Cos'è un sistema di gestione finanziaria?

Cos'è un sistema di gestione finanziaria?

Il motore digitale della contabilità e del finance che tiene traccia e analizza il denaro dell'organizzazione tramite software di gestione finanziaria.

 

Dalla contabilità del back-office all'agilità finanziaria moderna

Progettato per creare, connettere, archiviare ed effettuare il report di diversi tipi di transazioni finanziarie, un sistema di gestione finanziaria ha un obiettivo fondamentale: contabilizzare il denaro.

Detto in modo semplice, senza un software di contabilità le aziende non possono sopravvivere. A un livello molto basilare, ogni azienda ha bisogno di sistemi per gestire il flusso di denaro in entrata e in uscita. Ma un sistema di gestione finanziaria efficace può fare molto di più: ottimizzare la redditività, misurare il flusso di cassa, determinare gli obblighi fiscali, garantire la compliance e mantenere la sostenibilità aziendale sul lungo termine.

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I vantaggi essenziali di un software di contabilità

Un software di gestione finanziaria comprende gli strumenti e i processi che gestiscono e regolano profitti, spese e risorse. Uno degli obiettivi più importanti di una soluzione di gestione finanziaria è non solo proteggere l'attività quotidiana dell'azienda, ma massimizzare i profitti e difendere in modo costante i dati finanziari dalle frodi e dai furti. A un livello base, un sistema di contabilità offre i seguenti vantaggi:

  • Mansioni finanziarie di gestione prive di errori— Le organizzazioni di oggi hanno bisogno di qualcosa di più di una versione digitale della contabilità strategica attraverso i fogli di dati. Oltre a registrare le transazioni, un software di gestione finanziaria dovrebbe permettere ai team Finance di tenere fede alle attività di gestione fiduciaria, ridurre gli errori di contabilità, accorciare i tempi dei cicli di fatturazione, garantire la conformità alle leggi fiscali e ai requisiti normativi in continuo cambiamento e ottimizzare il flusso di cassa giornaliero, mensile e annuale.
  • Conformità agli standard contabili attuali e futuri—Gli standard di contabilità nazionale e internazionale definiscono le regole per le aziende pubbliche e private. Grazie a regole, definizioni e processi determinati, questi standard normalizzano le informazioni finanziarie. Ma questi standard cambiano frequentemente. Negli ultimi anni nuovi standard, tra cui l'IFRS 15 e l'ASC 606, sono entrati in vigore. Un sistema di gestione finanziaria deve gestire gli standard contabili più recenti adottando la flessibilità necessaria per adattarsi ai cambiamenti.
  • Dati finanziari accurati—I software finanziari devono andare oltre la contabilità semplice; devono aiutare le aziende a: ridurre la ridondanza dei registri, definire il budget ed effettuare previsioni e piani in modo più efficace, gestire le spese accuratamente e seguendo le categorie corrette, offrire un'integrazione perfetta nei sistemi bancari, favorire controlli più precisi e tenere traccia in modo dettagliato degli asset e delle passività.
  • Sicurezza dei dati e dei sistemi—Le attività di contabilità, finanziarie e di controllo devono inoltre offrire sistemi completi con funzionalità che garantiscono l'integrità assoluta dei dati pre-installate all'interno dell'intera soluzione di gestione finanziaria.
  • Operations aziendali collegate—Per le aziende di dimensioni maggiori, il software di gestione finanziaria fa parte del sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) che collega i dati finanziari e di altra natura superando i confini interni dell'azienda, dello stabilimento o del dipartimento. Il consolidamento dei dati finanziari allinea i processi aziendali e riduce la complessità.
  • Scalabilità per favorire la crescita—Alla crescita dell'azienda segue anche quella dei sistemi e dei processi. Il che significa che il software di gestione finanziaria deve poter scalare in modo rapido e semplice per gestire la crescita in tutti i mercati e le regioni e per tutti prodotti.
  • Controlli interni rigidi—Dato che si occupano di gestire e tracciare il flusso di denaro all'interno dell'azienda, i sistemi di gestione finanziaria devono proteggere i dati essenziali da furti, frodi e altre attività criminali. Quando una soluzione di gestione finanziaria include le gestione dei rischi e della compliance, le aziende possono sfruttare tale funzionalità al di là degli audit trail e del controllo degli errori per raggiungere la separazione delle competenze e l'individuazione dei ruoli e delle responsabilità all'interno dell'azienda.

La funzionalità essenziale di un sistema di contabilità completo

I sistemi di gestione finanziaria offrono informazioni finanziare accurate all'interno dell'organizzazione. Sfruttando questi dati, il software di gestione finanziaria supporta ulteriormente le organizzazioni nelle seguenti aree funzionali:

  • Libri contabili: libro contabile generale e ausiliari

    • I libri contabili - specialmente quello generale - sono il componente essenziale di ogni soluzione di gestione finanziaria. La loro struttura e le loro funzionalità sono essenziali per la funzionalità generale all'interno di tutta la suite di software di gestione finanziaria.
    • Il libro contabile principale fornisce una raccolta dettagliata di tutte le transazioni finanziarie completate. Per ogni transazione, il libro contabile principale include: l'importo associato, l'account, la data, la descrizione e il numero e il tipo di transazione.
    • Il software di gestione finanziaria deve includere anche i libri contabili secondari, allineati in base a divisioni, stabilimenti, sedi, paesi o progetti principali. I libri contabili secondari migliorano la precisione della contabilità e la trasparenza finanziaria per il pagamento delle tasse, la pianificazione del budget e finanziaria e l'analisi e il reporting finanziari.
  • Contabilità fornitori e contabilità clienti

    • La contabilità fornitori e quella clienti determina i debiti e i crediti all'interno dei sistemi di gestione finanziaria.
    • La capacità di elaborare in modo preciso e rapido i debiti e i crediti influenza il flusso di cassa, la chiusura di fine mese, quella di fine anno e i processi finanziari periodici. La connessione all'OCR e ad altre tecnologie di automazione velocizza l'elaborazione e migliora la precisione dei processi relativi a contabilità fornitori e a quella clienti.
  • Gestione degli asset

    • Nei bilanci completi, conoscere il valore e la condizione degli asset è un requisito della gestione dell'inventario. Un software di gestione finanziaria necessita di dati sul capitale e operativi con informazioni descrittive relative agli asset per elaborare bilanci precisi sulla rivalutazione e sull'ammortamento.
  • Gestione delle riscossioni

    • Gestire le riscossioni coinvolgendo i fornitori e i clienti è una funzionalità importante di un software di gestione finanziaria. Grazie a una gestione completa delle riscossioni è più facile valutare i clienti, definire le strategie di riscossione, gestire i pagamenti ed effettuare riscossioni tardive per i clienti in bancarotta.
  • Gestione delle spese dei dipendenti

    • Generare ed elaborare report sulle spese dei dipendenti è un requisito essenziale di un sistema di gestione finanziaria. Una funzionalità chiave è quella di permettere ai dipendenti di inserire autonomamente i dati e di mappare le spese in relazione ai progetti e agli importi stanziati per i viaggi.
  • Reportistica e analisi dei dati

    • Recuperare, organizzare e analizzare i dati dalle soluzioni di gestione finanziaria offre insight importanti sulla performance operativa di un'azienda e sulla situazione finanziaria in un particolare momento. Per essere efficace, un software di gestione finanziaria deve disporre di soluzioni di reporting native integrate.
    • Quando le soluzioni di gestione finanziaria offrono anche piattaforme di reporting multidimensionale e funzionalità di visualizzazione dei dati, le aziende possono migliorare ulteriormente la performance finanziaria dando agli utenti accesso a informazioni in tempo reale.
  • Gestione dei ricavi

    • Le applicazioni di gestione dei ricavi nei sistemi di gestione finanziaria automatizzano e verificano la compliance a standard e normative come
      l'ASC 606 e l'IFRS 15.
  • Risk Management

    • Per monitorare e proteggere le aziende da furti e frodi interni ed esterni, le soluzioni di gestione finanziaria offrono controlli interni e strumenti di verifica per gestire la separazione delle competenze (Segregation of duties, SOD) e le regole sui pagamenti.

I report che un sistema ERP deve elaborare

La maggior parte dei sistemi di gestione finanziaria offrono una visibilità dinamica all'interno dei dati aziendali. Negli ultimi anni, il software ERP è riuscito con successo ad acquisire grandi set di dati aziendali, ma la produzione dei report è sempre stata difficoltosa. Stiamo parlando del passato.

Le aziende di oggi vogliono poter utilizzare i dati finanziari per migliorare la redditività, semplificare le operations e migliorare il processo decisionale. In tempi recenti, le funzionalità di reporting e di monitoraggio e produzione di altri dati sono diventate sempre più importanti per le organizzazioni. I requisiti di reporting per i sistemi di gestione finanziaria si sono rapidamente evoluti per essere al passo con questa richiesta.

A un livello minimo, tutte le aziende necessitano di report che coprano la chiusura di fine mese, di fine trimestre e annuale, oltre ai bilanci base per profitti, spese e saldi. Questi risultati erano sempre disponibili, ma non era facile adattare i report o aggiungere derivazioni per altre esigenze.

Nell'ambiente aziendale in rapida evoluzione di oggi, la capacità di generare report pre-integrati e di creare risultati ad-hoc non è soltanto una funzionalità accessoria, ma un requisito aziendale dei software dei sistemi di gestione finanziaria. Se aggiungi requisiti per analisi dei dati approfondite, visualizzazione delle informazioni, maggiore visibilità operativa e report narrativi le aziende scopriranno rapidamente che le soluzioni software ERP devono essere compatibili con sistemi di reporting avanzato come le soluzioni di gestione della performance aziendale (Enterprise performance management, EPM).

 

Performance e pianificazione finanziarie migliori

Idealmente, i compiti di un sistema di gestione finanziaria non si limitano alla gestione dei meccanismi monetari di debiti e crediti e alla pubblicazione di qualche report.
Un sistema finanziario ben progettato migliora la performance aziendale e i prodotti semplificando i processi operativi e allineandoli alle best practice. Permette inoltre ai dipendenti di essere più produttivi, consentendo loro di dedicare tempo ed energie ad attività strategiche (anziché tattiche) che trasformano aziende e istituzioni.

Oltre la contabilità generale

Quando le organizzazioni aggiungono nuovi mercati, si espandono in nuove aree e si adattano ai cambiamenti del marketplace - anche se sono loro gli artefici del cambiamento - le soluzioni di gestione finanziaria devono scalare rapidamente per contemplare nuovi requisiti legali e di reporting, asset aggiuntivi, passività a breve e lungo termine, fornitori più qualificati per beni e servizi e infrastrutture che gestiscano le policy e i salari dei dipendenti in diversi paesi.

Planning per la forza lavoro di nuova generazione

I dipendenti attuali cominciano ad andare in pensione e le nuove generazioni vengono assunte per prendere il loro posto: per questo attirare dipendenti giovani è diventata una priorità. I sistemi di gestione finanziaria devono inoltre soddisfare le aspettative di una forza lavoro digitale, offrendo un'interfaccia utente intuitiva, un design di facile utilizzo e l'integrazione di social media e di altri strumenti social che le nuove generazioni adottano quotidianamente.

Il software e le soluzioni moderni di Oracle per i sistemi di gestione finanziaria

Oracle offre soluzioni di gestione finanziaria moderne e basate sul cloud che aiutano le aziende a essere competitive in un'economia digitale. Queste soluzioni complete includono le seguenti funzionalità:

Considerazioni sul cloud per una soluzione di gestione finanziaria moderna

Oltre ai principi di progettazione illustrati in precedenza, ci sono tre concetti operativi essenziali che influiscono sul trasferimento del software di gestione finanziaria dall'on-premise al cloud. E sono:

  • Un software che concorre a diminuire il carico di lavoro e non ad aumentarlo—I sistemi di gestione finanziaria tradizionali richiedevano molta manutenzione da parte dei dipendenti e dei consulenti. I pacchetti ERP ed EPM on-premise avevano costantemente bisogno di correzioni dei bug, patch e upgrade, spesso implementati tramite progetti back-to-back, per essere aggiornati e sicuri. Adottando un software di gestione finanziaria basato sul cloud, la preoccupazione di tracciare, individuare, installare e testare le correzioni passa dal cliente al fornitore. Non dovrai più lavorare costantemente per risolvere i problemi del sistema perché il sistema lavorerà costantemente per te.
  • Evitare imprevisti costosi—Il funzionamento dei sistemi legacy richiede molto tempo, energia e denaro. Con i sistemi finanziari basati sul cloud, gli upgrade, le procedure di disaster recovery, gli aggiornamenti dell'hardware, i backup e la gestione personalizzata del codice sono inclusi nell'assistenza.
  • Più nessun software inutilizzato—La vecchia abitudine di acquistare licenze aggiuntive per utenti futuri e potenziali progetti viene abbandonata grazie al software moderno di gestione finanziaria. Grazie al modello di sottoscrizione SaaS sul cloud, le aziende utilizzano le licenze di cui hanno bisogno e aggiungono ulteriori utenti o prodotti in base alla crescita. I costi di capitale legati ai software non utilizzati sono un'altra eredità dell'IT relegata alle procedure tecnologiche del secolo scorso.

Il Cloud influenza i sistemi di gestione finanziaria di nuova generazione

È chiaro che le soluzioni di gestione finanziaria si sono evolute per soddisfare le richieste di un mondo digitale. E il Cloud è stato la chiave di questa trasformazione. Il Cloud ha elevato le soluzioni ERP e finanziarie da software basici per la contabilità del back-office a una soluzione completa, strategica e integrata progettata per favorire l'innovazione. Le aziende devono affrontare nuove forze dirompenti e pressioni dai concorrenti: i sistemi di gestione finanziaria moderni sono stati sviluppati per fronteggiare questa situazione e permettere alle aziende di aumentare la forza finanziaria futura.


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