員工留任策略指南：留住頂尖人才的 25 種方法
Amber Biela-Weyenberg | 內容策略師 | 2024 年 5 月 20 日
2023 年 LinkedIn 調查訪談超過 2,200 名人力資源、學習發展專業人員和使用學習服務的員工，結果顯示全球有 93% 的組織對員工留任問題感到憂心。組織經常難以找到並留住具備決定業務成功的技能、專門技術和知識的人才。由於深知員工流動對企業的重大影響，有更多人力資源主管正在檢視員工留任策略，為員工提供更具吸引力的公司留任理由。
什麼是員工留任？
員工留任率是組織將員工留在公司並降低員工流動率的能力。通常公司會著重於留住頂尖人才，也就是具備深厚知識、技能，而且生產力高的個人。留任策略也著重於留住扮演重要產品或服務提供角色的員工，例如工廠的生產線工作者、長照中心的認證護理師助理，或餐廳侍者和廚師。員工留任一直是人力資源團隊的重點領域，但隨著填補職缺的挑戰性增加，留任員工也越來越重要。
2023 年 ManpowerGroup 調查訪談全球超過 40,000 位雇主，結果顯示有 75% 難以找到具備公司所需技能的人才。有時候，這是因為人才庫中只有一小部分的人具備這些技能，這在雇用應使用新興技術工作的角色時，是一項常見的挑戰。有時這是因為技能的學習需要時間和訓練，而且對這類角色的需求一向就很高，例如護理師、焊接工、卡車司機和會計師。有時則是因為組織要找同時具備獨特技能與經驗的人才，這無異於大海撈針。
此外，在充滿挑戰的求才市場，找到合適的人選並無法完全解決問題，也要他們願意接受聘用。如果公司不提供具競爭力的誘因和有吸引力的工作環境和文化，不僅會難以留任員工，甚至一開始根本就雇用不到人才。最後，公司花費在處理員工流動率 (包括求才和新進人員到職)，並讓員工在角色中受到讚揚和發揮生產力的時間越多，人力能花費在更多創新和策略嘗試工作上的時間就越少。
重點精華
- 員工留任是公司留住員工的能力，通常著重於留住高績效員工，以及擔任難以填補的關鍵角色的員工。
- 員工留任會透過多種方式影響業務，包括影響產量、士氣、生產力、客戶情緒以及收益，因為替換員工的代價相當高昂。
- 有效的員工留任策略包括提供職涯發展計畫、改善公司文化、訓練主管留住員工、投資多元化計畫，以及提供優渥的薪酬與福利。
員工留任策略說明
員工留任策略就是字面上的意思：貴組織讓員工留在公司的方式。員工留任會受到人員對職務的喜惡所影響，例如薪資、福利、公司文化、主管、休假政策、遠端工作機會等等。公司必須制定與這些領域相關的政策，並留意這些政策有益或有害於員工留任率。
赫茲伯格 (Herzberg) 的雙因素理論 (Two-Factor Theory) 最初在 1959 年發布，這是一種廣受採用的員工留任方式。心理學家赫茲伯格與同事進行人力研究，並提出工作滿意度和不滿意度受兩種因素影響：保健因素和激勵因素。保健因素又稱為外部因素，包括工作條件、薪資和公司政策。激勵因素包括成長潛力、有意義的工作、認可以及與工作本身相關的其他面向。理想情況下，員工在這兩方面都有正面的體驗，從而創造高投入度和高生產力的人力。不過，有時員工的感受會比較複雜。如果員工對工作環境感到滿意 (保健因素)，但並不覺得有人讚賞自己 (激勵因素)，則可能只願意達到最低標準的努力程度。這個理論也指出，即使有人喜歡自己的工作，但如果對薪資或公司政策不滿意，反而更有可能離開組織。研究的結論是，理論上如果人力在這兩方面的經驗都比較差，可能會提高流動率。
雖然赫茲伯格的雙因子理論受到一些批評，例如有人認為，假設每個人都重視相同的事物不符實情，但這套理論仍是人力資源主管在處理員工留任問題時的實用架構。藉由找出員工體驗而引發的因素，他們可以協助組織找出解決方案，或至少降低員工對這些面向的不滿意程度。此外，人力資源主管可協助加強有意義的工作層面，以提升員工滿意度和留任率。
員工為何要離職？
員工會基於許多原因離開組織，而大部分人力資源專業人員會在有人辭職時進行離職面談，以瞭解員工的理由。他們想瞭解公司是否應解決造成留任率降低的長期問題。有些常見的動機很容易理解，首先是薪酬。在 2023 年接受 Korn Ferry 訪談 的 4,000 名美國和英國員工中，有 82% 的人表示他們將離職，以獲得更高的薪資或更好的福利。
當然，金錢不是最重要的原因。當 Boston Consulting Group 向超過 11,000 名員工詢問他們在工作中想獲得什麼，這些員工的確列出了更好的薪資和福利。但當該組織換個問法，詢問員工哪些因素會吸引他們留任時，發現情緒感受才是最重要的原因。獲得公平對待和尊重、做令人愉快的工作、享有工作安全、感到受重視和欣賞，以及有人支持自己，這些因素的排名都比薪酬高。這份調查同樣也發現，有超過四分之一的員工預計會在一年內離開原雇主。
造成員工流失的其他因素包括主管不好、過勞、缺乏專業發展機會、低自主性及無聊。但負面經驗並不是員工離職的唯一原因，有時是因為出現了員工無法錯過的絕佳機會。提到流失員工，這反而是最好的狀況了 (儘管聽起來有點諷刺)，這代表員工對原公司感到滿意，並沒有主動在找其他機會。不過，組織仍可考慮是否可採取更多行動來創造類似的機會，以及是否需要更積極地查看新機會和進展，以利在日後留住高績效的員工。
留任員工的重要性
根據 2022 年 9 月美國勞工部發布的研究，現在員工換雇主的情形很常見，任職時間的中位數為 4.1 年。對跳槽的汙名化幾乎已消失殆盡，這讓人力資源專業人員感受到更大的壓力，需要進行分析和解決人員流失原因來提高留任率，以有效管理人力。此過程至關重要，因為員工流失會對業務造成數種負面影響。
- 招募與聘雇費用相當昂貴。填補職缺會耗費多少成本，有很多相關辯論和研究，但人力資源部門在使用第三方招募者和服務來填補職缺時，無疑要花費許多自己的時間和預算。人才管理公司 E.L. Goldberg & Associates 的創辦人 Edie Goldberg 認為現金與非現金成本是職位薪資的三至四倍。Society for Human Resource Management 則估計雇用的平均成本為將近 4,700 美元。雖然特定成本項目的高低可能還有商榷餘地，但基本上如果要提高員工留任率，就一定要花費金錢、時間和專門技術進行招募工作，而這些資源原本能更妥善地運用。
- 留任率會影響士氣。留任率不佳會導致人力感到現職並不穩定，讓其他員工尋思是否應該找新工作。如果有人離開團隊，可能也會引發其他團隊成員離職，而對士氣造成打擊。同樣地，高留任率會讓員工感到，公司是留下來發展職涯的好地方。
- 生產力受影響。由於員工需要額外耗費心力暫時接替原本的工作，資源也從專案中挪出以用於填補職缺，因此生產力會受到影響，尤其是在高績效員工離職的情況下
- 產能下降。留任率不佳可能會威脅公司提供自家產品和服務的核心能力。因此，美國的卡車公司才會因為全國性的商業卡車司機短缺，而在自家車輛標上招募司機的廣告。如果因留任率不佳而使士氣受到打擊、生產力下降，產能無疑會受到更嚴重的影響。此外，當組織失去具備豐富產業知識的員工時，會失去寶貴的洞察，團隊可能因此無法取得相關知識，進而做出欠佳的決策。
- 損及客戶體驗。令人驚訝的是，上面列出的因素也會對客戶體驗產生負面影響。如果員工感到不滿意，或因部門變化或處理額外工作而分心，就比較不願意幫助其他人。員工留任率與客戶服務滿意度分數相關。
25 種員工留任策略
人力資源團隊可以使用多種不同的員工留任策略，觸及不同的人力資本管理領域，以提升員工體驗和業務價值。以下列出最有效的 25 種策略。
1. 提供優渥薪資
認為薪資不夠高的員工更有可能找其他工作，因此要提高員工留任率，就從支付有競爭力的薪資開始。公司應定期從市場分析和多元化、平等和共融 (DE&I) 觀點檢討薪資，以確保人員獲得優渥的薪資。通貨膨脹讓這項挑戰更艱鉅。如果員工感到生活成本提高，會覺得等同於變相減薪，而更有可能對雇主不滿。
2. 具競爭力的招募條件
尋找合適的人才來填補職缺對員工留任至關重要，因為這些人更有可能感到滿意、有生產力並且成功。但技能差距已讓更多公司彼此競爭，在較小的人才庫中尋找合適的人選。根據一份 2023 年 ManpowerGroup 調查，在 41 個國家/地區的 40,000 多名受訪雇主中，平均有 75% 的雇主無法填補職缺。公司應評估市場並審查自家提供的薪資、福利和其他條件，以確保招募條件具競爭力，並提高吸引和招募到最佳人選的可能性。他們也需要瞭解自己做為雇主的聲譽，並採取行動確保具備技能的人選瞭解自家品牌和特定職缺。
3. 更聰明地招募
在徵才階段有正面經驗的人選更有可能接受職缺，並對公司產生良好的印象，使他們更有可能長久留任。人力資源部門可以免去建立資料檔的麻煩、確保應用程式易於填寫、在每個步驟主動傳達相關資訊，並加快招募流程，以改善這個階段。此外，人力資源部門可以使用自動化功能，在各個階段傳送適合特定人選的個人化電子郵件和簡訊，並打造自動化的工作流程 (例如核准聘用)，以改善招募體驗。招聘主管可確保應徵者瞭解角色、應徵人員，以及他們加入的公司屬於何種文化。
4. 改善到職流程
到職培訓對新員工的成功至關重要。組織可以協助每位新員工與利害關係人建立重要聯繫、回答問題、協助他們瞭解公司文化，並提供他們在角色中蓬勃發展和提高效率所需的工具，來提高其留任率。某些人力資源軟體會引導員工完成到職程序，並在接下來的幾個月內持續提供相關資訊，以協助員工適應。此外，有些公司也有從到職前就開始的更長到職期間，協助新員工在到職第一天之前先熟悉職場文化。
5. 為人員提供想要的福利
一般公司會定期為人力提供醫療、牙科和視力保險，但大多數員工有更高的期望。有些組織提供更多福利，例如生育支援、老人照護、學費補助及心理健康支援。您可以考慮對員工進行調查，以瞭解他們最重視的支援類型。2023 年的Gallup 民調發現，薪資/福利是員工離職的最常見原因。
6. 投資於專業發展
員工和雇主需要在職涯發展方面保持一致的想法。大多數人希望並期待組織協助他們學習新技能，以在角色中維持自身重要性，並有機會改任新角色。為員工量身打造學習機會，有助於吸引員工決定留任於組織中，並可協助公司為未來做好準備。世界經濟論壇在 2022 年和 2023 年訪談 803 個組織 (共雇用超過 1130 萬名員工) 之後，發現在 2027 年之前將有六成的員工需要訓練。若要提供相關訓練，企業領導者和人力資源團隊必須共同合作，以確保公司提供正確的訓練內容，並以最有效的方式進行。若要這麼做，他們必須瞭解員工的技能和職涯抱負。如果公司不協助員工學習因應風險，其人力技能就會不足，也容易流失部分最有動力、渴望學習的員工。
7. 建立成長路徑
許多員工都希望提升技能，讓他們在長遠的職涯中仍受雇主青睞，有些員工也希望獲得晉升，這使他們必須學習新技能。組織可以讓員工取得根據其獨特需求量身打造的學習發展計畫。內部調職也是重要的管道。Pew Research Center 2023 年進行的一項研究發現，在受訪的 5188 名美國成人中，只有 33% 對他們在工作中享有的晉升機會感到極度滿意或非常滿意。如果組織內部沒有晉升管道，則較有可能流失員工，因為他們認為必須離職才能晉升到更高階的職位。
8. 提供指導計畫
指導計畫這種方式有助於熱心的員工學習新技能、審視自己的升遷管道，以及加強對組織的向心力。如果能讓經驗更豐富的員工指導其他員工，並傳授他們的機構和產業知識，公司就會受益。否則，這些寶貴的洞察可能會在員工退休時遺失。許多導師也會從指導新主管獲得滿足感，這讓他們更有動機繼續留任。
9. 訓練主管如何留住員工
根據 Boston Consulting Group 的一項調查，如果主管很優秀，有助於將人員流失風險降低 72%，員工留任率則會增加 3.2 倍。關鍵是讓主管擁有訓練、工具、洞察和誘因，為所帶領的團隊提供支援。主管能接受訓練來改善溝通、聆聽意見、發揮同理心、解決衝突和運用領導能力，並因此受益。組織也可以鼓勵主管在填補職缺時，先檢視內部是否有合適人選。提供工具和洞察 (例如主管可分享的學習教材和顯示員工長期感受的資料) 也很有幫助，可協助他們更有效地引導團隊，並建立更穩固的關係。
10. 建立員工投入度
眾所周知，高投入度員工的留任率和生產力也較高，這是因為他們較少缺勤、整體身心健康較佳，並具備心理安全感，讓他們能自由分享自己的想法。建立讓員工感到受尊重且有歸屬感的環境，對投入度與留任率至關重要。高員工投入度也可以為公司提供競爭優勢。根據一項針對超過 120,000 名員工的 Gallup 調查，2023 年全球平均有 23% 的員工具備投入度。但在遵循人力資源最佳實務的公司，有 72% 的員工具備投入度。
11. 開誠布公地進行溝通
清楚而誠實的溝通是建立人力信任感的關鍵因素。當員工不瞭解企業為何做出特定決策時，會感到不安。如此也更可能使員工看不到自己的貢獻對組織有何幫助，而如果員工不知道這一點，他們就無法在工作中找到意義，而造成問題。公司可以協助員工和主管取得共識，並開誠布公且頻繁地傳達公司策略、文化和政策，以協助讓人力感覺受到重視和尊重。確保所傳達的訊息切合要旨且有意義，否則只會成為背景噪音，容易被員工忽略。
12. 提供誘因
誘因能鼓勵員工處理工作時拿出最好的表現，並留在組織內。這些誘因可能包括正式的員工表揚計畫，例如小禮物、符合特定配額或門檻的員工紅利，或獎勵良好工作成果的額外有薪假。如果員工覺得獲得認可和感謝，就更有可能留在雇主身邊效力。誘因也可以是公司提供給所有員工的津貼，例如學費補助、利潤分享或折扣計畫。
13. 重視 DE&I
如果強調多元化、平等和共融 (DE&I) 計畫的重要性，讓員工感到獲得接納、公平對待且與其他人擁有相同機會的人，就能提升留任率，並強調的重要性。在推動 DE&I 時，許多公司會追蹤人力的薪資、晉升及員工流失等指標，以找出是否存在偏見，並改正差別待遇。公司也可以採取步驟，在各種地方張貼職缺來觸及不同背景的人並追蹤結果，藉此在雇用過程中建立起多元化的人力。
14. 持續提供意見回饋
員工往往不確定自己的績效如何。2023 年的 Pew Research Center 研究訪談了超過 5,100 名美國員工，其中有 51% 表示他們對主管提供的意見回饋數量不滿意。員工希望獲得指導來協助自己改善，並在有好表現時獲得鼓勵與認可。有些公司意識到同儕也可以提供有幫助的意見回饋，尤其是在認可出色表現時，並鼓勵員工在年度審核期間為同事提交意見回饋。如果沒有意見回饋，員工可能會覺得他們的貢獻不重要，或公司不關心，這讓他們更有可能離職。
15. 持續打造公司文化
職場文化包括員工的共同信念、可接受的行為和基本態度。文化因公司而異，沒有「正確」與否。在留任員工時，主管必須對他們培養的文化，以及他們採取的行動和獎勵方式建立共識。主管需要傾聽並觀察，以瞭解員工是否接受公司文化。如果組織為人力營造社群感，就能提升員工體驗和留任率。
16. 參與 CSR 計畫
65% 的千禧世代告訴 Korn Ferry，如果公司實施優良的環境保護、社會責任及公司治理 (ESG) 政策，他們會受到更多啟發，而且更有向心力。這個結果來自 2023 年針對美國和英國 4,000 名專業人士的一項調查。員工通常期望組織具備企業社會責任 (CSR) 計畫，並且認真看待 ESG。
17. 提供自主性與選擇
沒有人喜歡受到微觀管理。根據 2023 年的 Monster 民調針對 6,000 多名員工進行的調查顯示，有 73% 的人表示這是不良職場環境最明顯的徵兆。讓您的人力自主做出決策，並讓他們按照自認為合理的方式自由完成工作，這種做法可望提高員工留任率。您也應該確保人力在有需要時可獲得所需的協助。許多公司使用聊天機器人與知識庫文章，協助員工快速找到問題的解答，消除令人沮喪的障礙。
18. 考慮工作與生活平衡
如果員工待在辦公室太久，或回覆電子郵件到深夜，會對員工體驗造成負面影響，尤其是在這種情況變成常態時。這可能會導致過勞和更高的員工流失率。組織可以設法確保組織文化不鼓勵這種生活方式，鼓勵員工維持健康的工作與生活平衡，提供彈性並尊重員工照顧自己的意願。主管不應該只讚揚「盡心盡力」的員工。如果主管將休有薪假這件事常態化，員工將受到鼓舞，願意讓自己重新充電，也降低員工過勞的可能性。
19. 強調團隊合作
團隊工作是培養社群意識，並更妥善解決問題的絕佳方式。如此也可以提高生產力，並深入瞭解人員的獨特觀點，讓他們感覺受到重視。喜歡所屬團隊的人更願意留在公司中。同事可能分散在全球各地，或在混合式的工作場所工作，因此您的人力協同合作通訊工具對團隊合作效率而言至關重要。公司也可以在公司通訊內容中認可團隊合作的重要性、強調團隊成功案例，以及協助主管建立協同合作團隊，以鼓勵團隊合作。
20. 建立員工配股計畫
員工配股計畫可讓員工感到企業的成功與自己息息相關。公司在研擬員工配股計畫時，可將配股與選擇權列為薪酬內容並設定等待期，以吸引員工留任，或提供員工購股折扣。員工配股計畫可讓人力認為自己屬於遠大計畫的一部分，同時在公司股價上漲時獲利，藉此加強員工之間的連結。公司也可以設定更正式的員工配股計畫 (或稱 ESOP)，讓員工擁有公司的全部或部分所有權。由於員工在離職時必須賣掉 ESOP 股份，因此如果公司績效良好，他們就比較不可能離職。
21. 投資於變更管理
變更是一種恆常的狀態，員工可能會因為疲於應付，進而對變更感到疲乏、過勞，並提高員工流失率。公司可以投資於變更管理計畫，以減輕對員工的衝擊。公司也可以考慮使用內嵌 AI 的技術，協助支援溝通工作、提高生產力及發掘洞察，協助人力更成功地推動轉型。此外，公司應協助主管做好準備，負責處理變更、說明變更的原因，以及激勵團隊。協助員工順利完成這些變更，將可望提高留任率。
22. 協助員工維持身心健康
Boston Consulting Group 在 2023 年對全球 11,000 名員工進行調查，發現最重要的員工留任因素並不是薪資和福利。影響員工整體身心健康的情緒需求位列第一名。如果員工覺得受到重視、感激、支持和尊重，就更有可能繼續為雇主效力。員工也想要獲得公平對待、擁有工作安全感，並享受在工作中。組織應該全面思考身心健康的問題。健康計畫與心理健康支援至關重要，但其他工作場所因素也會影響員工福利。
23. 認同員工的努力與達到里程碑的成就
員工希望有人看到他們，並認同他們對組織的貢獻。雖然人力資源部門通常會帶頭推動正式的認可計畫，並處理員工里程碑慶祝活動，但公司也可以協助主管表揚員工。有些人力資源平台提供主管專屬工具，協助他們透過認可機制與下屬建立更良好的關係。系統可設為自動傳送通知，提醒主管感謝員工多年的服務，並每隔一段時間與下屬談談近況。如果主管沒有定期與每位下屬交談，將無法對員工表達誠摯的感謝。此外，組織可以與全公司分享重要的個人和團隊成就，以培養表揚與認同良好表現的文化。
24. 注意過勞問題
工作難免會有壓力。低程度的壓力可激勵員工，但世界衛生組織表示，未經妥善管理的長期工作場所壓力會導致過勞。過勞的員工會感到筋疲力盡、對工作有負面感受，且經常離職。組織應該訓練各層級主管找出過勞的早期跡象，並介入協助員工，避免為時已晚。公司應該打造推廣自我照顧的文化，並鼓勵員工休長假或短假，以免耗盡精力。
25. 瞭解放手讓員工離職的時機
如果公司容忍員工績效不佳或違反公司文化的作為，最優秀的員工更有可能因為挫折感而離職。組織必須要支援員工，制定計畫以協助他們在未達期望時改善，並提供主管專屬工具來協助他們有所進展。有時這類額外的關注和支援會有回報，讓員工有所成長，但並非一定如此。組織應仔細考慮何時該放手，讓員工離職。
如何計算員工留任率
計算員工留任率是一項直接了當的流程。首先是決定要評估哪一段期間。將組織在該期間最後一天的員工數減去任何新員工數，再除以該期間第一天的員工數。接著，將所得的數字乘以 100。如此就能算出員工留任率。
員工留任率 = (期間內的留任員工人數 / 期間開始時的員工人數) x 100
例如，如果您要計算當年度至今的留任率，應將今天的員工人數減去今年新雇用的員工人數，然後將所得結果除以組織在 1 月 1 日所擁有的員工人數。再將這個數字乘以 100，就是您的員工留任率。
使用 Oracle ME 打造個人化的員工體驗
Oracle ME 為 Oracle Fusion Cloud Human Capital Management (HCM) 的一部分，是全方位的員工體驗平台，可協助組織提供卓越的人力體驗，讓員工得以成長茁壯。Oracle ME 中的內嵌功能和工具可增強不同層面的工作。例如自助知識庫 Oracle HR Help Desk 和對話式 AI 聊天機器人 Oracle Digital Assistant，可讓員工快速找到答案，並在需要時獲得支援。其他協助來自 Oracle Journeys，提供可幫助員工競爭人力資源相關工作的情境指導，而 Oracle Grow 則提供個人化的學習體驗，可整合學習、技能發展與人才流動機會。主管也能透過 Oracle Touchpoints 獲得支援。這項產品可讓主管透過個人化的團隊洞察來追蹤員工感受，並鼓勵與下屬持續互動。Oracle ME 藉由 Oracle Connections、互動式人力目錄及 Oracle Celebrate 進一步培養歸屬感和社群意識，讓同儕能夠認可彼此的努力。人力資源部門能透過 Oracle HCM Communicate 直接與人力溝通，並衡量溝通所帶來的影響，因此獲益良多。
員工留任策略常見問題
員工留任與員工流動有何差異？
員工留任是組織將員工留在公司，員工流動則是員工自願離職。
員工留任的 KPI 為何？
最常見的員工留任 KPI 是員工留任率。若要計算員工留任率，請將公司在指定週期結束時的員工人數，減去在該週期內的新雇用員工人數，然後除以週期開始時的員工人數，最後乘以 100。公司也可能會考量其他指標，例如非自願流動率與員工滿意度分數。
員工離職的原因為何？
員工可能基於許多原因而離職，包括低薪、過勞、主管不好、缺乏職涯發展機會，以及感到不受尊重或重視。人力資源部門應進行離職面談並追蹤員工離職的原因，以瞭解是否有普遍性的問題需要解決。