10 principais módulos de ERP e seus recursos

Mark Jackley | Estrategista de conteúdo | Fevereiro de 2023

O sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) é o coração de uma empresa atual. Os dados circulam pela empresa à medida que a equipe usa o sistema para executar transações comerciais comuns. Os insights fluem do sistema ERP para ajudar a medir o desempenho dos negócios e orientar a tomada de decisões.

A funcionalidade do ERP é organizada por recursos específicos, muitas vezes chamados de módulos. Esses módulos são projetados para atender a departamentos específicos de uma empresa – finanças, compras, cadeia de suprimentos e recursos humanos, por exemplo. As equipes responsáveis acessam uma plataforma central de ERP para que todos usem o mesmo sistema, criando uma visão compartilhada das operações de negócios e uma única fonte confiável de dados coletados em um repositório central.

O que são módulos de ERP?

Os módulos de ERP são simplesmente os componentes, ou recursos/processos de negócios, do seu sistema ERP. Esses módulos incluem funcionalidades que atendem principalmente ao back office da empresa, incluindo finanças e contabilidade, compras, planejamento de demanda e certas funções não financeiras, como recursos humanos. Algumas empresas adicionam funcionalidade de front-end, como gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) a seus sistemas ERP, permitindo que eles integrem a empresa de ponta a ponta. Com uma plataforma central e um banco de dados entre os departamentos, os usuários passam menos tempo compilando dados e mais tempo em tarefas estratégicas.

Módulos de ERP - Uma explicação

Embora os sistemas ERP sejam modulares, é importante entender que as empresas adotam abordagens variadas para comprar e adicionar módulos. Algumas empresas escolhem a abordagem “big bang” para sua implementação de ERP, o que significa que colocam todos os recursos de que precisam em funcionamento de uma só vez. Outras adotam uma abordagem em fases - lançando recursos de gerenciamento financeiro e, em seguida, talvez compras ou RH - guiadas por um plano de longo prazo para cada fase. Às vezes, as fases são implementadas por unidade de negócios ou região global, adicionando funcionalidades conforme necessário usando a mesma base. Outro exemplo é a atividade de fusões e aquisições: quando uma empresa adquire outra empresa, ela geralmente usa isso como um caso de negócios para uma implementação de ERP em fases.

Como um sistema ERP é executado em estruturas de dados bem definidas em um único banco de dados, os módulos conectados a ele funcionam de maneira semelhante. Não importa de que departamento venham, os dados são consistentes, baseados em definições comuns e experiências de usuário compartilhadas. Em vez do caos de processos de negócios díspares, há ordem e orquestração de processos.

10 principais módulos de ERP e o que eles fazem

A maioria das soluções de ERP começa com finanças e, em seguida, adiciona recursos extras, dependendo de suas prioridades, seu setor e condições variáveis. Aqui está uma lista dos 10 principais módulos de ERP, como eles podem ajudar sua organização e por que as empresas decidem usá-los.

Entre os 10 melhores módulos de ERP encontramos recursos humanos, gestão de riscos, compras, análises de ERP e gestão da cadeia de suprimentos.

1. Gerenciamento financeiro

O módulo de gerenciamento financeira é a base de um sistema ERP. Ao rastrear contas a pagar e a receber, além de ajudar a gerenciar o razão-geral, esse módulo coloca em foco sua situação financeira atual e suas perspectivas. Ele também gera e armazena balanços, recibos de pagamento e outros documentos financeiros importantes.

A automação desempenha um papel crucial. O módulo financeiro automatiza tarefas relacionadas a faturamento, pagamento de fornecedores, gerenciamento de despesas, gerenciamento de ativos e contabilidade de joint venture, entre outras funções. Por exemplo, o gerenciamento de caixa automatizado simplifica a análise de transações em dinheiro e melhora as previsões de fluxo de caixa. Sua equipe de contabilidade pode fechar os livros mais rapidamente, às vezes economizando uma semana ou mais, ao mesmo tempo em que cumpre as rígidas diretrizes de reconhecimento de receita. A automação do balanço fornece dados quase em tempo real para um panorama mais preciso da posição financeira da sua empresa.

2. Compras

O módulo de compras melhora sua capacidade de adquirir os produtos ou materiais necessários para fabricar ou vender mercadorias. Ele automatiza, rastreia e analisa cotações enquanto ajuda a preparar e enviar pedidos de compra. Usando uma lista de fornecedores aprovados, o módulo pode automatizar as compras de itens específicos, o que acelera o processo, impõe gastos compatíveis, melhora o relacionamento com fornecedores e, por fim, ajuda a aumentar a lucratividade.

Mais do que tudo, o módulo certo simplifica o processo de compras de ponta a ponta, além da maneira como você gerencia gastos e compras diretas de materiais e serviços. Com dados em tempo real usados em negociações com fornecedores e concessões de contratos, ele também pode identificar maneiras de consolidar seu poder de compra para que você possa garantir o menor custo enquanto reduz interrupções no fornecimento.

3. Gerenciamento de risco

Um módulo de conformidade e gerenciamento de risco usa inteligência artificial (IA) e machine learning para aprimorar os controles financeiros, permitindo que as equipes evitem vazamentos de dinheiro, atendam as demandas das auditorias e protejam-se contra riscos emergentes — tudo economizando horas de trabalho manual.

Com os recursos de gerenciamento de risco, você pode manter a conformidade ao automatizar processos, como relatórios de separação de tarefas (SoD) e concedendo e controlando o acesso do usuário. A automação também acelera as transações de auditoria para que você possa identificar rapidamente fraudes, erros e violações de políticas. Você também pode otimizar fluxos de trabalho para auditoria e conformidade com a Lei Sarbanes-Oxley (SOX), gerenciamento de riscos e planejamento de continuidade de negócios.

4. Gerenciamento de cadeia de suprimentos

Os módulos de gerenciamento de cadeia de suprimentos (Suply Chain Management - SCM) rastreiam como as e mercadorias são movimentadas em sua cadeia de suprimentos: de fornecedores e subfornecedores a fabricantes até distribuidores e varejistas ou consumidores. Eles permitem que você planeje com eficiência a demanda, o suprimento, o atendimento de pedidos e a produção em toda a sua empresa para reduzir as interrupções e minimizar os custos, garantindo que o estoque certo esteja disponível na hora certa e no lugar certos.

Caso em questão: os sistemas de gerenciamento de cadeia de suprimentos ajudam a determinar os níveis ideais de estoque e reabastecimento para cada local com base nas previsões de demanda, para que você possa evitar excessos ou faltas de estoque. E a automação economiza tempo e dinheiro em todos os processos da cadeia de suprimentos, como gerenciamento de pedidos, o que simplifica a captura, a liquidação e o atendimento ao cliente pós-venda.

Um módulo de cadeia de suprimentos também pode ajudar você a prever a demanda com recursos, como segmentação e machine learning, que ajudam a gerenciar a variabilidade. Tais capacidades constroem uma cadeia de suprimentos mais resiliente que pode resistir a mudanças de mercado e choques globais.

5. Gerenciamento de desempenho empresarial

Os módulos de gerenciamento de desempenho empresarial (Enterprise Performance Management - EPM) aprimoram os processos que ajudam seu plano de negócios, orçamento, previsão e relatório de desempenho. Eles permitem o planejamento conectado (em vez do planejamento antigo em silos), fornecendo uma visão unificada do planejamento financeiro, operacional e de linha de negócios. Esses módulos também usam automação para acelerar a geração de relatórios de resultados financeiros.

Por meio do uso de modelagem de cenários, planejamento de longo prazo e outros recursos, os módulos de EPM fornecem uma compreensão mais profunda dos custos e da lucratividade, ajudam a atingir as metas de receita e simplificam a reconciliação de contas e os relatórios tributários. Com o EPM, suas equipes estarão preparadas para modelar e planejar áreas-chave, como finanças, RH, cadeia de suprimentos e vendas.

6. Processo de manufatura

Com um módulo de manufatura, é mais fácil para sua empresa planejar e gerenciar execuções de produção. Isso inclui garantir que sua instalação tenha as matérias-primas disponíveis para atender à demanda, possa operar uma loja com eficiência e manter os custos baixos - tudo isso enquanto garante a qualidade dos produtos finais.

Os módulos atuais permitem executar manufatura de modo misto, para que você possa usar uma combinação de processos, como manufatura discreta e de processo, em vez de apenas um tipo. Isso ajuda você a diversificar seu portfólio e atrair novos clientes. Por exemplo, você pode usar a manufatura de processo para produzir uma linha de bebidas e usar a manufatura discreta, que se concentra em peças e montagem, para produzir garrafas e latas. Você também pode monitorar custos e variações por fábrica, acompanhar a produção em relação às previsões e comparar o fornecimento com a demanda prevista após calcular o tempo médio necessário para produzir um item.

7. Gerenciamento de relacionamento com o cliente

Os módulos de gestão de relacionamento com o cliente (Customer Relationship Management - CRM) ajudam você a gerenciar clientes, melhorando os processos de vendas e marketing, especialmente aqueles que dão suporte a leads de vendas. Esses módulos armazenam todas as informações sobre clientes atuais e potenciais, incluindo cada interação e histórico de compras, e oferecem dados de segmentação e recomendações direcionadas de vendas cruzadas.

Os recursos a serem procurados nos módulos de CRM incluem gerenciamento de contatos, histórico de comunicação, rastreamento de oportunidades ou leads, histórico de pedidos, emissão de tíquetes, criação de cotações e produtividade do agente de vendas. Mais importante ainda, seu módulo deve ajudar a rastrear os clientes desde o estágio inicial de marketing e por meio de uma cotação ou processo de vendas, culminando em uma venda e atendimento contínuo ao cliente.

Observação: nem todas as organizações ou fornecedores de ERP consideram o CRM um módulo de ERP. Alguns incluem apenas módulos mais relacionados à gestão financeira e outras atividades de back-office, enquanto outros têm uma visão mais ampla e incluem tarefas de front-office, como gerenciamento de relacionamento com clientes.

8. Recursos humanos

Um módulo de gerenciamento de capital humano (Human Capital Management - HCM) — às vezes chamado de gerenciamento de recursos humanos (Human Resources Management - HRM) — contém registros detalhados de todos os funcionários, incluindo avaliações de desempenho, descrições de cargos, seleção de benefícios e presença/folga. Como outros módulos de ERP, ele substitui as planilhas anuais com automação que reúne dados continuamente em toda a empresa, reduzindo dados duplicados e aumentando a precisão, um benefício importante devido à grande quantidade de dados de RH que a maioria das empresas possui.

Um módulo de recursos humanos automatiza tarefas, como escalas de trabalho, recrutamento e gerenciamento de remuneração. Com fácil colaboração em fluxos de trabalho internos, um módulo de RH pode se conectar aos dados de CRM para determinar bônus para representantes de vendas de forma muito mais fácil e precisa do que se feito manualmente.

9. Gerenciamento de projetos

Esse módulo otimiza o gerenciamento de projetos com ferramentas de visualização compartilhada que ajudam a rastrear cronogramas, orçamentos e recursos. Por exemplo, você pode ver vários planos de projeto em uma única exibição, o que permite alocar (e realocar) recursos com facilidade. Você pode montar a equipe de projeto certa usando filtros de pesquisa para funções, habilidades e localização. Você também pode gerenciar melhor os orçamentos ao padronizar a forma como monitora os custos em toda a empresa. Ferramentas avançadas de gerenciamento de projetos também ajudam a maximizar o fluxo de caixa, automatizando faturas de clientes e faturamento de projetos.

O uso de um módulo de gerenciamento de projetos é comum em indústrias com projetos intensivos, como construção e manufatura. Uma vez adequadamente implementados, os módulos de gerenciamento de projetos podem apoiar a conclusão do projeto no prazo, monitorar e controlar os custos, melhorar a precisão das estimativas e dos custos com base em serviços e otimizar o uso de pessoal e equipamentos.

10. Análises de ERP

Um módulo de análise de ERP ajuda os profissionais de finanças, compras e gerenciamento de projetos a entender os fatores que impulsionam a lucratividade, melhoram o uso do capital de giro e controlam as despesas comerciais.

A análise de ERP fornece insights de contabilidade geral sobre lucratividade e acelera o processo de cobrança, melhorando o fluxo de caixa. Também aprimora as contas a pagar, ajudando as equipes financeiras a rastrear os valores a serem pagos a fornecedores em dia e em atraso para determinar a urgência do pagamento. Esse módulo controla os gastos da empresa, identificando economia de custos e riscos financeiros. Por exemplo, ele permite que as equipes financeiras monitorem as despesas dos funcionários com mais precisão do que usando processos manuais tradicionais para identificar fraudes rapidamente e garantir a adesão às políticas de despesas.

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Escolha os módulos certos

Há apenas uma prática recomendada para orientar sua compra de módulos de ERP: selecione aqueles que melhor atendem às necessidades da sua organização. O mesmo tamanho não serve para todos quando se trata de ERP.

Quais módulos de ERP são padrão? Como esperado, as respostas variam de fornecedor para fornecedor. As funções financeiras principais sempre farão parte do pacote, enquanto outras, como vendas ou RH, podem ser vendidas separadamente. O preço dos módulos de ERP pode variar, mas normalmente os fornecedores on-premises oferecem uma licença por usuário. Os fornecedores de software como serviço (SaaS) geralmente cobram por mês ou por ano.

Às vezes, os provedores de ERP adaptam suas ofertas às indústrias. Por exemplo, um pacote de manufatura provavelmente conteria um módulo de cadeia de suprimentos e um pacote de varejo normalmente incluiria comércio eletrônico. Se a sua empresa vende mais produtos do que serviços, você desejará módulos para cadeia de suprimentos e gerenciamento de pedidos, entre outros recursos. Se você estiver em um setor de serviços, poderá adicionar um módulo de serviços profissionais para oferecer melhor suporte ao cliente. Os 10 módulos descritos nesta página são apenas um ponto de partida. Você pode não precisar de todos eles, pelo menos não imediatamente, mas um sistema ERP premium permite que você comece com a funcionalidade de que precisa no momento e adicione módulos para manter uma vantagem competitiva. Você também deseja um sistema que possa se adaptar à sua indústria, bem como aos desafios e oportunidades da sua organização.

Perguntas frequentes sobre módulos de ERP

Existem módulos de ERP obrigatórios?
Não exatamente, mas um módulo de gerenciamento financeiro é fundamental para qualquer sistema ERP. Embora seus módulos devam refletir os requisitos e o setor da sua empresa, eles também devem lidar com o essencial: gerenciamento financeiro, gerenciamento de caixa, balanço patrimonial e compras, para começar. Esses módulos são tão obrigatórios quanto os sistemas ERP. Você não compraria um carro sem um motor e, da mesma forma, não compraria um sistema ERP que não fornecesse dados financeiros para maximizar o crescimento da sua empresa.

Quais são os módulos básicos de um sistema ERP?
O gerenciamento financeiro é o módulo central, junto com outros módulos relacionados, como compras, cadeia de suprimentos e gerenciamento de desempenho empresarial. Você pode incrementar os módulos básicos com software mais especializado: vendas (CRM), recursos humanos ou análises.

Qual é o segredo para selecionar módulos de ERP?
Além de selecionar os módulos que atendem aos seus requisitos organizacionais, você deve pensar se faz sentido implementá-los todos de uma vez ou escaloná-los de acordo com suas prioridades. Outra dica é começar com um sistema ERP que seja flexível e escalável, permitindo que sua empresa mude e se transforme ao longo do tempo.

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