HRIS, HRMS und HCM im Vergleich – wo liegt der Unterschied?

Die Begriffe Personalinformationssystem (HRIS, Human Resources Information System), Personalverwaltungssystem (HRMS, Human Resources Management System) und Personalmanagement (HCM, Human Capital Management) werden oft als Synonyme verwendet. Aufgrund der Weiterentwicklung ausgefeilterer Technologien gibt es jedoch subtile Unterschiede zwischen den dreien. Im Laufe der Zeit entwickelten sich HRMS- und Human Resources-(HR-)Lösungen zu einem stärker auf das Datenmanagement ausgerichteten HRIS, das dann zum heutigen vollständigeren und strategischeren, mitarbeiterorientierten HCM führte.

HRIS ist ein Synonym für das vernetzte Datenmanagement verschiedener HR-Prozesse wie Sozialleistungen, Personalmanagement, Entgeltabrechnung und zentrale HR-Funktionen. Als HR-Teams begannen, zusätzliche Aufgaben wie Talentakquise und Rekrutierung zu übernehmen, half das HRIS beim Pflegen, Verwalten und Verarbeiten von detaillierten Mitarbeiterinformationen sowie HR-bezogenen Richtlinien und Verfahren. Die ausgeklügeltsten HRIS sind interaktive Informationsmanagementsysteme, die HR-Aufgaben und -Prozesse standardisieren und gleichzeitig die genaue Aufzeichnung und präzises Reporting erleichtern. Das HRIS bietet effizientere Interaktionen zwischen Mitarbeitern und den Unternehmen, für die sie arbeiten, und ermöglicht HR-Experten eine strategischere, hochwertigere Arbeit zu leisten. Noch heute verwenden viele Menschen den Begriff HRIS.

HRMS erweiterte das HRIS, um eine umfassendere Software-Suite anzubieten, die Organisationen zur Verwaltung interner HR-Funktionen einsetzen konnten. HRMS wurde von Analysten in den frühen 2000er-Jahren als Begriff zur Beschreibung von HR-Software-Suiten verwendet, als On-Premises-Systeme der primäre Softwaretyp waren. Von der Verwaltung von Mitarbeiterdaten bis hin zu Entgeltabrechnung, Rekrutierung, Leistungen, Schulung, Talentmanagement, Mitarbeiterengagement und Mitarbeiteranwesenheit – ein HRMS half HR-Experten beim Verwalten einer moderneren Belegschaft. Außerdem konnten Informationen über die wertvollsten Ressourcen eines Unternehmens den Personen zur Verfügung gestellt werden, die sie benötigten. Obwohl der Begriff HRMS immer noch verwendet wird, um Systeme zu beschreiben, die jetzt in der Cloud gehostet werden, wird dieser Begriff nicht so häufig verwendet, wenn es um nativ erstellte Cloud-Anwendungen geht. Die Begriffe HRMS und HCM sind immer noch austauschbar und mittels einer Websuche können Sie Informationen zu beiden finden.

HCM wird heute häufig verwendet, um eine vollständige Suite von HR-Anwendungen zu beschreiben, die in der Cloud erstellt und für die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung entwickelt wurden. Dieser Begriff wurde schon in der Vor-Cloud-Ära verwendet, jedoch konnte er durch einen klaren Übergang von Analysten, die den Bereich als HCM bezeichnen, weiterhin bei Kunden sowie auch Anbietern Fuß fassen. Eine HCM-Lösung umfasst heute häufig digitale Assistenten, KI und andere Tools, mit denen Benutzer teamübergreifend zusammenarbeiten und Informationen austauschen können. Zu den weiteren Funktionen gehören erweiterte Talentmanagementaufgaben, wie Leistungsmanagement, Weiterbildung, Nachfolgeplanung und Vergütungsplanung. Darüber hinaus sind Geschäftsplanungsfunktionen wie strategische Personalplanung und Personalmodellierung enthalten. HCM deckt die Bandbreite der HR-Funktionen ab, unabhängig davon, ob sie datenbasiert, transaktionsbasiert oder strategisch sind. Es verwandelt die herkömmlichen administrativen Funktionen von Personalabteilungen, wie z. B Rekrutierung, Schulung, Entgeltabrechnung, Vergütung und Leistungsmanagement, ​​in eine Möglichkeit, um Engagement, Produktivität und Geschäftswert zu steigern. Bei HCM sind die Mitarbeiter mehr als nur ein Kostenfaktor. Sie sind ein zentraler Vermögenswert, der mithilfe von Investitions- und Managementstrategien maximiert werden kann – so wie jeder andere Vermögenswert.

HR-Herausforderungen im Zeitalter der digitalen Transformation

Neue technologische Innovationen verändern jeden Aspekt unserer Lebens- und Arbeitsweise und sorgen für eine noch nie dagewesene mobilere, globalere und vielfältigere Belegschaft. Um mit dem Wandel Schritt zu halten und letztendlich im digitalen Zeitalter erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen der Personalabteilung eine entscheidende Rolle in ihren Organisationen zukommen lassen.

Heutzutage wird von HR-Teams erwartet, dass sie eine strategischere Rolle im Unternehmen einnehmen. Sie müssen Wege finden, um die Belegschaft zu optimieren und zukünftige organisatorische Veränderungen wie Fusionen und Akquisitionen, Geschäftserweiterungen und Umstrukturierungen zu planen. Von ihnen wird außerdem erwartet, dass sie die Mitarbeitererfahrung spannend und ansprechend gestalten, Führungskräften und einzelnen Mitarbeitern dabei helfen, schnellere und intelligentere Entscheidungen zu treffen, und das Engagement der Mitarbeiter sowie die Unternehmensleistung steigern.

Um die Herausforderungen erfolgreich zu meistern, benötigen HR-Organisationen eine flexible, hochsichere und skalierbare HCM-Lösung. Dennoch verlassen sich viele Unternehmen immer noch auf On-Premises-Systeme, denen es an Agilität mangelt und die kostspielig und zeitaufwendig sind.

Die Vorteile eines Cloud-basierten HCM-Systems

Die Bereitstellung eines HCM-Systems in der Cloud hat gegenüber einem On-Premises-System zahlreiche Vorteile, darunter:

  • Einfache Skalierbarkeit. In der Cloud können Sie bei sich ändernden Geschäftsanforderungen problemlos vertikal und horizontal skalieren. Mit cloudbasiertem HCM können Sie Ihre Betriebsabläufe nach Bedarf erweitern bzw. reduzieren, eine moderne Lösung implementieren und gleichzeitig die finanzielle Flexibilität und Kostenkontrolle wahren.
  • Bessere Kontrolle über Betriebs- und Investitionsausgaben. In der Cloud zahlen Sie nur für das, was Sie nutzen, und müssen nicht in eine teure Infrastruktur investieren. Ihre Ausgaben sind eher betriebsbedingt (OpEx) anstatt kapitalbedingt (CapEx).
  • Schneller und einfacher Zugriff auf Innovationen. Da Entwicklung und Deployment in der Cloud sehr schnell erfolgen, haben Sie viel früher Zugriff auf Upgrades und Innovationen und können somit das Innovationstempo beschleunigen. Updates erfolgen automatisch, ohne dass ein menschlicher Eingriff erforderlich ist.
  • Verbesserte Datensicherheit. Die Cloud verfügt über integrierte strenge Sicherheitsstandards sowie KI-basierte Kontrollen, um sicherzustellen, dass Ihre Sicherheit den sich entwickelnden Bedrohungen stets einen Schritt voraus ist.
  • Bessere Benutzerfreundlichkeit. HR-Personal und Mitarbeiter dazu zu bringen, Ihr HR-System anzunehmen und zu nutzen kann eine Herausforderung sein. In Sachen Benutzerfreundlichkeit bieten cloudbasierte Systeme eine einfachere Bedienung und können auf jedem Gerät aufgerufen werden. Außerdem beinhalten sie oft digitale Assistenten und Sprachsteuerelemente, um eine einfache, konsistente Erfahrung zu ermöglichen.
  • Verbesserte Konfigurierbarkeit. Bei HRMS-Anpassungen wurde ein Techniker oder IT-Team gebeten, Änderungen fest einzuprogrammieren. Mit cloudbasiertem HCM können Sie das System mithilfe von Endbenutzer-Tools selbst konfigurieren.
  • Flexibilität. Der Wechsel zu einer mobilen Belegschaft ist ein hervorragendes Beispiel für die Notwendigkeit von Flexibilität. Mit einem cloudbasierten HCM-System können Sie sich ohne die Unterstützung eines Systemintegrators bzw. der IT im Handumdrehen an die Anforderungen der mobilen oder hybriden Belegschaft anpassen.
  • Mobilität. Ein cloudbasiertes System bedeutet, dass Sie und Ihre Mitarbeiter auf jedem Gerät und von überall auf die benötigten HR-Informationen zugreifen können.

Was können Sie mit einem cloudbasierten HCM-System erreichen?

Untersuchungen zu Unternehmen, die seit mehr als sechs Monaten ein cloudbasiertes HCM-System verwenden, berichteten von erheblichen Vorteilen, einschließlich folgender Möglichkeiten:

  • Geschäftsvorgänge transformieren. Mit der Weiterentwicklung des Unternehmens entwickelt sich auch das Personalmanagement weiter. Moderne HR-Teams werden zu Geschäftspartnern in ihren Organisationen und erweitern ihre Rolle von der Identifizierung, Gewinnung und Bindung von Talenten bis hin zu substanziellen Beiträgen zur Umsatzsteigerung und Kostensenkung. Cloudbasierte HCM-Benutzer berichteten aufgrund reduzierter Reportingzeit, schnellerem Deployment, reibungsloserer Upgrades, geringerer Pflege und weniger Anpassungen von Kosteneinsparungen und einer besseren Produktivität. Durch diese verbesserte Produktivität können Mitarbeiter an strategischeren Aufgaben arbeiten, die zu einer Transformation des Geschäfts führen können.
  • Unternehmensflexibilität gewinnen. Das Tempo der geschäftlichen Veränderungen wird immer schneller, da Unternehmen in Rekordhöhe fusionieren, erwerben und veräußern. Die Fähigkeit, Marktveränderungen schnell zu erkennen, darauf zu reagieren und sich an sie anzupassen, wird immer wichtiger. HR-Teams mit cloudbasierten HCM-Systemen können mit verbesserten Leistungsmanagement-, Leistungsverwaltungs- und Entgeltabrechnungsprozessen einen Sprung nach vorne machen. Durch diese Gewinne konnten ihre Organisationen die geschäftliche Agilität fördern und gleichzeitig sowohl aktuelle als auch zukünftige Geschäftsanforderungen erfüllen.
  • Mitarbeitererfahrung verbessern. Neben der Steigerung der Mitarbeiterproduktivität wird von heutigen HR-Teams erwartet, dass sie sich ändernde Geschäftsanforderungen in Bezug auf Talentmanagement und -akquise unterstützen. HR-Teams mit cloudbasierten HCM-Systemen konnten die Vorteile digitaler Technologien nutzen, um hervorragende Mitarbeitererfahrungen zu bieten. Die Teams vereinfachten Routineprozesse und -transaktionen, stellten selbstgesteuerte Prozesse mit relevanten Inhalten bereit und verkürzten somit die Einstellungszeit. So konnten die Teams die Mitarbeiterzufriedenheit steigern und die Innovation am Arbeitsplatz beschleunigen.

Wünschenswerte Merkmale eines HCM-Systems

Im Zuge der Weiterentwicklung von HR-Software haben viele Softwareanbieter für eine stückweise Lösung ihre bestehenden Anwendungen zusammengestellt. Diese Lösungen lassen sich jedoch nicht einfach in zukünftige technologische Innovationen wie Chat-basierte Schnittstellen und KI integrieren. Suchen Sie nach einer Lösung, die von Grund auf neu entwickelt wurde, um die neuesten Innovationen zu nutzen und sich leicht in andere Lösungen integrieren zu lassen, wenn die Zuständigkeiten der Personalabteilung zunehmen.

In einem HCM-System sind folgende wichtige Punkte zu beachten:

  • Die Möglichkeit, Lieferketten-, Vertriebs- und Marketinglösungen in die HCM-Lösung zu integrieren. Die Softwareintegration wird in allen Geschäftsbereichen immer wichtiger, und die Personalabteilung ist da keine Ausnahme. Ihre HCM-Lösung sollte sich in Ihre Branchentechnologie integrieren lassen, um Unternehmensanalysen und -berichte voranzutreiben. Außerdem sollte sie in der Lage sein, reibungslos mit Ihren Customer Experience- und Enterprise Resource Planning-Tools zusammenzuarbeiten.
  • Die Möglichkeit zur Integration mit anderen Anwendungen, die sich nicht auf der Plattform des Anbieters befinden. Wenn Ihre HR-Technologie in andere Geschäftsanwendungen integriert ist, können Sie mit den gewonnenen Einblicken bessere Entscheidungen über die Zukunft Ihres Unternehmens treffen. Diese Integration hängt jedoch von der Fähigkeit Ihres HCM-Systems ab, auf die benötigten Daten und Prozesse zuzugreifen. Wenn Sie ein HCM-System in Betracht ziehen, fragen Sie den Anbieter, wie und wo das System seine Daten speichert. Einige Anbieter sind diesbezüglich überraschend verschlossen.
  • Transparente Offenlegung der Kosten. Hat Ihr Anbieter hohe, versteckte „Komplettaustausch“-Kosten? Ein Warnsignal ist, wenn ein Anbieter Ihnen mitteilt, dass Sie keinen externen Berater oder Systemintegrator benötigen. Bitten Sie in diesem Fall den Anbieter um einen Vergleich der Implementierungsfehlerraten mit und ohne Berater. Dies kann Ihnen einen Einblick in die tatsächlichen Gesamtkosten geben.
  • Eine solide Roadmap für Chatbots, KI und andere Innovationen. Zusammengeschusterte Lösungen können keine fortschrittlichen Technologien in ihre Produkte integrieren – und diese Innovationen werden für eine überlegene Benutzererfahrung immer wichtiger. Finden Sie heraus, ob der Anbieter derzeit KI oder maschinelles Lernen einsetzt, ob er aktiv daran arbeitet, die HR-Benutzererfahrung an die Verbrauchererfahrung anzugleichen, und ob er das Internet of Things (IoT) oder Blockchain unterstützt.
  • Die Möglichkeit, Ihr Branding auf die gesamte Anwendung auszudehnen. Obwohl dies wie eine Lappalie erscheint, kann ein diesbezügliches Defizit Sie auf fehlende echte Integrationen auf Code-Ebene aufmerksam machen. Diese versteckte Komplexität kann zu Datenqualitäts-, Integrations- und Sicherheitsproblemen führen. Wenn Ihr Branding nicht auf die gesamte HCM-Lösung ausgedehnt werden kann, liegt die Vermutung nahe, dass der Anbieter unterschiedliche Systeme kombiniert hat.
  • Enthaltene HR-Helpdesk- und Work-Life-Lösungen. Anbieter von Talentlösungen überlassen die Erfüllung von HR-Helpdesk- und Work-Life-Funktionen wie Freiwilligenarbeit, Wellness und Mentoring häufig externen Partnern. Dies kann bezüglich Skalierbarkeit und Tiefe zu Problemen führen und Sie angreifbar machen, wenn sich partnerschaftliche Beziehungen ändern oder enden.
  • Ein für die Investition in Forschung und Entwicklung engagierter Anbieter. Der Erfolg des modernen HR-Teams hängt von neuen Innovationen ab, die die Produktivität steigern und die Benutzererfahrung verbessern. Ein Anbieter, der die Ausgaben für Forschung und Entwicklung gekürzt hat, um den Fokus von Innovationen auf Investoren zu verlagern, wird nicht die moderne HCM-Lösung liefern, die Sie benötigen.

Die Antworten auf die folgenden Fragen können Ihnen ebenso bei der Suche nach der richtigen HCM-Lösung helfen:

  • Ist der Anbieter ein zuverlässiger, vertrauenswürdiger Partner, der in diesem Bereich bekannt ist, die nötige Erfahrung mitbringt und genügend Kundenreferenzen vorzeigen kann?
  • Kann ich alle meine HR-Prozesse mit einem System zentral an einem Ort verwalten?
  • Werde ich über moderne Recruiting-Tools mit CRM-Funktionen verfügen?
  • Sind Talent- und HR-Funktionen so konzipiert, dass sie nahtlos mit Integrationen zusammenarbeiten, oder können unterschiedliche, erworbene Produkte keine Daten austauschen?
  • Können Analysen einfach konfiguriert werden? Lässt das System die Verwendung von Third-Party-Daten zu?
  • Wie gehen sie mit der Bedrohungserkennung und dem Schutz der Mitarbeiterdaten um?
  • In welchem Tempo führen Sie Innovationen durch und wie oft werden neue Funktionen veröffentlicht?
  • Gibt es eine Benutzer-Community, an die ich mich wenden kann, wenn ich Fragen habe oder Unterstützung benötige?

Bedrohungserkennung und Schutz der Mitarbeiterdaten

Die Sicherstellung, dass Mitarbeiterdaten geschützt sind, ist für jedes HCM-System eine wichtige Funktion. Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen gewählte System nach sicherheitsorientierten Designprinzipien entwickelt wurde, einschließlich isolierter Netzwerkvirtualisierung und makelloser Bereitstellung physischer Hosts, die eine überlegene Kundenisolation und ein geringeres Risiko durch fortschrittliche, anhaltende Bedrohungen bieten. Suchen Sie zusätzlich zu den in der Cloud verfügbaren Schutzmaßnahmen und Kontrollen nach einer Lösung mit gestaffelten Abwehrmechanismen und hochsicheren Vorgängen, die die physische Hardware in den Data Centern bis zur Webschicht umfassen. Stellen Sie sicher, dass diese Schutzmaßnahmen auch mit Drittanbieter-Clouds und On-Premises-Lösungen funktionieren, um moderne Workloads und Daten von Unternehmen dort zu schützen, wo sie sich befinden.

Bestätigen Sie bei der Bewertung von Lösungen, ob das System eine Bedrohung erkennen kann, z. B. einen Mitarbeiter, der einen falschen Geldbetrag erhält, oder einen unbefugten Systemzugriff. Dank KI können Organisationen solche Szenarien sofort kennzeichnen und Bedrohungen und Anomalien erkennen, bevor sie zu wirklichen Sicherheitsproblemen werden.

Wie sieht die Zukunft von HCM aus?

Die Belegschaft wandelt sich zu flacheren, agileren Netzwerken von Teams und wird mobiler, globaler und vielfältiger. HCM entwickelt sich rasant weiter, um Schritt zu halten. Stellen Sie sich auf eine beschleunigte Einführung von und Konzentration auf die folgenden Technologien und Bereiche ein:

  • Mobile Technologien. Die HR-Teams von morgen werden in der Lage sein, das Engagement und die Produktivität zu steigern, indem sie die Personalabteilung, Mitarbeiter und Manager mit benutzerfreundlichen mobilen Selfservice-Apps ausstatten, die so konzipiert sind, dass sie auf dialogorientierte Weise auf jedem Gerät funktionieren.
  • Chatbots. Mit digitalen Chatbots können HR-Programme Kontakte schneller und effizienter bedienen. Benutzer sprechen einfach mit dem Bot, um einfache Transaktionen durchzuführen, wodurch HCM zu einem nahtlosen, reibungslosen Bestandteil der Arbeitserfahrung wird.
  • KI. Maschinelles Lernen und KI werden das erweitern, was Menschen nicht möglich ist, wie z. B. das schnelle Durchsuchen von Tausenden von Lebensläufen und Datenpunkten, um die am besten geeigneten Kandidaten zu finden oder Mitarbeitern basierend auf ihren Profilen die richtigen Schulungskurse zu empfehlen.
  • Eine zunehmende Ausrichtung auf die Mitarbeitererfahrung. Mögen Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz? Haben sie das Gefühl, selbst bestimmen zu können? Je besser die Mitarbeitererfahrung, desto erfolgreicher wird das Unternehmen sein.
  • Kompetenzaufbau. Die Unterstützung von Mitarbeitern beim Aufbau neuer Qualifikationen gewinnt bei erfolgreichen Unternehmen immer mehr an Stellenwert. Technologien wie Kompetenzassistenten können Mitarbeitern dabei helfen, Wissenslücken zu erkennen und sie an Ressourcen weiterzuleiten, die ihnen helfen können, genau diese Lücken zu schließen.
  • Vielfalt und Inklusion. Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen, Perspektiven und Fähigkeiten sind für den Erfolg eines Unternehmens unerlässlich. Zum Beispiel gibt es heute fünf Generationen von Mitarbeitern in der Belegschaft, wobei Unternehmen die Bedürfnisse jeder Generation erfüllen müssen. Die jüngste Generation unter ihnen (Gen Z) ist mit KI und Mobilgeräten aufgewachsen. Für sie sind diese Technologien bei der Wahl ihres Arbeitsplatzes ausschlaggebend.