Was ist ein Financial Management-System?

Was ist ein Financial Management-System?

Die digitale Engine für Buchhaltung und Finanzen, die die Kosten eines Unternehmens mithilfe von Finanzmanagementsoftware nachverfolgt und analysiert.

 

Von der Buchhaltung im Backoffice zu moderner finanzieller Flexibilität

Ein Finanzmanagementsystem, das für die Erstellung, Vernetzung, Speicherung und Berichterstellung von vielen unterschiedlichen Arten von Finanztransaktionen entwickelt wurde, hat letztendlich einen grundlegenden Zweck: Geld zählen.

Denn ohne irgendeine Form von Buchhaltungssoftware würde kein Unternehmen überleben. Grundsätzlich benötigt jede Organisation Systeme zum Verwalten des Geldflusses in und aus dem Unternehmen. Ein wirklich effektives Finanzmanagementsystem kann jedoch noch mehr: Rentabilität optimieren, Cashflow messen, steuerliche Pflichten bestimmen, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleisten und eine langfristige Nachhaltigkeit des Unternehmens wahren.

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Wesentliche Vorteile von Buchhaltungssoftware

Finanzmanagementsoftware umfasst die Tools und Prozesse, die Erträge, Aufwendungen und Vermögenswerte verwalten und steuern. Ein übergeordnetes Ziel für jede Finanzmanagementlösung besteht nicht nur darin, die täglichen Geschäftsvorgänge eines Unternehmens aufrechtzuerhalten, sondern auch darin, Gewinne zu maximieren und Finanzdaten kontinuierlich vor Betrug und Diebstahl zu schützen. Grundsätzlich sollte ein Buchhaltungssystem folgende Vorteile bieten:

  • Fehlerfreie Finanzverwaltung – Unternehmen von heute erfordern mehr als nur eine digitale Version der Buchhaltung mit Tabellenkalkulation in Papierform. Über die einfache Aufzeichnung von Transaktionen hinaus sollte Finanzmanagementsoftware den Finanzteams dabei helfen, ihre treuhänderische Kontrolle zu bewahren, Buchhaltungsfehler zu vermeiden, Abrechnungszyklen zu verkürzen, die sich kontinuierlich ändernden Steuergesetze und behördlichen Vorschriften einzuhalten und den täglichen, monatlichen und jährlichen Cashflow zu optimieren.
  • Einhaltung von aktuellen und zukünftigen Buchhaltungsstandards – Nationale und internationale Buchhaltungsstandards legen Regeln für private und öffentliche Unternehmen fest. Durch feste Regeln, Definitionen und Prozesse sorgen diese Standards für einheitliche Finanzinformationen. Diese Standards sind jedoch häufigen Änderungen unterworfen. In den letzten paar Jahren sind neue Standards, einschließlich IFRS 15 und ASC 606, in Kraft getreten. Ein Finanzmanagementsystem sollte in der Lage sein, die neuesten Buchhaltungsstandards zu verarbeiten, und gleichzeitig flexibel sein, um neue Änderungen sofort zu übernehmen.
  • Genaue Finanzdaten – Finanzsoftware sollte mehr können als einfache Buchhaltung; sie sollte Unternehmen bei Folgendem unterstützen können: Verringern Sie Datensatzredundanz, liefern Sie bessere Budgetierung, Prognosen und Planung, ermöglichen Sie ein gründliches und ordnungsgemäß kategorisiertes Ausgabenmanagement, bieten Sie nahtlose Integration in Banksysteme an, ermöglichen Sie genauere Audits und behalten Sie ausführliche Aufzeichnungen sämtlicher Vermögenswerte und Verbindlichkeiten.
  • Daten- und Systemsicherheit — Die Buchhaltungs-, Finanz- und Auditvorgänge müssen außerdem eine umfassende Systemsicherheit mit absoluter Datensicherheit bieten, die in der gesamten Finanzmanagementlösung integriert ist.
  • Vernetzte Unternehmensabläufe – Für größere Unternehmen ist Finanzmanagementsoftware ein Teil des ERP-Systems (Enterprise Resource Planning), das Finanzdaten und andere Daten unternehmens-, werks- oder geschäftsbereichsübergreifend vernetzt. Durch Konsolidierung von Finanzdaten werden Unternehmensprozesse ausgerichtet und Komplexität reduziert.
  • Skalierbarkeit für Wachstum – Wenn Unternehmen wachsen, erhöhen sich auch ihre Systeme und Prozesse. Das bedeutet, dass auch ihre Finanzmanagementsoftware schnell und einfach skalierbar sein muss, um das Wachstum über verschiedene Märkte, Regionen und Produkte hinweg zu bewältigen.
  • Strenge interne Kontrollen – Durch die Nachverfolgung und Verwaltung von Geldern im gesamten Unternehmen sollten Finanzmanagementsysteme helfen, kritische Daten vor Diebstahl, Betrug und anderen kriminellen Handlungen zu schützen. Wenn Finanzmanagementlösungen Risiko- und Compliance-Management umfassen, können Unternehmen diese Funktionen auch außerhalb von Audit-Trails und Fehlerkontrollen nutzen, um Aufgabentrennung und Zuordnung von Rollen zu Zuständigkeiten im gesamten Unternehmen zu ermöglichen.

Wichtige Funktionen eines umfassenden Buchhaltungssystems

Finanzmanagementsysteme liefern genaue Finanzinformationen im gesamten Unternehmen. Durch den Einsatz dieser Daten kann die Finanzmanagementsoftware Unternehmen außerdem in folgenden funktionalen Bereichen unterstützen:

  • Buchhaltung: Hauptbuch (GL) und Nebenbuchhaltung

    • Bücher – insbesondere das Hauptbuch – sind die wesentlichen Bestandteile jeder Finanzmanagementlösung. Ihre Gestaltung und Funktionen sind grundlegend für die Gesamtfunktionalität der ganzen Finanzmanagementsoftware-Suite.
    • Das Hauptbuch ist das primäre Buch. Es bietet die Stammerfassung aller abgeschlossenen Finanztransaktionen geordnet nach Geschäftsbereichen. Für jede Transaktion umfassen die Einträge im Hauptbuch in der Regel folgende Daten: den zugeordneten Betrag, Konto, Datum, Beschreibung, Transaktionsnummer und Art.
    • Finanzmanagementsoftware sollte außerdem Nebenbuchhaltungen für das Hauptbuch enthalten, geordnet nach Abteilungen, Werken, Standorten, Ländern oder großen Projekten. Nebenbuchhaltungen verbessern die Genauigkeit der Buchhaltung und die finanzielle Transparenz, für Steuerzahlungen, Budget- und Finanzplanung sowie Finanzanalysen und Berichte.
  • Kreditoren (Accounts Payable, AP) und Debitoren (Accounts Receivable, AR)

    • Kreditoren und Debitoren unterstützen Soll und Haben in allen Finanzmanagementsystemen.
    • Die Fähigkeit, Forderungen und Verbindlichkeiten schnell und genau zu verarbeiten, wirkt sich auf Cashflow- sowie Abschlussprozesse am Monats- und Jahresende sowie auf die meisten regelmäßigen Finanzprozesse aus. Die Verbindung zur optischen Zeichenerkennung (OCR) und anderen Automatisierungstechnologien beschleunigt die Verarbeitung und verbessert die Genauigkeit der Verarbeitung von AP und AR.
  • Bestandsmanagement

    • Für vollständige Finanzberichte ist die Kenntnis des Wertes und Zustands von Vermögenswerten eine Voraussetzung für das Bestandsmanagement. Finanzmanagementsoftware benötigt Kapital- und Betriebsdaten mit beschreibenden Informationen hinsichtlich der Vermögenswerte, um genaue Finanzberichte im Zusammenhang mit Zu- und Abschreibungen liefern zu können.
  • Forderungsmanagement

    • Die Verwaltung von Forderungen unter Einbeziehung von Lieferanten und Kunden ist eine wichtige Funktion von Finanzmanagementsoftware. Mit einem umfassenden Forderungsmanagement ist es einfacher, Kunden zu bewerten, Inkassostrategien zu erarbeiten, die Zahlung von Forderungen zu verwalten und Eintreibungen von insolventen Kunden im Spätstadium einzuleiten.
  • Ausgabenmanagement für Mitarbeiter

    • Die Erstellung und Verarbeitung von Ausgabenberichten von Mitarbeitern ist eine wesentliche Anforderung an ein Finanzmanagementsystem. Zu den wichtigsten Funktionen sollte die Möglichkeit für Mitarbeiter gehören, Self-Service-Einträge vorzunehmen und diese Ausgaben bestimmten Projekten und Reisekonten zuzuordnen.
  • Reporting und Analysen

    • Das Abrufen, Organisieren und Analysieren von Daten von Finanzmanagementlösungen bietet aussagekräftige Einblicke in die operative Performance und in die finanzielle Situation eines Unternehmens zum aktuellen Zeitpunkt. Damit eine Finanzmanagementsoftware besonders effektiv ist, sollte sie über eine native Berichterstattungslösung verfügen.
    • Wenn Finanzmanagementlösungen zudem mehrdimensionale Berichtplattformen mit Self-Service-Berichten und Datenvisualisierungsfunktionen bieten, können Unternehmen ihre finanzielle Performance weiter steigern, indem Sie den Nutzern Zugriff auf Echtzeit-Informationen bieten.
  • Einnahmenmanagement

    • Einnahmenmanagement-Anwendungen in Finanzmanagementsystemen automatisieren Standards und Vorschriften wie z. B.
      ASC 606 und IFRS 15 und halten diese ein.
  • Risikomanagement

    • Zur Überwachung und zum Schutz von Unternehmen vor internem und externem Diebstahl sowie Betrug bieten Finanzmanagementlösungen interne Kontrollen und Audit-Tools, um die Aufgabentrennung (Segregation of Duties, SOD) und Zahlungsbestimmungen zu verwalten.

Erforderliche Berichte von einem ERP-System

Die meisten Finanzmanagementsysteme leisten mit der Bereitstellung von dynamischer Transparenz in Unternehmensdaten gute Arbeit. Im letzten Jahrhundert zeichnete sich ERP-Software durch die Erfassung großer Datensätze von Geschäftsdaten aus, jedoch bestanden Schwierigkeiten bei der Erstellung von Berichten. Das war damals.

Organisationen von heute wünschen die Möglichkeit zur Nutzung ihrer Finanzdaten, um die Rentabilität zu verbessern, die betrieblichen Abläufe zu optimieren und die Entscheidungsfindung zu verbessern. In den letzten Jahren haben Funktionen zur Berichterstellung und anderen Datenausgabe sowie zur Datenüberwachung für Unternehmen sehr stark an Bedeutung gewonnen. Berichtsanforderungen für Finanzmanagementsysteme haben sich rasch weiterentwickelt, um mit diesen Anforderungen Schritt zu halten.

Alle Unternehmen benötigen zumindest Berichte, die neben grundlegenden Finanzberichten zu Erträgen, Aufwendungen und Kontoständen auch Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse umfassen. Diese Leistungen waren zwar stets verfügbar, jedoch war es nicht einfach, diese Berichte anzupassen oder Ableitungen für andere Anforderungen hinzuzufügen.

In unserer schnelllebigen Geschäftsumgebung ist die Möglichkeit zum Generieren von vordefinierten Berichten und zum einfachen Erstellen von Ad-hoc-Ausgaben nicht nur wünschenswert, sondern eine wesentliche Anforderung an eine Software für Finanzmanagementsysteme. Nicht zuletzt entdecken Unternehmen dank der Anforderungen für detaillierte Datenanalysen, die Visualisierung von Daten, eine höhere betriebliche Transparenz und Berichte in Textform schnell, dass ihre ERP-Softwarelösungen einfach mit erweiterten Berichtsystemen wie EPM-Lösungen (Enterprise Performance Management) funktionieren müssen.

 

Bessere Performance und Finanzplanung

Idealerweise erledigt ein Finanzmanagementsystem mehr als nur die finanziellen Abläufe jenseits von Soll und Haben und dem Veröffentlichen von Berichten.
Ein gut durchdachtes Finanzmanagementsystem steigert die Geschäftsentwicklung und Gewinne durch Optimieren von Betriebsprozessen und Ausrichtung dieser Prozesse an Best Practices. Es unterstützt außerdem Mitarbeiter dabei, produktiver zu sein, wenn sie ihre Zeit und Arbeit in strategische (statt taktische) Aktivitäten investieren, die Unternehmen und Institutionen verändern können.

Mehr als Hauptbuchhaltung

Wenn Organisationen neue Märkte erobern, in neue Regionen vordringen und sich an Störungen des Marktes anpassen – vor allem, wenn sie der Störfaktor sind – müssen sich ihre Finanzmanagementlösungen schnell anpassen, um neue rechtliche Bestimmungen und Berichtsanforderungen, weitere Vermögenswerte, neue kurz- und langfristige Verbindlichkeiten, besser qualifizierte Lieferanten für Waren und Dienstleistungen und Infrastrukturen zu berücksichtigen, die sich nach der Gehaltsabrechnung von Mitarbeitern und Richtlinien in unterschiedlichen Ländern richten.

Planung für die Belegschaft der nächsten Generation

Im Zuge der Ausscheidung der aktuellen Belegschaft aus dem Arbeitsmarkt und der Rekrutierung von Millennials, die an ihre Stelle treten, wird die Gewinnung von Mitarbeitern der nächsten Generation zur Priorität. Finanzmanagementsysteme müssen außerdem die Erwartungen einer digitalen Belegschaft mit einer intuitiven Benutzeroberfläche, benutzerfreundlichem Design sowie integrierten sozialen Medien und anderen sozialen Tools erfüllen, die bereits von den Millennials verwendet werden.

Moderne Software und Lösungen für Finanzmanagementsysteme von Oracle

Oracle bietet moderne, Cloud-basierte Finanzmanagementlösungen, die Unternehmen helfen, in der digitalen Wirtschaft zu bestehen. Diese umfassenden Lösungen beinhalten folgende Funktionen:

Erwägungen zur Cloud für eine moderne Finanzmanagementlösung

Zusätzlich zu den oben genannten Designprinzipien gibt es drei grundlegende betriebliche Konzepte, die den Umstieg von Finanzmanagementsoftware von lokalen zu Cloud-Lösungen vorantreiben. Sie umfassen:

  • Software, die funktioniert, und nicht Software, die Arbeit macht – Herkömmliche Finanzmanagementsysteme erforderten bisher von Mitarbeitern und Beratern einen hohen Wartungsaufwand. Diese lokalen ERP- und EPM-Pakete erforderten kontinuierlich Fehlerkorrekturen, Fehlerbehebungen und Upgrades. Dabei mussten häufig laufende Projekte einbezogen werden, um diese auf dem neuesten Stand und sicher zu halten. Mit einer Cloud-basierten Finanzmanagementsoftware wird der Aufwand für die Nachverfolgung, Diagnose, Installation und zum Testen von Korrekturen vom Kunden zum Anbieter verlagert. Sie müssen nicht mehr kontinuierlich an dem System arbeiten, sondern das System arbeitet permanent für Sie.
  • Vermeidung von kostspieligen Umwegen – Veraltete Systeme erfordern jede Menge Zeit, Aufwand und Kosten, um ihren Betrieb aufrechtzuerhalten. Mit Cloud-basierten Finanzsystemen sind Upgrades, Wiederherstellung im Notfall, Hardwareaktualisierungen, Sicherungen und benutzerdefiniertes Codemanagement Bestandteile der Dienstleistung.
  • Nie mehr ungenutzte Software – Die alte Praxis, zusätzliche Lizenzen für zukünftige Nutzer und potenzielle Projekte zu kaufen, endet dank moderner Finanzmanagementsoftware. Mit dem SaaS-Abonnementmodell der Cloud nutzen Unternehmen nur die benötigten Lizenzen und können bei fortschreitendem Wachstum weitere Nutzer oder Produkte hinzufügen. Investitionskosten für ungenutzte Software ist ein weiteres IT-Relikt, das den Informatikpraktiken des letzten Jahrhunderts angehört.

Die Cloud treibt die Finanzmanagementsysteme der nächsten Generation voran

Finanzmanagementlösungen haben sich eindeutig weiterentwickelt, um die Anforderungen einer digitalen Welt zu erfüllen. Und die Cloud spielte bei dieser Entwicklung eine entscheidende Rolle. Die Cloud hat zur Weiterentwicklung von ERP- und Finanzlösungen von grundlegender Buchhaltungssoftware für das Backoffice hin zu einer umfassenden, unternehmenskritischen, integrierten Lösung beigetragen, die für Innovationen entwickelt wurde. Wenn sich Unternehmen mit neuen Störfaktoren und neuem Wettbewerbsdruck konfrontiert sehen, können ihnen moderne Finanzmanagementsysteme, die für diesen neuen Normalzustand entwickelt wurden, helfen, finanzielle Stärke für die Zukunft zu erreichen.


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