Hvad er ERP?

Definition af virksomhedsressourceplanlægning (ERP –Enterprise Resource Planning)

Virksomhedsressourceplanlægning (ERP – Enterprise Resource Planning) refererer til en type software, som organisationer bruger til at håndtere daglige forretningsaktiviteter, såsom regnskab, indkøb, projektstyring, risikostyring og -overholdelse samt forsyningskædefunktioner. En komplet ERP-løsning omfatter også Enterprise Performance Management-software, som hjælper med at planlægge, budgettere, forudsige og rapportere om en organisations økonomiske resultater.

ERP-systemer sammenlægger en lang række forretningsprocesser og muliggør dataudveksling mellem dem. Ved at indsamle en organisations delte transaktionsdata fra flere kilder eliminerer ERP-systemer dataduplikering og leverer dataintegritet med en enkelt sandhedskilde.

I dag er ERP-systemer meget vigtige for styringen af tusindvis af virksomheder i alle størrelser og inden for alle brancher. For disse virksomheder er ERP lige så uundværlig som den elektricitet, der holder lyset tændt.

Hvad er et ERP-system?

Hvordan kan disse løsninger styre organisationers daglige forretningsaktiviteter, såsom regnskab, økonomi, indkøb, projektstyring, forsyningskæde og produktion?

ERP-systemer er komplette, integrerede platforme, enten lokalt eller i skyen, der håndterer alle aspekter af en produktions- eller distributionsvirksomhed. Desuden understøtter ERP-systemer alle aspekter af økonomistyring, HR, styring af forsyningskæden samt produktion i din kerneregnskabsfunktion.

ERP-systemer giver også gennemsigtighed i hele din forretningsproces ved at spore alle aspekter af produktion, logistik og økonomi. Disse integrerede systemer fungerer som en virksomheds centrale hub til samling af arbejdsgange og data, som en række afdelinger kan få adgang til.

ERP-systemer og -software understøtter flere funktioner på tværs af store, mellemstore og små virksomheder, herunder tilpasninger til din branche.

Hvad er forskellen på ERP og økonomi?

Selvom udtrykket "økonomi" ofte bruges, når man beskriver ERP-software, er økonomi og ERP ikke det samme. Økonomi refererer til en delmængde af moduler inden for ERP.

Økonomi er de forretningsfunktioner, der er relateret til økonomiafdelingen i en organisation, og omfatter moduler til finansielt regnskab, bogføring i forsystem, regnskabshub, kreditorer og debitorer, indtægtsstyring, fakturering, tilskud, udgiftsstyring, projektstyring, aktivstyring, joint venture-regnskab og opkrævninger.

Økonomisoftware bruger rapporterings- og analysefunktioner for at overholde rapporteringskrav fra offentlige myndigheder, såsom International Financial Reporting Standards Foundation (IFRS), Financial Accounting Standards Board (FASB) for Generally Accepted Accounting Principles (GAAP – generelt accepterede regnskabsprincipper) samt i andre lande (f.eks. HGB i Tyskland og PCG i Frankrig).

For offentlige organisationer skal økonomisoftware kunne udarbejde periodiske regnskaber til offentlige tilsynsmyndigheder, såsom US Securities and Exchange Commission (SEC) (med rapporter som kvartalsvis 10-Q og årlig 10-K), European Securities and Markets Authority (ESMA) med flere. Til disse typer økonomirapporter bruges et narrativt rapporteringsværktøj. Den person, der i sidste ende er ansvarlig for økonomi, er økonomidirektøren (CFO).

Mens økonomi håndterer ét område af virksomheden, omfatter ERP en bred vifte af forretningsprocesser – inklusive økonomi. ERP-software kan omfatte funktioner til indkøb, styring af forsyningskæden, lager, produktion, vedligeholdelse, ordrestyring, projektstyring, logistik, styring af produktlivscyklus, risikostyring, enterprise performance management (EPM), styring af menneskelige ressourcer/menneskelig kapital.

ERP er også integreret med front-office-applikationer for at skabe et holistisk overblik over kunderne, herunder (CRM)-løsninger (customer relationship management). Desuden er cloud-baserede ERP-applikationer ofte integreret med næste generations teknologier, såsom Internet of Things (IoT), blockchain, AI, maskinlæring og digitale assistenter. Disse avancerede teknologier leverer data og muligheder, der ikke kun forbedrer mange traditionelle ERP-funktioner. De skaber nye muligheder for forøget effektivitet, nye tjenester og dybere indsigt på tværs af en virksomhed. Da ERP-systemer er tværgående i hele virksomheden, indebærer styringen af dem ofte et samarbejde mellem CFO'en, CIO'en, COO'en og andre topledere.

Cloud-baserede ERP-applikationer er ofte integreret med næste generations teknologier, såsom Internet of Things (IoT), blockchain, AI, maskinlæring og digitale assistenter.

Grundlæggende om ERP

ERP-systemer er designet omkring en enkelt, defineret datastruktur (et skema), der typisk har en fælles database. Dette er med til at sikre, at den information, der bruges på tværs af virksomheden, er normaliseret og baseret på fælles definitioner og brugeroplevelser. Disse kernekonstruktioner er dernæst forbundet med forretningsprocesser drevet af arbejdsgange på tværs af virksomhedsafdelinger (f.eks. økonomi, personale, teknik, marketing og drift) for at forbinde systemer og de personer, der bruger dem. Kort sagt er ERP redskabet til at integrere personer, processer og teknologier på tværs af en moderne virksomhed.

Overvej f.eks. en virksomhed, der bygger biler ved at indkøbe dele og komponenter fra flere leverandører. Virksomheden kunne bruge et ERP-system til at spore rekvisitionen og indkøbet af disse varer og sikre, at hver komponent på tværs af hele processen fra indkøb til betaling benytter ensartede og rene data, der er knyttet til virksomhedsarbejdsgange, forretningsprocesser, rapportering og analyser.

Når ERP er korrekt taget i brug hos denne bilfabrikant, identificeres en komponent, for eksempel "bremseklodser foran," ensartet ved delnavn, størrelse, materiale, kilde, partinummer, leverandørens delnummer, serienummer, pris og specifikation, sammen med et væld af andre beskrivende og datadrevne elementer.

Da data er livsnerven i enhver moderne virksomhed, gør ERP det nemmere at indsamle, organisere, analysere og distribuere disse oplysninger til alle personer og systemer, der har brug for dem for bedst muligt at opfylde deres rolle og ansvar.

ERP sikrer også, at disse datafelter og attributter konsolideres til den korrekte konto i virksomhedens hovedbog, så alle omkostninger er korrekt sporet og repræsenteret. Hvis de forreste bremseklodser blev kaldt "forbremser" i ét softwaresystem (eller måske et sæt regneark), "bremseklodser" i et andet og "forreste klodser" i et tredje, ville det være svært for bilfabrikanten at finde ud af, hvor meget der årligt bruges på bremseklodser foran, og om de skal skifte leverandør eller forhandle sig til bedre priser.

Et centralt ERP-princip er den centrale indsamling af data til bred distribution. I stedet for adskillige selvstændige databaser med en endeløs række af ikke-forbundne regneark bringer ERP-systemer orden i kaos, så alle brugere – fra CEO'en til kreditorbogholderen – kan oprette, lagre og bruge de samme data, der er afledt gennem fælles processer. Med en sikker og centraliseret datainformationsbase kan alle i organisationen være sikre på, at dataene er korrekte, opdaterede og fuldstændige. Dataintegriteten er sikret for hver eneste opgave, der udføres i hele organisationen, fra et kvartalsregnskab til en enkelt rapport over udestående tilgodehavender, uden den risiko, der ligger i fejlbehæftede regneark.

Forretningsværdien af ERP

Det er umuligt at ignorere ERP's påvirkning i dagens forretningsverden. Efterhånden som virksomhedsdata og -processer indlejres i ERP-systemer, kan virksomheder tilpasse separate afdelinger og forbedre arbejdsgange og dermed opnå betydelige bundlinjebesparelser. Eksempler på specifikke forretningsfordele:

• Forbedret forretningsindsigt fra realtidsoplysninger, der er genereret af rapporter
• Lavere driftsomkostninger gennem strømlinede forretningsprocesser og bedste praksisser
• Forbedret samarbejde mellem brugere, der deler data i kontrakter, rekvisitioner og indkøbsordrer
• Forbedret effektivitet gennem en fælles brugeroplevelse på tværs af mange forretningsfunktioner og veldefinerede forretningsprocesser
• Konsekvent infrastruktur fra administration til forkontor, hvor alle forretningsaktiviteter har samme udseende og funktionalitet
• Højere implementeringsrater blandt brugene på grund af en fælles brugeroplevelse og et fælles design
• Reduceret risiko gennem forbedret dataintegritet og økonomiske kontroller
• Lavere administrations- og driftsomkostninger gennem ensartede og integrerede systemer

En kort historie om ERP

Fra papirkort til mobilenheder
Historien om ERP går mere end 100 år tilbage. I 1913 udviklede ingeniøren Ford Whitman Harris det, der blev kendt som EOQ-modellen (Economic Order Quantity), et papirbaseret system til produktionsplanlægning. I årtier var EOQ standarden for produktionsplanlægning. Men i 1964 revolutionerede værktøjsproducenten Black and Decker området ved som den første virksomhed at introducere en MRP-løsning (Material Requirements Planning – planlægning af materialekrav), der kombinerede EOQ-begreber med en mainframe-computer.

MRP forblev planlægningsstandarden, indtil produktionsressourceplanlægning (Manufacturing Resource Planning – kaldet MRP II) blev udviklet i 1983. MRP II indeholdt "moduler" som en vigtig komponent i softwarearkitekturen og integrerede de vigtigste komponenter i produktionen, herunder indkøb, styklister, tidsplanlægning og kontraktstyring. For første gang blev forskellige produktionsopgaver integreret i et fælles system. MRP II indeholdt også en overbevisende vision om, hvordan organisationer kunne udnytte software til at dele og integrere virksomhedsdata og øge driftseffektiviteten med bedre produktionsplanlægning, reduceret lagerbeholdning og mindre spild (skrot). Efterhånden som computerteknologien udviklede sig gennem 1970'erne og 1980'erne, blev begreber svarende til MRP II udviklet til at håndtere forretningsaktiviteter ud over produktion ved at inkorporere økonomi, kunderelationsstyring og HR-data. I 1990 gav teknologianalytikere denne nye kategori af software til virksomhedsstyring navnet ERP (Enterprise Resource Planning –virksomhedsressourceplanlægning).

ERP-ibrugtagningsmodeller: Fra lokalt miljø til clouden

ERP's fortid: 1990'erne til det nye årtusinde
Fra 1990'erne til begyndelsen af det enogtyvende århundrede indførte virksomhederne i hastigt tempo ERP. Samtidig begyndte omkostningerne ved implementering af et ERP-system at stige. Den hardware, der krævedes for at køre softwaren, var typisk store computere, som var installeret i virksomhedernes serverrum. Både hardware- og softwarelicenserne krævede kapitalinvesteringer og blev afskrevet over 5 til 10 år. Derudover ønskede organisationerne næsten altid at tilpasse deres ERP-systemer, så de passede til deres specifikke behov, hvilket medførte ekstra udgifter til softwarekonsulenter og uddannelse.

I mellemtiden udviklede ERP-teknologien sig til også at inddrage internettet med ny funktionalitet, såsom integrerede analyser. Som tiden gik, opdagede mange organisationer, at deres lokale ERP-systemer ikke kunne følge med moderne sikkerhedskrav eller nye teknologier såsom smartphones.

Cloud ERP – en ny ERP-leveringsmodel

SaaS (Software-as-a-service)
Inddrag clouden – helt præcist leveringsmodellen SaaS (software-as-a-service) til ERP. Når ERP-software leveres som en service i clouden, kører den på et netværk af fjernservere i stedet for fra en virksomheds serverrum. Cloud-udbyderen patcher, administrerer og opdaterer softwaren flere gange om året – i stedet for en dyr opgradering hvert 5. til 10. år i et lokalt system. Clouden kan reducere både driftsomkostninger og kapitaludgifter, fordi den eliminerer behovet for, at virksomheder skal købe software og hardware eller ansætte yderligere IT-personale. Disse ressourcer kan i stedet investeres i nye forretningsmuligheder, og organisationen er altid opdateret med den nyeste ERP-software. Medarbejderne kan flytte deres fokus fra IT-håndtering til mere værdiskabende opgaver, såsom innovation og vækst.

7 gode grunde til at flytte til en ERP-cloud-løsning

Uanset om der er tale om en stor koncern eller en lille eller mellemstor virksomhed, er det ikke muligt at trække alle lokale systemer til clouden på én gang. Eller i det mindste er det ikke noget, virksomhederne har lyst til at gøre inden for et kort tidsrum. Imidlertid er det heller ikke længere ideelt at vælge at holde fast i lokal ERP og ignorere alle fordelene ved virksomhedsressourceplanlægning som en cloud-løsning. Hvorfor bør du overveje at bruge cloud-applikationer til at erstatte eller udvide dit lokale system?

Kom i gang med Oracle ERP

Organisationer har altid skullet kæmpe med at afstemme de høje omkostninger og den store kompleksitet ved traditionel ERP med behovet for tilpassede funktioner og fleksibilitet, alt imens de opfylder virksomhedens behov. Se og lær, hvordan Oracle ERP Cloud leverer forbundne teams, ensartede data og realtidsindsigter for at hjælpe dig og dit økonomiteam med at sikre, at der træffes de bedste forretningsbeslutninger. Med ERP leveret som en service i clouden kan din organisation være fremtidssikret og imødegå forandringer.

En af fordelene ved SaaS-modellen er, at softwaren holdes opdateret med de nyeste funktioner og bedste praksisser. Cloud ERP-udbydere udruller opdateringer regelmæssigt (så ofte som månedligt i Oracles tilfælde). Det betyder, at de seneste og revolutionerende nye teknologier – såsom AI, digitale assistenter, maskinlæring, blockchain, augmented reality og Internet of Things (IoT) – bliver tilgængelige for abonnenter med regelmæssige mellemrum.

Med adgang til disse nye teknologier kan organisationer hurtigt forbedre deres virksomheds bedste praksisser, i takt med at ERP-softwaren udvikles. De kan automatisere processer, der før krævede tung manuel indgriben, såsom afstemning af finansielle konti. Desuden får brugerne en omfattende realtidsforståelse af virksomhedens aktiviteter, ikke kun i forkontoret, men også i lagerhaller, på fabriksgulve og alle andre steder i virksomheden. Alle medarbejdere, der har behov for denne viden, kan nemt få adgang til den på deres mobilenheder, herunder smartphones og tablets.

Den moderne ERP-cloud er bygget til den digitale tidsalder og omfatter både mobilenheder, sociale medier, analyser og de nyeste teknologier. Mindre kan ikke gøre det for moderne organisationer.

Ofte stillede spørgsmål om ERP

Hvad er ERP i korte træk?
ERP står for Enterprise Resource Planning. Det er et softwaresystem, der indeholder alle de værktøjer og processer, som kræves for at drive en succesfuld virksomhed, herunder HR, produktion, forsyningskæde, økonomi, regnskab og meget mere.

Hvad er de 3 almindelige ERP-typer?
De tre mest almindelige ERP-typer er lokal, cloud-baseret og hybrid ERP. Et lokalt ERP-system køres på stedet på en virksomheds servere, mens cloud-baseret ERP kører hos en ekstern tredjepartsserver. Hybrid ERP er en blanding af begge disse, ofte med en lokal ERP på hovedkontoret og cloud-baserede ERP-systemer hos datterselskaber.

Hvad er et eksempel på ERP?
Et eksempel på ERP er branchespecifikke ERP-systemer, der opfylder de specifikke krav til disse virksomhedstyper og tilbyder branchespecifikke funktioner såsom materialeplanlægning og specialiseret styring af produktionsposter. Da disse systemer tilbyder disse skræddersyede funktioner, behøver virksomheder ikke at foretage ret mange tilpasninger eller integrere med ret mange andre eksterne værktøjer.