O que é orçamento base zero (OBZ)?

O orçamento base zero (OBZ) é uma técnica orçamentária na qual todas as despesas devem ser justificadas para um novo período ou ano começando do zero, em vez de começar com o orçamento anterior e ajustá-lo conforme necessário.

O OBZ é uma ferramenta de planejamento de negócios altamente eficaz para ajudar uma empresa a identificar e eliminar custos desnecessários, manter o controle de seus gastos e se concentrar em iniciativas bastante lucrativas.

Os orçamentos, incluindo o OBZ, são a implementação tática do plano estratégico de uma empresa. Para cumprir as metas financeiras e operacionais do plano estratégico, uma organização precisa traduzir seu plano de longo prazo em um conjunto detalhado de receitas e despesas esperadas que possam ser medidas para acompanhar o desempenho. Estes podem ser refinados e ajustados ao longo do caminho para manter a empresa no caminho certo com seus objetivos para alcançar os resultados de negócios desejados.

Acima de tudo, os orçamentos impõem propriedade e responsabilidade para que as decisões financeiras sejam tomadas de forma sensata. Eles ajudam as empresas a projetar lucros, identificar possíveis problemas e identificar novas oportunidades para que os líderes financeiros possam fazer os ajustes necessários.

O processo orçamentário típico é traduzir uma estratégia de longo prazo em planos operacionais anuais que são direcionados para finanças, linhas de negócios e operações. Isso comunica as metas financeiras em toda a organização por todas as linhas de negócios. As metas podem estar alinhadas financeira e operacionalmente. Alguns exemplos disso são orçamentos de receitas e despesas, custos de P&D, despesas de marketing, custos e receitas de projetos e despesas de capital.

O processo orçamentário requer a análise e a comparação do desempenho financeiro real versus o esperado para determinar como alocar os gastos para que a organização atinja as metas de orçamento estabelecidas.

Com o orçamento tradicional, o processo de projeção de receitas e despesas da empresa para o próximo ano normalmente é baseado em seu orçamento anterior, que é usado para ajudar a prever, analisar e rastrear receitas, despesas, lucros e fluxos de caixa. O orçamento tradicional exige aumentos incrementais em relação aos orçamentos anteriores, como um aumento de 2% nos gastos, em oposição à justificativa de despesas antigas e novas, conforme exigido no orçamento base zero. O orçamento tradicional analisa apenas novas despesas, enquanto o OBZ começa do zero e exige uma justificativa de despesas antigas e recorrentes, além de novas despesas.

O orçamento base zero foi desenvolvido na década de 1970 por Pete Pyhrr, ex-gerente de contabilidade da Texas Instruments. O objetivo original do OBZ era ajudar as organizações a reduzir custos e promover a responsabilidade fiscal.

Neste método, o orçamento é iniciado do zero ou uma “base zero” a cada ano. Usando essa abordagem, todas as linhas de negócios de uma organização são analisadas quanto às suas necessidades e custos, ignorando os gastos históricos. A principal diferença é a justificativa: os orçamentos de base zero precisam revisar todas as despesas no início do ciclo orçamentário, e as linhas de negócios precisam justificar a necessidade e o impacto de cada item antes que o financiamento possa ser aprovado.

Cada item de linha do orçamento é revisado sem a influência dos valores reais do último período como linha de base. Cada item é cuidadosamente avaliado para determinar se quaisquer programas, serviços ou atividades serão aumentados, mantidos, reduzidos ou removidos. Os gerentes precisam levar em conta todos os elementos do orçamento e identificar áreas rentáveis, relevantes e de redução de custos.

O OBZ pode ser aplicado a qualquer tipo de custo: despesas de capital, operacionais, de pesquisa e desenvolvimento (P&D) ou até mesmo custo de mercadorias vendidas (CPV).

Vantagens do orçamento base zero

O OBZ tem muitas vantagens em relação ao orçamento tradicional. Ele tem uma má reputação por ser um exercício completo de redução de custos, mas o OBZ ajuda você a alinhar os gastos a mais oportunidades de geração de receita. O OBZ oferece uma série de vantagens, incluindo custos mais baixos, flexibilidade orçamentária e execução estratégica. Quando cada despesa é cuidadosamente examinada, as atividades de maior geração de receita são priorizadas. As despesas geralmente são reduzidas porque o OBZ ajuda a evitar a má alocação de recursos, o que acontece quando um orçamento cresce de forma incremental ao longo do tempo.

Desafios dos orçamentos base zero

Embora o OBZ possa ser uma estratégia eficaz, também pode ser bastante desafiador implementá-lo. Como os orçamentos são criados do zero, é muito mais demorado do que a elaboração de orçamentos tradicional. A consequência não intencional do OBZ é que ele pode promover economias de custos de curto prazo em detrimento de benefícios de longo prazo. Em um esforço para minimizar custos, algumas despesas importantes, como pesquisa e desenvolvimento ou projetos estratégicos de longo prazo, podem passar despercebidas.

Práticas recomendadas para orçamento base zero

Benefícios comerciais do OBZ

O orçamento base zero pode gerar economia e eficiência significativas, mas é muito mais do que simplesmente construir um orçamento do zero. O OBZ tem tudo a ver com construir e promover uma cultura de gestão de custos e responsabilidade. Com gerenciamento de rentabilidade e custos, relatórios narrativos e modelagem de cenários, o OBZ permite que a empresa considere as prioridades mais altas em oposição ao que tem sido feito historicamente. Com a economia de custos descoberta, os líderes de negócios podem se concentrar em fazer as mudanças necessárias para acompanhar as necessidades dos clientes, os concorrentes emergentes e as mudanças econômicas.

Acima de tudo, o OBZ permite que as empresas identifiquem economias de custos, realoquem essas economias para um uso mais estratégico e alimentem o crescimento sustentável.