmesini sağlıyor. Günümüzde bir HCM çözümü, genellikle kullanıcıların ekipler arasında iş birliği yapmasına ve bilgileri paylaşmasına imkân tanıyan dijital asistanlar, yapay zeka ve diğer araçları bünyesinde barındırır. Ek işlevler arasında performans yönetimi, eğitim, sirkülasyon planlaması ve ücretlendirme planlaması gibi gelişmiş yetenek yönetim görevleri yer alır. Ayrıca, stratejik iş gücü planlaması ve iş gücü modellemesi gibi iş planlama olanakları da yer alır. HCM, İK işlevleri grubunu (veriye dayalı, işlemsel veya stratejik) kapsar. İşe alım, eğitim, bordro, ücretlendirme ve performans yönetimi gibi insan kaynakları departmanlarının geleneksel yönetim işlevlerini etkileşimi, verimliliği ve iş değerini destekleme fırsatlarına dönüştürür. HCM iş gücüne iş yapmanın maliyeti dışında da anlam atfeder. İş gücü, diğer varlıklar gibi, stratejik yatırım ve yönetim sayesinde değeri en yüksek düzeye çıkarılabilecek temel bir iş varlığıdır.

Dijital dönüşüm çağında İK alanında karşılaşılan zorluklar

Teknolojideki yeni inovasyonlar, yaşama ve çalışma şeklimizi her yönüyle değiştirerek iş gücünü her zamankinden daha mobil, global ve farklı hâle getiriyor. Değişime ayak uydurmak ve dijital çağda başarılı olmak için şirketlerin İK'ya organizasyonlarında kritik bir rol vermesi gerekiyor.

Günümüzde, İK ekiplerinin işletmede daha stratejik bir rol üstlenmesi bekleniyor. İş gücünü optimize etmenin ve birleştirme ve iktisaplar, işletme genişlemeleri ve yeniden örgütlenme gibi geleceğe yönelik organizasyon değişiklikleri için planlama yapmanın yollarını bulmaları gerekiyor. Ayrıca, çalışan deneyimini heyecan verici ve ilgi çekici hâle getirmeleri, yöneticiler ve katkıda bulunanların daha hızlı ve daha akıllı kararlar almalarına ve çalışan etkileşimi ile işletme performansını artırmaya yardımcı olmaları da bekleniyor.

İK organizasyonları karşılaştıkları zorlukların üstesinden başarıyla gelmek için esnek, yüksek derecede güvenli ve ölçeklenebilir bir HCM çözümüne ihtiyaç duyar. Ancak birçok kuruluş, hâlâ çevik olmayan, maliyetli ve zaman alıcı şirket içi sistemlere güvenmektedir.

Bulut tabanlı bir HCM sisteminin avantajları

Bir HCM sistemini bulutta devreye almak, şirket içi sisteme kıyasla aşağıdakiler dahil olmak üzere çok sayıda avantaja sahiptir:

  • Kolay ölçeklenebilirlik. Bulutta, işletmenizin ihtiyaçları değiştikçe, kolayca ölçeği artırıp azaltabilirsiniz. Bulut tabanlı HCM sayesinde, operasyonlarınızı gerektiği şekilde genişletin veya azaltın. Böylece, finansal esnekliği koruyup maliyetleri kontrol altında tutarak hızla modern bir çözüm uygulayabilirsiniz.
  • Sermaye giderlerine kıyasla, operasyonel giderler üzerinde daha fazla kontrol. Bulutta, sadece kullandığınız kadar ödeme yaparsınız ve pahalı altyapılara yatırım yapmanız gerekmez. Giderleriniz sermaye gideri değil, faaliyet gideridir.
  • İnovasyona hızlı ve kolay erişim. Geliştirme ve devreye alma işlemleri bulutta çok hızlı bir şekilde gerçekleştiğinden yükseltme işlemlerine ve inovasyonlara daha hızlı erişebilirsiniz. Bu sayede, inovasyon da ivme kazanmış olur. Güncellemeler insan iş gücüne gerek duyulmadan otomatik olarak gerçekleşir.
  • Gelişmiş veri güvenliği. Bulutta, güvenlik sisteminizin değişen tehditlerin bir adım önde olmasını sağlayan yerleşik sıkı güvenlik standartları ve yapay zeka tabanlı kontroller bulunur.
  • Daha iyi kullanılabilirlik. İK personelinin ve çalışanlarının İK sisteminizi benimsemesi ve kullanması zor olabilir. Kullanılabilirlik söz konusu olduğunda, bulut tabanlı sistemlerin kullanımı daha kolaydır, istenilen cihazdan erişilebilir ve genellikle kolay, tutarlı bir deneyim sunmak için dijital asistanlar ve sesli denetimler içerir.
  • Geliştirilmiş konfigürasyon olanağı. HRMS'lerde özelleştirme, bir mühendis veya BT ekibinden değişiklikleri doğrudan koda gömmesini istemek anlamına geliyordu. Bulut tabanlı HCM'de ise sistemi son kullanıcı araçlarını kullanarak kendiniz konfigüre edebilirsiniz.
  • Esneklik. Uzak iş gücüne geçiş, esneklik gereksiniminin önemli örneklerinden biridir. Bulut tabanlı bir HCM sistemi sayesinde, sistem entegratörü veya BT departmanından yardım istemeden uzak veya karma iş gücünün ihtiyaçlarına hemen uyum sağlayabilirsiniz.
  • Hareketlilik. Bulut tabanlı bir sistem, sizin ve çalışanlarınızın ihtiyaç duyduğunuz İK bilgilerine dilediğiniz yerden erişebileceğiniz anlamına gelir.

Bulut tabanlı bir HCM sistemi neleri başarmanıza yardımcı olabilir?

Altı aydan uzun süreyle bulut tabanlı bir HCM sistemi kullanan işletmeler üzerinde yapılan araştırmalar, aşağıdaki olanaklar gibi önemli avantajlar ortaya koymuştur:

  • İşletme operasyonlarını dönüştürme. İşletme geliştikçe, İK da onunla birlikte gelişir. Modern İK ekipleri yetenek belirleme, yeteneklerin ilgisini çekme ve elde tutma olan rollerinin kapsamını, geliri artırma ve maliyetleri düşürmeye yönelik önemli girdilere katkıda bulunmaya genişleterek organizasyonlarında iş ortakları hâline geliyor. Bulut tabanlı HCM kullanıcıları düşük raporlama süresi, daha hızlı devreye alma olanağı, daha pürüzsüz yükseltmeler, daha düşük bakım maliyeti ve daha az özelleştirme sayesinde maliyetten tasarruflarda ve verimlilikte artış olduğunu bildiriyor. Bu artan verimlilik sayesinde, çalışanlar işletmenin dönüştürülmesini sağlayacak daha stratejik görevlere odaklanabiliyor.
  • İşletme çevikliği kazanma. Şirketlerin rekor düzeyde birleşmesi, satın alım yapması ve satılması nedeniyle, iş dünyasında değişim giderek daha fazla ivme kazanıyor. Piyasadaki değişiklikleri hızla algılama, tepki verme ve bunlara uyum sağlama becerisi bir zorunluluk hâline geliyor. İK ekipleri, bulut tabanlı HCM sistemleri sayesinde gelişmiş performans yönetimi, yan hak yönetimi ve bordro süreçleriyle sayesinde ilerlemeler kaydetti. Bu edinimler, organizasyonlarının hem mevcut hem de gelecek iş gereksinimlerini karşılarken, işletme çevikliğini artırmasını sağladı.
  • İş gücü deneyimini geliştirme. Günümüzün İK ekiplerinden iş gücü verimliliğini artırmanın yanı sıra yetenek yönetimi ve kazanımı ile ilgili değişen iş gereksinimlerini desteklemesi de bekleniyor. Bulut tabanlı HCM sistemlerine sahip İK ekipleri, üstün çalışan deneyimleri sunmak için dijital teknolojilerden yararlandı. Ekipler, rutin süreç ve işlemleri basitleştirdi, alakalı içeriklerin bulunduğu kendi kendine rehberli süreçler sağladı ve işe alım süresini kısalttı. Sonuç olarak ekipler çalışan memnuniyetini artırdı ve iş yerinde inovasyonu hızlandırdı.

HCM sisteminde olması gereken özellikler

İK yazılımı geliştikçe, birçok yazılım tedarikçisi parçalı bir çözüm sunmak için mevcut uygulamalarını birleştirdi. Ancak bu çözümler, sohbet tabanlı arabirimler ve yapay zeka gibi geleceğin teknolojik inovasyonlarıyla kolayca entegre olamayacak. Son inovasyonlardan yararlanabilmek ve İK sorumlulukları arttığında diğer çözümlerle kolay entegrasyon sağlamak için her yönüyle yeniden oluşturulmuş bir çözüm arayın.

HCM sisteminde olması gereken önemli özellikler şunlardır:

  • Tedarik zinciri, satış ve pazarlama çözümlerini HCM çözümüyle entegre etme olanağı. Yazılım entegrasyonu, iş dünyasının her alanında önem kazanıyor ve bu durum İK için de geçerli. HCM çözümünüz, kurumsal analitik ve raporlamaya yön vermek için iş kolu teknolojinizle entegre olmalıdır. Ayrıca, müşteri deneyiminiz ve kurumsal kaynak planlama araçlarınızla sorunsuz şekilde çalışabilmelidir.
  • Tedarikçinin platformunda bulunmayan diğer uygulamalarla entegrasyon olanağı. İK teknolojiniz diğer iş uygulamalarıyla entegre olduğunda, işletmenizin geleceği hakkında daha iyi kararları destekleyecek bilgiler edinebilirsiniz. Ancak bu entegrasyon, HCM sisteminizin ihtiyaç duyduğu verilere ve süreçlere erişme becerisine bağlıdır. Bir HCM sistemini değerlendirirken, tedarikçiye sistemin verilerini nasıl ve nerede depoladığını sorun. Bazı tedarikçiler bu konuda şaşırtıcı derecede kapalıdır.
  • Şeffaf maliyet açıklaması. Tedarikçiniz gizli ve yüksek değişim maliyetlerine yol açıyor mu? Tedarikçinin size üçüncü taraf bir danışmana veya sistem entegratörlerine ihtiyacınız olmadığını belirtmesi olumsuz bir işarettir. Böyle bir durumda, tedarikçiden danışmanlar olmadığında uygulama başarısızlık oranlarının nasıl olduğuyla ilgili bir karşılaştırma isteyin. Bu karşılaştırma, size gerçek toplam maliyetler hakkında bilgi verebilir.
  • Sohbet robotları, yapay zeka ve diğer inovasyonlar için güvenilir bir yol haritası. Birlikte çalışan çözümler ürünlerine gelişmiş teknolojileri entegre edemez ve bu inovasyonlar üstün kullanıcı deneyimi için gerekli hâle geliyor. Tedarikçinin şu anda yapay zeka veya makine öğrenimi kullanıp kullanmadığını, İK kullanıcı deneyimini tüketici deneyimine benzer bir hâle getirmek için aktif olarak çalışıp çalışmadığını ve Nesnelerin İnterneti (IoT) ya da blok zinciri teknolojilerini destekleyip desteklemediğini öğrenin.
  • Marka öğelerinizi uygulama genelinde genişletme olanağı. Bu kriter önemsiz bir husus gibi görünse de, bu konudaki eksiklikler, kod düzeyinde gerçek entegrasyon eksikliği konusunda sizi uyarabilir. Bu gizli karmaşıklık veri kalitesi, entegrasyon ve güvenlikle ilgili sorunlara yol açabilir. Markanız HCM çözümünün geneline genişletilemiyorsa tedarikçinin farklı sistemleri birleştirmiş olması olasıdır.
  • Birlikte gelen İK yardım masası ve iş-yaşam çözümleri. Yetenek çözümü tedarikçileri, çoğu zaman İK yardım masasının yanı sıra gönüllülük, zindelik ve mentorluk gibi iş-yaşam işlevlerini üçüncü taraf iş ortaklarına bırakır. Bu durum, ölçeklenebilirlik ve derinlikle ilgili sorunlara yol açabilir ve iş ortaklığı ilişkileri değiştiğinde veya sona erdiğinde sizi savunmasız hâlde bırakabilir.
  • Ar-Ge yatırımı yapma konusunda kararlı bir tedarikçi. Modern İK ekiplerinin başarısı, verimliliği artıran ve kullanıcı deneyimini geliştiren yeni inovasyonlara bağlıdır. Ar-Ge'den kesinti yaparak inovasyon yerine yatırımcılara odaklanan bir tedarikçi, ihtiyacınız olan modern HCM çözümünü sunmayacaktır.

Aşağıdaki soruların yanıtları da ihtiyaçlarınıza uygun HCM çözümünü bulmanıza yardımcı olabilir:

  • Tedarikçi, deneyim ve müşteri referanslarıyla bu alanda bilinen, güvenilir bir iş ortağı mı?
  • Tüm İK süreçlerimi tek bir sistemde yönetebilir miyim?
  • CRM özelliklerine sahip modern işe alım araçlarım olacak mı?
  • Yetenek ve İK özellikleri, entegrasyonlarla sorunsuz şekilde birlikte çalışacak şekilde mi oluşturulmuş yoksa farklı, ayrı ayrı edinilmiş ve verileri paylaşamayan ürünler mi?
  • Analitik kolayca konfigüre edilebiliyor mu? Sistem üçüncü taraf verilerine izin veriyor mu?
  • Tehdit algılama ve çalışan verileri gizliliği nasıl yönetiliyor?
  • İnovasyon konusunda ne kadar hızlılar ve yeni özellikler ne sıklıkta yayınlanıyor?
  • Sorularım veya yardıma ihtiyacım olursa yardım için başvurabileceğim bir kullanıcı topluluğu var mı?

Tehdit algılama ve çalışan verileri gizliliği

Çalışan verilerinin korunmasını sağlamak, tüm HCM sistemleri için kritik bir özelliktir. Seçtiğiniz sistemin, yalıtılmış ağ sanallaştırma ve mükemmel durumda fiziksel ana bilgisayar devreye alma işlemi gibi güvenliğe öncelik veren tasarım ilkelerine göre inşa edildiğinden emin olun. Bu ilkeler, üstün müşteri yalıtımı sağlar ve gelişmiş, kalıcı tehditlerin yol açtığı riskleri azaltır. Bulutta yer alan korumalar ve kontrollere ek olarak veri depolama merkezlerindeki fiziksel donanımı web katmanına genişleten katmanlı savunma mekanizmaları ve oldukça güvenli operasyonları olan bir çözüm tercih edin. Bu korumaların ayrıca üçüncü taraf bulutları ve şirket içi çözümlerle birlikte çalışarak modern kurumsal iş yüklerinin ve verilerin bulundukları yerde güvenliğini sağladığından emin olun.

Çözümleri değerlendirirken, sistemin çalışanın yanlış miktarda para alması veya yetkisiz sistem erişimi gibi tehditleri algılayıp algılayamadığını teyit edin. Yapay zeka kullanımı, organizasyonların bu tür senaryoları anında işaretlemesine, tehditler ve anormallikleri güvenlik sorunları hâline gelmeden tespit etmesine yardımcı olabilir.

HCM'nin geleceğinde neler var?

İş gücü daha düz, daha çevik ekip ağlarına dönüşüyor ve gittikçe daha mobil, global ve çeşitli hâle geliyor. HCM, ayak uydurmak için hızla gelişiyor. Aşağıdaki teknolojilerin ve alanların benimsenme ve bu teknolojilere odaklanma hızında bir artış görebilirsiniz:

  • Mobil teknolojiler. Geleceğin İK ekipleri İK, çalışanlar ve yöneticileri her cihazda konuşma tarzında çalışacak şekilde tasarlanmış tüketici düzeyinde, self servis mobil uygulamalarla destekleyerek etkileşimi ve verimliliği artırabilecek.
  • Sohbet robotları. İK programları, dijital sohbet robotlarıyla bileşenleri daha hızlı ve daha verimli bir şekilde sunabilecek. Kullanıcıların basit işlemleri yapmak için robotla konuşması yeterli olacak. Böylece HCM, iş deneyiminin pürüzsüz ve sorunsuz bir parçası hâline gelecek.
  • Yapay Zeka. Makine öğrenimi ve yapay zeka, en uygun adayları bulmak veya profillerine göre çalışanlara doğru eğitim kurslarını önermek için binlerce özgeçmişi ve veri noktasını hızla incelemek gibi insanların yapması imkânsız olan işleri destekleyecek.
  • Çalışan deneyimine daha fazla odaklanma. Çalışanlar çalıştıkları yeri seviyor mu? Desteklendiklerini düşünüyorlar mı? Çalışan deneyimi ne kadar iyi olursa şirket de o kadar başarılı olur.
  • Beceri geliştirme. Çalışanların yeni beceriler kazanmalarına yardımcı olmak, şirketlerin başarılı olması için giderek daha fazla önem kazanacak. Yetenek asistanları gibi teknolojiler, çalışanların bilgi eksikliklerini belirlemelerine yardımcı olabilir ve onları bu eksiklikleri gidermelerini sağlayacak kaynaklara yönlendirebilir.
  • Kültürel çeşitlilik ve katılım. Şirketler başarılı olmak için farklı geçmişe, bakış açılarına ve becerilere sahip çalışanlara ihtiyaç duyar. Örneğin, bugün iş gücüne dahil olan beş nesil çalışan bulunuyor. Şirketlerin her kuşağın ihtiyaçlarını gidermesi gerekiyor. Bunlar arasındaki en genç kuşak (Z kuşağı) yapay zeka ve mobil teknolojilerle büyüdü. Onlar için bu teknolojiler, iş yeri tercihlerini etkileyen çok önemli kriterler.