Ce este o implementare ERP?
Implementarea unui sistem ERP este o activitate esențială pentru orice organizație care a decis să implementeze un nou sistem enterprise, indiferent dacă înlocuiește o soluție on-premises actuală, adaugă funcționalități la un mediu cloud existent sau este o implementare de la zero care înlocuiește foile de calcul disparate și software-ul dezvoltat local. Indiferent de tipul noului sistem ERP, succesul soluției alese de companie – adică adoptarea de către utilizatori, alinierea proceselor, calitatea datelor și adecvarea pentru companie – depinde de succesul implementării.
Acest succes - măsurat prin înțelegerea și respectarea așteptărilor utilizatorilor, a cerințelor de business, a bugetelor și programărilor pentru proiecte - necesită planificare și execuție cu resurse experimentate și avizate, care nu doar că înțeleg aspectele tehnice ale noii soluții ERP, dar pot naviga în aspectele de business și culturale ale unei organizații pe tot parcursul efortului de implementare.
Prezentăm în continuare cei cinci pași principali și activitățile aferente acestora pentru un proiect de implementare ERP al unei organizații.
Stabilirea implementării ERP
Adoptarea Cloud ERP reușește dacă proiectul de implementare este bine stabilit
Întrucât tot mai multe organizații își migrează aplicațiile enterprise on-premises către soluții cloud moderne, acestea realizează adesea simultan și sarcinile necesare unui proiect de implementare ERP. Companiile realizează o implementare ERP dintr-o varietate întreagă de motive – restructurarea costurilor portofoliilor lor de aplicații, reducerea riscului de perimare tehnologică, dezvoltarea și inovarea crescând totodată flexibilitatea operațională, rezistența și eficiența – și este important să înțeleagă de ce reușesc și de ce pot eșua astfel de proiecte.
Deși există numeroase căi de migrare a aplicațiilor în cloud, formula pentru o implementare ERP reușită este clară. Indiferent dacă mutați în cloud un singur proces, cum ar fi bugetarea, sau toate aplicațiile și procesele financiare, implementările ERP necesită o planificare riguroasă, cu resurse experimentate.
Cinci pași pentru un proiect de implementare ERP în cloud reușit
Pasul 1: Planificarea implementării ERP în cloud
Identificați și stabiliți categoriile proiectului care acoperă domeniul, designul, echipa și mesajele.
La început, poate părea că migrarea în cloud se gestionează la fel ca orice alt proiect tehnologic al companiei, dar diferențele apar imediat atunci când sunt mapate planurile și resursele acestui proiect. În primul rând, în comparație cu majoritatea implementărilor on-premises, avantajele unui proiect cloud sunt evidente încă din primele etape ale procesului.
Atunci când scenariul de business pentru un proiect în cloud obține aprobarea, avantajele legate de costuri și programare ies în evidență. De asemenea, și sarcinile pentru proiectele în cloud diferă de cele pentru proiectele on-premises. Proiectele cloud mai mici - în special cele hibride - primesc aprobarea și mai rapid și cu mai puțină justificare, întrucât costă mai puțin și nu necesită cheltuieli de capital.
Componentele unui proiect în cloud se împart în cinci categorii: stabilirea proiectului, echipele, designul, implementarea și comunicațiile. Pentru a avea succes, un proiect trebuie să colecteze informații pentru fiecare categorie, înainte de demararea sa.
Stabilirea proiectului
Această sarcină stabilește fundamentul unui proiect de implementare în cloud. Deși poate părea prea meticulos, lipsa de claritate și de detalii în această etapă va crea probleme după aceea. Planificarea temeinică la început diminuează riscul de erori și ajută echipa de implementare să se pregătească pentru orice obstacole care pot apărea ulterior.
Începeți cu intenția proiectului, scriind o declarație de misiune care conține obiectivele dvs. generale. Apoi, creați un plan al proiectului în care sunt prezentate clar obiectivele, domeniul de aplicare, riscul, un buget detaliat și cerințele privind personalul (atât intern, cât și extern) - toate mapate la o cronologie generală și un program de sarcini. Aceste sarcini sunt similare în cazul implementărilor on-premises și în cloud. Totuși, acest pas duce mai rapid către cloud, deoarece există mai puține sarcini. Dispar sarcinile asociate hardware-ului, instalării de software, testării codurilor personalizate și altor componente on-premises.
Echipa proiectului
În cazul unui proiect cloud, crearea echipei este mai simplă. Nu este nevoie de specialiști în arhitectura hardware, scrierea codurilor pentru aplicații personalizate, crearea de rapoarte sau instalarea de software. În cazul proiectelor cloud, aptitudinile și experiența de care veți avea nevoie se vor concentra asupra configurării și aplicării celor mai bune practici, precum și asupra rolurilor și responsabilităților utilizatorilor, deci veți avea nevoie de consultanți pentru procesele de business și de analiști de date. În această etapă, este important să stabiliți clar fiecare rol în proiect și responsabilitățile asociate acestuia.
Câteva cerințe privind membrii de luat în considerare: includeți întotdeauna un manager de proiect dedicat și selectați partenerii de afaceri după cum este necesar. Dacă sunteți în prezent client Oracle on-premises, vă recomandăm programul Soar al Oracle Consulting pentru a vă accelera călătoria către cloud. De asemenea, trebuie să aveți un comitet director sau executiv. Găsiți un sponsor executiv, care va sprijini proiectul prin eliminarea obstacolelor și implicarea altor directori executivi seniori atunci când este necesar.
Designul proiectului
Gândiți-vă la acesta ca la o rețetă a succesului. Principalele rezultate incluse în designul proiectului sunt aplicațiile care urmează să fie implementate, orice aplicații terțe, precum și sistemele conexe care trebuie integrate. De asemenea, designul trebuie să includă definiții detaliate ale datelor, cerințe privind utilizatorii și toate procesele de business afectate. Unele dintre aceste componente, cum ar fi designul planului de conturi, vor necesita o planificare semnificativă. Este esențial să existe un design de la început. Dacă designul există deja, sarcinile de configurare pot fi realizate imediat, pentru ca proiectul să devină operațional. Iar cu aplicațiile cloud moderne, aceste sarcini au devenit mai simple.
Lansarea proiectului
Stabiliți ce unități de business și ce zone geografice vor fi acoperite și în ce ordine. De asemenea, identificați principalele cerințe pentru punerea în funcțiune a noului sistem. Identificând din timp ce funcționează și ce nu, puteți verifica logic modul în care a fost programat proiectul. Unele capacități pot fi alocate pentru o implementare viitoare după lansarea inițială. Acesta este momentul în care trebuie să includeți și principalii parametri care vor fi folosiți pentru monitorizarea și evaluarea rezultatului final după lansare. Ca în etapele anterioare, există similitudini între implementările în cloud și cele on-premises. Dar, deoarece cloudul oferă mai multă simplitate, aveți avantajul că programul este mai scurt, iar controlul domeniului de acoperire este mai bun.
Promovarea proiectului
Promovarea la nivel intern este esențială pentru succesul proiectului dvs. Promovați-vă proiectul dându-i un nume și o siglă, astfel încât să fie recunoscut la nivel intern și să aibă notorietate în cadrul întregii organizații. Creați notorietate și anticipare pozitivă în cadrul companiei cu actualizări periodice privind evoluția implementării și beneficiile proiectului pentru organizație. Schimbarea poate fi grea. Comunicarea actualizărilor și informațiilor despre proiect pe tot parcursul procesului poate ajuta echipele interne să se adapteze și să se implice rapid.
Datorită cloudului, aveți avantajul unei evidențe dovedite a implementărilor de succes, precum și a tehnologiei care a fost deja adoptată de utilizatori. Majoritatea dintre noi deja utilizează smartphone-uri și alte aplicații și platforme cloud, așa că trecerea de la sistemele on-premises din ultimul secol la aplicațiile cloud moderne este naturală, intuitivă și interesantă.
Aflați cum vă poate ajuta Oracle Soar să automatizați tranziția la cloud
Citiți blogul nostru despre șase motive convingătoare pentru a trece ERP de la on-premises la cloud
11 sfaturi pentru o migrare fără probleme către ERP în cloud - studiu de caz Caesars
Caesars Entertainment intră complet în cloud. Recent, gigantul din domeniul jocurilor și ospitalității și-a mutat operațiunile financiare dintr-un sistem on-premises cu 30 de ani vechime la Oracle Fusion Cloud ERP și Oracle Fusion Cloud EPM. Michael Mann, vicepreședintele Caesars pentru transformarea financiară, oferă aceste 11 sfaturi pentru succesul migrării:
- Nu subestimați procesul de conversie a datelor
- Acordați testării o atenție deosebită
- Implicați-vă partenerii și furnizorii în această testare
- Testați aplicația în condiții extreme
- Cereți sprijinul conducerii superioare
- Abordați managementul schimbării în avans
- Atribuiți rolurile din cadrul proiectului unor persoane care să nu se ocupe și cu altceva
- Evitați integrările pe cât posibil
- Documentați totul, pentru audit
- Includeți în echipa de implementare și persoane de la furnizorul de cloud
- Implicați echipa de rețea
Pasul 2: Implementarea soluțiilor ERP în cloud
Configurare și integrare. Evaluarea datelor și rapoartelor. Evaluarea extensiilor.
După finalizarea lucrărilor pregătitoare, este timpul să implementați proiectul. Aceasta este partea cea mai importantă, ca buget, timp și sarcini. Implementarea proiectului în cloud necesită mult mai puține sarcini decât o soluție tradițională on-premises. Sarcinile includ activități hardware, codare personalizată, încărcarea și aplicarea de corecții software-ului și cea mai mare parte (dar nu tot) a testării și instruirii. Implementarea unui proiect în cloud acoperă, de obicei, patru (și uneori cinci) activități de bază, reprezentate de acronimul CIDER.
Solicitați o demonstrație a soluției Oracle Cloud ERP
Aflați cum vă ajută Oracle Cloud ERP să adoptați rapid noi modele de afaceri și procese, astfel încât să reduceți costurile, să prognozați mai exact și să inovați mai rapid.
Configurare
Aplicațiile cloud se axează pe configurare, nu pe personalizare. Așadar, este important să configurați structurile de date și ierarhiile, organizațiile, precum și rolurile și responsabilitățile utilizatorilor încă de la începutul unui proiect. În majoritatea migrărilor în cloud, activitățile de bază ale companiei pot fi configurate rapid și apoi cuplate cu procesele de business standard și fluxurile lor de lucru.
Integrare
Așteptați-vă la ceva muncă de integrare. Puține soluții cuprind toate funcțiile de business, mai ales în companiile mari. Integrarea soluțiilor de la terți sau a sistemelor moștenite în aplicațiile cloud păstrează investițiile anterioare și capacitățile unice. În acest domeniu, echipa proiectului trebuie să colaboreze cu colegii de la IT, care pot avea deja frameworkuri pentru integrare. Multe organizații utilizează Oracle Integration Cloud pentru a simplifica și eficientiza integrările necesare.
Date
Migrarea de la sistemele on-premises implică mutarea datelor în cloud. După stabilirea tipurilor și cantității datelor care vor fi mutate, această sarcină de implementare necesită abilități de extragere, transformare și încărcare (ETL) care acoperă calitatea datelor și sarcinile de normalizare. Cu scenarii de date complexe, în loc să alocați timp și să pregătiți totul din timp, vă recomandăm să utilizați Oracle Enterprise Data Management Cloud pentru a asigura consecvența datelor din companie, chiar și în sisteme disparate.
Extensii
Unul dintre avantajele fundamentale ale aplicațiilor cloud este că acestea sunt proiectate pentru a fi configurate, nu personalizate. Cu toate acestea, atunci când este necesar, aplicațiile pot fi extinse sau pot fi dezvoltate capacități complementare, utilizându-se Oracle Platform as a Service. Preintegrarea cu aplicațiile Oracle SaaS elimină complexitatea pentru cele mai comune tipuri de integrare, iar extensiile sunt păstrate atunci când aplicația este actualizată.
Rapoarte
Oracle Cloud Applications conține numeroase capacități de raportare și rapoarte prestabilite. În momentul implementării, împărțiți cerințele de raportare în două grupuri:
1) Identificați rapoartele care pot fi înlocuite cu informații în timp real, pe ecran, și analizele înglobate incluse în noua aplicație cloud.
2) Stabiliți ce rapoarte trebuie generate și distribuite. Ca punct de pornire, utilizați cele aproape 600 de rapoarte financiare din cloud (XLS) puse la dispoziție de Oracle.
Pasul 3: Verificarea sarcinilor de implementare a ERP în cloud
Verificați configurațiile și elementele de implementare a proiectului față de cele stabilite inițial.
După finalizarea sarcinilor de implementare, este important să verificați dacă acestea au fost realizate corect, în conformitate cu cerințele proiectului. La fel ca la testarea sistemului on-premises, este esențial să confirmați:
- Calitatea datelor: datele sunt combustibilul tuturor sistemelor enterprise. Verificați următoarele patru aspecte legate de datele migrate: claritatea (inclusiv ortografia); conformitatea cu dicționarul de date; concordanța cu datele extrase anterior și, cel mai important, corectitudinea.
- Arhiva de date: sistemele vechi conțin, de obicei, o mulțime de date vechi. Așadar, este important ca datele din vechiul sistem să fie păstrate. În noul sistem din cloud, mutați doar datele necesare; arhivați tot ce este vechi. Arhivați datele care nu sunt migrate și păstrați integritatea acestora prin acces read-only.
- Fluxuri de lucru: acestea sunt activitățile care conectează și impulsionează procesele de business. Procesele de business se corelează cu fluxurile de lucru, adică toate activitățile din cadrul companiei. Verificați căile principale și secundare, inclusiv variațiile logice de decizie ale fiecărui flux de lucru.
- Securitate: testați temeinic cele patru operațiuni de bază ale stocării persistente: copierea (descărcarea), citirea (vizualizarea), actualizarea (modificarea și schimbarea) și ștergerea (anularea) accesului la datele de conectare la sistem, datele confidențiale, configurațiile de utilizator, administrarea conturilor și modificările rapoartelor. Stabiliți și verificați protocoalele de securitate cu Oracle.
- Roluri: verificați dacă toate rolurile, pozițiile și titlurile de posturi aplicabile sunt identificate și implementate corect.
- Responsabilități: stabiliți activitățile și sarcinile de lucru. Responsabilitățile sunt diferite de roluri. Maparea corectă a responsabilităților din cadrul rolurilor este esențială pentru securitate și fluxurile de lucru.
Renunțați la obiceiul de a personaliza coduri
Personalizarea unui număr mare de coduri este foarte costisitoare și nesustenabilă, trăgându-vă organizația înapoi. Oracle Cloud Applications elimină complexitatea IT și maximizează beneficiile datelor. Spre deosebire de sistemele moștenite, Oracle Cloud oferă inovație continuă, prin actualizări periodice cu cea mai recentă tehnologie, inclusiv AI, machine learning și asistenți digitali.
Spre deosebire de sistemele on-premises, implementările în cloud sunt mai ușor de verificat. Infrastructura fizică, securitatea, actualitatea codului, aplicațiile și funcționalitatea nu au nevoie de metodele complexe de testare utilizate în cazul sistemelor on-premises. Totul este gata de utilizare.
În cazul proiectelor cloud, verificarea se concentrează pe CIDER: configurații, integrări, date, extensii, rapoarte. Cu o documentație de design bună și o migrare eficientă a datelor, aceasta este, de fapt, toată lista de verificare.
După ce echipa proiectului este mulțumită de faptul că soluția implementată corespunde sub toate aspectele proiectului stabilit, este timpul să fie acceptată de utilizatori. În momentul creării proiectului, au fost identificate persoanele și cadrele de conducere implicate din toate unitățile de business. Acestea au contribuit la pregătirea proiectului. Acum este momentul să le obțineți confirmarea acestora că proiectul implementat corespunde cerințelor lor.
De asemenea, este important să implicați responsabilii de proces de business în această etapă. Aceștia stăpânesc cele mai bune practici și pot împiedica organizația să se îndepărteze de standardele moderne. De asemenea, responsabilii de procese de business (BPO) sunt avangarda împotriva eforturilor de personalizare și pot pleda pentru promovarea și comunicarea celor mai bune practici în întreaga organizație. Dacă nu aveți BPO încă, acum este momentul perfect să atribuiți acest rol esențial.
Uneori, există o aliniere greșită. Acum este momentul să revizuiți cerințele și să rezolvați problema. După rezolvare, trebuie să implicați din nou părțile interesate corespunzătoare.
Pasul 4: Pregătirea producției ERP în cloud
După obținerea tuturor aprobărilor necesare, începe numărătoarea inversă pentru intrarea sistemului cloud în producție. Efectuați în paralel aceste trei sarcini:
Disponibilitatea sistemului: completați lista problemelor care mai trebuie rezolvate („lista de priorități”) și setați valorile inițiale în sistem. De exemplu, stabiliți primul număr de comandă de achiziție care va fi emis în cloud.
Disponibilitatea utilizatorilor: alocați utilizatorilor numele de utilizator, parola și informațiile conexe. Informați-i cum pot primi asistență atunci când soluția devine disponibilă.
Disponibilitatea organizațională: concentrați-vă asupra finalizării procesului de tranziție și instruirii de bază, după cum este necesar. Dacă proiectul a adoptat cu fidelitate managementul schimbării în sarcinile de pregătire inițiale, utilizatorii vor fi pregătiți și bine informați în vederea utilizării noului lor sistem.
Vă reamintim că, în faza de pregătire, proiectele în cloud au avantaje față de cele on-premises. Sunt mai puține lucruri de făcut, ceea ce înseamnă o economie de timp și de bani. De asemenea, este mai ușor să avansați atunci când membrii echipei proiectului evaluează decizia de a intra în producție. Când aveți toată încrederea că întregul colectiv este pregătit pentru producție, există un ultim pas înainte de lansare.
La Pasul 1, ați stabilit ce funcționează și ce nu funcționează pentru proiect. Examinați din nou aceste criterii împreună cu comitetul director și cu sponsorul executiv. Selectați o dată corespunzătoare și insistați asupra unei decizii unanime pentru confirmarea lansării în producție. Dacă există îndoieli, investigați-le și rezolvați problemele. Pentru o lansare reușită, este important ca toată lumea să fie de acord, iar decizia să fie comunicată tuturor, utilizându-se informații de sprijin dacă este necesar.
Realizări ale clienților privind implementarea
Experimentații noștri Customer Success Managers (CSM) vă ajută să vă atingeți obiectivele mai rapid. CSM Oracle le oferă clienților noi sprijin pentru implementare, lansare, consumul și adoptarea de către utilizatori și multe altele. Având o vastă experiență privind produsele și procesele de business, CSM vă ajută să obțineți valoarea maximă din investiția dvs. în Oracle.
Pasul 5: Livrarea unei implementări de succes a ERP în cloud
După lansare. Producție, promovare și sărbătorire.
Pentru proiectele care au urmat pașii anteriori, lansarea în producție ar trebui să aibă loc fără probleme. Pot apărea câteva probleme izolate, dar acestea trebuie gestionate de echipa de asistență pentru utilizatori menționată în capitolul privind disponibilitatea. Echipa proiectului, cu ajutorul infrastructurii IT asociate și personalului de rețea, trebuie să monitorizeze cu atenție performanța sistemului. Totodată, trebuie să verifice activitățile utilizatorilor și experiența generală.
Cea mai mare diferență dintre lansarea în cloud și cea on-premises va fi evidentă rapid. Sunt mult mai puține probleme. După o lansare reușită, sfârșitul este, de fapt, începutul unui nou mod de lucru, în cloud. Această transformare de după utilizarea aplicațiilor din secolul trecut reprezintă un motiv important pentru sărbătorirea succesului proiectului.
Începeți prin a organiza o petrecere. Invitați comitetul director, partenerii de afaceri, principalele părți interesate din companie și alte persoane care au avut un rol esențial pentru succesul proiectului. Pe lângă distracție, o petrecere este o ocazie excelentă pentru discuții privind părțile bune și mai puțin bune ale proiectului, ca punct de referință pentru eforturile viitoare.
Și, după ce petrecerea s-a terminat, vă recomandăm să efectuați aceste șapte activități suplimentare:
Monitorizați și măsurați: examinați parametrii stabiliți în timpul pasului de pregătire inițial. Măsurați și raportați periodic performanțele, analizând valoarea și posibilitatea utilizării acestora în alte proiecte.
Examinați proiectul: echipa de bază a proiectului împreună cu partenerii săi trebuie să documenteze lecțiile învățate și să identifice ce a funcționat bine și ce trebuie îmbunătățit. Acordați atenție aspectelor legate de cultura organizațională, acceptării de către utilizatori și metodelor de management al schimbării. Vă recomandăm să prezentați o informare detaliată privind proiectul comitetului director și sponsorului executiv.
Mențineți legătura cu Oracle SaaS Support Services: fiți proactivi și mențineți legătura cu echipa Oracle SaaS Support Services. Aceasta reprezintă o resursă excelentă, dedicată succesului dvs., care este inclusă gratuit în serviciile cloud.
Stabiliți instruirea continuă: instruirea continuă este importantă pentru maximizarea productivității sistemului și cunoștințelor despre aplicații. Stabiliți programe pentru instruirea noilor angajați, precum și pentru aprofundarea cunoștințelor folosind cursurile asistate oferite de Oracle.
Participați la conversații: intrați în Oracle Cloud Community pentru a vă putea exprima opiniile în cadrul discuțiilor la nivel global despre Oracle Cloud Applications și a afla opiniile utilizatorilor altor produse, din alte domenii și locuri. Aceasta este cea mai simplă și mai bună modalitate de a vă implica și de a vă face auzite opiniile.
Fiți o referință: vă amintiți de momentul important în care trebuia să alegeți aplicațiile cloud și întrebați colegii din alte companii care trecuseră la cloud cu ajutorul Oracle? Acum, trebuie să vă împărtășiți și dvs. experiența altora care doresc să migreze către cloud. Fiind o referință, aveți, de asemenea, ocazia excelentă de a vă crește vizibilitatea și de a vă promova.
Planificați următorul proiect cloud: După succesul unui proiect cloud, va exista un interes major pentru noile eforturi, în special pentru retragerea altor sisteme on-premises și extinderea în continuare a amprentei cloud. Creați din experiență și planificați următorul dvs. proiect în cloud.
Începeți călătoria către SaaS Cloud al Oracle
Acum, că știți ce pași trebuie să urmați pentru ca trecerea la cloud să aibă succes, nu mai așteptați. Oracle este gata să vă ajute oricând.