Čo je to ERP?

Definícia plánovania podnikových zdrojov (ERP)

Enterprise resource planning (ERP) označuje typ softvéru, ktorý organizácie používajú na správu každodenných obchodných činností, ako je účtovníctvo, zásobovanie, riadenie projektov, riadenie rizík a dodržiavanie predpisov a operácie dodávateľského reťazca. Úplný balík ERP navyše zahŕňa softvér enterprise performance management (EPM), ktorý pomáha pri plánovaní a vytváraní rozpočtu, predpovediach a výkazoch finančných výsledkov organizácie.

Systémy ERP prepájajú celý rad obchodných procesov, aby medzi nimi umožnili tok údajov. Vďaka zberu zdieľaných údajov o transakciách organizácie z rôznych zdrojov eliminujú systémy ERP duplicitu údajov a zaisťujú ich integritu pomocou jediného zdroja spoľahlivých informácií.

V dnešnej dobe zohrávajú systémy ERP kľúčovú úlohu pri správe tisícok firiem všetkých veľkostí a zo všetkých odvetví. Pre tieto spoločnosti je systém ERP rovnako nenahraditeľný ako elektrická energia, ktorá zaisťuje osvetlenie.

Čo je to systém ERP?

Ako môžu tieto riešenia riadiť každodenné obchodné činnosti organizácie, ako je účtovníctvo, financie, obstarávanie, riadenie projektov, zásobovací reťazec a výroba.

Systémy plánovania podnikových zdrojov sú kompletné, integrované platformy, či už lokálne, alebo v cloude, ktoré spravujú všetky aspekty podniku pôsobiaceho v oblasti výroby alebo distribúcie. Systémy ERP navyše podporujú všetky aspekty finančného riadenia, ľudských zdrojov, riadenia dodávateľského reťazca a výroby prostredníctvom hlavnej účtovnej funkcie.

Systémy ERP okrem toho zabezpečia transparentnosť celého pracovného procesu sledovaním všetkých aspektov výroby, logistiky a financií. Tieto integrované systémy predstavujú hlavné centrum podniku pre komplexný tok činností a dáta, ktoré umožňuje prístup k rôznym oddeleniam.

Systémy a softvér ERP podporujú viaceré funkcie v celom podniku, stredne veľké alebo malé firmy, vrátane prispôsobení pre vaše odvetvie.

Aký je rozdiel medzi ERP a finančnými službami?

Hoci termín „finančné služby“ sa často používa pri opise softvéru ERP, finančné služby a ERP nie sú to isté. Finančné služby predstavujú podmnožinu modulov v rámci ERP.

Finančné služby sú podnikové funkcie súvisiace s finančným oddelením organizácie a zahŕňajú moduly na finančné účtovníctvo, účtovanie v knihe analytickej evidencie, účtovné centrum, záväzky a pohľadávky, riadenie výnosov, fakturáciu, granty, riadenie výdavkov, riadenie projektov, správu majetku, účtovníctvo spoločného podniku a inkaso.

Softvér Financials využíva možnosti vykazovania a analýzy na dosiahnutie súladu s požiadavkami riadiacich orgánov na vykazovanie, ako je napríklad Medzinárodná nadácia pre štandardy finančného výkazníctva (IFRS), Rada pre finančné účtovné štandardy (FASB) pre všeobecne prijaté účtovné zásady v Spojených štátoch (GAAP), ako aj pre iné krajiny (napríklad HGB v Nemecku a PCG vo Francúzsku).

Pre verejné organizácie musí mať softvér Financials možnosť vytvárať pravidelné finančné výkazy pre regulačné orgány, napríklad pre Komisiu pre cenné papiere a burzu (SEC) (so správami ako štvrťročný výkaz 10-Q a ročný výkaz 10-K), Európsky orgán pre cenné papiere a trhy (ESMA) a ďalšie úrady. Pre tieto typy finančných zostáv sa využíva nástroj naratívne vykazovanie. Osoba, ktorá je v konečnom dôsledku zodpovedná za finančné služby, je CFO.

Zatiaľ čo finančné služby riešia jednu oblasť podnikania, ERP zahŕňa širokú škálu podnikových procesov – vrátane financií. Softvér ERP môže zahŕňať nástroje na nákup, riadenie dodávateľského reťazca, zásoby, výrobu, údržbu, riadenie objednávok, riadenie projektov, logistiku, riadenie životného cyklu produktov, riadenie rizík, riadenie výkonu podniku (EPM), riadenie ľudských zdrojov/ľudského kapitálu.

Riešenie ERP sa integruje aj so zákazníckymi aplikáciami a vytvára tak holistický pohľad na zákazníkov vrátane riešení riadenia vzťahov so zákazníkmi (CRM). Cloudové aplikácie ERP sú navyše často začlenené do technológií novej generácie, ako je internet vecí (IoT), blockchain, umelá inteligencia, strojové učenie a digitálni asistenti. Tieto pokročilé technológie poskytujú údaje a funkcie, ktoré nielen vylepšujú mnohé tradičné funkcie ERP, ale aj vytvárajú nové príležitosti na zvýšenie efektivity, nové služby a hlbší prehľad v rámci podniku. Keďže systémy ERP sú komplexné naprieč celým podnikom, ich riadenie často zahŕňa partnerstvo s CFO, ako aj CIO, COO a ďalšími kľúčovými vedúcimi pracovníkmi.

Cloudové aplikácie ERP sú často začlenené do technológií novej generácie, ako je internet vecí (IoT), blockchain, umelá inteligencia, strojové učenie a digitálni asistenti.

Základy ERP

Systémy ERP sú navrhnuté na základe jednej definovanej dátovej štruktúry (schémy), ktorá má zvyčajne zdieľanú databázu. To pomáha zaistiť, aby boli informácie používané v celom podniku normalizované a založené na spoločných definíciách a používateľských skúsenostiach. Tieto základné konštrukty sa potom prepoja s obchodnými procesmi riadenými pracovnými postupmi naprieč obchodnými oddeleniami (napr. financie, ľudské zdroje, strojárstvo, marketing, prevádzka), ktoré prepájajú systémy a používateľov. Jednoducho povedané, ERP je nástrojom na integráciu ľudí, procesov a technológií v modernej firme.

Predstavte si napríklad spoločnosť, ktorá montuje automobily z dielov a komponentov nakúpených od viacerých dodávateľov. Môže využívať systém ERP na sledovanie požiadaviek a nákupu tohto tovaru a aj na zabezpečenie, aby každá súčasť procesu od nákupu po platbu využívala jednotné a čisté údaje spojené s integrovanými podnikovými pracovnými postupmi, obchodnými procesmi, vykazovaním a analýzou.

Pokiaľ sa systém ERP u tohto výrobcu automobilov správne zavedie, bude napríklad diel „predné brzdové doštičky“ jednotne označená názvom dielu, veľkosťou, materiálom, zdrojom, číslom šarže, číslom dielu od dodávateľa, výrobným číslom, nákladmi a špecifikáciami, spoločne s množstvom ďalších popisných a údajových položiek.

Pretože sú údaje životne dôležitým aktívom každej modernej spoločnosti, uľahčuje systém ERP zhromažďovanie, organizáciu, analýzu a distribúciu týchto informácií každému jednotlivcovi a systému, ktorý ich potrebuje na to, aby čo najlepšie plnil svoju úlohu.

Systém ERP navyše zaisťuje, aby tieto dátové polia a atribúty prešli na správny účet v hlavnej účtovnej knihe spoločnosti (napríklad na účet „brzdové doštičky“). Tým je zaistené riadne sledovanie a evidencia všetkých nákladov. Ak by sa predné brzdové doštičky nazývali „prednými brzdami“ v jednom softvérovom systéme (alebo napríklad v súbore tabuliek), „brzdovými doštičkami“ v inom systéme a „prednými doštičkami“ v treťom, bolo by pre výrobcov automobilov ťažké zistiť, koľko prostriedkov sa každoročne vynakladá na predné brzdové doštičky a či je potrebné zmeniť dodávateľa alebo vyrokovať lepšie ceny.

Kľúčovým princípom systémov ERP je centrálny zber údajov na širokú distribúciu. Namiesto niekoľkých samostatných databáz s veľkým množstvom neprepojených tabuliek systémy ERP prinášajú poriadok, aby všetci používatelia od generálneho riaditeľa až po účtovníka mohli vytvárať, ukladať a používať rovnaké údaje získané zo spoločných procesov. Vďaka zabezpečenému a centralizovanému úložisku údajov má každý človek vo firme istotu, že sú dáta správne, aktuálne a úplná. Integrita údajov sa zabezpečí pre každú úlohu vykonávanú v organizácii, či už ide o štvrťročnú finančnú správu, alebo jediný príjmový výkaz, bez toho aby ste sa museli spoliehať na tabuľky, v ktorých sa môžu vyskytnúť chyby.

Obchodná hodnota ERP

Význam systémov ERP v dnešnom svete obchodu možno len ťažko prehliadnuť. Podnikové údaje a procesy sa prepájajú do systémov ERP a podniky tak môžu spojiť samostatné oddelenia a zlepšiť pracovné postupy. Vďaka tomu zaistia výrazné celkové úspory. Príklady konkrétnych obchodných výhod:

• Zlepšený obchodný prehľad vďaka informáciám v reálnom čase generovaným z výkazov
• Nižšie prevádzkové náklady vďaka efektívnejším obchodným procesom a osvedčeným postupom
• Dokonalejšia spolupráca používateľov, ktorí zdieľajú údaje pri zmluvách, požiadavkách a nákupných objednávkach
• Vyššia efektivita prostredníctvom spoločného používateľského prostredia naprieč mnohými obchodnými funkciami a dobre definovanými obchodnými procesmi
• Konzistentná infraštruktúra od oddelení podpory až po kontaktné centrum, s jednotným vzhľadom všetkých rozhraní obchodných činností
• Vyššia miera priaznivého prijatia používateľmi na základe jednotného používateľského prostredia a vzhľadu
• Nižšie riziko vďaka lepšej integrite údajov a riadeniu financií
• Nižšie náklady na riadenie a prevádzku vďaka jednotným a integrovaným systémom

Stručná história ERP

Od papierových kariet po mobilné zariadenia
počiatky ERP siahajú vyše 100 rokov do minulosti. V roku 1913 vyvinul techník Ford Whitman Harris systém, ktorý sa preslávil ako model EOQ – systém plánovania výroby založený na papierových záznamoch. Celé desaťročia bol systém EOQ štandardom vo výrobe. Výrobca nástrojov Black and Decker situáciu zmenil v roku 1964, keď ako prvý podnik nasadil riešenie MRP, ktoré kombinovalo koncepty systému EOQ a sálový počítač.

Systém MRP zostal výrobným štandardom až do chvíle, kedy bol v roku 1983 vyvinutý systém plánovania výrobných zdrojov nazvaný MRP II. Systém MRP II obsahoval moduly, ako boli kľúčové komponenty softvérovej architektúry a integrované centrálne výrobné komponenty, určené okrem iného na nákup, fakturáciu materiálov, plánovanie a správu zmlúv. Prvý raz sa do spoločného systému integrovali rôzne výrobné úlohy. Systém MRP II ponúkal navyše lákavý spôsob, akým mohli organizácie využiť softvér na zdieľanie a integráciu podnikových údajov a súčasne podporiť efektívnosť výroby vďaka lepšiemu plánovaniu výroby, zníženiu skladových zásob a menšiemu množstvu odpadu. S vývojom počítačových technológií v 70. a 80. rokoch 20. storočia sa vyvíjali koncepty podobné MRP II, ktoré boli navrhnuté na zvládnutie obchodných aktivít presahujúcich výrobu a s cieľom začleniť financie, riadenie vzťahov so zákazníkmi a údaje ľudských zdrojov. V roku 1990 dali technologickí analytici tejto novej kategórii podnikového riadiaceho softvéru názov: podnikové plánovanie zdrojov (ERP).

Modely nasadenia ERP: od lokálneho riešenia až po cloud

Minulosť systémov ERP: od roku 1990 do nového tisícročia
Zavádzanie systémov ERP sa od 90. rokov až do začiatku dvadsiateho prvého storočia výrazne zrýchlilo.. Zároveň však začali rásť náklady na implementáciu systémov ERP. Hardvér potrebný na používanie softvéru sa zvyčajne nachádzal v priestoroch spoločnosti a skladal sa z veľkých počítačov v serverovni. Hardvérové aj softvérové licencie vyžadovali odpisy kapitálových investícií v dĺžke 5 až 10 rokov. Okrem toho organizácie takmer vždy chceli prispôsobiť svoje systémy ERP tak, aby vyhovovali ich špecifickým potrebám, čo znamenalo ďalšie náklady na softvérových konzultantov a školenia.

Technológia ERP sa medzitým ďalej vyvíjala a pomocou nových funkcií, ako je vložená analytika, začala využívať internet. Postupom času mnohé firmy pochopili, že ich lokálne systémy ERP nedokážu udržať krok s modernými nárokmi na zabezpečenie alebo novými technológiami, ako sú inteligentné telefóny.

Cloud ERP – nový model poskytovania systému ERP

Software-as-a-service (SaaS)
vstúpte do cloudu – konkrétne do modelu dodávok software-as-a-service (SaaS) pre ERP. Keď sa softvér ERP dodáva ako služba v cloude, beží v sieti vzdialených serverov a nie vnútri firemnej serverovne. Poskytovateľ cloudu opravuje, spravuje a aktualizuje softvér niekoľkokrát ročne. Zákazník tak nemusí raz za 5 až 10 rokov nákladne inovovať svoj lokálny systém. Cloud dokáže znížiť prevádzkové a kapitálové náklady, pretože spoločnosť nemusí nakupovať softvér ani hardvér alebo zamestnávať ďalších pracovníkov IT. Tieto zdroje možno namiesto toho investovať do nových obchodných príležitostí a organizácia má vždy aktuálnu verziu softvéru ERP. Zamestnanci môžu presmerovať svoju pozornosť zo správy prostriedkov IT na dôležitejšie úlohy, akými sú inovácie a podpora rastu.

7 dôvodov prechodu na cloudové riešenie ERP

Pre podniky všetkých veľkostí vrátane firiem a malých až stredne veľkých podnikov nie je možné naraz ukončiť lokálne systémy a prejsť úplne do cloudu. Alebo to prinajmenšom nie je niečo, čo by im vyhovovalo v krátkom vývojovom období. Zotrvávanie pri lokálnom systéme ERP, ktorý ignoruje všetky výhody plánovania podnikových zdrojov ako cloudového riešenia, však už nie je ideálnym riešením. Prečo by ste mali zvážiť využitie cloudových aplikácií na nahradenie alebo rozšírenie lokálneho systému?

Začíname s Oracle ERP

Organizácie sa vždy snažili nájsť rovnováhu medzi tradične vysokými nákladmi na systém ERP a zložitosťou systému a potrebou prispôsobených funkcií a flexibility. Súčasne sa snažili splniť obchodné požiadavky. Pozrite si video a uvidíte, ako riešenie Oracle ERP Cloud zabezpečuje prepojenosť tímov, zjednotené údaje a užitočné prehľady v reálnom čase, ktoré vám a vášmu finančnému tímu pomôžu robiť tie najlepšie obchodné rozhodnutia. Vďaka riešeniu ERP dodávanému ako služba v cloude môže byť vaša organizácia pripravená na budúcnosť a súvisiace zmeny.

Jednou z výhod modelu SaaS je softvér aktualizovaný tak, aby obsahoval najnovšie vlastnosti, funkcie a osvedčené postupy. Poskytovatelia cloudových služieb ERP zavádzajú pravidelné aktualizácie (v prípade spoločnosti Oracle je to raz mesačne). To znamená, že najnovšie nové a revolučné technológie – ako umelá inteligencia, digitálny asistent, strojové učenie, blockchain, rozšírená realita a internet vecí (IoT) – majú predplatitelia pravidelne k dispozícii.

Vďaka prístupu k týmto novým technológiám môžu organizácie rýchlo zlepšovať svoje firemné osvedčené postupy v súlade s vývojom softvéru ERP. Môžu automatizovať procesy, ktoré predtým vyžadovali značné manuálne zásahy, ako napríklad vysporiadanie finančných účtov. Používatelia navyše získajú komplexný prehľad o obchodných činnostiach podniku v reálnom čase nielen na úrovni kontaktného miesta, ale aj v skladoch, vo výrobných prevádzkach a všade inde v celom podniku. Tieto znalosti sú potom ľahko dostupné všetkým príslušným zamestnancom na mobilných zariadeniach vrátane inteligentných telefónov a tabletov.

Súčasný ERP cloud jenavrhnutý pre digitálny vek a zahŕňa mobilné, sociálne, analytické a najnovšie vznikajúce technológie. Žiadne menšie úsilie firmu vpred neposunie.

Najčastejšie otázky o ERP

Ako jednoducho vysvetliť čo je to ERP?
Skratka ERP pochádza z anglického výrazu „enterprise resource planning“ – plánovanie podnikových zdrojov. Ide o softvérový systém, ktorý zahŕňa všetky nástroje a procesy potrebné na prevádzkovanie úspešnej spoločnosti vrátane HR, výroby, zásobovacieho reťazca, financií, účtovníctva a ďalších zložiek.

Aké sú 3 bežné typy ERP?
Tri najbežnejšie typy ERP sú lokálne, cloudové a hybridné riešenia ERP. Lokálny systém ERP beží na lokálnych serveroch spoločnosti, zatiaľ čo cloudové ERP využíva vzdialený server tretej strany. Hybridné ERP je kombináciou oboch riešení, často s lokálnym ERP v centrále a cloudovými systémami ERP v dcérskych spoločnostiach.

Čo je príkladom systému ERP?
Jedným príkladom ERP je systém ERP špecifický pre dané odvetvie, ktorý spĺňa konkrétne požiadavky pre dané typy podnikania a ponúka funkcie špecifické pre dané odvetvie, ako je plánovanie materiálov a špecializovaná správa výrobných záznamov. Pretože tieto systémy ponúkajú takéto prispôsobené funkcie, podniky nemusia robiť príliš veľa prispôsobovania alebo integrovania s mnohými inými externými nástrojmi.