HRIS、HRMS 和 HCM 的差異在哪裡?

人力資源資訊系統 (HRIS)人力資源管理系統 (HRMS)以及人力資本管理 (HCM) 這幾個詞經常會拿來互換使用。然而,由於更先進的技術的進步,三者之間存在著微妙的差異。隨著時間過去,HRMS 與人力資源 (HR) 解決方案已發展成更聚焦在資料的 HRIS,導致現在更完整且具有策略性的員工導向 HCM。

HRIS 與各種人力資源程序 (例如福利、人力管理、薪資及核心 HR) 的連線資料管理相同。HR 團隊開始徵才與招募等額外職責,因此 HRIS 協助維護、管理及處理詳細的員工資訊與人力資源相關的政策與程序。最複雜的人力資源資訊系統是互動式的資訊管理系統,將人力資源作業與程序標準化,同時促進記錄管理與報告的準確性。HRIS 提供員工與其公司之間的互動更有效率,並讓人力資源專業人員能夠執行更具策略性的高價值工作。許多人今天仍然使用 HRIS 這個術語。

HRMS 已延伸至 HRIS,提供更完整的軟體套件,組織可用來管理內部 HR 功能。在 2000 年代初期,當內部部署系統為主要使用的軟體類型時,分析師使用 HRMS 來描述 HR 軟體套件的術語。從員工資料管理到薪資系統、招募、福利、培訓、人才管理、員工參與度和員工出席,HRMS 協助 HR 專業人員管理更現代的人力,並且將公司最寶貴的資產資訊放在需要它的人員之前。雖然人們仍然使用 HRMS 一詞描述目前在雲端代管的系統,但當參考原生建置的雲端應用程式時,這個詞彙並不廣泛使用。HRMS 與 HCM 術語仍可互換,如果執行 Web 搜尋,您會找到兩者的資訊。

HCM 現已常用來描述雲端內建的完整 HR 應用系統套件,可改善員工體驗。此服務除了在雲端前時代所使用,也因 HCM 持續協助此術語為客戶和廠商帶來互動,而明確的分析師轉型。HCM 解決方案現在通常結合了數位助理、AI 及其他工具,讓使用者能夠在各個團隊之間協同合作和共用資訊。其他功能包括進階人才管理任務,例如績效管理、學習、接任計畫及薪酬計畫。此外,其中包括業務規劃功能,例如策略人力規劃和人力模型製作。HCM 涵蓋 HR 職能的範圍,不論其為資料型、異動或策略性。此外,也將人力資源部門的傳統管理功能轉化為歧視、培訓、薪資、薪酬及績效管理等機會,為他們帶來互動、生產力和業務價值。HCM 認為人力不僅僅是做生意的成本,而是一項核心業務資產,就像其他任何資產一樣,可以透過策略投資和管理來最大化其價值。

數位轉型時代的 HR 挑戰

新科技創新正改變我們生活與工作方式的每個面向,讓員工團隊比以往更具行動力、全球化和多樣化。為了跟上數位時代的腳步,企業需要人力資源在組織中扮演重要角色。

目前人力資源團隊必須了解業務的策略性角色。上述人員必須找到如何最佳化人力及規劃未來的組織變更,例如併購、業務拓展及重新組織。他們也預計會讓員工體驗變得刺激和吸引人,協助高階主管和個人貢獻者更快做出更明智的決策,並提升員工的互動和業務績效。

為了順利面臨的挑戰,人力資源組織需要靈活、高度安全且可擴展的 HCM 解決方案。不過,許多組織仍仰賴缺乏彈性且費時使用的內部部署系統。

雲端 HCM 系統的優勢

在雲端部署 HCM 系統對於內部部署系統有很多優點,包括下列各項:

  • 可輕鬆擴縮。在雲端中,您可以隨著業務需求的變化輕鬆縱向擴展或縮減。藉由雲端 HCM,您可以根據需求快速導入現代化解決方案,同時維持財務彈性與控制成本。
  • 更能控制營運與資本支出。使用雲端時,您只需依據使用量付費,也無須投資於昂貴的基礎架構。您的費用為 OpEx 而非 CapEx。
  • 快速且輕鬆地存取創新。由於雲端的開發和部署非常快速,因此您不久就能存取升級和創新,這可加快創新速度。更新是自動發生的--不需要人力勞動。
  • 增強資料安全性。雲端內建嚴謹的安全性標準,以及採用 AI 控管措施,確保您的安全性在持續演進的威脅之前。
  • 提升可用性讓人力資源人員和員工使用自己的 HR 系統絕對是一項挑戰。可使用時,雲端系統更容易使用、可從任何裝置存取,且通常包括數位助理和語音控制項,以實現簡單、一致的體驗。
  • 提升的可設定性使用 HRMS,自訂代表請工程師或 IT 團隊執行硬式編碼變更。有了雲端 HCM,您可以使用一般使用者工具自行設定系統。
  • 靈活性。移轉至遠端人力是需要彈性的絕佳範例。有了雲端 HCM 系統,您不需系統整合商或 IT 人員協助,即可即時調整遠端或混合式人力的需求。
  • 流動性。雲端系統代表您和您的員工可以從任何位置隨時隨地從任何裝置存取所需的 HR 資訊。

雲端 HCM 系統可協助您達成目標?

針對使用雲端 HCM 系統超過 6 個月的企業所做的研究報告有重大優點,包括:

  • 推動業務營運轉型。隨著業務的進步,人力資源持續成長。現代人力資源團隊正在成為其組織中的業務夥伴,將他們的角色從人才識別、吸引和保留,擴展到對如何增加收入和降低成本提供實質性的意見。雲端 HCM 使用者回報可節省成本並提升生產力,因為回報時間縮短、部署時間更快、升級時間、維護時間更低、自訂項目也更少。提高生產力可讓員工專注於處理更具策略性的任務,進而推動業務轉型。
  • 提高業務靈活度。隨著公司在記錄層級進行併購及撤離,業務變化的速度越來越快。能夠快速感知、反應和適應市場變化的功能,正是一項艱鉅任務。具備雲端 HCM 系統的 HR 團隊,具備改善績效管理、福利管理和薪資程序的優勢。這些收益可讓組織提高業務靈活度,同時滿足目前和未來的業務需求。
  • 強化人力體驗。除了進一步的工作人力生產力之外,現在的 HR 團隊也預期能夠支援不斷變化的人才管理與徵才業務需求。具備雲端 HCM 系統的 HR 團隊能夠善用數位技術,提供卓越的員工體驗。團隊簡化的例行程序和交易,讓自助服務程序具備相關內容,並縮短聘僱時間。因此,團隊在工作場所提升員工滿意度並加速創新。

HCM 系統中的尋找功能

隨著 HR 軟體的進步,許多軟體廠商都將現有的應用程式組合在一起,提供零配件的解決方案。但是這些解決方案無法輕鬆與未來的技術創新 (例如交談式介面和 AI) 整合。尋找從基礎開始打造的解決方案,以善用最新的創新功能,並隨著人力資源責任擴充,輕鬆與其他解決方案整合。

下列是在 HCM 系統中尋找的重要事項:

  • 能夠將供應鏈、銷售和行銷解決方案與 HCM 解決方案整合。在每個業務領域中,軟體整合都已成為重要角色,而人力資源則是例外。您的 HCM 解決方案必須能夠與您的業務線技術整合以驅動企業分析和報告,而且它應該能夠與您的客戶體驗和企業資源規劃工具完美搭配使用。
  • 可與其他廠商平台上的應用系統整合。當您的 HR 技術與其他商業應用程式整合時,您可以獲得洞察力,以便針對企業未來做出更明智的決策。但這項整合取決於 HCM 系統存取資料與處理所需資料的能力。考量 HCM 系統時,請詢問供應商資料儲存方式和地點。就此而言,部分廠商意外關閉。
  • 透明成本揭露。您的供應商是否有隱藏的高額「翻修」費用?廠商告訴您不需協力廠商顧問或系統整合人員時,有一個紅色標誌。如果發生這種情況,請向供應商索取有無顧問的實施失敗率的比較這可以讓您對真正的總成本有一些了解。
  • 聊天機器人、AI 及其他創新項目的固態藍圖。Cobbled 結合的解決方案無法將進階技術整合進產品中,而這些創新技術對於更優良的使用者體驗來說至關重要。了解供應商目前是否使用 AI 或機器學習,如果他們積極地致力於讓 HR 使用者體驗與消費者體驗更相似,且支援 Internet of Things (IoT) 或區塊鏈。
  • 在整個應用程式中擴充品牌的能力。雖然這看起來像是微小的考量,但是對於此方面來說,短缺可能會讓您在程式碼層次缺乏真正的整合。此隱藏的複雜度會導致資料品質、整合及安全性發生問題。如果您的品牌無法延伸到 HCM 解決方案,就表示供應商可能已整合不同的系統。
  • 包括 HR 諮詢中心與工作生活解決方案。人才解決方案供應商經常會履行人力資源支援中心與工作生活功能,例如志願服務、健康及指導第三方合作夥伴。這可能會導致可擴充性和深度的問題,如果合作夥伴關係發生變更或結束,也會導致您的問題變得容易漏洞。
  • 承諾投資研發的廠商。現代人力資源團隊的成功取決於可提升生產力並強化使用者體驗的新創新方案。減少研發的公司,將焦點從創新轉向投資人,不再提供所需的現代化 HCM 解決方案。

以下問題的解答也可以協助您找到所需 HCM 解決方案:

  • 廠商是否為這種空間上已知的可靠合作夥伴,有體驗和客戶推薦嗎?
  • 是否可以在單一系統集中管理所有人力資源程序?
  • 我是否能夠使用 CRM 功能獲得現代化的招募工具?
  • 人才和人力資源功能是專為整合在一起所打造,還是不同取得的產品無法共用資料?
  • 分析是否容易設定?系統是否允許第三方資料?
  • 他們如何處理威脅偵測和員工資料隱私權?
  • 新功能的發布頻率為何?
  • 如果有問題或需要協助,我是否有可以尋求協助的使用者社群嗎?

威脅偵測和員工資料隱私權

確保所有 HCM 系統都具備員工資料的保護功能。確定您選擇的系統已根據安全性優先設計原則進行歸檔,包括隔離的網路虛擬化和主義的實體主機部署,此原則提供絕佳的客戶隔離,且降低進階持續威脅的風險。探索含有橫跨資料中心實體硬體、資料中心實體硬體的安全防護解決方案,以及雲端提供的保護與控管措施。確保這些保護也會與第三方雲端和內部部署解決方案搭配使用,以協助保護現代化的企業工作負載和資料。

評估解決方案時,請確認系統是否能夠辨識威脅,例如收到錯誤的金錢的員工,或是未授權的系統存取。使用 AI 可協助組織立即標示此類案例,並在安全問題發生前偵測威脅和異常。

HCM 的未來是什麼?

人力正在轉型為新型、更靈活的團隊網路,進而提高行動力、全球化以及多樣化。HCM 正在快速持續成長。預期會看到加速採用,並將焦點放在下列技術和領域:

  • 行動技術。明日的人力資源團隊將可藉由消費者等級的自助服務行動 App,讓 HR、員工和管理者以交談方式在每個裝置上運作,提升互動與生產力。
  • 聊天機器人。人力資源方案能夠透過數位聊天機器人更快速、更有效率地為成員提供服務。使用者只要與機器人溝通,即可進行簡單的交易,讓 HCM 能夠以順暢且順暢的方式處理工作體驗。
  • AI。機器學習和 AI 將增加非人為可能的事情,例如快速採礦數千個履歷和資料點,找出最適合的人選,或根據他們的個人檔案向員工推薦合適的培訓課程。
  • 讓員工體驗日益增加。員工是否喜歡工作地點?他們是否覺得權力?員工體驗越佳,公司越能成功。
  • 技能建置。協助員工培養新技能,將成為越來越重要的公司。技能助理等技術可協助員工識別知識中的缺口,並讓員工導向資源,以協助員工填補缺口。
  • 多元化與融合。企業需要背景、觀點及能力等不同背景,才能取得成功。例如,現今員工團隊中有五個世代的員工,公司必須滿足每個世代的需求。其中最年輕的世代 (Z 世代) 與人工智慧和行動裝置一起長大。這些技術在選擇工作場所時必須存在。