Na czym polega proces wdrażania pracowników?

Być może znasz już proces rekrutacji i program orientacyjny, ale czy wiesz, na czym polega proces wdrażania pracowników? Często organizacje uważają, że jeśli ich program orientacyjny wydaje się być wystarczająco dobry, to nie ma potrzeby, by skupiać się na procesie wdrażania pracowników ani pracować nad jego ulepszeniem. Warto jednak podjąć ten wysiłek, zwłaszcza jeśli zależy Ci na zatrzymaniu pracowników, wpojeniu im wartości Twojej firmy i zapewnieniu produktywnego funkcjonowania organizacji.

Skuteczny proces wdrażania pracowników niesie ze sobą wiele korzyści, takich jak ograniczenie nakładu pracy ręcznej, skrócenie czasu potrzebnego do osiągnięcia produktywności czy zwiększenie wskaźnika zatrzymania pracowników. Opublikowane dane świadczą również o tym, że zapewnia on wysoki zwrot z inwestycji: firma UrbanBound szacuje, że firmy w Wielkiej Brytanii i Stanach Zjednoczonych wydają 37 miliardów dolarów rocznie na zatrzymanie bezproduktywnych pracowników, którzy nie rozumieją swojej pracy, podczas gdy — co zadziwiające — 35% tych firm nie wydaje ani centa na proces wdrażania pracowników.

Te statystyki pokazują, jak wiele środków jest marnowanych z powodu słabego procesu wdrażania pracowników lub jego braku. Jakie są jednak powody, dla których warto inwestować w bardziej zaawansowane procesy wdrażania? Jeśli wprowadzisz lepsze praktyki w zakresie wdrażania pracowników, prawdopodobnie dostrzegą oni korzyści płynące z pracy w Twojej firmie. Ostatecznie doprowadzi to do tego, że będą bardziej zaangażowani w pracę.

Jaka jest różnica między programem orientacyjnym a procesem wdrażania pracowników?

Różnice między programem orientacyjnym dla pracowników a procesem wdrażania pracowników mogą wydawać się nieistotne, ale wcale takie nie są. Większość pracodawców oferuje standardowy, podstawowy program orientacyjny dla nowych pracowników, ale samo jego zapewnienie nie wystarczy, by poprawić spadające wskaźniki zatrzymania pracowników.

Program orientacyjny polega na upewnieniu się, że nowy pracownik zna daty i godziny rozpoczęcia pracy, przydzieleniu mu stanowiska pracy, zapoznaniu go z zasadami polityki kadrowej i uporządkowaniu niezbędnych dokumentów. Zwykle trwa on kilka godzin lub, w niektórych przypadkach, kilka dni. Program orientacyjny ma minimalny zakres i obejmuje tylko to, co jest potrzebne nowemu pracownikowi, by zrozumiał, co ma robić.

Jak długo trwa proces wdrażania pracowników?

Proces wdrażania pracowników jest znacznie bardziej złożony i może trwać nawet do 12 miesięcy. Choć może się wydawać, że to zbyt dużo czasu poświęconego nowym pracownikom, w dłuższej perspektywie proces ten jest niezwykle cenny. Spędzenie większej ilości czasu z nowymi pracownikami pozwala im dokładnie poznać sposób funkcjonowania firmy. To zasługa szkoleń i kontaktu z zasobami, dzięki którym mogą zrozumieć rolę, jaką odgrywają w firmie, a nie tylko zasady polityki kadrowej.

Dzięki intensywnym szkoleniom pracownicy lepiej odnajdują się w swoich rolach, co z kolei przyczynia się do poprawy wskaźników zatrzymania i zadowolenia pracowników. W jaki sposób można skutecznie zamienić program orientacyjny na proces wdrażania? Aby odpowiedzieć na to pytanie, przyjrzyjmy się bliżej procesowi wdrażania pracowników.

Najlepszy proces wdrażania pracowników pozwala im dogłębnie poznać kulturę firmy

Wielu pracowników odchodzi z pracy z powodu niezadowolenia i poczucia niedocenienia przez przełożonych. Jeśli znalezienie najlepszych talentów, wskaźniki zatrzymania pracowników i ich zaangażowanie są ważne dla Twojej organizacji, efektywny proces wdrażania pracowników jest prawdopodobnie niezbędny.

W przypadku rozwiązań do wdrażania pracowników ważne jest, aby pracodawcy postrzegali ich nie tylko jako pracowników, ale także jako ludzi. Wiąże się to z wysłuchiwaniem opinii i obaw nowych pracowników. Należy też sprawić, by czuli się doceniani.

Jeśli będziesz zwracać uwagę na to, co mówią Twoi pracownicy, jest bardziej prawdopodobne, że w zamian będą oni przywiązywać dużą wagę do celów Twojej firmy. Takie podejście inspiruje pracowników, by bardziej dbali o firmę, w której pracują, i może zwiększyć ich zaangażowanie.

Proces wdrażania pracowników to także świetny moment, by zbudować wśród nich zaufanie i jasno określić, czego się od nich oczekuje. Korzystne jest także informowanie ich o tym, co firma może dla nich zrobić. Może to obejmować wspominanie o możliwościach awansu, zachętach, wydarzeniach firmowych czy świadczeniach.

Poświęcając czas na to, by pokazać, że nowi pracownicy są doceniani, eliminujesz ryzyko, że któryś z nich poczuje się pozostawiony samemu sobie lub niedoceniony. W dłuższej perspektywie może to być bardzo korzystne dla Twojej firmy.

Korzyści płynące z oprogramowania do wdrażania pracowników

Zaangażowani pracownicy wiążą się z licznymi korzyściami, takimi jak wyższa jakość i większa ilość wykonywanej pracy. Angażowanie pracowników poprzez proces wdrażania gwarantuje poprawę nie tylko wyników ich pracy, ale także reputacji i kondycji finansowej firmy. Korzyści płynące z procesu wdrażania pracowników obejmują:

• Skrócenie czasu poświęcanego na zadania manualne
  Wiele firm wciąż poświęca dużo czasu na ręczne wykonywanie zadań związanych z wdrażaniem pracowników (gromadzenie, wysyłanie i śledzenie wypełnionych dokumentów, tworzenie akt pracowników itp.). Automatyzacja i usprawnienie procesu wdrażania pracowników za pomocą oprogramowania chmurowego zmniejsza te wysiłki i obniża koszty.

  Na przykład jeden z naszych klientów, organizacja opieki zdrowotnej zatrudniająca 60 tys. pracowników, po wdrożeniu komponentu Oracle Human Capital Management zmierzyła czas, jaki jej zespół ds. wdrażania pracowników zaoszczędził na zadaniach, które wcześniej były wykonywane ręcznie. Dzięki Oracle HCM czas wdrażania każdego pracownika został skrócony o ponad 45 minut. Po przeliczeniu tego szacowanego zaoszczędzonego czasu na dolary, przy średniej pensji 60 000 dolarów rocznie i średniej rocznej liczbie 7000 zatrudnianych pracowników, oszczędności wyniosły ponad 150 000 dolarów rocznie. Przyczyniło się to nie tylko do wzrostu zwrotu z inwestycji, ale także skróciło czas poświęcany na wdrażanie pracowników, dzięki czemu 4000 godzin można było przeznaczyć na bardziej strategiczne działania w zakresie kadr.

• Szybsze uzyskiwanie produktywności
  Chociaż na ten wskaźnik składa się wiele zmiennych, my skupimy się na dwóch z nich. Pierwszą jest to, co nasz klient z sektora opieki zdrowotnej określił jako „czas do rozpoczęcia pracy”. Innymi słowy, jak szybko organizacja może przejść od przyjęcia oferty do pierwszego dnia w pracy, czyli rozpoczęcia szkolenia i wprowadzenia nowego pracownika na ścieżkę do produktywności.

  Usprawniając i automatyzując czynności pomiędzy przyjęciem oferty a pierwszym dniem w pracy, firma była w stanie posadzić nowych pracowników za biurkiem o cały tydzień wcześniej niż bez Oracle HCM Cloud. Jak dodatkowy tydzień produktywności wpłynąłby na Twoją organizację i poprawę jej wyników finansowych?

  Kolejną zmienną wpływającą na szybsze uzyskanie produktywności jest wprowadzenie „działań przed pierwszym dniem pracy”, czyli rezygnacja z wykonywania czynności niezwiązanych z pracą (takich jak wypełnianie formularzy) przez nowo zatrudnionych w pierwszym dniu pracy i zajęcie się tymi zadaniami przed pierwszym dniem pracy w formie elektronicznej. Dzięki temu w pierwszym dniu nowy pracownik może skupić się na szkoleniu i innych ważniejszych czynnościach. Jeśli założymy, że zaoszczędzimy tylko godzinę na każdego zatrudnionego i zatrudnimy ponad 7000 nowych pracowników rocznie, to mamy już ponad 7000 godzin, które poświęcą oni na zadania przyczyniające się do poprawy wyników firmy.

• Zmniejszenie rotacji
  Rotacja wiąże się z oczywistymi kosztami, które negatywnie wpływają na wyniki finansowe. Wracając do naszego klienta z sektora opieki zdrowotnej, dane dotyczące retencji zarówno w ciągu pierwszych 90 dni, jak i pierwszego roku, były dostępne dla okresów przed wdrożeniem rozwiązania Oracle HCM Cloud i po jego wdrożeniu. Rotacja nowo zatrudnionych pracowników w ciągu pierwszych 90 dni spadła z 10,3% do 8,2%, a rotacja w pierwszym roku pracy spadła z 26,1% do 22,5%. Jeśli oszacujemy poprawę w pierwszym roku, przyjmując ostrożny szacunek kosztu zastąpienia pracownika na poziomie 5000 dolarów (według wielu badań kwota ta wynosi od 1,5 do 2-krotności rocznej pensji pracownika), i zatrudnimy 7000 osób rocznie, przełoży się to na oszczędności w wysokości ponad 1 260 000 dolarów.

• Poprawa doświadczeń nowozatrudnionych pracowników
  Wreszcie, jeśli proces wdrażania jest prowadzony prawidłowo, może być dynamiczny i angażujący oraz dostarczać pozytywnych doświadczeń nowym pracownikom. Niektóre z najważniejszych powodów, dla których warto rozważyć wdrażanie pracowników z wykorzystaniem rozwiązania Oracle HCM Cloud, to możliwość elektronicznego wypełniania czasochłonnych formularzy przed pierwszym dniem pracy, bardziej płynne przejście do działań związanych z wdrażaniem, eliminacja zbędnych danych oraz prezentacja treści promujących kulturę organizacji. Jak wynika z powyższych liczb, korzyści te wpływają na zwrot z inwestycji w dłuższej perspektywie.

Konsekwencje wysokiego wskaźnika rotacji

Wysoki wskaźnik rotacji pracowników to zły znak dla firmy. Często wiąże się on z dużymi kosztami dla organizacji ze względu na czas i pieniądze, które trzeba poświęcić na znalezienie nowych pracowników. Kiedy kierownicy i pracownicy wyższego szczebla odchodzą z pracy, może to kosztować firmę setki tysięcy dolarów — żadna organizacja tego nie chce.

Wydatki te z czasem zaczynają negatywnie wpływać na wydajność pracy firmy ze względu na niekończący się cykl szkolenia nowych pracowników. Co więcej, wkrótce po zakończeniu szkolenia, jeśli pracownik jest niezadowolony, może zacząć myśleć o odejściu z firmy. Jeśli w firmie pracują głównie nowi i niezainteresowani pracownicy, może na tym ucierpieć jej jakość i reputacja.

Problem ten może rozwiązać świetny proces wdrażania pracowników.

Zamiast wydawać pieniądze na ciągłe zatrudnianie pracowników, firma może zainwestować je we wdrażanie ich do pracy. Proces wdrażania pracowników jest mniej kosztowny i w dłuższej perspektywie może przynieść firmie oszczędności.

Najlepsze praktyki w zakresie wdrażania pracowników

Ważne jest, by zdać sobie sprawę, że każdy nowy pracownik ma ogromny potencjał. Ignorując ten potencjał, Twoja firma może ponieść kosztowne i niepotrzebne straty. Z kolei doceniając go, możecie — zarówno firma, jak i pracownicy — odnieść wielki sukces.

Wszystko zaczyna się od odpowiedniego powitania nowego pracownika. Dzięki temu będzie czuł się pewniej w nowym zespole. Co więcej, będzie chętniej rozmawiać i zadawać pytania.

Po pewnym czasie poświęconym na szkolenie nowego pracownika ważne jest, by przełożony porozmawiał z nim w cztery oczy. To także okazja dla przełożonego, by ocenić pracę, którą pracownik już wykonał, i przekazać mu konstruktywne informacje zwrotne.

Są one ważne dla nowych pracowników, ponieważ pomagają im zrozumieć, co robią dobrze, a co źle. Dzięki nim dowiadują się też, co powinni poprawić.

Ważne jest, by takie spotkania odbywały się regularnie, np. raz w miesiącu. Dzięki temu pracownik czuje się wspierany, a nie pozostawiony samemu sobie. Spotkania mające na celu przekazanie informacji zwrotnych są również ważne dla firmy, ponieważ pozwalają ocenić, jak dobrze nowi pracownicy radzą sobie w pracy.

Wdrażanie pracowników: rozwój kariery i możliwości

Nawet jeśli zastosujesz się do wszystkich wymienionych do tej pory praktyk wdrażania pracowników, po kilku miesiącach pracy mogą oni stać się niezadowoleni. Dlaczego? Często wynika to z tego, że pracownicy odczuwają stagnację zawodową i brak możliwości rozwoju swojej kariery.

Omawiając z nowymi pracownikami możliwości rozwoju zawodowego, dajesz im motywację. Często sprawia to, że pracują ciężej, by osiągnąć swoje cele. Ogólnie rzecz biorąc, ma to świetny wpływ na ich wydajność i zaangażowanie.