Wat is een systeem voor financieel beheer?

Wat is een systeem voor financieel beheer?

De digitale motor achter boekhouding en finance die de geldstromen van de organisatie bewaakt en analyseert met behulp van software voor financieel beheer.

 

Van boekhouding in de backoffice tot moderne financiële flexibiliteit

Een systeem voor financieel beheer dat is ontworpen voor het uitvoeren, koppelen, opslaan en rapporteren van allerlei soorten verschillende financiële transacties, heeft uiteindelijk één kerndoelstelling: het geld tellen.

Een organisatie kan gewoonweg niet overleven zonder boekhoudkundige software. Elke organisatie heeft als minimum een systeem nodig om de geldstromen van en naar het bedrijf te beheren. Maar een echt effectief systeem voor financieel beheer kan meer: winstgevendheid optimaliseren, de cashflow meten, belastingverplichtingen bepalen, compliance waarborgen en de duurzaamheid van de onderneming op lange termijn garanderen.

Moderne tools voor moderne bedrijven

Bouw een moderne financiële organisatie op en help uw bedrijf vooruit.

De belangrijkste voordelen van boekhoudkundige software

Bij software voor financieel beheer gaat het om de tools en processen voor het beheren van inkomsten, uitgaven en activa. Een overkoepelend doel van een oplossing voor financieel beheer is niet alleen de dagelijkse bedrijfsvoering in goede banen leiden, maar tevens het optimaliseren van de winstgevendheid en het voortdurend beveiligen van de financiële data tegen fraude en diefstal. Een boekhoudkundig systeem biedt minimaal de volgende voordelen:

  • Foutloos financieel beheer—Moderne organisaties hebben behoefte aan veel meer dan een digitale versie van tactisch boekhouden via spreadsheets. Naast het vastleggen van transacties moet de software voor financieel beheer het team van Finance helpen bij het in stand houden van het fiduciaire beheer, het verminderen van boekhoudkundige fouten, het verkorten van de factuurcyclussen, het naleven van de steeds veranderende belastingwetgeving en regels en het optimaliseren van de dagelijkse, maandelijkse en jaarlijkse cashflow.
  • Compliance met huidige en toekomstige boekhoudnormen—Nationale en internationale boekhoudnormen maken de regels uit voor beursgenoteerde en privéondernemingen. Deze normen zorgen samen met regels, definities en processen voor de normalisatie van financiële informatie. Maar deze normen zijn aan voortdurende veranderingen onderhevig. In de afgelopen jaren zijn nieuwe normen van kracht geworden, waaronder IFRS 15 en ASC 606. Een systeem voor financieel beheer moet de nieuwste boekhoudnormen aankunnen en flexibel genoeg zijn om zich direct aan de wijzigingen aan te passen.
  • Nauwkeurige financiële data—Financiële software moet meer kunnen doen dan slechts eenvoudige boekhoudkundige taken uitvoeren. Organisaties moeten er het volgende mee kunnen: redundantie van documenten verminderen, betere budgettering, forecasting en planning bieden, diepgaand onkostenbeheer met correcte categorieën mogelijk maken, naadloze integratie in banksystemen leveren, nauwkeurigere audits mogelijk maken en gedetailleerde documenten bijhouden van alle activa en passiva.
  • Data- en systeembeveiliging—De activiteiten op het gebied van boekhouding, finance en audits moeten ook uitgebreide systeembeveiliging bieden met absolute data-integriteit die is ingebouwd in de volledige oplossing voor financieel beheer.
  • Verbonden bedrijfsvoering van ondernemingen—Voor grotere bedrijven is de software voor financieel beheer onderdeel van een ERP-systeem (Enterprise Resouce Planning) dat de financiële aan alle andere data koppelt, die de grenzen tussen bedrijven, fabrieken en divisies overschrijden. Dankzij het consolideren van financiële data kunnen bedrijfsprocessen worden uitgelijnd en kan de complexiteit worden verminderd.
  • Schaalbaarheid met het oog op groei—Naarmate bedrijven groeien, worden de systemen en processen ook omvangrijker. Dat betekent dat de software voor financieel beheer in staat moet zijn om snel en eenvoudig te worden geschaald met het oog op groei, op markten, in regio's en qua producten.
  • Sterke interne controlemiddelen—Bij het bewaken en beheren van geldstromen in de onderneming moeten systemen voor financieel beheer helpen bij de beveiliging van kritieke data tegen diefstal, fraude en andere criminele wandaden. Wanneer oplossingen voor financieel beheer ook risicobeheer en compliance omvatten, kunnen bedrijven van deze mogelijkheden gebruikmaken om veel meer taken uit te voeren dan alleen audittrajecten bewaken en foutcontrole, zoals de scheiding van taken en het toewijzen van rollen aan verantwoordelijkheden binnen de onderneming als geheel.

Kernfuncties van een uitgebreid boekhoudkundig systeem

Systemen voor financieel beheer bieden de organisatie als geheel nauwkeurige financiële informatie. Met behulp van deze data kan de software voor financieel beheer organisaties verder helpen op de volgende functionele gebieden:

  • Grootboeken: het grootboek en subgrootboeken

    • Financiële rekeningen, en met name het grootboek, vormen het kernonderdeel van elke oplossing voor financieel beheer. Hun ontwerp en mogelijkheden zijn van cruciaal belang voor het algeheel functioneren van de complete softwaresuite voor financieel beheer.
    • Het grootboek is het belangrijkste boek en omvat, regel voor regel, de verzameling van alle voltooide financiële transacties. Voor elke transactie bevatten grootboekdata meestal: het betreffende bedrag, de bijbehorende rekening, de datum, beschrijving, het type en nummer voor de transactie.
    • De software voor financieel beheer moet ook de subgrootboeken van het grootboek omvatten, onderverdeeld in divisies, fabrieken, locaties, landen of belangrijke projecten. Met subgrootboeken worden de nauwkeurigheid en financiële transparantie verbeterd van belastingafdracht, budgettaire en financiële planning, evenals financiële analyse en rapportage.
  • Crediteuren en Debiteuren

    • Crediteuren en Debiteuren vormen de basis van debet- en creditposten in systemen voor financieel beheer.
    • Het vermogen om snel en nauwkeurig schulden en vorderingen te kunnen verwerken is van invloed op de cashflow, de maand- en jaarafsluiting en de meeste periodieke financiële processen. Dankzij verbindingen met OCR- en andere automatiseringstechnologieën kan de verwerking worden versneld en wordt de nauwkeurigheid van verwerking voor Crediteuren en Debiteuren verbeterd.
  • Activabeheer

    • Voor volledige financiële rekeningen bij voorraadbeheer is kennis over de waarde en toestand van activa noodzakelijk. Voor software voor financieel beheer is data over het kapitaal en de bedrijfsvoering met beschrijvende informatie over activa vereist, om nauwkeurige financiële rekeningen voor waardering en afschrijving te kunnen produceren.
  • Vorderingenbeheer

    • Het beheren van vorderingen voor leveranciers en klanten is een belangrijke functie die software voor financieel beheer moet bieden. Met uitgebreid vorderingenbeheer is het eenvoudiger om klanten te rangschikken, vorderingsstrategieën samen te stellen, het betalen van vorderingen te beheren en vorderingspogingen bij failliete klanten te initiëren.
  • Onkostenbeheer voor medewerkers

    • Het genereren en verwerken van de onkostendeclaraties van medewerkers is een fundamentele vereiste voor een systeem voor financieel beheer. De belangrijkste functies zijn onder andere mogelijkheden voor medewerkers om zelf vermeldingen toe te voegen en betreffende onkosten toe te wijzen aan projecten en reiskostenrekeningen.
  • Rapportage en analyse

    • Het ophalen, indelen en analyseren van data die afkomstig zijn uit oplossingen voor financieel beheer biedt zinvolle inzichten in de operationele prestaties van bedrijven en een momentopname van de financiële toestand. Om zo effectief mogelijk te kunnen werken moet software voor financieel beheer beschikken over geïntegreerde rapportageoplossingen.
    • Wanneer oplossingen voor financieel beheer tevens een multidimensionaal rapportageplatform bieden met functies voor self-service rapportage en datavisualisatie, kunnen bedrijven hun financiële prestaties verder verbeteren doordat gebruikers toegang krijgen tot realtime informatie.
  • Inkomstenbeheer

    • Toepassingen voor inkomstenbeheer in systemen voor financieel beheer zorgen voor automatisering en controle van compliance met normen en voorschriften zoals
      ASC 606 en IFRS 15.
  • Risicobeheer

    • Oplossingen voor financieel beheer bieden interne controlemiddelen en audittools voor het beheer van de scheiding van taken en betalingsregels, zodat bedrijven worden bewaakt en beschermd tegen interne en externe diefstal en fraude.

Rapporten die van een ERP-systeem worden vereist

De meeste systemen voor financieel beheer zijn goed in staat ondernemingsdata dynamisch weer te geven. Tijdens de vorige eeuw muntte ERP-software uit in het vastleggen van zeer grote verzamelingen bedrijfsdata, maar had deze grote moeite met het produceren van rapporten. Maar dat was in de vorige eeuw.

Moderne organisaties willen over het vermogen beschikken om hun financiële data optimaal te benutten en winstgevendheid te verbeteren, de bedrijfsvoering te stroomlijnen en besluitvorming te verbeteren. In de afgelopen jaren zijn de mogelijkheden voor rapportage en andere datauitvoer en -controle steeds belangrijker geworden voor organisaties. Rapportagevereisten voor systemen voor financieel beheer hebben zich zeer snel ontwikkeld om die vraag te kunnen bijbenen.

Alle bedrijven hebben als minimum rapporten nodig voor het afsluiten van de maand, het kwartaal en het jaar, samen met eenvoudige financiële rekeningen voor inkomsten, uitgaven en de balans. Deze uitvoer was in het verleden ook beschikbaar, maar het was complex om de betreffende rapporten aan te passen of om de uitvoer aan te passen voor andere doeleinden.

In de zeer drukke zakelijke context van vandaag de dag is de mogelijkheid om vooraf samengestelde rapporten te genereren en eenvoudig ad-hoc uitvoer te kunnen produceren niet zomaar een leuk extraatje - dit is een cruciale vereiste voor systeemsoftware voor financieel beheer. Voeg daar nog eens de vereisten voor diepgaande data-analyse, visualisatie van informatie, dieper inzicht in de bedrijfsvoering en toelichtende rapporten aan toe, en bedrijven zullen al snel ontdekken dat hun ERP-oplossingen eenvoudig moeten kunnen samenwerken met geavanceerde rapportagesystemen als EPM-oplossingen (Enterprise Performance Management).

 

Betere prestaties en financiële planning

Een systeem voor financieel beheer moet meer doen dan alleen het beheren van de monetaire processen voor schulden en vorderingen en een paar rapporten produceren.
Een goed ontworpen systeem voor financieel beheer verbetert de bedrijfsprestaties en winstgevendheid dankzij het structureren van operationele processen en uitlijning ervan met best practices. Het systeem helpt medewerkers tevens productiever te werken, omdat ze hun tijd en inzet kunnen besteden aan strategische (in plaats van tactische) activiteiten die bedrijven en instellingen kunnen transformeren.

Verder dan het Grootboek

Naarmate bedrijven nieuwe markten toevoegen, uitbreiden naar nieuwe regio's en zich aanpassen aan de verstoringen op de markt, met name als ze zelf voor de verstoring zorgen, moeten hun oplossingen voor financieel beheer snel kunnen worden geschaald met het oog op extra juridische en rapportagevereisten, aanvullende activa, nieuwe verplichtingen op korte en lange termijn, meer gekwalificeerde leveranciers van goederen en diensten en een infrastructuur die de loonlijsten en het beleid voor medewerkers in verschillende landen aankan.

Plannen voor de workforce van de volgende generatie

De workforce van vandaag is wel zo'n beetje aan het pensioen toe en deze medewerkers worden nu vervangen door millenials, waardoor het aantrekken van de volgende generaties een hoge prioriteit wordt. Systemen voor financieel beheer moeten ook kunnen voldoen aan de verwachtingen van een digitale workforce, met een intuïtieve gebruikersinterface, gebruiksvriendelijk ontwerp en ingebouwde sociale media en andere sociale tools die millennials ruimschoots gebruiken.

De moderne software en oplossingen van Oracle voor financieel beheer

Oracle levert moderne oplossingen voor financieel beheer in de cloud waarmee organisaties de concurrentie kunnen aangaan in de digitale economie. Deze uitgebreide oplossingen bieden de volgende mogelijkheden:

  • Revolutionaire rapportage—Robuuste, real-time rapportage voor vooraf samengestelde en ad-hoc rapporten, en integratie van vooraf gebouwde oplossingen in Oracle EPM Cloud-toepassingen. Dankzij meer flexibele en nauwkeurige rapportage kunnen bedrijven veel meer produceren dan alleen onsamenhangende spreadsheets en gefragmenteerde rapporten, zodat ze sneller kunnen reageren en planning op ondernemingsniveau kunnen uitlijnen.
  • Een veilige en wereldwijde infrastructuur—Beveiliging op ambassadeniveau via een wereldwijde infrastructuur die eigendom is van, is ontworpen en wordt beheerd door Oracle, met behulp van geavanceerde datacenters die zijn gebaseerd op de in de branche toonaangevende Oracle-databases. De oplossingen voor financieel beheer van Oracle bieden volledige ondersteuning voor de vereisten van gegevensopslag in de respectievelijke landen.
  • Extreme schaalbaarheid—De cloudoplossingen van Oracle bieden schaalbaarheid in hoge volumes en met hoge snelheid. Tijdens het testen werden complexe verzamelingen financiële transacties gemeten met meer dan 360 miljoen transacties per uur.
  • Uitgebreid financieel beheer—Oracle biedt de meest uitgebreide financiële oplossingen die op de markt verkrijgbaar zijn, met toepassingen voor kerntaken voor de boekhouding en finance, onkostenbeheer, risicobeheer, compliance, direct en indirecte inkoop en projectportfoliomanagement (PPM).
  • Een intuïtieve gebruikservaring—Dankzij het moderne ontwerp en sociale tools levert Oracle een moderne gebruikservaring waarmee de productiviteit wordt geoptimaliseerd en samenwerking wordt aangemoedigd.
  • Complete bedrijfsoplossingen van A tot Z—Voorkom datasilo's, verkrijg dieper zakelijk inzicht en stel consistente workflows in de onderneming als geheel samen met native integratie van vooraf samengestelde oplossingen voor alle gemeenschappelijke bedrijfsfuncties, waaronder: human resources (HCM), supply chain management (SCM), productie, automatisering van het verkoopapparaat (CRM) en serviceondersteuning.
  • Best Practices—Oracle Modern Best Practice beslaat meer dan 180 bedrijfsprocessen en verbetert daarmee de financiële flexibiliteit. De Oracle-software voor financieel beheer speelt in op deze baanbrekende processen, zodat organisaties hun productiviteit kunnen versnellen, afsluittijden kunnen verkorten en realtime inzichten kunnen ontdekken.

Overwegingen over de cloud voor een beheeroplossing voor moderne finance

Naast de ontwerpprincipes die hierboven zijn genoemd, bestaan er drie operationele kernconcepten die de overstap van software voor financieel beheer van de locatie naar de cloud stimuleren. Dit zijn onder andere:

  • Software die werkt en geen extra werk geeft—De oude systemen voor financieel beheer vereisten veel onderhoud van personeel en consultants. Voor deze ERP- en EPM-pakketten op locatie moesten voortdurend bugs worden gecorrigeerd en moesten met zeer grote regelmaat patches en upgrades worden toegepast, zodat de software up-to-date en veilig kon worden gehouden. Met de software voor financieel beheer in de cloud wordt al het zware werk van het bijhouden, evalueren, installeren en testen van correcties de klanten uit handen genomen en overgelaten aan de leverancier. U hoeft dus niet langer voortdurend te werken aan het corrigeren van het systeem, maar het systeem werkt juist voortdurend voor u.
  • Dure afleidingen vermijden—Verouderde systemen kunnen vaak alleen draaiende worden gehouden met een grote investering van tijd, inzet en geld. Met financiële systemen in de cloud worden upgrades, noodherstel, vernieuwing van de hardware, back-ups en beheer van eigen code afgehandeld als onderdeel van de dienstverlening.
  • Weg met de behoefte aan shelfware—De oude praktijk van het aankopen van extra licenties voor toekomstige gebruikers en mogelijke projecten bestaat niet langer voor moderne software voor financieel beheer. Met het SaaS-abonnementsmodel van de cloud gebruiken bedrijven de licenties die ze nodig hebben en kunnen ze meer gebruikers of producten toevoegen naarmate ze doorgroeien. Kapitaaluitgaven voor shelfware is ook als zo'n IT-overblijfsel uit de computerpraktijken van de vorige eeuw.

De cloud is de drijvende kracht achter de systemen voor financieel beheer van de volgende generatie

Oplossingen voor financieel beheer hebben zich duidelijk ontwikkeld en aangepast aan de vereisten van de digitale wereld. En de cloud heeft in deze transformatie een cruciale rol gespeeld. De cloud heeft ERP en financiële oplossingen van eenvoudige boekhoudsoftware voor de backoffice verheven tot allesomvattende, missiekritieke, geïntegreerde oplossingen die zijn ontworpen met het oog op innovatie. Bedrijven krijgen steeds meer te maken met ontwrichtende krachten en concurrentiedruk, maar dankzij moderne systemen voor financieel beheer die voor deze nieuwe manier van werken zijn ontworpen, kunnen ze voor de toekomst grote financiële kracht bereiken.


Aan de slag met ERP