Co to jest budżetowanie od zera (ZBB)?
Budżetowanie od zera (ang. zero-based budgeting, ZBB) to technika budżetowania, w ramach której należy uzasadnić wszystkie wydatki przypadające na nowy okres lub rok, zaczynając od zera — nie należy zaczynać od poprzedniego budżetu i go dostosowywać.
ZBB jest wysoce skutecznym narzędziem planowania biznesowego, które pomaga firmie zidentyfikować i wyeliminować niepotrzebne koszty, utrzymać kontrolę nad wydatkami i skupić się na inicjatywach przynoszących wysokie zyski.
Budżetowanie, łącznie z ZBB, jest taktyczną realizacją planu strategicznego firmy. Aby zrealizować cele finansowe i operacyjne zawarte w planie strategicznym, organizacja musi przełożyć swój plan długoterminowy na szczegółowy zestaw oczekiwanych przychodów i wydatków, które można mierzyć w celu śledzenia efektywności. Zestaw ten można udoskonalać i dostosowywać, tak aby firma była na dobrej drodze do osiągnięcia pożądanych rezultatów biznesowych.
Budżety przede wszystkim wzmacniają poczucie odpowiedzialności, powodując, że decyzje finansowe podejmowane są w sposób rozsądny. Pomagają firmom przewidywać zyski, dostrzegać potencjalne problemy i identyfikować nowe możliwości, dzięki czemu liderzy finansowi mogą dokonywać niezbędnych zmian.
Budżetowanie od zera a tradycyjne budżetowanie
| Tradycyjne budżetowanie | Budżetowanie od zera (ZBB) |
|---|---|
| Na podstawie budżetu z poprzedniego roku | Rozpoczęcie od zera |
| Na podstawie poprzednich poziomów wydatków | Wymaga nowego uzasadnienia wydatków |
| Zorientowanie na rachunek kosztów | Zorientowane na decyzje |
| Uzasadnienie zazwyczaj nie jest wymagane | Wymagane jest uzasadnienie kosztów i korzyści |
| Zarząd decyduje o wydatkach | Zarząd linii biznesowej proponuje wydatki |
| Mniejsza przejrzystość i wolniejszy czas reakcji | Większa przejrzystość i szybszy czas reakcji |
| Powtarzalne | Skłaniające do myślenia |
Typowy proces budżetowania polega na przełożeniu długofalowej strategii na roczne plany operacyjne, które są przekazywane do działów finansowych i operacyjnych oraz linii biznesowych. W ten sposób informacje o celach finansowych docierają do każdej linii biznesowej w całej organizacji. Cele mogą być finansowe i dopasowane pod względem operacyjnym. Niektóre przykłady obejmują budżety przychodów i kosztów, koszty badań i rozwoju, wydatki na marketing, koszty i przychody związane z projektami oraz wydatki kapitałowe.
Proces budżetowania wymaga analizy i porównania rzeczywistych oraz oczekiwanych wyników finansowych w celu określenia sposobu alokacji wydatków organizacji, który umożliwi osiągnięcie założonych celów budżetowych.
W przypadku tradycyjnego budżetowania proces prognozowania przychodów i wydatków firmy na nadchodzący rok opiera się zazwyczaj na poprzednim budżecie, który jest wykorzystywany do przewidywania, analizowania i śledzenia przychodów, wydatków, zysków oraz przepływów środków pieniężnych. Tradycyjne budżetowanie zakłada stopniowe zwiększanie wydatków w stosunku do poprzednich budżetów, np. o 2%, natomiast w przypadku budżetowania od zera wymagane jest uzasadnienie zarówno starych, jak i nowych wydatków. W ramach tradycyjnego budżetowania analizowane są tylko nowe wydatki, natomiast ZBB rozpoczyna się od zera i wymaga uzasadnienia nie tylko nowych, ale także starych, powtarzających się wydatków.
Metoda budżetowania od zera została opracowana w latach 70. przez Pete'a Pyhrra, byłego kierownika działu księgowości w firmie Texas Instruments. Pierwotnym celem ZBB była pomoc organizacjom w redukcji kosztów i promowanie odpowiedzialności finansowo-rozliczeniowej.
W przypadku budżetowania od zera co roku budżet zaczyna się od nowa. Każda linia biznesowa w organizacji jest analizowana pod kątem swoich potrzeb i kosztów z pominięciem wydatków historycznych. Kluczową różnicą jest uzasadnienie: budżety przygotowywane od zera wymagają dokonania weryfikacji każdego wydatku na początku cyklu budżetowego, a linie biznesowe muszą uzasadnić potrzebę i wpływ każdej pozycji przed zatwierdzeniem finansowania.
Każda pozycja budżetowa jest analizowana bez uwzględnienia danych z ostatniego okresu jako punktu odniesienia. Każda pozycja jest dokładnie oceniana w celu określenia, czy poszczególne programy, usługi lub działania zostaną rozszerzone, utrzymane, zredukowane lub usunięte. Kierownicy muszą uwzględnić wszystkie elementy budżetu i zidentyfikować opłacalne, istotne i ograniczające koszty obszary.
ZBB można zastosować do każdego rodzaju kosztów: wydatków kapitałowych, wydatków operacyjnych, wydatków na badania i rozwój (R&D), a nawet kosztów własnych sprzedaży (COGS).
Zalety budżetowania od zera
ZBB ma wiele zalet w porównaniu z tradycyjnym budżetowaniem. Ma złą reputację narzędzia służącego do całkowitego cięcia kosztów, ale tak naprawdę pomaga w dostosowaniu wydatków pod kątem możliwości generowania większych przychodów. ZBB oferuje szereg korzyści, w tym niższe koszty, elastyczność budżetu i strategiczną realizację celów. Kiedy każdy wydatek jest dokładnie analizowany, priorytetem stają się działania generujące największe przychody. Wydatki są często zmniejszane, ponieważ ZBB pomaga zapobiegać niewłaściwej alokacji zasobów, do której dochodzi, gdy na przestrzeni czasu budżet rośnie w sposób przyrostowy.
Wyzwania związane z budżetowaniem od zera
Choć ZBB może być skuteczną strategią budżetowania, może być również dość trudne do wdrożenia. Ponieważ budżety tworzone są od podstaw, proces ten jest znacznie bardziej czasochłonny niż tradycyjne budżetowanie. Niezamierzonym skutkiem wdrożenia ZBB jest to, że może ono prowadzić do przedkładania krótkoterminowych oszczędności nad długoterminowe korzyści. Starając się zminimalizować koszty, można pominąć niektóre kluczowe wydatki, np. na badania i rozwój lub długoterminowe projekty strategiczne.
Najlepsze praktyki w zakresie budżetowania od zera
Przyjęcie strategicznego podejścia
ZBB to więcej niż tylko cięcie kosztów. Jest to niezbędny krok pozwalający uwolnić zasoby i fundusze potrzebne do realizacji inicjatyw rozwojowych. Pracując z liderami linii biznesowych, można zidentyfikować nadmierne wydatki i dokonać realokacji tych zasobów na rzecz bardziej strategicznych zadań.
Wybór właściwej platformy planowania
Aby czerpać korzyści z budżetowania od zera, niezbędne jest nowoczesne oprogramowanie do planowania i budżetowania. Rozwiązania do planowania oparte na chmurze, które wykorzystują sztuczną inteligencję i uczenie maszynowe, mogą pomóc kierownikom podejmować najlepsze decyzje w oparciu o dane. Sama baza do modelowania to za mało — rozwiązanie do planowania i budżetowania powinno także obejmować inteligentne dane dotyczące planowania i specjalnie opracowane funkcje z zakresu planowania predykcyjnego, budżetowania opartego na czynnikach rozwoju, rozbudowanego modelowania scenariuszy typu „co-jeżeli”, środowiska sandbox, budżetowania oddolnego i odgórnego, zatwierdzeń oraz przepływów pracy. Funkcje te powinny być dostępne w formie najlepszych praktyk.
Korzystanie z połączonego planowania
Wcześniej wystarczało planowanie na poziomie linii biznesowych, ale obecnie nacisk kładzie się na połączone i ciągłe planowanie w całym przedsiębiorstwie. Zakłócenia stały się codziennością, w związku z czym plany są tworzone w taki sposób, aby można je było stale zmieniać, udoskonalać i korygować. Skuteczni dyrektorzy finansowi współpracują z działami sprzedaży, marketingu, kadr i operacyjnymi, aby szybciej podejmować decyzje, korzystając z połączonych, dokładnych i aktualnych informacji. W tym nowym świecie planowanie połączonego przedsiębiorstwa to nie tylko najlepsza praktyka — to konieczność.
Korzyści biznesowe płynące z modelu ZBB
Budżetowanie od zera może zapewnić znaczne oszczędności i poprawę efektywności, ale to znacznie więcej niż tylko budowanie budżetu od podstaw. ZBB ma na celu budowanie i promowanie kultury zarządzania kosztami i odpowiedzialności. Dzięki funkcjom zarządzania rentownością i kosztami, sprawozdawczości narracyjnej oraz modelowania scenariuszy ZBB pomaga Twojej firmie zająć się zadaniami o najwyższym priorytecie i zmienić dotychczasowy sposób działania. Dzięki uzyskanym oszczędnościom liderzy biznesowi mogą skupić się na wprowadzaniu zmian niezbędnych do nadążania za potrzebami klientów, nowymi konkurentami i wahaniami gospodarczymi.
Przede wszystkim ZBB umożliwia przedsiębiorstwom identyfikację obszarów, w których można zaoszczędzić koszty, wykorzystanie tych oszczędności do realizacji bardziej strategicznych celów oraz napędzanie zrównoważonego wzrostu.