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本記事では、予算管理に取り組む経営者や部門リーダー、担当者の方々に向け、現状の予算管理業務を改善し、さらに効率化するための主なポイントを説明します。
Q&A
01
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予算管理担当者の役割は、目標達成に向けて経営層や事業部門が行う意思決定を支援することです。その観点では、各ステークホルダーの目的に最適なデータを集めて集計し、グラフなども用いてわかりやすいレポートを作ることが重要なポイントの1つとなります。
また、毎月の目標を予算どおりに達成していけるとは限りません。ある期間の実績が目標を下回った場合は、当然ながらそれ以降の期間で挽回することが求められます。このとき、通常は実績値に基づいて各月の目標値を再設定しますが、その際には各部門が修正した予算案を集めて集計したり、目標達成の見通しをシミュレートしたりといった作業が発生します。これらの作業を効率良く行える仕組みを整えることも重要なポイントだと言えます。
Q&A
02
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目標とする予算を毎月、何事もなく順調に達成していけるケースは稀です。通常はさまざまな理由から目標の達成が困難な事態が生じ、その理由(課題)を明らかにして改善策を実施するというサイクルを繰り返していくことになります。
予算管理の業務で中心となるのは、各月の実績分析と、それに基づく課題の改善活動です。1年間を通じた予算管理のプロセスを「計画(Plan)」、「実行(Do)」、「評価(Check)」、「改善(Action)」の各フェーズから成る「PDCAサイクル」だとすれば、予算管理の各業務はそれぞれ次に相当します。
●計画(Plan)=単年度の予算編成
●実行(Do)=予算に基づく事業活動
●評価(Check)=各月の実績分析
●改善(Action)=課題の改善活動
このうち、「評価(Check)」では各月の実績を予算および前期などと比較して「計画の達成状況(予算との比較)」や「傾向(前期との比較)」を把握し、予算を計画どおりに達成できていない場合は原因(課題)を明らかにして対策を立て、「改善(Action)」として翌月以降の活動に組み入れます。そして、次月の「評価(Check)」では、その改善活動を行った結果としての実績を評価。狙った効果が出ていない場合には、さらに対策を検討・実施するというサイクルを繰り返します。
Q&A
03
Q&A
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今日、多くの企業がExcelで予算管理を行っていますが、Excelファイルの扱いに関しては注意が必要です。
例えば、予算編成時や月次の予実分析の際には、各事業部門からExcelファイルを集めて集計する作業が発生します。このとき、部門ごとに異なる形式の予算管理表を使っている場合などには数値の転記作業が大量に発生し、ここで転記ミスが生じるケースが少なくありません。また、ファイルの更新ルールなどを明確に決めていない場合、新しいファイルが似たような名前で無秩序に作られ、どれが正しいファイルか、あるいは最新のファイルかがわからなくなってしまったといった事態も起こりがちです。特定の担当者に集計やレポート作成を任せきりにしたことによって属人化が生じ、急に担当者が変わったら業務がうまく回らなくなってしまったといった話もよく聞かれます。
このようなミスやトラブルを防ぐために、Excelで予算管理を行う場合はファイルの運用ルールを定め、効率的かつミスが生じないように作業できる環境を整えることが不可欠です。また、予算管理システムの中には、事業部門などの担当者が、使い慣れたExcelを用いてデータの入力ができるものもあります。予算管理に多くの部門や担当者がかかわる組織では、こうしたシステムの活用を検討してもよいでしょう。
Q&A
04
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予算管理業務を効率化する鍵は「定型化」と「IT化のレベルアップ」です。まず現状、不定型に行っている業務の定型化を検討するとともに、その中でIT化を推進できる部分は積極的にIT化することによって効率化を推進します。
例えば、ファイルの収集や集計、レポート作成などの業務では煩雑なファイル操作が多く発生し、ミスが起こりがちです。これらの作業を効率化するには、例えばネットワーク共有サーバ上に「年度別→四半期別→部門別(または事業別、目的別)」といった階層構造でフォルダを作り、その中に各部門が作成するファイルを置いてもらうよう運用を徹底します。そのうえでExcelのリンク機能を活用して各ファイルから自動的にデータを取得することで、ファイル収集や集計の作業をある程度まで定型化・効率化できます。
ただし、全ての業務をExcelだけで行えば、ミスを防ぐためのファイル管理に常に神経を使うことになりますし、「さまざまな視点から分析したレポートを経営層や事業部門がいつでも見られるようにしたい」といった要求に簡単に応えるのは難しいでしょう。そこで予算管理システムの導入によるIT化のレベルアップを検討するわけですが、その際には現行業務の効率化だけでなく、次のようなシステム導入後の運用・メンテナンスの効率まで考慮することが重要です。
【予算管理システムの運用・メンテナンスに関する検討事項】
担当部門 | 検討事項 |
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業務部門 | レポートや入力画面の修正・追加やマスターのメンテナンスなど |
IT部門 | インフラ管理(サーバ、ストレージ、OSなど)、データのバックアップ、パッチの適用、バージョンアップなど |
せっかく予算管理システムを導入しても、上記のような運用・メンテナンスの煩雑さから当初の狙いどおりにシステムを活用できていない、あるいは作業やコスト負担の問題からシステムを適宜アップデートできないといった問題に直面するケースもあるようです。
もっとも、今日なら、これらの問題はクラウドサービスを採用することによって回避できます。クラウドならばクラウドベンダーにシステムのアップデートを任せられますし、レポートや入力画面などの修正も業務部門が簡単に行えるよう配慮されているからです。最小の運用・メンテナンス負担で業務部門主導によって予算管理システムを導入したいという場合は、まず初めにクラウドサービスを検討するのが最適でしょう。