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ここでは、これから予算管理に本格的に取り組もうとしている経営者や役員、マネジャーの方々に対し、その目的や主な活動、考え方など、予算管理の基本的な事柄を解説します。
Q&A
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予算管理とは、企業における経営管理の取り組みの1つであり、組織が定めた目標の達成に向けて売り上げや利益などの数値目標を管理する活動を指します。通常は数年の期間で策定される中長期の経営計画に基づき、1カ年、四半期(3カ月)、1カ月などの期間で数値目標がブレークダウンされ、その達成に向けて営業や生産、販売などの事業活動が行われます。
予算管理は、予算の編成と達成に向けた取り組みを通じて企業が行うさまざまな活動を総合的に計画・調整する役割を持つことから、企業経営の根幹を成す活動に位置付けられます。また、企業の経営資源の1つである資金の活用にかかわるため、管理会計の一環としても位置付けられます。
Q&A
01
企業が行う会計活動は、大きく財務会計と管理会計の2つに分けられます。
このうち、株主や債権者、税務機関など社外のステークホルダーに対して四半期、1年のサイクルで企業の財務状況を報告するための活動が財務会計です。財務会計報告により、株主や債権者は自らが資金を出資・貸与した企業の財務状況を把握し、税務機関は課税額を算出します。これらのステークホルダーが全ての企業の業績を同じ尺度で評価できるよう、財務会計のやり方はさまざまな法律や規則によって厳格に定められており、いわゆる財務3表(損益計算書、貸借対照表、キャッシュフロー計算書)によって報告します。
これに対して、企業の経営者やマネジャー、社員など社内のステークホルダーが企業活動の状況を把握するために行うのが管理会計です。財務会計が事後的な報告であるのに対し、管理会計は企業が目標の達成に向けてどのような状況にあり、計画どおりに進んでいない事業についてどのような施策を実施するかのよりどころとなる情報を提供します。「計画どおりに売り上げが上がっているか」、「想定を超えた費用がかかっていないか」、「目標とする利益を確保できそうか」など、現在および将来の事業活動に関する具体的な数値情報を提供する、経営の舵取りに不可欠な会計活動だと言えます。
財務会計と管理会計は、いずれも複雑な数値処理が伴います。企業活動の中で生じるさまざまな数値(データ)を収集して複雑な計算処理を迅速かつ大量に行うことから、今日では専用のITシステムやソフトウェアの活用が不可欠となっています。
Q&A
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予算管理では、事業活動の状況を把握するために、さまざまなものについての予算を管理します。大きくは、P/L予算、B/S予算、C/F予算などがありますが、その中で、P/L予算はほとんどの企業において管理されています。P/L予算には次のようなものがあります。
●売上予算(売り上げ額)
●原価予算(製造や仕入れなどにかかる費用)
●経費予算(会社全般の活動にかかる費用)
●損益予算(売り上げから各種費用を差し引いた利益)
一般に、企業の事業活動は最終的な損益(利益)を追求して行われます。つまり、多くの場合は利益を最大化することが目標となり、そのためにより多くの売り上げを、より少ない費用で達成することが求められます。
Q&A
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予算は、毎年所定の時期に全社的な検討を経て決定され、これを予算編成と言います。多くの企業では、予算編成は会社全体として目指す予算を経営層が示すトップダウン(上意下達)のアプローチと、各事業チームの現場レベルで達成可能な予算を示すボトムアップ(現場からの積み上げ)のアプローチを組み合わせて行われ、次のような流れで決定されます。
具体的には、まず経営層が会社全体として目指す予算を検討し、その内容を予算案として各部門に伝えます。それぞれの部門では、その予算をどう達成するか、達成可能かどうかを検討のうえ、必要に応じて経営層と折衝して修正し、配下の事業チームに示します。各事業チームでは、同様に示された予算をどう達成するか、達成できるかどうかを検討し、必要に応じて部門と折衝して予算を決定します。
こうして、予算編成の過程では経営層と事業部、あるいは事業部間でさまざまな調整が図られ、予算の上方・下方修正が行われます。決定した予算は社内に示され、それぞれの事業が全体の予算達成にどう貢献する予定かといった情報が社内で共有されます。
多くの日本企業がさらなる成長を目指して海外進出に力を入れている昨今、企業単体の予算管理に加えて、国内外のグループ企業を横断した予算管理の重要性が高まっています。
特にグループ内の各社で商品の製造や販売を分担して行っている場合、各事業が生み出す利益をグループとして最大化するために、それぞれの事業のサプライチェーンの視点で企業をまたいだ予算管理を行うことが重要となります。
この取り組みを買収などによって傘下に入れた海外企業も含めて推進する目的から、近年は小規模な組織やIT部門がない組織にも短期間かつ低コストで導入できるクラウド型の予算管理システムへのニーズが世界的に高まっています。
Q&A
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Q&A
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多くの企業は年間の予算を月次に分割して管理しており、PDCAサイクルはその細分化したサイクルに合わせて回します。例えば、「前月に行った計画の実行結果を評価して成果を確認するとともに、予算達成の障害となっている課題があれば原因・理由を明らかにし、その対処策を立案して翌月の活動の改善につなげる」といった具合です。
このように、PDCAサイクルで肝となるのは、予算達成を阻む課題を見つけ、活動を改善することです。つまり、これらの取り組みを行う現場が、予算の達成状況をモニタリングしていち早く課題とその原因を見つけ、改善策を立案・実施できることが何よりも重要となります。それを実現するためには、事業活動で生じるさまざまな情報(データ)を収集して集計・分析し、課題の発見を支援する予算管理システムの活用が不可欠なのです。
Q&A
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