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什么是中小型企业 (SMB) ERP?

对于许多中小型企业 (SMB) 来说,评估企业资源计划 (ERP) 解决方案似乎是一项挑战任务。但这其实只归结于一个问题:您当前的系统支持您的业务目标吗?还是阻碍了您的前进步伐?

为了实现持续增长,中小型企业必须告别电子表格、本地软件解决方案和有限的云点解决方案。只有选择能够支持现代化财务和运营的 ERP,中小型企业才能在当今快节奏的全球化数字环境下突围而出。然而,什么是“现代化 ERP”?这种解决方案适合中小型企业吗?

战术干扰如何影响中小型企业的战略业务目标?

许多中小型企业的终极目标是要发展成为更大型的企业,这可能需要涉及收购、扩展到新的地区、国家或全球区域、增加或发展新产品或服务,以及采用其他分销方式或新的商业模式,如订阅或特许经营。大多数中型企业通过多管齐下的方法,结合了所有这些活动的多种组合来实现增长。但是,企业实现甚至有望超越增长目标的关键并非取决于所采取的行动计划,而是快速执行的能力。

然而,过时的企业应用和技术往往成为企业实现战略目标的绊脚石,消耗 IT 资源并影响员工的生产力。

例如,当中小型企业采用多个本地软件应用来运行业务时,IT 员工与合作伙伴需要花费大量时间处理重要但繁琐的任务,包括数据备份、灾难恢复计划和测试、安全修补以及无数更新和升级。这些任务将带来许多持续性的干扰,造成内部或外包 IT 部门无法专注完成有助于推动企业创新和业务发展的战略任务。

因此,越来越多中小型企业选择采用全面的“云优先”方案。借助 ERP 云应用,中小型企业可以将灾难恢复计划、数据管理、打补丁和更新任务以及大部分的 IT 战略任务转移给云供应商,让 IT 人才能够将更多时间专注于实现重要战略目标。同时,通过云优先的方法,供应商能够确保中小型企业的数据和系统全天候可用且安全,让企业发展无后顾之忧。

ERP 云作为竞争优势和均衡器

通过采用 ERP 云解决方案,中小型企业不仅可以将核心财务和运营活动从以战术为主转移到以战略为主,还可以获得另外两大优势:

1. 比其他中小型企业更具竞争力

当中小型企业使用云应用执行核心业务任务时,他们的团队就可以更加重视和专注于实现增长目标,并在与其他中小型企业同行竞争时享有优势。

2. 缩短与大型企业的差距

中小型企业通常会追逐由大型企业主导的市场份额或商业理念,而这些大型企业中许多已通过使用云应用进行了业务转型。大型企业没有构建本身的技术栈,而是在 IT 基础设施上节省开支,使业务更加精简、敏捷和安全。通过云优先方法,中小型企业可以利用大型竞争对手目前使用的相同应用和基础设施。如果这些大型企业尚未采用云应用,那么中小型企业还将获得另一个竞争优势。

中小型企业 ERP 的业务挑战和机遇

中小型企业面临与大型同行相同的财务和人才压力。然而,中小型企业以不同的方式衡量问题并进行优先级排序,因为其下游目标专注于获得市场份额、利用创新来发展服务和产品、快速扩展地域并提供颠覆性产品与服务,同时招聘和雇用优秀人才和其他资源。与较大型的竞争对手相比,保护利润率和避免现金流问题对中小型企业来说仍然很重要,因为它们可支配的财务和人力资源较少,但优先关注的是增长、灵活性和创新。

对中小型企业而言,收入和成本固然会带来业务压力,但如何实现预期增长才是重中之重。为什么?这是因为长期的成功对中小型企业来说尤其重要。虽然增长对任何企业来说都是一种积极的信号,但中小型企业正在打下扎实的基础,通过创新来快速扩展业务并增加市场份额。因此,避免错误才是关键,运营风险可能会导致企业错失良机。有鉴于此,中小型企业也需要拥有合适的后端 IT 系统,以支持其未来的增长计划。

ERP 云对于任何专注于增长的中小型企业而言都是至关重要的。大多数企业,尤其是中小型企业的资本支出拨款有限。如果采用云优先的 ERP 计划,中小型企业就可以通过月度预算的运营支出模式提供财务和运营功能,并随业务增长进行扩展和按需使用这些功能。这意味着中小型企业可以通过按需支付 ERP 费用来发展业务,而无需进行涉及有限且高昂前期资本支出的本地系统部署或管理,从而将资本支出用于对新设备、新增设施和专注于实现中小型企业增长目标的研发活动进行关键投资。当需要资本支出来升级具有大量自定义、集成和数据冲突的过时本地系统时,这一点变得更加重要。

此外,中小型企业在有效共享财务信息方面也面临挑战。中小型企业会计系统的基础流程通常依赖手动、纸质和电子表格,这种缺乏协作的财务流程导致业务职能脱节。但如果中小型企业使用 ERP 云来实现运营转型,财务流程就会变得更加精简。更重要的是,ERP 云为整个企业的会计和数据建立了单一可信源,助力中小型企业在使用不同财务系统的同侪和大型竞争对手中脱颖而出。

在瞬息万变的业务环境中,生成预构建报告以及轻松创建即席输出不是可有可无的“锦上添花”,而是对财务管理系统软件的基本要求。随着对深度数据分析、信息可视化、更高的操作可见性和叙述性报告的需求日益增长,企业很快就发现,其 ERP 软件解决方案需要与企业绩效管理 (EPM) 解决方案等的高级报告系统轻松地进行协作。

然而,中小型企业的腾云之旅看起来令人生畏,因为许多中小型企业的增长有时会比预期来得更快,使企业难以精准地确定如何高效使用 ERP 云。

全面的云解决方案提供的功能远远超出可追根溯源到上个世纪的优秀本地系统。好消息是,由于软件即服务(或 SaaS)应用具有过多特性和功能,很少企业(无论规模大小)从一开始就使用完整的 ERP 云解决方案套件;大多数企业都是根据需要逐步添加功能。

对于中小型企业来说,由于企业用户希望甚至是要求工作应用可以类似甚至是超越个人生活中的体验,因此,不断变化的客户需求也是一股颠覆性的力量。在这方面,现代 ERP 云为中小型企业提供了另一个明显的业务优势。ERP 云通常采用与桌面和移动应用相同的现代消费者体验设计,因此,中小型企业可立刻为员工和客户提供更好的用户体验。

九个迹象表明您的 ERP 系统无法支持增长

人工智能、机器学习、聊天机器人和流程自动化等新一代技术正在改变财务运营方式。当您迁移至基于云的 ERP 系统时,您可以通过访问这些技术的功能来提高效率和改进决策。

但是您怎么知道您当前的 ERP 系统不是为增长而构建的呢?请回答以下有关企业当前后台财务和运营环境的问题,了解现有 ERP 是否阻碍了您的前进步伐:

1. 数据是否需要下载并手动重新输入到其他系统,尤其是 Excel 电子表格中?
2.业务部门是否信任数据,是否存在单一可信数据源?
3.决策是否因数据受到质疑或无法实时查看而停滞不前?
4.电子表格使用量是否超过了您当前的 ERP 系统?
5.关账是否需要很长时间(数周而不是数天)?
6.您的团队能否支持新的收入模式或计划、预算和预测方法?
7.您的 ERP 系统是否由不同供应商的多个内部或第三方集成的单点解决方案拼凑而成?
8.客户体验投诉是否在增加?
9.您是否正面对以下任何问题:ERP 系统支持的成本飙涨?对您当前 ERP 产品的支持终结了?您很快需要对 ERP 进行升级?

中小型企业 ERP 的目标

对大多数中小型企业而言,增长和市场份额固然是它们全神贯注的首要目标,但到目前为止却不是唯一的目标;另一个重要顾虑是盈利能力。中小型企业经常通过规模和数量来实现利润增长,然而,它们仍必须了解所有产品和服务成本、严格管理费用、评估直接和间接采购程序和流程,并通过持续的预测、计划和分析来处理既定预算。

随着移动访问、电商、大数据和人工智能等新实践开始在竞争激烈的商业环境中盛行,中小型企业已无法承受落后的代价。因此,打造现代化业务系统是中小型企业的一项持续责任,因为采用新技术让企业能够在瞬息万变的市场中保持竞争力。

此外,客户服务对每一家中小型企业来说同样重要。企业在实现盈利增长的同时保持时时更新的现行系统,有助于为中小型企业的业务提供框架和治理。借助现代化的软件系统,企业可以采用客户至上的方法,在制定决策和投资策略时考虑到客户需求。服务客户的方式因企业而异,但通常是品牌、产品、服务和/或企业在其行业中可能具备的一些独特功能组合。

面向中小型企业的 ERP 关键成功要素

现代 ERP 系统是怎么样的?它应该具备哪些特定功能?这些一般都是中小型企业在选择合适的现代 ERP 系统时所面对的问题。对此,以下是现代 ERP 系统应该具备的关键功能。对于任何专注于获得强劲财务绩效和业务增长的中小型企业来说,这些功能为企业部署现代 ERP 提供了很好的起点:

  • 具备核心财务应用,包括总账、应付账款 (AP) 和应收账款 (AR),并基于账户、资产负债表、损益报告、客户订购到收款 (OTC) 周期以及供应商采购到付款 (P2P) 来跟踪费用。
  • 实施先进的流程,用于集成项目管理、劳动力管理和人力资源基础的其他解决方案。
  • 提供清晰的可审计系统,帮助管理产品成本核算、维护 KPI 和报告的通用存储库,以及通过基于角色的员工系统访问来控制安全性。
  • 具备监控合规性、数据质量和所有系统状态的功能。
  • 可帮助实现运营、客户服务、物流、财务和销售之间的跨职能流程和标准化程序,以进行跨部门的实时协作。
  • 财务可以根据需要与客户关系管理、电商、客户和供应商自助服务门户、计划和预算、业务分析、订单管理、供应链计划、制造和其他功能原生集成。

中小型企业 ERP 软件解决方案

企业决定对 ERP 系统进行变更或升级的原因有很多,首先是能够充分利用新增功能。

随着业务增长,中小型企业必须添加 ERP 系统的功能,从而处理更多交易量、应对更快的信息速度以及新的流程要求。其次是易于使用,这是吸引员工的关键因素;意味着 ERP 解决方案必须能够在完成工作的同时简单易用且直观。

视业务产品而定,中小型企业还必须具备能够实现盈利和增长这两个关键业务目标的灵活性,因为灵活性对于企业资源计划解决方案及其部署同样重要。

简而言之,如果某个 ERP 系统已经无法满足您企业的当前业务需求,就是时候要做出改变了。在这种情况下,企业必须重新考量他们整个 IT 和系统策略,以便成功实现他们的目标。对此,由能够满足增长和提供集成支持的供应商提供的 ERP 云是切实可行的理想解决方案。面对各异的选项,企业应该在作出选择时专注于灵活性和安全性,这才是明智的做法。

中小型企业财务解决方案

企业通常从财务解决方案开始采用 ERP 系统。就像大型企业,中小型企业需要一种方法,以便根据账户、资产负债表、损益表生成和总帐功能来跟踪成本。中小型企业初期采用的四个常见 ERP 流程包括应付账款、应收账款、总账和薪资。应付账款和应收账款是中小型企业用于连接客户和供应商的两个流程。应收账款涵盖客户端的订单到收款流程,从接受订单、交付产品或服务、计费到向客户收取款项。应付账款则管理与供应商的交易处理。

应付账款是采购到付款或寻源到结算流程的关键,涉及向供应商订购货物或服务,包括接收、发票处理和付款。总账是任何会计系统的命脉。

在中小型企业财务管理中日益重要的其他解决方案领域还包括费用管理、采购、库存和项目管理。

管理和功能应用

除了常见的财务应用,中小型企业的 ERP 系统还应该包括基本的管理和功能应用。

核心 HR 功能也是某些 ERP 系统的一部分;这是中小型企业初期可能外包的另一个领域。随着业务增长,企业可能会寻找能够与其 ERP 良好集成的 HR 解决方案。

企业可以使用基本的劳动力管理软件来预测劳动力和工作量需求、定义和分配计划以满足业务目标、捕获工时、缺勤和其他劳动数据、跟踪员工对计划和生产率的遵守情况;同时符合劳动法和工资标准。然而,随着人工管理和报告需求日趋复杂,企业的下一步应该是选择采用劳动力管理或与 ERP 系统集成的工时与人工管理解决方案。

此外,各规模企业还争相采用人才云解决方案。它不仅可以改善招聘,还可以提升有助于保留员工的整体员工体验,这一点变得越来越重要。这些员工管理解决方案提高了企业对全面应用的需求,以帮助实现跨招聘、入职、职业发展、薪资和福利的协同工作。

基本操作控制流程

除了财务会计和管理应用,中小型企业更有可能采用的还有许多与控制、流程、可见性和集成相关的其他功能。

中小型企业的首要目标一般上是实现增长,然而,盈利和成本控制仍然很重要。如果不了解所涉及的成本,中小型企业就无法自信地运营,也无法在对成本缺乏了解和控制的情况下生存。

借助基于云的 ERP 解决方案,中小型企业可以获得一个集成的业务系统,从而为企业提供完整且可审计的记录系统并构建单一信息源。ERP 云解决方案能够消除数据孤岛和断开的流程,以促进沟通与协作。按需提供面向绩效指标和 KPI 的中央存储库强化了这种方法。此外,企业还可以根据个人的角色和职责,通过向合适的人提供信息来实现控制,因为确保合适的人员能够访问所需的信息至关重要,以便他们能够及时做出明智的决策。

随着企业发展壮大,确保渠道到位以促进信息流动是非常重要的。ERP 解决方案集成了运营、客户服务、物流、销售和财务等不同部门。各个部门可使用通用的数据模型来实现紧密集成,从而有效减少之前存在数据孤岛之间的验证和错误更正所浪费的时间。这样就可以加快信息流,并改进部门之间的协作。

为什么要选择 ERP 云?

中小型企业领导在评估 ERP 系统应该具备的功能以更好地管理财务和运营时,初次观点会根据每位员工的背景、培训、纪律和业务角色而有所不同。尽管如此,中小型企业在评估现代 ERP 解决方案的选项时通常会得出相同的结论,那就是基于云的 ERP 方法是合适的解决方案。ERP 云解决方案可在一个平台上跨多个部门实现标准化,帮助企业在合并旧有和优秀解决方案时解决所面临的集成问题。

此外,ERP 云还简化了财务职能内部以及不同业务部门的集成。不仅如此,基于云的 ERP 还可以直接触达客户,为提供客户喜好的自助功能奠定了基础。

中小型企业需要具备可按需扩展的敏捷性,因此通常选择云端技术,因为它提供可轻松扩展的 ERP 解决方案。此外,迁移到云还消除了管理本地 ERP 系统的大部分成本。中小型企业需要一个可以轻松集成并免除昂贵升级成本的解决方案,同时为所有数据提供持续的工业级安全功能。

同样重要的是,ERP 云解决方案可减少将 IT 人员限制在“确保正常运转”方面的需求。这样,中小型企业就可以利用其 IT 资源专注于市场增长和其他业务计划等更策略性的任务。

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