Q&A
01

Question
予算管理は何のために行うのですか？

Answer

予算管理とは、企業における経営管理の取り組みの1つであり、組織が定めた目標の達成に向けて売り上げや利益などの数値目標を管理する活動を指します。通常は数年の期間で策定される中長期の経営計画に基づき、1カ年、四半期（3カ月）、1カ月などの期間で数値目標がブレークダウンされ、その達成に向けて営業や生産、販売などの事業活動が行われます。

予算管理は、予算の編成と達成に向けた取り組みを通じて企業が行うさまざまな活動を総合的に計画・調整する役割を持つことから、企業経営の根幹を成す活動に位置付けられます。また、企業の経営資源の1つである資金の活用にかかわるため、管理会計の一環としても位置付けられます。

Q&A
01

財務会計と管理会計

企業が行う会計活動は、大きく財務会計と管理会計の2つに分けられます。

このうち、株主や債権者、税務機関など社外のステークホルダーに対して四半期、1年のサイクルで企業の財務状況を報告するための活動が財務会計です。財務会計報告により、株主や債権者は自らが資金を出資・貸与した企業の財務状況を把握し、税務機関は課税額を算出します。これらのステークホルダーが全ての企業の業績を同じ尺度で評価できるよう、財務会計のやり方はさまざまな法律や規則によって厳格に定められており、いわゆる財務3表（損益計算書、貸借対照表、キャッシュフロー計算書）によって報告します。

これに対して、企業の経営者やマネジャー、社員など社内のステークホルダーが企業活動の状況を把握するために行うのが管理会計です。財務会計が事後的な報告であるのに対し、管理会計は企業が目標の達成に向けてどのような状況にあり、計画どおりに進んでいない事業についてどのような施策を実施するかのよりどころとなる情報を提供します。「計画どおりに売り上げが上がっているか」、「想定を超えた費用がかかっていないか」、「目標とする利益を確保できそうか」など、現在および将来の事業活動に関する具体的な数値情報を提供する、経営の舵取りに不可欠な会計活動だと言えます。

財務会計と管理会計は、いずれも複雑な数値処理が伴います。企業活動の中で生じるさまざまな数値（データ）を収集して複雑な計算処理を迅速かつ大量に行うことから、今日では専用のITシステムやソフトウェアの活用が不可欠となっています。

Q&A
02

Question
予算管理では何を管理し、予算はどのように決めるのでしょうか?

Answer

予算管理では、事業活動の状況を把握するために、さまざまなものについての予算を管理します。大きくは、P/L予算、B/S予算、C/F予算などがありますが、その中で、P/L予算はほとんどの企業において管理されています。P/L予算には次のようなものがあります。

●売上予算（売り上げ額）
●原価予算（製造や仕入れなどにかかる費用）
●経費予算（会社全般の活動にかかる費用）
●損益予算（売り上げから各種費用を差し引いた利益）
一般に、企業の事業活動は最終的な損益（利益）を追求して行われます。つまり、多くの場合は利益を最大化することが目標となり、そのためにより多くの売り上げを、より少ない費用で達成することが求められます。

Q&A
02

予算はどう決まるのか？

予算は、毎年所定の時期に全社的な検討を経て決定され、これを予算編成と言います。多くの企業では、予算編成は会社全体として目指す予算を経営層が示すトップダウン（上意下達）のアプローチと、各事業チームの現場レベルで達成可能な予算を示すボトムアップ（現場からの積み上げ）のアプローチを組み合わせて行われ、次のような流れで決定されます。

具体的には、まず経営層が会社全体として目指す予算を検討し、その内容を予算案として各部門に伝えます。それぞれの部門では、その予算をどう達成するか、達成可能かどうかを検討のうえ、必要に応じて経営層と折衝して修正し、配下の事業チームに示します。各事業チームでは、同様に示された予算をどう達成するか、達成できるかどうかを検討し、必要に応じて部門と折衝して予算を決定します。

こうして、予算編成の過程では経営層と事業部、あるいは事業部間でさまざまな調整が図られ、予算の上方・下方修正が行われます。決定した予算は社内に示され、それぞれの事業が全体の予算達成にどう貢献する予定かといった情報が社内で共有されます。

高まる連結予算管理の重要性

多くの日本企業がさらなる成長を目指して海外進出に力を入れている昨今、企業単体の予算管理に加えて、国内外のグループ企業を横断した予算管理の重要性が高まっています。

特にグループ内の各社で商品の製造や販売を分担して行っている場合、各事業が生み出す利益をグループとして最大化するために、それぞれの事業のサプライチェーンの視点で企業をまたいだ予算管理を行うことが重要となります。

この取り組みを買収などによって傘下に入れた海外企業も含めて推進する目的から、近年は小規模な組織やIT部門がない組織にも短期間かつ低コストで導入できるクラウド型の予算管理システムへのニーズが世界的に高まっています。

Q&A
03

Question
予算管理は、どのようなプロセスで、どういったことを行うのでしょうか?

Answer

単に年度初めに策定した計画のとおりに事業を遂行するだけで、目標とする予算を達成できるとは限りません。企業を取り巻くビジネス環境は刻一刻と変化しており、当初の想定とは異なる事態が起きることも珍しくありません。予算管理では、そうした変化を予測し、機敏に対応しながら予算達成に向けた取り組みを改善していくことが極めて重要となります。

年間を通じた予算管理のプロセスでは、一般に「PDCAサイクル」を繰り返し回しながら目標の達成を目指します。PDCAサイクルは「計画（Plan）」、「実行（Do）」、「評価（Check）」、「改善（Action）」のフェーズから成り、それぞれのフェーズでは次のようなことを行います。

●計画（Plan）：予算を達成するための計画を立てる
●実行（Do）：計画を実行する
●評価（Check）：計画の実行結果を評価し、成果と、改善すべき課題を明らかにする
●改善（Action）：課題を改善するための活動を行う

Q&A
03

予算管理のPDCAサイクルで重要なのは、
課題を見つけ、改善し続けること

多くの企業は年間の予算を月次に分割して管理しており、PDCAサイクルはその細分化したサイクルに合わせて回します。例えば、「前月に行った計画の実行結果を評価して成果を確認するとともに、予算達成の障害となっている課題があれば原因・理由を明らかにし、その対処策を立案して翌月の活動の改善につなげる」といった具合です。

このように、PDCAサイクルで肝となるのは、予算達成を阻む課題を見つけ、活動を改善することです。つまり、これらの取り組みを行う現場が、予算の達成状況をモニタリングしていち早く課題とその原因を見つけ、改善策を立案・実施できることが何よりも重要となります。それを実現するためには、事業活動で生じるさまざまな情報（データ）を収集して集計・分析し、課題の発見を支援する予算管理システムの活用が不可欠なのです。

Q&A
04

Question
予算管理に取り組む経営者やマネジャーは何に注意すべきでしょうか?

Answer

今日の企業経営における大きな課題の1つは、年を追うごとに激しさを増すビジネス環境の変化にいかに迅速に対処していくかということです。これに対応するために、予算管理では予算達成の状況を正確かつ迅速に把握し、状況に応じて活動の改善を図るPDCAサイクルを効果的かつ素早く回すことがますます重要となってきています。

そのためには、予算の達成状況を把握するための「重要業績評価指標（KPI：Key Performance Indicator）」などを設定し、それに照らし合わせて予算の達成状況を逐次チェックしたり、収集したデータを効率的に集計・分析し、精度の高い予測を行ったりすることが求められます。

今日、そうした目的から、多くの企業が予算管理のためのITシステムやソフトウェアといったツールの活用に力を入れていますが、どのようなツールをどう使うかといった点には注意を払う必要があります。

例えば、現在、多くの現場では表計算ソフトのExcelを利用して予算管理が行われています。Excelは個人が手軽に数値の集計・分析作業を行う際には非常に便利なツールですが、一方で次のような課題もあります。

●使う人によって活用レベルに差が生じやすく、それが予算管理の効率性や精度に影響を及ぼす
●ファイルの散逸防止やバージョン管理などをしっかりと行わないと混乱が生じる恐れがある
●個々の担当者が作成した複数のファイルを集めた部署や部門レベルでの集計処理が大変

これらの課題に対処し、現場の作業効率を維持しながら組織全体の管理性を高めていくことも、予算管理の担当者が考慮すべき重要なテーマだと言えます。