Qu’est-ce qu’un système de gestion financière ?

Qu’est-ce qu’un système de gestion financière ?

Il s’agit d’un moteur digital utilisé par les services comptables et financiers pour suivre et analyser l’argent d’une entreprise à l’aide d’un système de gestion financière.

 

De la comptabilité back-office à l’agilité financière moderne

Conçu pour créer, connecter et stocker différents types de transactions financières, de même que pour créer des rapports sur celles-ci, la finalité première d’un système de gestion financière est le comptage de l’argent.

Sans logiciels de comptabilité, les organisations ne pourraient pas survivre. Au niveau le plus basique, toutes les organisations ont besoin de systèmes pour gérer les flux monétaires qui entrent et sortent de l’entreprise. Mais un système de gestion financière réellement efficace peut faire bien davantage : optimiser la rentabilité, mesurer les flux de trésorerie, déterminer les obligations fiscales, assurer la conformité et maintenir la durabilité à long terme de l’entreprise.

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Principaux avantages des logiciels de comptabilité

Les logiciels de gestion financière incluent des outils et des processus permettant de gérer et régir les revenus, les dépenses et les actifs. L’un des objectifs premiers de toute solution de gestion financière n’est pas seulement de gérer l’activité quotidienne d’une organisation mais également d’optimiser les bénéfices et de protéger en permanence les données financières contre la fraude et le vol. Au niveau le plus élémentaire, les systèmes de comptabilité offrent les avantages suivants :

  • Gestion financière exempte d’erreur—Les organisations d’aujourd’hui ont besoin d’un système plus élaboré que la version numérique d’une comptabilité tactique effectuée à l’aide de feuilles de calcul. Au-delà du simple enregistrement des transactions, les logiciels de gestion financière doivent aider les services financiers à gérer leurs obligations fiduciaires, à réduire les erreurs de comptabilité, à raccourcir les cycles de facturation, à respecter les exigences réglementaires et fiscales, et à optimiser les flux de trésorerie quotidiens, mensuels et annuels.
  • Conformité vis-à-vis des normes comptables actuelles et futures—Des normes comptables nationales et internationales établissent les règles pour les entreprise privées et publiques. L’établissement de ces règles, définitions et processus permet de normaliser les informations financières, toutefois ces normes changent fréquemment. Au cours des dernières années, de nouvelles normes sont apparues, notamment les normes IFRS 15 et ASC 606. Les systèmes de gestion financière doivent pouvoir prendre en charge les normes comptables les plus récentes et offrir suffisamment de flexibilité pour pouvoir s’adapter aux différents changements à mesure qu’ils sont adoptés.
  • Données financières précises—Les logiciels financiers ne doivent pas uniquement effectuer les opérations comptables de base. Ils doivent également réduire la redondance des enregistrements, améliorer la budgétisation, les prévisions et la planification, permettre de gérer les dépenses de façon minutieuse et par catégorie, offrir une intégration transparente au sein des systèmes bancaires, permettre des audits plus précis, et conserver des enregistrements de suivi détaillés de tous les actifs et passifs.
  • Sécurité des données et des systèmes—Les activités comptables, financières et d’audit doivent également bénéficier d’une sécurité complète garantissant l’intégrité absolue des données intégrée à l’ensemble de la solution de gestion financière.
  • Fonctionnement connecté de l’entreprise—Pour les grandes entreprises, les logiciels de gestion financière font partie du système de planification des ressources d’entreprise (ERP, Enterprise Resource Planning) qui relie les données financières et autres données à travers l’entreprise, l’usine ou le service. La consolidation des données financières permet d’harmoniser les processus de l’entreprise et d’en réduire la complexité.
  • Évolutivité applicable à la croissance—Le nombre de systèmes et processus d’une entreprise augmente à mesure que celle-ci se développe. Ce qui signifie que ses logiciels de gestion financière doivent être en mesure de faire face rapidement et facilement à la croissance, pour l’ensemble des marchés, des zones géographiques et des produits.
  • Contrôles internes stricts—L’argent faisant l’objet d’un suivi et d’une gestion dans l’ensemble de l’entreprise, les systèmes de gestion financière doivent aider à protéger les données stratégiques contre le vol, la fraude et tout autre méfait délictueux. Lorsque les solutions de gestion financière intègrent la gestion des risques et de la conformité, en plus des pistes d’audit et des recherches d’erreurs, les entreprises peuvent exploiter ces fonctionnalités pour effectuer une séparation des tâches et mettre en correspondance les rôles et les responsabilités dans l’ensemble de l’entreprise.

Fonctionnalités de base d’un système de comptabilité complet

Les systèmes de gestion financière fournissent des informations financières précises pour l’ensemble de l’organisation. En exploitant ces données, les logiciels de gestion financière peuvent également aider les organisations dans les domaines fonctionnels suivants :

  • Comptabilité : grand livre et livres auxiliaires

    • Les registres, en particulier les grands livres, sont les éléments les plus importants de toute solution de gestion financière. Leur conception et leurs capacités sont des éléments essentiels des fonctionnalités générales de l’ensemble de la suite logicielle de gestion financière.
    • Le grand livre est le registre principal. Il s’agit d’une retranscription ligne par ligne de toutes les transactions financières effectuées. Pour chaque transaction, les enregistrements du grand livre contiennent généralement les informations suivantes : le montant, le compte, la date, la description, le numéro et le type de la transaction.
    • Les logiciels de gestion financière doivent intégrer les livres auxiliaires au grand livre, répartis par services, usines, sites, pays, ou principaux projets. Les livres auxiliaires contribuent à améliorer l’exactitude comptable et la transparence financière en matière de paiement des taxes, de budgétisation et de planification financière, ainsi que d’analyses et de reporting financiers.
  • Comptes fournisseurs et comptes clients

    • Les comptes fournisseurs et les comptes clients permettent d’enregistrer les débits et les crédits dans l’ensemble des systèmes de gestion financière.
    • La capacité à traiter rapidement et précisément les créances et les dettes a une incidence sur la trésorerie, les bilans mensuels, les bilans annuels et la plupart des processus financiers périodiques. La connexion à des logiciels de reconnaissance optique de caractères (OCR) et à d’autres technologies d’automatisation permet d’accélérer le traitement des comptes fournisseurs et des comptes clients et d’en améliorer la précision.
  • Gestion des actifs

    • Pour permettre d’établir des états financiers complets et pour permettre la gestion des stocks, il est indispensable de connaître la valeur et l’état des actifs. Les logiciels de gestion financière ont besoin de données comptables et opérationnelles, ainsi que de données informatives sur les actifs, de façon à pouvoir fournir des états financiers exacts en matière de valorisation et d’amortissement.
  • Gestion des recouvrements

    • La gestion des recouvrements fournisseurs et clients est une fonctionnalité importante des logiciels de gestion financière. Avec une gestion complète des recouvrements, il est plus facile de classer les clients, d’établir des stratégies de recouvrement, de gérer les paiements provenant des recouvrements, et de lancer des procédures de recouvrement tardif pour les clients déclarés en faillite.
  • Gestion des frais des employés

    • La génération et le traitement des notes de frais des employés est une exigence fondamentale que tout système de gestion financière doit être en mesure d’effectuer. Les employés doivent notamment pouvoir effectuer des saisies en libre-accès et aligner ces frais avec les projets et déplacements correspondants.
  • Reporting et analyse

    • La collecte, l’organisation et l’analyse des données provenant des solutions de gestion financière permettent d’obtenir des informations pertinentes sur les performances opérationnelles et la situation financière ponctuelle d’une entreprise. Pour une plus grande efficacité, les logiciels de gestion financière doivent comporter des solutions de reporting natif intégrées.
    • Lorsque les solutions de gestion financière offrent également des plateformes de reporting multidimentionnel comportant des fonctionnalités de reporting en libre-accès et de visualisation des données, les entreprises peuvent optimiser leurs performances financières en permettant à leurs utilisateurs d’accéder à des informations en temps réel.
  • Gestion des recettes

    • Les applications de gestion des recettes utilisées dans les systèmes de gestion financière permettent d’automatiser et de mener des audits quant au respect des normes et réglementations tels que l’ASC 606 et l’IFRS 15.
  • Gestion des risques

    • Afin de surveiller et de protéger les entreprises contre le vol et la fraude tant internes qu’externes, les solutions de gestion financière effectuent des contrôles internes et offrent des outils d’audit permettant de gérer la séparation des tâches et les règles de paiement.

Rapports attendus d’un système ERP

La plupart des systèmes de gestion financière offrent une visibilité dynamique des données de l’entreprise. Au siècle dernier, les logiciels ERP excellaient à capturer de très grands ensembles de données métiers, mais ils avaient des difficultés à produire des rapports. Mais c’était autrefois.

Aujourd’hui, les entreprises souhaitent que leurs données financières puissent être utilisées pour accroître la rentabilité, rationnaliser les opérations et améliorer la prise de décisions. Ces dernières années, les capacités de reporting et de surveillance des données ont pris beaucoup d’importance pour les organisations. Les exigences de reporting des systèmes de gestion financière ont rapidement évolué de façon à répondre à cette demande.

Au minimum, toutes les entreprises ont besoin de rapports couvrant les clôtures mensuelles, trimestrielles et annuelles, ainsi que les états financiers de base pour les revenus, les dépenses et les soldes. Bien que ces données aient toujours été disponibles, il était difficile de rectifier les rapports ou d’ajouter des calculs pour d’autres besoins.

Dans notre environnement professionnel qui évolue rapidement, la capacité à générer des rapports prédéfinis et à créer facilement des sorties ad hoc est une composante indispensable des logiciels de gestion financière. Ajoutez à cela les exigences en matière d’analyse approfondie des données, de visualisation des informations, d’une plus grande visibilité opérationnelle, ainsi que de rapports natifs, et les entreprises découvrent rapidement que leurs solutions logicielles ERP doivent pouvoir fonctionner facilement avec des systèmes de reporting avancés tels que les solutions de gestion de la performance d’entreprise (EPM, Enterprise Performance Management).

 

Planification financière et performances optimisées

En principe, un système de gestion financière ne sert pas uniquement à gérer les mécanismes financiers et à publier quelques rapports.
Un système de gestion financière bien conçu permet d’accroître les performances et les bénéfices de l’entreprise en rationnalisant les processus opérationnels et en les alignant sur les meilleures pratiques. Il permet aussi aux employés d’être plus productifs dans la mesure où ils investissent du temps et des efforts dans des activités stratégiques (plutôt que tactiques) capables de transformer les entreprises et les institutions.

Au-delà du grand livre

À mesure que les organisations pénètrent de nouveaux marchés et zones géographiques et qu’elles s’adaptent aux perturbations du marché, en particulier si elles jouent le rôle du perturbateur, il est impératif que leurs solutions de gestion financière évoluent rapidement de façon à pouvoir prendre en charge les nouvelles exigences légales et de reporting, les ressources supplémentaires, les nouvelles obligations à court terme et long terme, de nouveaux fournisseurs qualifiés de biens et de services, ainsi qu’une infrastructure qui permette de gérer le traitement de la paie des employés de même que les règles qui leur sont applicables dans différents pays.

Planification en vue du recrutement d’une nouvelle génération de collaborateurs

Les effectifs actuels commençant à partir à la retraite et la génération Y devant les remplacer, l’une des priorités des entreprises est donc d’attirer la nouvelle génération. Les systèmes de gestion financière doivent également répondre aux attentes des collaborateurs digitaux, avec une interface utilisateur intuitive, une conception ergonomique, ainsi que des médias et autres outils sociaux intégrés que la jeune génération a déjà adoptés.

Solutions et logiciels innovants d’Oracle pour les systèmes de gestion financière

Oracle propose des solutions de gestion financière modernes, basées sur le Cloud, qui permettent aux entreprises de rivaliser avec la concurrence dans une économie digitale. Ces solutions complètes offrent les avantages suivants :

Considérations relatives au Cloud en matière de solution de gestion financière innovante

Outre les principes de conception mentionnés ci-dessus, trois notions essentielles régissent le passage des logiciels de gestion financière On-premise vers le Cloud. Il s’agit des notions suivantes :

  • Des logiciels qui effectuent le travail plutôt que des logiciels qui en créent : les systèmes de gestion financière d’ancienne génération exigeaient beaucoup de maintenance de la part des employés et des consultants. Ces packages ERP et EPM On-premise nécessitaient constamment l’application de correctifs et de mises à niveau, ce qui impliquait souvent que les projets consécutifs restent à jour et sécurisés. Avec les logiciels de gestion financière basés sur le Cloud, le gros du travail de suivi, de diagnostic, d’installation et de test des correctifs passe du client au fournisseur. Ce n’est plus vous qui travaillez en permanence à corriger le système, c’est le système qui travaille en permanence à votre place.
  • Éviter les diversions coûteuses : les anciens systèmes requiert beaucoup de temps, d’effort et d’argent uniquement pour continuer à fonctionner. Avec les systèmes financiers basés sur le Cloud, les mises à niveau, les récupérations après sinistre, les actualisations de matériel, les sauvegardes et la gestion de code personnalisé sont toutes effectuées dans le cadre du service client.
  • Plus de logiciels inutilisés : les logiciels de gestion financière modernes mettent un terme à l’ancienne pratique consistant à acheter des licences supplémentaires pour les futurs utilisateurs et les projets potentiels. Grâce au modèle d’abonnement SaaS du Cloud, les entreprises utilisent les licences dont elles ont besoin et ajoutent des utilisateurs ou des produits à mesure qu’elles se développent. Les dépenses en capital pour des logiciels qui n’étaient jamais utilisés font partie des pratiques informatiques qui appartiennent au passé.

Le Cloud révolutionne les systèmes de gestion financière nouvelle génération

À l’évidence, les solutions de gestion financière ont évolué de manière à répondre aux exigences d’un monde digital. Et le Cloud a joué un rôle capital dans cette transformation. Le Cloud a fait passer les solutions financières et ERP d’une comptabilité back-office de base à des solutions intégrées, stratégiques et complètes conçues pour l’innovation. À l’heure où les entreprises doivent faire face à de nouveaux éléments perturbateurs ainsi qu’à des pressions concurrentielles, les systèmes de gestion financière innovants, conçus pour ce nouvel environnement, peuvent leur permettre d’atteindre la solidité financière dont elles ont besoin pour s’assurer le meilleur avenir possible.


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