ビジネスにおけるスプレッドシート・リスクとその解決策 １０選

好き嫌いにかかわらず、スプレッドシートは不滅です。エクセルやスプレッドシートが今後もビジネスに不可欠なツールであることに変わりはないものの、それらの機能では対応できないほど複雑な分析を行うビジネス・ユーザーがとても増えてきています。多くのチームではたとえばスプレッドシートのデフォルトの機能を使って、仕事の整理、プロジェクト管理、データのレポート作成などのために使用しています。分析を行う場合、ビジネスグループは、必要な無数のソースからデータを収集するための総合的な受け皿として、スプレッドシートを利用することがよくあります。しかし、このような複雑な分析タスクにスプレッドシートを使用すると、手作業が多くなり、人為的ミスのリスクが生じます。また、適切なツールがあればつかめたはずのチャンスを逃してしまう可能性につながりかねません。

スプレッドシート・リスクとは

スプレッドシートは、多くのビジネス活動において有能なツールですが、本来想定されていない業務に誤った方法でスプレッドシートを使用することで、リスクが生じます。本来の機能の域を超えたタスクにスプレッドシートを使用すると、データ入力ミス、計算ミス、セキュリティの脆弱性、スケーラビリティの問題、コンプライアンスの不備などのリスクが生じます。複数のスプレッドシートを使用している場合、データは多くのファイルにまたがっていることが多く、意思決定者が頼りにできる、一貫性と信頼性を備えた単一のビジネスビューを作成することが困難になります。また、スプレッドシートには一般的にガバナンス・プロセスがないため、意思決定者は気付かれないエラーにより誤ったデータを提供される可能性があります。また、スプレッドシートの分析や推奨の機能にも限界があります。これらの問題が重なると、スプレッドシートが拡散し、情報が古くなり、ヒューマンエラーのリスクが高まって分析が信頼できなくなる「スプレッドシート地獄」と呼ばれる状況に陥る可能性があります。

主なポイント

• データ量が増加し、企業がガバナンス、セキュリティ、データ整合性、コンプライアンスに関する懸念への対処を余儀なくされるにつれて、スプレッドシートの管理はますます難しくなります。
• ユーザーがデータ更新を怠っている場合は特に、スプレッドシートの詳細なデータ分析やデータ内の隠れたパターンを見つける機能が制限されます。
• スプレッドシートにはガバナンスがないため、共有および配布が容易であり、誤ったデータや矛盾したデータ、不正アクセス、データ漏洩のリスクが高まります。また、複製も容易で、異なるデータや相反する結論を持つ複数のバージョンが存在する状況につながります。
• 分析において、顧客の苦情から得た動画やテキストなどの非構造化データを扱う上で、スプレッドシートには限界があります。

スプレッドシート・リスクの具体的な説明

スプレッドシートは多くの産業で使用されており、適切で対象を絞った仕事には有効です。しかし、手作業によるデータ入力やアクセス制御の欠如によって引き起こされるセキュアでないデータのエラーなど、スプレッドシートの広範な使用には多くのリスクが伴います。また、スプレッドシートはパフォーマンス上の限度があるため、ビジネスが長期的に成長するにつれて拡張性を失い、部門をまたぐチームで利用する際の複雑さや、多面的な業務、高度な相互利用、コラボレーションや調整の必要性に直面すると、すぐに限界を迎えます。

スプレッドシートは、分析追跡にチームが必要なデータをまとめるために使用するデフォルトのオプションとされることがよくあります。その際、考慮しなくてはいけない問題点があります。まず、スプレッドシートは手軽に使い始めることができますが、最新のデータを維持するのは困難です。データセットの拡散が多いため、最初のデータセットに複数のバージョンが存在することが多く、意思決定者によるデータと結論への信頼が失われることになります。それから、スプレッドシートは数値データの処理には適していますが、非構造化データには適していません。スプレッドシートに依存していると、多くの企業がデータの意味を理解するのに苦労し、詳細なデータ分析を通じて有用なインサイトを得る機会を逃す可能性があります。

スプレッドシートが重宝される理由

スプレッドシートは、柔軟性があり、導入も使用も簡単で、ビジネス・ユーザーにとっては基本的に無料と、他のツールに比べて総じて安価であるため、ビジネス・ツールとして人気があります。また、スプレッドシートは、ITサポートや特別なソフトウェアを必要とせず、迅速かつ簡単に作成できるため、多くの部門で利用しやすいツールとなっています。ユーザーは、複数のソースやシステムからデータを取得する必要がある場合が多く、前述のような理由から、データ収集のためにスプレッドシートの利用を選択します。

また、スプレッドシートは、大規模なIT戦略を立案しなくても、ビジネス・チームが十分な情報に基づいた意思決定を行うために必要なデータを並べ替えたり、計算を行うといった作業ができる環境を提供します。業界を問わず、財務および財務関連部門において、スプレッドシートは財務モデルやレポートの作成といった中核業務に不可欠です。分析作業にスプレッドシートを用いるもう一つの大きな理由はデータ準備です。 ほとんどの分析ツールは、データ準備データ準備 およびエンリッチメント機能が組み込まれていません。そしてデータは分析に最適でない形式で保存されていることが多いため、ビジネスマンが使用できる形に加工するためにエクセルやスプレッドシートにエクスポートされています。

ビジネスによくある10のスプレッドシート・リスク

スプレッドシートは、会計、データ管理、財務分析などのビジネス目的で使用されます。そのような業務には便利ですが、より高い規模や機能を求めるとリスクが生じます。中堅以上の企業では、スプレッドシートの管理はますます難しくなります。データ・ガバナンス、セキュリティとアクセス制御、データの整合性、および規制コンプライアンスに関連する問題は、その量とユーザー数が増えるにつれて、対処がますます複雑化します。ここでは、企業がスプレッドシートを使用する際に直面する最も一般的なリスクを紹介します。

スプレッドシート・リスク管理および軽減への対処方法

企業は、スプレッドシートに関連する潜在的なリスクを慎重に検討し、コントロールとプロセスを確立してそれらを管理することが重要です。これには一般的に、現在のスプレッドシートの使用方法への対処、適切な是正措置、リスクの可能性を継続的に低減するためのベストプラクティスと新しい企業方針の導入が含まれます。そのためには、スプレッドシートでは対応できないニーズに応える新しいアプリケーションが必要になる可能性があります。次に、スプレッドシートのリスクを軽減するための手順を示します。

実際にスプレッドシート・リスクがもたらす結果

使い方を誤ると、瞬時に多額のコストが発生してしまう結果を招くこともあります。スプレッドシートにおける間違いは、時間とお金の面で大きな代償を払うだけでなく、評判を落とし、仕事を失うことにもつながりかねません。ここでは3つの実例をご紹介します。

• エラーと不正確さ:スプレッドシートは、複雑な数式や関数が使用されている場合は特に、エラーが発生しがちです。計算式に小さなミスがあっただけでも、重大な不正確さが生じ、コストのかかる財務上のミスにつながる可能性があります。ある送電会社は、スプレッドシートの行がずれていたために、必要のない送電ルートを入札して2400万ドルの損失を出したことがあり、同社の社長は「文字通りエクセルをスプレッドシートに変換する際のカット・アンド・ペーストのミスだった」と語っています。また、2005年には、米国の大手メーカーがスプレッドシート上のタイプミスにより1,100万ドルの退職金エラーの発生という大損害を被りました。
• セキュリティ・リスク:スプレッドシートは、データ漏洩や不正アクセスなどのセキュリティ・リスクに対して脆弱である可能性があります。ビジネス上の機密情報がスプレッドシートに保存されている場合、権限のない個人によって簡単に共有されたり、アクセスされる可能性があります。このような事態は、企業にとって財務上および信用上の損害につながる可能性があります。2021年、米国のある政府機関が、上級幹部向けの内部Microsoft SharePointサイトに、予防接種の状況を含む従業員情報が記載されたスプレッドシートを掲載したところ、同機関の労働組合が苦情を申し立て、スプレッドシートの削除に至りました。
• コンプライアンス上の課題：スプレッドシートは、特に医療や金融などの規制の厳しい業界における企業にとって、コンプライアンス上の課題を引き起こす可能性があります。これらの業界にはデータ管理に関する厳しい規制があり、スプレッドシートでは必要な管理や追跡ができない場合があります。患者情報の管理にスプレッドシートを使用している医療機関は、米国HIPAA規制の遵守に苦慮する可能性があります。

スプレッドシートの代替手段

今後もスプレッドシートは常にその役割を担っていくでしょう。しかし、複数のデータ・ソースを組み合わせたり、機械学習機能を使ってデータ内の隠れたパターンを繰り返し検出するなどの技術を使って、データから価値ある情報を発見しようとする場合には、スプレッドシートは役に立ちません。同様に、プロジェクトのステータスを追跡するためにスプレッドシートを使用している場合は、専用に構築されたプロジェクト管理ツールがより適切なオプションとして考えられます。もちろん、これらのオプションはすべて費用がかかりますが、スプレッドシートを起用することで費用が増加することはありません。しかし、もし予算項目の設定が可能であれば、次にスプレッドシートに代わる方法をいくつかご紹介します。

• プロジェクト管理ソフトウェア:さまざまな業界で使用されているプロジェクト管理ソフトウェアを使用することで、企業はプロジェクトを計画および管理し、タスクを割り当て、スプレッドシートを使用して追跡するよりも動的かつ視覚的に進捗状況を追跡することができます。このソフトウェアは、プロジェクトの状況やリソースの割り当てをリアルタイムで更新することができます。
• エンタープライズ・リソース・プランニング（ERP）システム:中規模から大規模の企業は、ERPソフトウェアを使用して、財務、予算管理、販売、在庫管理などの複数のビジネス部門を単一のプラットフォームに統合します。ERPシステムは高度なレポート機能と分析機能を備えており、スプレッドシートで財務を追跡するよりも、ビジネス・プロセスの透明性と効率性を高めることができます。
• データベース・システム：データベースとデータベース管理システムにより、企業は大量のデータを保存、管理、取得することができます。データベースは複雑なデータ構造を扱うことができ、スプレッドシートでは提供できない高度なデータのクエリ機能を提供します。しかし、アーキテクチャとシステムによっては、分析のためにデータベースから必要なデータをすべて取得することは、専門的なDBAの専門知識を必要とする、時間のかかるプロセスになることがあります。
• 分析プラットフォーム：分析プラットフォームには、企業がさまざまなソースから大量のデータを収集し、分析できるようにするハードウェア、ソフトウェア、ツール、およびユーティリティが含まれます。これらのツールは、データの可視化や予測分析などの高度な分析機能を提供します。
• 分析専用ソフトウェア:データ分析専用に設計されたスタンドアロン型ソフトウェアを使用すると、ビジュアライゼーションやインサイトのためにデータをすばやく抽出して準備することができ、ビジネス・ユーザーは意思決定をサポートする一貫した信頼できるデータのビューを得ることができます。

オラクルでスプレッドシートから脱却し、リスクを削減

スプレッドシートは多くのユース・ケースで強力なツールとなり得ますが、分析に使用する場合はその限界と潜在的なリスクを認識することが重要です。これらのリスクを軽減するために、ビジネス部門は信頼できるデータに基づいて構築された分析ドリブンな文化を取り入れ、より多くの機能性、セキュリティ、およびガバナンスを備えた代替ツールの導入を検討する必要があります。

セキュアな 分析プラットフォームは、スプレッドシートよりも優れた機能を提供し、物理的なファイルに分散しているロジックを一元化して、アクセス可能で管理された場所で誰もが使用できるようにすることで、データ・エクスポートの必要性を減らすことができます。Oracle Analytics は、社内およびサードパーティのデータセットを組み合わせて、追跡可能、共有可能、反復可能なビジネス・プロセスで活用するために必要なすべてのデータ操作機能を提供します。AI、機械学習、自然言語処理などの最新のデータ分析テクノロジーを提供するOracle Analyticsは、ビジネス・リーダーが理解し信頼できる、よりタイムリーで正確なデータに基づいて、企業がより適切な意思決定を行えるように支援する完全な分析ソリューションです。

スプレッドシート・リスクに関するFAQ

スプレッドシートを使うことのデメリットとは

スプレッドシートの主な欠点は、データの不安定性、スケーラビリティの制限、コストのかかるヒューマンエラーに対する脆弱性です。

分析にスプレッドシートを使う上での欠点とは

スプレッドシートは管理が難しく、データ管理機能がないため、複数のデータ・ソースを使用する複雑な分析には適していません。

スプレッドシートの一般的な問題の例とは

スプレッドシートのよくあるエラーには、手作業での更新によるコピー＆ペーストの失敗やデータの陳腐化などがあります。