O Que é o ERP?

Definição de planeamento de recursos empresariais (ERP)

Planeamento de recursos empresariais (ERP) refere-se a um tipo de software que as organizações utilizam para gerirem atividades comerciais quotidianas, como, por exemplo, contabilidade, compras, gestão de projetos, gestão e conformidade de riscos e operações da cadeia de fornecimento. Um conjunto de soluções ERP completo também inclui gestão de desempenho da empresa, software que ajuda a planear, orçamentar, prever e reportar sobre os resultados financeiros de uma organização.

Os sistemas ERP conjugam e definem toda uma panóplia de processos empresariais e permitem o fluxo de dados entre eles. Ao recolher os dados de transações partilhadas de uma organização a partir de várias fontes, os sistemas ERP eliminam a duplicação de dados e proporcionam a integridade dos mesmos, com uma só fonte de verdade.

Atualmente, os sistemas ERP são cruciais para gerir milhares de negócios de todas as dimensões e em todos os setores. Para estas empresas, o ERP é tão indispensável como a eletricidade que permite acender a luz.

O que é um sistema ERP?

Como podem estas soluções gerir as atividades comerciais quotidianas das organizações, como, por exemplo, contabilidade, finanças, compras, gestão de projetos, cadeia de fornecimento e produção.

Os sistemas de planeamento de recursos empresariais são completos e integrados, on-premises ou na cloud, gerindo todos os aspetos de um negócio de produção ou de distribuição. Além disso, os sistemas ERP suportam todos os aspetos da gestão financeira, recursos humanos, gestão da cadeia de fornecimento e produção, com a sua função contabilística principal.

Os sistemas ERP também oferecem transparência nos seus processos de negócio completos, controlando todos os aspetos da produção, logística e finanças. Estes sistemas integrados funcionam como o hub central de um negócio para o fluxo de trabalho e os dados globais, permitindo que vários departamentos acedam aos mesmos.

Os Sistemas ERP e o software suportam várias funções em toda a empresa, médias ou pequenas empresas, incluindo personalizações para o mercado.

Qual é a diferença entre o ERP e o sistema de gestão financeira?

Embora o termo "sistema de gestão financeira" seja muitas vezes utilizado quando se descreve o software ERP, o sistema de gestão financeira e o ERP não são a mesma coisa. O sistema de gestão financeira refere-se a um subconjunto de módulos no ERP.

O sistema de gestão financeira são as funções de negócio relacionadas com o departamento financeiro de uma organização e inclui módulos para contabilidade financeira, contabilidade de razões subsidiários, hub contabilístico, contas a pagar e a receber, gestão de proveitos, faturação, subvenções, gestão de despesas, gestão de projetos, gestão de ativos, contabilidade de joint venture e cobranças.

O software do sistema de gestão financeira utiliza capacidades de geração de relatórios e sistemas de análise para cumprir os requisitos de geração de relatórios dos órgãos diretivos, como a International Financial Reporting Standards Foundation (IFRS), o Financial Accounting Standards Board (FASB) para Princípios Contabilísticos Geralmente Aceites nos Estados Unidos (GAAP), bem como para outros países (HGB na Alemanha e PCG em França, por exemplo).

Para as organizações públicas, o software do sistema de gestão financeira tem de ser capaz de produzir demonstrações financeiras periódicas para os reguladores, como a US Securities and Exchange Commission (SEC) (com relatórios como trimestralmente 10-Q e anual 10-K), a European Securities and Markets Authority (ESMA) e outros. Para estes tipos de relatórios financeiros, é utilizada uma ferramenta de relatórios narrativos. A pessoa que, em última análise, é responsável pelo sistema de gestão financeira é o CFO.

Apesar de a gestão financeira tratar de uma área de negócio, o ERP engloba uma grande diversidade de processos de negócio - incluindo o sistema de gestão financeira. O software ERP pode incluir capacidades para compras, gestão da cadeia de fornecimento, inventário, produção, manutenção, gestão de encomendas, gestão de projetos, logística, gestão do ciclo de vida do produto, gestão de riscos, gestão do desempenho da empresa (EPM), gestão de recursos humanos/gestão de capital humano.

O ERP também é integrado com aplicações front-office para criar visualizações holísticas dos clientes, incluindo soluções de gestão de relações com clientes (CRM). Além disso, as aplicações ERP baseadas na cloud são muitas vezes incorporadas com tecnologias de próxima geração, como a Internet of Things (IoT), o blockchain, a IA, a aprendizagem automática e os assistentes digitais. Estas tecnologias avançadas disponibilizam dados e capacidades que não só melhoram as muitas funções tradicionais do ERP, como também criam novas oportunidades para aumentar a eficiência, novos serviços e insights mais aprofundados em toda a empresa. Como os sistemas ERP são abrangentes em toda uma empresa, a sua gestão envolve muitas vezes uma parceria com o CFO, bem como com o CIO, COO e outros líderes executivos chave.

As aplicações ERP baseadas na cloud são muitas vezes incorporadas com tecnologias de próxima geração, como a Internet of Things (IoT), blockchain, IA, aprendizagem automática e assistentes digitais.

Princípios básicos do ERP

Os sistemas ERP são concebidos em torno de uma estrutura de dados definida comum (esquema), que normalmente tem uma base de dados comum. Isto ajuda a garantir que as informações utilizadas em toda a empresa são normalizadas e baseadas em definições comuns e experiências do utilizador. Estas estruturas essenciais são depois interligadas com os processos de negócio impulsionados pelos fluxos de trabalho entre os departamentos de negócios (por exemplo, finanças, recursos humanos, engenharia, marketing e operações), sistemas de ligação e as pessoas que as utilizam. Dito em palavras simples, o ERP é o veículo para integrar pessoas, processos e tecnologias numa empresa moderna.

Por exemplo: considere uma empresa que constrói automóveis através da aquisição de peças e componentes a vários fornecedores. Pode utilizar um sistema ERP para controlar a requisição e compra destes produtos e garantir que cada componente em todo o processo, da compra ao pagamento, utiliza dados uniformes e limpos ligados a fluxos de trabalho da empresa, processos de negócio, geração de relatórios e sistemas de análise.

Quando o ERP é devidamente implementado nesta empresa de produção automóvel, um componente, por exemplo, "pastilhas de travão da frente", é uniformemente identificado por nome, tamanho, material, origem, número de lote, número de peça do fornecedor, número de série, custo e especificação, juntamente com uma variedade de outros artigos descritivos e orientados por dados.

Uma vez que os dados são vitais para todas as empresas modernas, o ERP facilita a recolha, organização, análise e distribuição destas informações a cada indivíduo e sistema que necessita dele para desempenhar melhor o seu papel e responsabilidade.

O ERP também garante que estes campos e atributos de dados sejam agregados na conta correta na contabilidade geral da empresa, para que todos os custos sejam devidamente controlados e representados. Se as pastilhas de travão da frente tiverem sido designadas por "travões dianteiros" num sistema informático (ou talvez num conjunto de folhas de cálculo), "pastilhas de travão" noutro sistema e "pastilhas dianteiras" num terceiro, seria difícil para a empresa de fabrico automóvel determinar o montante gasto anualmente em pastilhas de travão da frente e se deveria mudar de fornecedor ou negociar uma melhor fixação de preços.

Um princípio chave do ERP é a recolha centralizada de dados para distribuição alargada. Em vez de existirem várias bases de dados autónomas, com um inventário infinito de folhas de cálculo desligadas, os sistemas ERP vêm trazer a ordem ao caos, para que todos os utilizadores desde o CEO até aos administrativos do departamento de contas a pagar—possam criar, armazenem e utilizar os mesmos dados derivados através de processos comuns. Com um repositório de dados seguro e centralizado, todos dentro da organização podem estar confiantes de que os dados estão corretos, atualizados e completos. A integridade dos dados é assegurada para todas as tarefas executadas na organização, desde o relatório financeiro trimestral, até um simples relatório de contas a receber, sem necessidade de utilizar folhas de cálculo, com a respetiva tendência para erros.

O valor empresarial do ERP

É impossível ignorar o impacto do ERP no atual mundo dos negócios. Com os dados e os processos das empresas reunidos em sistemas ERP, o negócio pode alinhar diferentes departamentos e melhorar os fluxos de trabalho, resultando numa poupança final significativa. Exemplos de benefícios comerciais específicos:

• Perspetiva geral do negócio melhorada a partir de informações em tempo real geradas por relatórios
• Reduza os custos operacionais através de processos de negócio e melhores práticas simplificados
• Colaboração avançada de utilizadores a partilhar dados em contratos, requisições e ordens de compra
• Eficiência melhorada através de uma experiência de utilizador comum transversal a várias funções do negócio e da gestão de processos de negócio
• Infraestrutura coerente do back office ao front office, com todas as atividades comerciais com o mesmo aspeto e sensação
• Taxas de adoção de utilizadores mais elevadas a partir de uma experiência e design de utilizador comum
• Risco reduzido através de uma melhor integridade dos dados e controlos financeiros
• Custos mais baixos de gestão e operacionais através de sistemas uniformes e integrados

Uma breve história do ERP

Das fichas em papel até aos dispositivos móveis
A história do ERPtem mais de 100 anos. Em 1913, o engenheiro Ford Whitman Harris desenvolveu aquilo que passou a ser conhecido por modelo EOQ (sigla da expressão inglesa Economic Order Quantity e que em português pode ser traduzido por Quantidade Económica de Encomenda), um sistema de produção baseado em papel para programação da produção. Durante décadas, o modelo EOQ foi a norma de produção. O fabricante de ferramentas Black and Decker mudou o jogo em 1964, quando se tornou a primeira empresa a adotar uma solução de planeamento de necessidades de material (MRP) que combinou conceitos de EOQ com um computador de mainframe.

O MRP continuou a ser a norma de produção até o planeamento de recursos de produção (Manufacturing Resource Planning, ou MRP II) ter sido desenvolvido em 1983. O MRP II eram "módulos" como um componente chave da arquitetura do software, e tinha integrados componentes de produção nuclear, nomeadamente compras, faturas de materiais, agendamento e gestão de contratos. Pela primeira vez, diferentes tarefas de produção estavam integradas num sistema comum. O MRP II também representava uma visão convincente da forma como as organizações podiam utilizar em seu proveito o software para partilhar e integrar dados da empresa e impulsar a eficiência operacional através de um melhor planeamento da produção, de uma redução do inventário e de menos desperdício (refugo). À medida que a tecnologia informática ia evoluindo nas décadas de 70 e 80, foram desenvolvidos conceitos semelhantes ao MRP II, que permitiam também tratar outras atividades comerciais além da produção, incorporando as finanças, a gestão das relações com os clientes e os dados de recursos humanos. Por volta de 1990, os analistas de tecnologia já tinham um nome para esta nova categoria de software de gestão de negócios — planeamento de recursos empresariais.

Modelos de implementação do ERP: de on-premises para a cloud

O passado do ERP: dos anos 90 ao novo milénio
Desde os anos 90 até ao início do século XXI, a adoção do ERP cresceu rapidamente. Ao mesmo tempo, os custos da implementação de um sistema ERP começaram a subir. O hardware necessário para gerir o software estava normalmente nas instalações da empresa, com máquinas grandes numa sala de servidor. Tanto o hardware como as licenças de software exigiram investimentos de capital e perdiam o respetivo valor ao longo de 5 a 10 anos. Adicionalmente, as organizações quase sempre queriam personalizar os respetivos sistemas ERP para satisfazer as suas necessidades específicas, resultando numa despesa adicional de consultores de software e formação.

Entretanto, a tecnologia ERP estava a evoluir para adotar a Internet, com novas funções e funcionalidades, como, por exemplo, sistemas de análise incorporados. Com o passar do tempo, muitas organizações descobriram que os respetivos sistemas ERP existentes on-premises não conseguiam manter-se a par das exigências de segurança modernas ou das tecnologias emergentes, como os smartphones.

Cloud ERP - Um novo modelo de distribuição de ERP

Software-as-a-Service (SaaS)
Introduzir o modelo Software-as-a-Service (SaaS) para o ERP. Quando fornecido como um serviço na cloud, o software ERP é executado numa rede de servidores remotos em vez de numa sala de servidor de uma empresa. O fornecedor da cloud corrige, gere e atualiza o software várias vezes por ano, em vez de uma atualização dispendiosa a cada 5 a 10 anos com um sistema on-premises. A cloud pode reduzir as despesas operacionais (OpEx) e as despesas de capital (CapEx) porque elimina a necessidade de as empresas comprarem software e hardware ou contratarem mais técnicos de informática. Em vez disso, estes recursos podem ser investidos em novas oportunidades de negócio e a organização está sempre atualizada no software ERP mais recente. Os funcionários podem mudar a foco da gestão da TI para tarefas mais valorizadas, tais como inovação e crescimento.

7 Razões para mudar para uma solução ERP cloud

Para empresas de todas as dimensões, incluindo empresas e pequenas e médias empresas, torna-se possível retirar os sistemas on-premises e deslocar-se totalmente para a cloud simultaneamente. Ou, pelo menos, não é algo que estão confortáveis em fazer numa curta janela de desenvolvimento. Entretanto, manter o rumo com um ERP on-premises, ignorando todas as vantagens do planeamento de recursos empresariais como uma solução na cloud, também não é um caminho ideal. Por que motivo deve ponderar utilizar aplicações na cloud para substituir ou aumentar o sistema on-premises?

Começar a utilizar o Oracle ERP

As organizações sempre lutaram para equilibrar os custos e a complexidade tradicionais do ERP, tendo em conta a necessidade de funcionalidades e flexibilidade personalizadas, ao mesmo tempo que respondem às exigências do negócio. Veja e fique a saber como o Oracle ERP Cloud cria equipas ligadas, dados unificados e insights em tempo real para ajudar a sua equipa financeira e a si a tomar decisões de negócio informadas. Com o ERP fornecido como um serviço na nuvem, a sua organização pode estar preparada para o futuro e superar a mudança.

Um dos benefícios do modelo SaaS é que o software é mantido atualizado com as funcionalidades, funções e melhores práticas mais recentes. Os fornecedores do Cloud ERP fazem regularmente atualizações (com frequência mensal, no caso da Oracle). Isto significa que as novas e revolucionárias tecnologias emergentes, como a IA, assistentes digitais, aprendizagem automática, blockchain, realidade aumentada e Internet of Things (IoT), ficam disponíveis para os subscritores a uma cadência regular.

Com o acesso a estas novas tecnologias, as organizações podem melhorar rapidamente as respetivas melhores práticas empresariais à medida que o software ERP evolui. Podem automatizar processos que utilizam para requerer uma intervenção manual pesada, como a reconciliação de contas financeiras. Além disso, os utilizadores obtêm uma compreensão abrangente e em tempo real das atividades empresariais não apenas no front office, mas também em armazéns, nas fábricas e em qualquer lugar da empresa. Este conhecimento está então prontamente à disposição de cada funcionário apropriado nos respetivos dispositivos móveis, incluindo smartphones e tablets.

Criado para a era digital, o atual ERP Cloud engloba dispositivos móveis, redes sociais, análise e as mais recentes tecnologias emergentes. Sem elas, a organização não avança.

Perguntas mais frequentes sobre ERP

O que é o ERP em termos simples?
ERP significa planeamento de recursos empresariais. É um sistema de software que inclui todas as ferramentas e processos necessários para gerir uma empresa de sucesso, incluindo RH, produção, cadeia de fornecimento, finanças, contabilidade e muito mais.

Quais são os 3 tipos comuns de ERP?
Os três tipos mais comuns de ERP são ERP on-premises, baseado na cloud e híbrido. Um sistema ERP on-premises é executado na localização no servidor de uma empresa, enquanto o ERP baseado na cloud opera num servidor remoto de terceiros. O ERP híbrido é uma combinação de ambos, muitas vezes com um ERP on-premises na sede e sistemas ERP baseados na cloud em subsidiárias.

Qual seria um exemplo de ERP?
Um exemplo de ERP seria os sistemas ERP específicos do setor que cumprem os requisitos específicos desses tipos de negócio e oferecem capacidades específicas do setor como o planeamento de materiais e a gestão de registos de produção especializados. Uma vez que estes sistemas oferecem funcionalidades personalizadas, as empresas não têm de efetuar demasiada personalização ou integrar-se com muitas outras ferramentas externas.