10 מודולי ERP מובילים ותכונותיהם

מארק ג'קלי | אסטרטג תוכן | פברואר 2023

מערכת לתכנון משאבים ארגוניים (ERP) היא לבו של העסק המודרני. נתוני התנועות העסקיות שמבצעים אנשי הארגון עוברים בה והתובנות הזורמות מתוכה מאפשרות למדוד את הביצועים העסקיים ולקבל הנחיות מושכלות.

פונקציונליות ERP מאורגנת על ידי יכולות ספציפיות – מה שמכונה לרוב "מודולים". מודולים שונים משרתים מחלקות שונות בארגון, ככספים, רכש, שרשרת אספקה ומשאבי אנוש. כולם משתמשים באותה פלטפורמת ERP מרכזית: צוותים שונים ממחלקות שונות ניגשים אליה, עובדים עליה וכך יוצרים מאגר נתונים מרכזי עם תצוגה משותפת ועדכנית של פעולות עסקיות.

מהם מודולי ERP?

מודולי ERP הם הרכיבים המאפשרים את היכולות והתהליכים העסקיים של מערכת הERP  בה משתמש הארגון. הם כוללים פונקציונליות שלרוב משרתות בעיקר את הבק-אופיס של העסק, כלומר מחלקות כספים וחשבונאות, רכש, תכנון ביקוש ומשאבי אנוש. עסקים מסוימים מוסיפים למערכת מודולי פונקציונליות פרונט-אנד, כגון ניהול קשרי לקוחות (CRM ), המאפשרים ביצוע אינטגרציה בארגון מקצה לקצה. הודות לפלטפורמה מרכזית ומסד נתונים המקשרים בין מחלקות, יכולים המשתמשים לבזבז פחות זמן על הידור נתונים ולהשקיע אותו במשימות אסטרטגיות.

הסבר על מודולי ERP

מערכות ERP הן מודולריות, מה שמאפשר לארגונים לנקוט גישות שונות לרכישה והוספה של מודולים עבורן. יש את אלו הבוחרים בגישת "המפץ הגדול" עבור מערכת ה-ERP שלהם, כלומר מתחילים את השימוש כשכל היכולות כבר כלולות בה. אחרים נוקטים בגישה הדרגתית יותר: תחילה מוסיפים את יכולות ניהול הכספים, לאחר מכן את יכולות הרכש או משאבי האנוש ובהמשך מוסיפים יכולות נוספות – בהתאם למפת דרכים ארוכת טווח שגובשה עבור כל שלב. לפעמים השלבים מתבצעים בהתבסס על יחידה עסקית או על אזור גלובלי, כשהפונקציונליות מתווספת לפי הצורך העולה בכל שלב. דוגמה נוספת היא פעילות M&A : כשארגון רוכש חברה, לעתים קרובות הוא ינצל את ההזדמנות ליישום ERP הדרגתי.

מכיוון שמערכת ERP פועלת על מבני נתונים מוגדרים היטב בתוך מסד נתונים יחיד, המודולים המתחברים אליה פועלים בדרכים דומות - ללא קשר למחלקה לה הם מיועדים ולנתונים העקביים. הם מבוססים על הגדרות משותפות ועל חוויות משתמשים משותפות. במקום ערבוביה של תהליכים עסקיים שונים - מתקיימים סדר ותזמור תהליכים.

10 מודולי ERP מובילים ופעולתם

רוב פתרונות ה-ERP מתמקדים בתחום הכספים, כשלאחר מכן מתווספות עוד יכולות, בהתאם לסדרי העדיפויות העסקיים של הארגון, התעשייה בה הוא פועל והתנאים המשתנים.
להלן רשימה של עשרה מודולי ERP מובילים (הקשורים לתחומי הרכש, ניהול שרשרת אספקה, ניהול סיכונים, ניתוח נתונים ומשאבי אנוש), עם הסבר כיצד בכוחם לסייע לארגון ומדוע ארגונים מחליטים להשתמש בהם:

בין 10 מודולי ה-ERP המובילים נמצאים משאבי אנוש, ניהול סיכונים, רכש, ניתוח נתוני ERP וניהול שרשרת אספקה.

1. ניהול כספים

מודול ניהול הכספים הוא הבסיס של מערכות ה-ERP . הוא שם במרכז את התמונה הפיננסית של הארגון ואת התחזית הפיננסית הנוכחית, תוך מעקב אחר חשבונות זכאים וחשבונות חייבים. הוא גם מפיק ומאחסן מאזנים, קבלות תשלום ומסמכים כספיים משמעותיים אחרים. במודול זה משחקת האוטומציה תפקיד משמעותי. בין היתר היא מתבצעת עבור משימות הקשורות לחיוב, תשלומי ספקים, ניהול הוצאות, ניהול נכסים וחשבונאות של מיזמים משותפים.

לדוגמה: ניהול מזומנים אוטומטי מקל על ניתוח תנועות המזומנים ושיפור תחזיות תזרימי המזומנים. צוות החשבונאות יכול לסגור ספרי חשבונות מהר יותר ולחסוך זמן רב, תוך עמידה בהנחיות המחמירות להכרה בהכנסות. אוטומציה של המאזן מספקת נתוני זמן אמת וכך מאפשרת לקבל תמונת מצב כספית מדויקת ביותר.

2. רכש

מודול הרכש משפר את יכולת הארגון לרכוש את המוצרים והחומרים הדרושים לעבודתו. הוא מבצע אוטומציית הצעות מחיר, עוקב אחריהן ומנתח אותן תוך כדי סיוע בהכנה ושליחה של הזמנות רכש. באמצעות רשימה של ספקים מאושרים יכול המודול לבצע רכישות אוטומטיות של פריטים ספציפיים - פעולה המאיצה את תהליך העבודה, אוכפת הוצאות תואמות, משפרת את קשרי הספקים וכך מסייעת להגדיל את הרווחיות.

מעבר לכל, מפשט המודול את הרכש מקצה לקצה. הוא מייעל את תהליך הרכישה של חומרים ושירותים ומספק נתוני זמן אמת אודות מכרזי ספקים וזכיות בחוזים. עוד ביכולתו לזהות דרכים בהן ניתן לרכז את כוח הקנייה הארגוני בצורה שתבטיח את העלות הנמוכה ביותר, תוך הפחתת ההפרעות באספקה.

3. ניהול סיכונים

מודול ניהול סיכונים ותאימות משתמש בבינה מלאכותית (AI) ובלמידת מכונה כדי לשפר את הבקרה הפיננסית. הוא מאפשר לצוותי כספים למנוע הוצאות מיותרות, לאכוף ביקורות ולהגן מפני סיכונים שצצים. פעולתו חוסכת שעות של עבודה ידנית.

אוטומציית תהליכים דוגמת דיווח על הפרדת משימות (SoD) וניהול הרשאות גישה למשתמשים הן דוגמאות ליכולות ניהול סיכונים במודול המאפשרות לשמור על תאימות. האוטומציה מזרזת גם את פעולת הביקורת הפנימית - פונקציה המאפשרת זיהוי מהיר של הונאות, שגיאות והפרת מדיניות. עוד ניתן לייעל תהליכי עבודה הנוגעים לציות לתקנות ולנהליםSarbanes-Oxley Act (SOX),  ניהול סיכונים ותכנון המשכיות עסקית.

4. ניהול שרשרת האספקה (SCM)

מודולי SCM עוקבים אחר האופן שבו אספקת המוצרים מתנהלת דרך שרשרת האספקה של הארגון, מהיצרנים דרך הספקים וספקי המשנה ועד למפיצים, הקמעונאים והצרכנים. מודל ניהול שרשרת האספקה מאפשר לתכנן ביעילות ביקוש, היצע, מימוש הזמנות וייצור בכל רחבי הארגון וכך מצמצם הפרעות, ממזער עלויות ומבטיח שהמלאי זמין בזמן ובמקום בו הוא דרוש.

כך, למשל, מסייעים מודולי ניהול שרשרת האספקה לקבוע רמות מלאי וחידוש מלאי אופטימליות עבור כל פריט, בהתבסס על תחזיות ביקוש. כך נמנע הארגון ממלאי יתר או מחוסרי מלאי. האוטומציה חוסכת זמן וכסף בכל תהליכי שרשרת האספקה (דוגמת ניהול הזמנות), וכך מפשטת את קליטת ההזמנה, הסליקה ואת שירות הלקוחות שלאחר המכירה.

המודול יכול גם לסייע לחזות את הביקוש בזכות יכולות פילוח ולמידת מכונה המיטיבה לנהל את השינויים. יכולות אלו בונות שרשרת אספקה גמישה יותר שיכולה להתמודד עם שינויים בשוק ועם זעזועים עולמיים.

5. ניהול ביצוע ארגוני

מודולי ניהול הביצוע הארגוני (EPM) משפרים את התהליכים המאפשרים לארגון לתכנן, לתקצב, לחזות ולדווח על ביצועים. תצוגה מאוחדת של תכנון כספי, תפעולי ועסקי מאפשרת תכנון מחובר (לעומת התכנון המבודד המיושן). אוטומציה מזרזת את דיווח התוצאות הכספיות.

באמצעות מידול תרחישים, תכנון לטווח ארוך ויכולות אחרות, מעניקים מודולי EPM הבנה מעמיקה יותר של העלויות והרווחיות ומסייעים להשגת יעדי הכנסות ולייעול התאמת החשבונות ודיווחי המס. הצוותים מקבלים כלי המסייע להם לבצע מידול ותכנון בכל תחומי המפתח, כגון כספים, מכירות, שרשרת אספקה ומשאבי אנוש.

6. תהליך ייצור

מודול ייצור מקל על הארגון לתכנן ולנהל נכון הרצת ייצור, בין השאר על ידי ווידוא זמינות חומרי גלם, וידוא יכולת ניהול רצפת ייצור יעיל, בקרת איכות המוצרים המוגמרים ושמירת עלויות נמוכות.

ניתן להריץ בעזרתו ייצור במצב מעורב, בו משולבים תהליכי ייצור שונים (למשל ייצור בדיד וייצור תהליכי). כך ניתן לגוון את פורטפוליו המוצרים ולמשוך לקוחות חדשים. לדוגמה: חברת משקאות יכולה להשתמש בייצור תהליכי כדי לייצר קו משקאות ובייצור בדיד כדי לייצר בקבוקים ופחיות. ניתן לנטר עלויות והפרשים לפי מפעל, לעקוב אחר פלט מול תחזיות ולהשוות היצע לביקוש חזוי, לאחר חישוב הזמן הממוצע הנדרש לייצור פריט.

7. ניהול קשרי לקוחות

מודולי ניהול קשרי הלקוחות (CRM) משדרגים את ניהול הלקוחות על ידי שיפור תהליכי המכירות והשיווק, עם דגש על אלו התומכים בלידים. המודולים מאחסנים את כל המידע על הלקוחות והלקוחות הפוטנציאליים, כולל כל אינטראקציה שהתקיימה והיסטוריית רכישות, ובהתאם לאלו מציגים נתוני פילוח והמלצות ייעודיות למכירה צולבת.

למודולי CRM פיצ'ר חיפושים מתקדמים הכולל ניהול אנשי קשר, מעקב אחר תקשורת, מעקב אחר הזדמנויות עסקיות/לידים, היסטוריית הזמנות וטיקטים. ניתן להוציא בעזרתם הצעות מחיר ולעקוב אחר התפוקה של סוכני מכירות. האלמנט החשוב ביותר במודול הוא סיוע במעקב אחר הלקוחות משלב השיווק הראשוני, דרך הצעת המחיר/תהליך המכירה ועד למכירה עצמה ולשירות הלקוחות המתמשך המגיע אחריה.

שימו לב: לא כל הארגונים או ספקי ה-ERP מחשיבים את ה-CRM כמודול.חלקם כוללים רק מודולים הקשורים באופן ישיר יותר לניהול פיננסי ולפעילויות אחרות של הבק-אופיס. אחרים בוחרים בגישה רחבה יותר וכוללים תפקידי משרד קדמי, דוגמת ניהול קשרי לקוחות.

8. משאבי אנוש

מודול ניהול ההון האנושי (HCM)  - המכונה לעתים "ניהול משאבי אנוש (HRM )" - מכיל את פירוט כל העובדים ונתוניהם, כולל תיאורי תפקיד, סקירות ביצועים והטבות. כמו מודולי ERP אחרים, הוא מחליף גיליונות אלקטרוניים שנתיים ומשתמש באוטומציה האוספת נתונים באופן רציף מרחבי הארגון, מצמצמת את כפילות הנתונים ומשפרת את הדיוק (יתרון חשוב, בהתחשב בכמות העצומה של נתוני משאבי אנוש שרוב הארגונים מחזיקים).

מודול משאבי אנוש מבצע באופן אוטומטי משימות, כגון קביעת לוחות זמנים של עובדים, גיוס עובדים וניהול תגמולים. חיבור בין תהליכי עבודה פנימיים מאפשר לו להתחבר לנתוני CRM ולקבוע לפיהם בונוסים לנציגי מכירות, בצורה קלה ומדויקת בהרבה לעומת פעולה ידנית מקבילה.

9. ניהול פרויקטים

המודול משפר את ניהול הפרויקטים בעזרת כלי המחשה גרפית משותפים, המסייעים לעקוב אחר לוחות זמנים, תקציבים ומשאבים. ניתן לבחון מספר תוכניות פרויקטים בתצוגה אחת וכך להקצות משאבים או לשנותה בקלות. ניתן להרכיב צוותי פרויקט מתאימים באמצעות מסנני חיפוש תפקידים, מיומנויות ומיקום. ניתן גם לנהל תקציבים בצורה טובה יותר על ידי שינוי צורת קליטת נתוני העלויות ברחבי העסק. כלים מתקדמים לניהול פרויקטים הכלולים במודול מסייעים למטב את תזרים המזומנים על ידי אוטומציית חשבוניות ללקוחות וחיוב פרויקטים.

כמתבקש, השימוש במודול ניהול פרויקטים נפוץ בתעשיות עתירות פרויקטים, דוגמת בנייה וייצור. מודולי ניהול פרויקטים שנפרסו כראוי יכולים לשפר את שיעורי ההשלמה של פרויקטים בזמן, לנטר ולפקח על עלויות, לשפר דיוק הערכות ועלויות מבוססות שירות ולמטב את השימוש בצוות ובציוד.

10. ניתוחי נתוני ERP

מודול ניתוח נתוני ERP מסייע לאנשי כספים, רכש וניהול פרויקטים להבין את הגורמים המניעים את הרווחיות, לשפר את השימוש בהון העבודה ולשלוט בהוצאות עסקיות.

ניתוח נתוני ERP מניב תובנות על רווחיות ומזרז את תהליך הגבייה. גם תזרים המזומנים משתפר, בין השאר על ידי סיוע לצוותי כספים לעקוב אחר תשלום בזמן ובאיחור לספקים – דבר המסייע לקבוע דחיפות תשלום. הוצאות החברה נשלטות טוב יותר הודות לזיהוי יכולת חיסכון בעלויות שונות והימנעות מסיכונים כספיים. לעומת שימוש בתהליכים ידניים, השימוש במודול מאפשר לצוותי כספים לפקח על הוצאות עובדים בצורה מדויקת יותר, לאתר במהירות הונאות ולהבטיח עמידה במדיניות ההוצאות.

המדריך המודרני ל-ERP

המדריך המלא ל-ERP מודרני

גלו כיצד להגדיר פתרון ERP מודרני וכיצד ERP בענן מקדם את הגמישות והחדשנות של העסק.

בחירת המודולים הנכונים

כשבוחרים מודולי ERP צריך תחילה להבין שאין פתרון אחד שמתאים לכולם ושלכן יש לבחור את אלו המתאימים ביותר לארגון הספציפי ולצרכיו.

אילו מודולי ERP כלולים כסטנדרט? התשובה משתנה מספק לספק. פונקציות כספיות בסיסיות יהיו תמיד חלק מהחבילה, בעוד שייתכן שפונקציות כמכירות או משאבי אנוש יימכרו בנפרד. עלויות מודולי ERP יכולות להשתנות, אך בדרך כלל ספקי ERP מקומי מציעים רישיון לפי מספר המשתמשים. ספקי תוכנה כשירות (SaaS) בדרך כלל גובים תשלום על בסיס חודשי או שנתי.

ישנם ספקי ERP המתאימים את מוצריהם לתעשיות ספציפיות. לדוגמה: חבילת ייצור עשויה להכיל מודול שרשרת אספקה וחבילה קמעונאית תכלול בדרך כלל מודול מסחר אלקטרוני. אם הארגון מוכר יותר מוצרים משירותים, בוודאי יצטרך בין היתר מודולים של שרשרת אספקה וניהול הזמנות. ארגון בתעשיית השירותים כנראה ירצה להוסיף מודול שירותים מקצועיים, שיאפשר לו לספק תמיכה טובה יותר ללקוחותיו. עשרת המודולים שצוינו כאן הם רק נקודת ההתחלה. ייתכן שהארגון לא יזדקק לכולם, לפחות לא מיד. מערכת ERP טובה תאפשר לו להתחיל עם הפונקציונליות הדרושה ולהוסיף מודולים בהמשך, כדי לשמור על יתרון תחרותי. מומלץ גם לבחור במערכת שתתאים את עצמה לענף בו פועל הארגון ולאתגרים ולהזדמנויות העומדים לפתחו.

שאלות נפוצות על מודולי ERP

האם ישנם מודולי ERP שהם חובה?
לא בדיוק, אך מודול ניהול כספים הוא הבסיס לכל מערכת ERP. המודולים צריכים לשקף את דרישות הארגון והתעשייה בה הוא פועל, אך הבסיס ההתחלתי וההכרחי הוא ניהול כספים, ניהול מזומנים, מאזן ורכש. כפי שלא קונים מכונית ללא מנגנון הנעה - לא רוכשים מערכת ERP שלא מספקת נתונים כספיים שיניעו את צמיחת הארגון.

מהם המודולים הבסיסיים של מערכת ERP?
ניהול כספים הוא המודול המרכזי, כשלצדו מודולים קשורים: רכש, שרשרת אספקה וניהול ביצועים ארגוניים. ניתן להרחיב את המודולים הבסיסיים בעזרת תוכנות ייעודיות: מכירות (CRM), משאבי אנוש, ניתוח נתונים ועוד.

מה המפתח לבחירת מודולי ERP?

מלבד בחירת מודולים שעומדים בדרישות הארגון, מומלץ לחשוב אם נכון להשיק את כולם בבת אחת או בהדרגה. עיקרון נוסף הוא להתחיל לעבוד עם מערכת ERP גמישה וסקלבילית, המאפשרת לארגון להשתנות לאורך זמן.

ראו כיצד Oracle Cloud ERP מספקת לכם את הגמישות לאמץ מודלים עסקיים ותהליכים חדשים במהירות ומסייעת לכם להפחית עלויות, לחדד תחזיות ולפתח חידושים מהר יותר.