Ce este ERP?

Definiția planificării resurselor companiei (ERP)

Planificarea resurselor întreprinderii (Enterprise resource planning – ERP) se referă la un tip de software pe care organizațiile îl utilizează pentru a gestiona activitățile de afaceri cotidiene, cum ar fi contabilitatea, aprovizionarea, managementul proiectelor, managementul riscurilor și conformitatea, precum și operațiunile lanțului de distribuție. O suită ERP completă include, de asemenea, enterprise performance management (managementul performanțelor organizației), un software care vă ajută să planificați, să creați bugete, să anticipați și să raportați rezultatele financiare ale unei organizații.

Sistemele ERP unesc o multitudine de procese de afaceri și permit fluxul de date între acestea. Prin colectarea datelor tranzacționale partajate ale unei organizații din mai multe surse, sistemele ERP elimină duplicarea datelor și oferă integritatea datelor printr-o singură sursă veridică.

În prezent, sistemele ERP sunt esențiale pentru gestionarea a mii de afaceri de toate dimensiunile, din toate domeniile. Pentru aceste companii, ERP este indispensabil precum este energia electrică pentru iluminat.

Ce este un sistem ERP?

Cum pot aceste soluții să gestioneze activitățile de zi cu zi ale organizațiilor, cum ar fi contabilitatea, finanțele, achizițiile publice, managementul proiectelor, lanțul de aprovizionare și producția.

Sistemele de planificare a resurselor întreprinderii sunt platforme complete și integrate, fie la locație, fie în cloud, care administrează toate aspectele unei afaceri bazate pe producție sau distribuție. În plus, sistemele ERP sprijină toate aspectele legate de managementul financiar, resursele umane, managementul lanțului de aprovizionare și producția, împreună cu funcția de contabilitate de bază.

Sistemele ERP vor oferi, de asemenea, transparență în întregul proces de afaceri prin urmărirea tuturor aspectelor legate de producție, logistică și finanțe. Aceste sisteme integrate acționează ca un hub central al unei întreprinderi pentru fluxul de lucru și date de la un capăt la altul, permițând accesul diverselor departamente.

Sistemele și software-ul ERP susțin mai multe funcții în cadrul întreprinderilor mari, mijlocii sau mici, inclusiv adaptări pentru domeniul dvs. de activitate.

Care este diferența dintre ERP și operațiunile financiare?

Deși termenul „financiare” este folosit adesea pentru a descrie software-ul ERP, operațiunile financiare și ERP nu sunt identice. Operațiunile financiare se referă la un subset de module din cadrul ERP.

Operațiunile financiare sunt funcțiile corelate cu departamentul financiar al unei organizații, incluzând module pentru contabilitate, contabilitatea subregistrelor, centrul de contabilitate, datoriile și creanțele, gestionarea veniturilor, facturare, granturi, gestionarea cheltuielilor, gestionarea proiectelor, gestionarea activelor, contabilitatea în joint venture și colecții.

Software-ul financiar utilizează capacități de raportare și analiză pentru a respecta cerințele de raportare ale organismelor de conformitate, cum ar fi International Financial Reporting Standards Foundation (IFRS), Financial Accounting Standards Board (FASB), pentru Principiile contabile general acceptate din Statele Unite (GAAP), precum și din alte țări (HGB în Germania și PCG în Franța, de exemplu).

Pentru organizațiile publice, software-ul financiar trebuie să poată produce rapoarte financiare periodice pentru autoritățile de reglementare, cum ar fi Comisia SUA pentru valori mobiliare și schimburi (SEC) (cum ar fi raportul trimestrial 10-Q și cel anual 10-K), Autoritatea Europeană pentru Valori Mobiliare și Piețe (ESMA) și altele. Pentru aceste tipuri de rapoarte financiare, este utilizat un instrument de raportare narativă. Persoana responsabilă pentru aspectele financiare este directorul financiar (CFO).

În timp ce finanțele se referă la un domeniu al afacerii, ERP include o gamă largă de procese ale activității, inclusiv cele financiare. Software-ul ERP poate include funcții pentru achiziții, managementul lanțului de aprovizionare, inventar, producție, întreținere, managementul comenzilor, managementul proiectelor, logistică, managementul ciclului de viață al produselor, managementul riscurilor, managementul performanțelor companiei (EPM), resurse umane/managementul capitalului uman.

ERP se integrează, de asemenea, cu aplicațiile de front-office pentru a crea o viziune holistică asupra clienților, inclusiv cu ajutorul soluțiilor de management al relațiilor cu clienții (CRM). În plus, aplicațiile ERP bazate pe cloud sunt adesea integrate cu tehnologii de ultimă generație, cum ar fi Internet of things (IoT), blockchain, AI, machine learning și asistenții digitali. Aceste tehnologii avansate oferă date și capabilități care nu doar îmbunătățesc multe funcții ERP tradiționale, dar creează și noi oportunități pentru o eficiență sporită, noi servicii și informații mai detaliate într-o companie. Deoarece sistemele ERP sunt peste tot într-o companie, gestionarea acestora implică adesea un parteneriat cu directorul financiar (CFO), precum și cu directorul IT (CIO), directorul de operațiuni (COO) și alți membri importanți ai conducerii.

Aplicațiile ERP bazate pe cloud sunt adesea integrate cu tehnologii de ultimă generație, cum ar fi Internet of Things (IoT), blockchain, AI, machine learning și asistenții digitali.

Elementele de bază ale ERP

Sistemele ERP sunt create în jurul unei structuri (scheme) de date unice, definite, care pornește, de obicei, de la o bază de date comună. Acest lucru contribuie la asigurarea faptului că informațiile utilizate în întreprindere sunt normalizate și bazate pe definiții și experiențe comune ale utilizatorilor. Aceste construcții de bază sunt apoi interconectate cu procesele de afaceri bazate pe fluxurile de lucru din cadrul departamentelor de activitate (de exemplu, finanțe, resurse umane, inginerie, marketing și operațiuni), conectând sistemele și persoanele care le utilizează. Pe scurt, o soluție ERP este un mijloc de integrare a persoanelor, proceselor și tehnologiilor dintr-o organizație modernă.

De exemplu: să analizăm o companie care fabrică mașini și se aprovizionează cu piese și componente de la mai mulți furnizori. Ar putea să utilizeze un sistem ERP pentru a urmări solicitarea și achiziționarea acestor bunuri și pentru a se asigura că fiecare componentă din cadrul întregului proces de la aprovizionare la plată utilizează date uniforme și exacte, conectate de fluxurile de lucru ale întreprinderii, la procesele de afaceri, la raportare și la analiză.

Atunci când soluția ERP este implementată în mod corespunzător în cadrul acestei companii de automobile, de exemplu, o piesă numită „plăcuțe de frână față” este identificată uniform prin numele piesei, mărimea, materialul, sursa, numărul lotului, numărul piesei la furnizor, numărul de serie, costul și specificațiile, împreună cu mulțime de alte elemente descriptive, bazate pe date.

Deoarece datele sunt cel mai important element al tuturor companiilor moderne, soluția ERP facilitează colectarea, organizarea, analizarea și distribuirea acestor informații către fiecare persoană și sistem care are nevoie de acestea, pentru a-și îndeplini cel mai bine rolul și responsabilitățile.

Soluția ERP vă asigură, de asemenea, că aceste câmpuri de date și atribute se înscriu în contul corect din registrul general al companiei, astfel încât toate costurile să fie urmărite și reprezentate corespunzător. Dacă plăcuțele de frână față au fost denumite „frâne față” într-un singur sistem software (sau poate într-un set de foi de calcul), „plăcuțe de frână” în altul și „plăcuțe frn.” în cel de-al treilea, ar putea fi dificil pentru compania de automobile să afle care sunt cheltuielile anuale pentru plăcuțe de frână față și dacă ar trebui să schimbe furnizorii sau să negocieze un preț mai bun.

Principiul de bază al soluțiilor ERP este colectarea centralizată a datelor pentru distribuție la scară largă. În locul mai multor baze de date unice, cu inventare nesfârșite de foi de calcul deconectate, sistemele ERP organizează haosul, astfel încât toți utilizatorii, de la directorii executivi la personalul administrativ, pot crea, stoca și utiliza aceleași date derivate prin procese comune. Printr-un depozit de date centralizat și sigur, orice angajat din cadrul organizației poate avea încredere că datele sunt corecte, actualizate și complete. Integritatea datelor este asigurată pentru orice activitate efectuată la nivelul organizației, de la declarații financiare trimestriale la rapoarte privind creanțele restante, fără a se baza pe foi de calcul predispuse la erori.

Valoarea ERP pentru afaceri

Este imposibil să ignorați impactul ERP în lumea afacerilor din prezent. Deoarece datele și procesele enterprise sunt corelate în sistemele ERP, afacerile pot alinia departamente separate și pot îmbunătăți fluxurile de lucru, rezultatul fiind economii semnificative la rezultatele finale. Exemple de beneficii specifice pentru afaceri:

• Date de afaceri mai bune extrase din informațiile în timp real generate de rapoarte
• Costuri operaționale mai mici prin procese de afaceri fluidizate și cele mai bune practici
• Colaborare îmbunătățită prin partajarea datelor de către utilizatori pentru contracte, solicitări și comenzi de achiziționare.
• Eficiență îmbunătățită printr-o experiență comună a utilizatorilor din cadrul mai multor funcții de afaceri și procese de afaceri bine definite
• Consecvență la nivelul infrastructurii, de la back-office la front-office, printr-o abordare comună a tuturor activităților de afaceri
• Rate de adoptare de către utilizatori mai ridicate printr-o experiență și un design comun pentru utilizatori
• Riscuri reduse prin intermediul integrității îmbunătățite a datelor și al controalelor financiare
• Costuri reduse pentru management și operații prin sisteme uniforme și integrate

O scurtă istorie a ERP

De la documente pe hârtie până la dispozitive mobile
Istoricul ERP datează de peste 100 de ani. În 1913, inginerul Ford Whitman Harris a creat modelul economic order quantity (EOQ), un sistem de fabricație pe suport de hârtie folosit la planificarea producției. Timp de câteva decenii, EOQ a fost etalonul din domeniul producției. Toolmaker Black and Decker a schimbat regulile jocului în 1964, devenind prima companie care a adoptat soluția material requirements planning (MRP), combinând conceptele EOQ cu un computer mainframe.

MRP a rămas etalonul în producție până la dezvoltarea planificării resurselor de producție (manufacturing resource planning) (denumit MRP II), în 1983. MRP II conținea „module” în forma unor componente software arhitecturale esențiale dar și componente de bază integrate pentru producție, inclusiv achiziții, devize pentru materiale, planificare și gestionare a contractelor. Pentru prima dată, diferite activități de producție au fost integrate într-un sistem comun. MRP II oferea și o viziune cuprinzătoare asupra modului în care organizațiile utilizau software-ul pentru a partaja și integra datele enterprise totodată puteau spori eficiența operațională, obținând o planificare mai bună a producției, inventare cu volum redus și mai puține pierderi (rebuturi). Datorită evoluției tehnologiei computerelor în anii 1970 și 1980, conceptele similare cu MRP II au fost dezvoltate pentru a gestiona activități de afaceri care nu mai țineau doar de producție, integrarea finanțelor, relațiile cu clienții și datele privind resursele umane. Până în 1990, analiștii în tehnologie au găsit un nume pentru această categorie nouă de software pentru gestionarea afacerilor – și anume enterprise resource planning.

Modelele de implementare a soluției ERP: de la on-premises până la cloud

Istoria ERP: din anii '90 până în noul mileniu
Din anii '90 până la începutul secolului al XXI-lea, ritmul adoptării ERP a crescut rapid. În același timp, au crescut tot mai mult și costurile de implementare a unui sistem ERP. Hardware-ul necesar pentru a rula software-ul era, de obicei, la sediul companiei, cu mașini mari într-o cameră de servere. Atât hardware-ul, cât și licențele software necesitau investiții de capital și se amortizau pe parcursul a 5-10 ani. În plus, organizațiile au dorit aproape întotdeauna să personalizeze sistemele ERP, pentru a se potrivi nevoilor lor specifice, ceea ce implică o cheltuială suplimentară pentru consultanță software și formare.

Între timp, tehnologia ERP evolua, utilizând internetul, prin funcții și caracteristici noi, cum ar fi analizele integrate. Odată cu trecerea timpului, multe organizații au descoperit că sistemele ERP on-premises nu puteau ține pasul cu cerințele moderne de securitate sau cu tehnologiile emergente, cum ar fi telefoanele smartphone.

ERP Cloud – Un nou model de livrare a ERP

Software-as-a-service (SaaS)
Aici intră în scenă cloudul, adică modelul de livrare software-as-a-service (SaaS) pentru ERP. Atunci când software-ul ERP este livrat ca serviciu în cloud, acesta se execută pe o rețea de servere la distanță, în locul unei camere de servere a companiei. Furnizorul de cloud oferă corecții, gestionează și actualizează software-ul de mai multe ori pe an, în locul unui upgrade costisitor o dată la 5-10 ani ca în cazul unui sistem on-premises. Cloudul poate reduce atât cheltuielile operaționale (OpEx), cât și cheltuielile de capital (CapEx), deoarece elimină necesitatea companiilor de a cumpăra software și hardware sau de a angaja personal IT suplimentar. Aceste resurse pot fi investite în noi oportunități de afaceri, iar organizația dispune de cel mai recent software ERP, actualizat întotdeauna. Angajații pot să nu se mai concentreze pe gestionarea infrastructurii IT, ocupându-se mai bine de activitățile cu valoare adăugată, precum inovațiile și dezvoltarea.

7 motive pentru a trece la o soluție ERP Cloud

Pentru afacerile de toate dimensiunile, inclusiv pentru întreprinderi mici și mijlocii, renunțarea la sistemele locale și trecerea în întregime la cloud dintr-o dată nu sunt posibile. Sau, cel puțin, nu este un proces confortabil de efectuat într-o fereastră simplă pentru dezvoltare. Între timp, menținerea cursului cu un ERP on-premises, ignorând toate avantajele planificării resurselor companiei, ca o soluție în cloud, nu mai este varianta ideală. De ce ar trebui să luați în considerare utilizarea aplicațiilor cloud pentru a înlocui sau a vă consolida sistemul local?

Începeți cu Oracle ERP

Organizațiile s-au străduit întotdeauna să echilibreze costurile ridicate și complexitatea sistemelor ERP tradiționale cu nevoia de caracteristici personalizate și de flexibilitate, îndeplinind totodată cerințele companiei. Vizionați și aflați cum Oracle ERP Cloud oferă echipe conectate, date unificate și informații statistice în timp real pentru a vă ajuta pe dvs. și pe echipa dvs. financiară să vă asigurați că sunt luate cele mai bune decizii de afaceri. Cu o soluție ERP livrată ca serviciu în cloud, organizația dvs. poate fi pregătită pentru viitor și poate fi cu un pas înaintea schimbării.

Unul dintre avantajele modelului SaaS este faptul că software-ul este actualizat în permanență cu cele mai recente caracteristici, funcții și cele mai bune practici. Furnizorii de servicii ERP Cloud implementează actualizări în mod regulat (în cazul Oracle, cu o frecvență lunară). Acest lucru înseamnă că cele mai noi și mai revoluționare tehnologii emergente - cum ar fi inteligența artificială, asistenții digitali, machine learning, blockchain, realitatea augmentată și Internet of Things (IoT) - devin disponibile pentru abonați în mod regulat.

Având acces la aceste tehnologii noi, organizațiile pot îmbunătăți rapid cele mai bune practici ale afacerii, pe măsură ce software-ul ERP evoluează. Ei pot să automatizeze procesele care necesita numeroase intervenții manuale, cum ar fi reconcilierea conturilor financiare. În plus, utilizatorii obțin o înțelegere cuprinzătoare, în timp real, a activităților de afaceri ale întreprinderilor, nu la nivel front office, ci și în depozite sau în atelierele de producție și în orice alt punct din întreaga întreprindere. Aceste cunoștințe devin disponibile imediat pe dispozitivele mobile, inclusiv pe smartphone-uri și pe tablete, pentru toți angajații având roluri corespunzătoare.

Fiind creat pentru epoca digitală, cloudul ERP din prezent cuprinde tehnologiile mobile, sociale, de analiză, precum și cele mai recente tehnologii emergente. Fără acestea, nicio organizație nu poate avansa.

Întrebări frecvente despre ERP

Ce este ERP în termeni simpli?
Acronimul „ERP” se referă la enterprise resource planning (planificarea resurselor organizaţiei). Este un sistem software care include toate instrumentele și procesele necesare pentru a conduce o companie de succes, inclusiv resurse umane, producție, lanț de aprovizionare, finanțe, contabilitate și multe altele.

Care sunt cele 3 tipuri principale de ERP?
Cele mai obișnuite trei tipuri de ERP sunt cele de tip on-premises, cele bazate pe cloud și cele hibride. Un sistem ERP on-premise rulează la fața locului, pe serverele unei companii, în timp ce un sistem ERP bazat pe cloud funcționează pe un server terț, la distanță. ERP hibrid este o combinație între cele două, adesea cu un ERP local la sediul central și sisteme ERP bazate pe cloud la filiale.

Ce reprezintă un exemplu de ERP?
Un exemplu de ERP este reprezentat de sistemele ERP specifice industriei, care îndeplinesc cerințele specifice pentru acele tipuri de afaceri și oferă capacități specifice industriei, cum ar fi planificarea materialelor și gestionarea înregistrărilor de producție specializate. Deoarece aceste sisteme oferă astfel de caracteristici personalizate, întreprinderile nu trebuie să facă prea multă personalizare sau să se integreze cu multe alte instrumente externe.