10 najczęściej używanych modułów ERP

1. Zarządzanie finansami

Moduł zarządzania finansami to podstawa systemu ERP. Dzięki funkcjom śledzenia zobowiązań i należności oraz zarządzania księgą główną pozwala uzyskać bieżący obraz finansowy prowadzonej działalności i umożliwia dokonywanie prognoz. Ponadto oferuje funkcje generowania i zapisywania bilansów oraz ewidencji dokumentów płatniczych i innych ważnych dokumentów finansowych.

W tym module dużą rolę odgrywa automatyzacja. Zautomatyzowane jest tutaj działanie m.in. funkcji fakturowania, płatności na rzecz dostawców, zarządzania wydatkami, zarządzania majątkiem oraz rozliczania wspólnych przedsięwzięć. Na przykład możliwość zautomatyzowanego zarządzania środkami pieniężnymi ułatwia analizę transakcji gotówkowych i pozwala na przygotowanie trafniejszych prognoz przepływu środków pieniężnych. Dział księgowy może szybciej zamykać księgi rachunkowe, oszczędzając na tych działaniach co najmniej tydzień, bez obawy o niezapewnienie zgodności z ostrymi wytycznymi w zakresie rozpoznawania przychodów. Dzięki zautomatyzowaniu procesu tworzenia bilansu zawarte w nim dane są przekazywane niemal w czasie rzeczywistym, co zapewnia maksymalnie dokładny obraz sytuacji finansowej przedsiębiorstwa na dany moment w czasie.

2. Zamówienia

Moduł zamówień rozszerza możliwości Użytkownika w zakresie zakupu produktów lub materiałów potrzebnych do produkcji lub sprzedaży wyrobów. Umożliwia automatyzację przetwarzania, śledzenie i analizę ofert, a także pomaga w przygotowaniu i wysyłaniu zamówień. Na podstawie listy zatwierdzonych dostawców można tu zautomatyzować procesy zakupu określonych towarów, co przyspiesza działanie, wymusza przestrzeganie reguł wydatkowania środków, przyczynia się do zacieśniania relacji z dostawcami oraz w ostatecznym rozrachunku sprzyja poprawie rentowności.

Przede wszystkim jednak moduł ten kompleksowo upraszcza zarządzanie zamówieniami (usprawniając zakupy i kontrolując wydatki) oraz zarządzanie zakupami usług i materiałów bezpośrednich. Dzięki wykorzystywaniu w negocjacjach z dostawcami danych w czasie rzeczywistym, system może również przyczynić się do wzmocnienia siły nabywczej przedsiębiorstwa, aby w ten sposób obniżać koszty zakupów i ograniczać zakłócenia dostaw.

3. Zarządzanie ryzykiem

Moduł zarządzania ryzykiem i zgodnością wykorzystuje mechanizmy sztucznej inteligencji (AI) i samouczenia się maszyn do usprawnienia kontroli finansowej, aby dać działowi finansowemu zautomatyzowane narzędzia służące do zapobiegania wyciekom gotówki, wymuszania audytów oraz ochrony przed nowymi rodzajami zagrożeń.

Dzięki funkcjom zarządzania ryzykiem można zachować zgodność z przepisami, automatyzując określone procesy, takie jak raportowanie o podziale obowiązków oraz przyznawanie i kontrolowanie dostępu użytkowników do określonych zasobów. Automatyzacja pozwala również na przyspieszenie procesów audytowych, dzięki czemu można szybko wykrywać przypadki oszustw, błędów i naruszeń przyjętych zasad. Ponadto można tu usprawniać przepływy pracy dotyczące audytu i zapewnienia zgodności z przepisami ustawy Sarbanes-Oxley Act (SOX), zarządzania ryzykiem oraz planowania na rzecz zagwarantowania ciągłości działania.

4. Zarządzanie łańcuchem dostaw

Moduł zarządzania łańcuchem dostaw (SCM) pozwala śledzić drogę towarów i materiałów w łańcuchu dostaw od dostawców i poddostawców, przez producentów, aż po dystrybutorów i sprzedawców detalicznych lub konsumentów. Ponadto umożliwia efektywne planowanie popytu, podaży, realizacji zamówień i procesów produkcyjnych w całym przedsiębiorstwie, aby w ten sposób przyczynić się do ograniczenia zakłóceń i zminimalizowania kosztów, zapewniając dostępność odpowiednich zapasów we właściwym czasie i miejscu.

Moduł taki pozwala na przykład na określenie optymalnego poziomu zapasów oraz na bieżące uzupełnianie zapasów w poszczególnych lokalizacjach na podstawie prognoz popytu, co daje możliwość uniknięcia nadmiaru lub niedoboru zapasów. Ponadto dzięki zastosowanej automatyzacji można zaoszczędzić czas i pieniądze w ramach całego łańcucha dostaw, na przykład dzięki uproszczeniu procesów składania i rozliczania zamówień oraz obsługi klienta po sprzedaży.

Dzięki funkcjom takim jak segmentacja i samouczenie się maszyn, które pomagają w zarządzaniu zmiennością moduł ten może się również okazać pomocny na potrzeby prognozowania popytu. Wspomniane funkcje przyczyniają się do budowy bardziej odpornego łańcucha dostaw, który może przetrwać zmiany rynkowe i globalne wstrząsy.

5. Zarządzanie wydajnością przedsiębiorstwa

Moduł zarządzania wydajnością przedsiębiorstwa (EPM) usprawnia planowanie, budżetowanie, prognozowanie i raportowanie dotyczące wydajności w przedsiębiorstwie. Ponadto pozwala na zintegrowane planowanie (w przeciwieństwie do tradycyjnego planowania silosowego), zapewniając jednolity widok planowania finansowego, operacyjnego i sektorowego. Wykorzystuje również automatyzację w celu szybszego raportowania wyników finansowych.

Dzięki zastosowaniu funkcji modelowania scenariuszy, planowania długookresowego itp. użytkownicy modułu EPM mogą lepiej rozumieć strukturę kosztów i rentowności, łatwiej osiągać docelowe poziomy przychodów oraz usprawniać procesy uzgadniania kont i raportowania podatkowego. Za pomocą modułu EPM użytkownicy mogą modelować i planować działania w kluczowych obszarach, takich jak finanse, kadry, łańcuchy dostaw i sprzedaż.

6. Produkcja

Za pomocą modułu produkcji można łatwiej planować serie produkcyjne i nimi zarządzać. W ten sposób zyskuje się pewność, że dany zakład będzie dysponować odpowiednimi zasobami surowców, aby zaspokoić popyt, że będzie w stanie efektywnie zarządzać halą produkcyjną i utrzymywać koszty na niskim poziomie oraz że zagwarantuje odpowiednią jakość wyrobów gotowych.

Moduł ten umożliwia również obsługę produkcji w trybie mieszanym (produkcja dyskretna i procesowa). Pomaga to przedsiębiorstwom zdywersyfikować ofertę i przyciągnąć nowych klientów. Na przykład w ramach produkcji procesowej można wytwarzać napoje, a do produkcji butelek i puszek zastosować produkcję dyskretną, która skupia się na częściach i podzespołach. Ponadto można monitorować koszty i odchylenia w poszczególnych zakładach, śledzić ilość wyprodukowanych wyrobów w stosunku do prognoz, a także porównywać podaż z przewidywanym popytem po obliczeniu średniego czasu wytworzenia wyrobu.

7. Zarządzanie relacjami z klientem

Moduł zarządzania relacjami z klientem (CRM) ułatwia zarządzanie klientami poprzez doskonalenie procesów sprzedażowo-marketingowych, zwłaszcza skierowanych do potencjalnych klientów. W module tym przechowywane są wszystkie informacje o klientach i potencjalnych klientach, w tym dane każdej interakcji z klientem, historia zakupów, dane dotyczące segmentacji oraz rekomendacje dotyczące sprzedaży wiązanej.

Moduł CRM zazwyczaj oferuje funkcje zarządzania danymi kontaktowymi, śledzenia komunikacji, śledzenia potencjalnych klientów, rejestrowania historii zamówień, zgłaszania problemów, tworzenia ofert oraz określania produktywności przedstawicieli handlowych. Przede wszystkim moduł ten jednak musi pomagać w śledzeniu klientów od wstępnych działań marketingowych, przez proces składania ofert lub sprzedaży, aż po złożenie i przyjęcie oferty oraz bieżącą obsługę klienta.

Uwaga: nie wszystkie przedsiębiorstwa i dostawcy systemów ERP uważają moduł CRM za element systemu ERP. Niektóre systemy ERP zawierają bowiem tylko moduły związane z zarządzaniem finansami i innymi czynnościami zaplecza, natomiast inne obejmują szerszą perspektywę i udostępniają moduły przeznaczone do obsługi klientów, takie jak wspomniany moduł ERP.

8. Kadry

Moduł zarządzania kadrami (HCM) (czasami nazywany HRM) przechowuje szczegółowe informacje o każdym pracowniku, w tym oceny jego wyników pracy, opisy stanowisk pracy, dostępne świadczenia oraz dane na temat obecności w pracy Jak inne moduły ERP, zastępuje on roczne arkusze kalkulacyjne rozwiązaniem, które zbira dane z całego przedsiębiorstwa, eliminując duplikaty i zwiększając dokładność, co bardzo się przydaje biorąc pod uwagę ilość danych kadrowych, jakie posiada większość firm.

Moduł zasobów kadrowych automatyzuje zadania, takie jak planowanie pracy, rekrutacja i zarządzanie wynagrodzeniami pracowników. Dzięki zapewnieniu łatwej współpracy w ramach wewnętrznych przepływów pracy, moduł kadrowy może połączyć się z bazą danych CRM, aby określić premie dla poszczególnych przedstawicieli handlowych, co jest o wiele dokładniejsze niż w przypadku obsługi ręcznej.

9. Zarządzanie projektem

Moduł ten usprawnia zarządzanie projektami dzięki wspólnym narzędziom do wizualizacji, które ułatwiają śledzenie harmonogramów, budżetów i zasobów. Na przykład w jednym widoku można wyświetlić różne plany projektów, co pozwala łatwo do nich przydzielić lub od nich oddzielić posiadane zasoby. Za pomocą filtrów wyszukiwania ról, umiejętności i lokalizacji można zebrać tutaj odpowiedni zespół projektowy. Możesz również lepiej zarządzać budżetem, standaryzując sposób rejestracji kosztów w całym przedsiębiorstwie. Zaawansowane narzędzia do zarządzania projektami pomagają również przepływ gotówki poprzez automatyzację procesów fakturowania klientów i rozliczania projektów.

Moduł zarządzania projektami jest często stosowany w sektorach intensywnie korzystających z projektów, takich jak sektor budowlany lub produkcyjny. Odpowiednio wdrożony moduł zarządzania projektami może zwiększyć terminowość realizacji projektów, pomóc w monitorowaniu i kontroli kosztów, poprawić dokładność szacunków i kosztów związanych z usługami oraz zoptymalizować wykorzystanie personelu i sprzętu.

10. Analityka ERP

Moduł Analityki ERP pomaga pracownikom działów finansów, zamówień i zarządzania projektami poznać czynniki wpływające na rentowność, poprawić wykorzystanie kapitału obrotowego oraz kontrolować wydatki biznesowe.

Ponadto może być źródłem informacji dotyczących rentowności, a także przyczynić się do przyśpieszenia procesu windykacji i poprawy przepływu środków pieniężnych. Usprawnia również obsługę zobowiązań, pomagając pracownikom działu finansowego w śledzeniu terminowych i zaległych rozrachunków z odbiorcami, co pozwala na określenie stopnia pilności danej płatności. Moduł ten pozwala kontrolować wydatki przedsiębiorstwa, identyfikując oszczędności i ryzyko finansowe. Na przykład umożliwia pracownikom działu finansowego monitorowanie wydatków pracowników dokładniej niż przy użyciu tradycyjnych procesów ręcznych, co pozwala szybko wykryć oszustwa i zapewnić przestrzeganie zasad wydatkowych.