Oracle Fusion Cloud Workforce Management

Oracle Workforce Management łączy planowanie grafików, ewidencję czasu pracy, zarządzanie nieobecnościami, optymalizację wykorzystania personelu oraz zarządzanie BHP w jednym rozwiązaniu. Dzięki temu zespoły HR i operacyjne mogą planować pracę i zarządzać nią, monitorować przepracowane godziny, obliczać wynagrodzenie za nadgodziny i dodatki, przekazywać do systemu płacowego dane o czasie pracy podlegającym rozliczeniu, zarządzać dostępnością pracowników i zasadami dotyczącymi urlopów oraz wspierać programy BHP niezbędne do zaspokajania potrzeb biznesowych.

Rozwiązanie Oracle Workforce Management jest przeznaczone dla kadry kierowniczej HR, liderów operacyjnych i osób zarządzających pracownikami pierwszej linii, którzy potrzebują zgodnej z przepisami ewidencji czasu pracy, sprawiedliwego i skutecznego planowania grafików oraz obsady kadrowej dostosowanej do zapotrzebowania, a także wsparcia w zarządzaniu BHP. Rozwiązanie pomaga sprostać typowym wyzwaniom, takim jak prognozowanie zapotrzebowania na pracowników, planowanie zmian, ewidencjonowanie czasu pracy i monitorowanie obecności, obliczanie wynagrodzenia za nadgodziny i dodatki, egzekwowanie zasad dotyczących nieobecności oraz zgłaszanie incydentów. Znajduje zastosowanie w różnych branżach i modelach zatrudnienia, w tym przy ewidencjonowaniu odstępstw od standardowego czasu pracy pracowników otrzymujących stałe wynagrodzenie oraz w działalności opartej na pracy godzinowej, zmianowej lub uzależnionej od bieżącego zapotrzebowania. Jego funkcje pomagają organizacjom kontrolować koszty pracy, zapewniać odpowiednią obsadę kadrową, ograniczać ryzyko niezgodności z przepisami oraz zwiększać elastyczność i zaufanie pracowników do stosowanych rozwiązań w zakresie zarządzania personelem.

Wzorce pracy w Core HR określają podstawowe, powtarzające się dni i godziny pracy pracowników — zarówno stałe wzorce odpowiadające regularnym grafikom, jak i elastyczne wzorce określające dostępność wynikającą z umowy. Natomiast Workforce Scheduling umożliwia dynamiczne planowanie zmian na podstawie reguł i zmieniających się potrzeb biznesowych. Uwzględnia przy tym ograniczenia dotyczące grafików, takie jak minimalna i maksymalna liczba godzin pracy, zasady sprawiedliwego przydzielania zmian i pracy w weekendy, oraz dostarcza analizy zapotrzebowania kadrowego i obsady, które pomagają unikać niedoborów i nadwyżek personelu oraz ograniczać zbędne nadgodziny.

Tak, Workforce Health and Safety należy do rodziny Oracle Workforce Management jako odrębny produkt przeznaczony do wspierania programów bezpieczeństwa i zarządzania ryzykiem operacyjnym. Workforce Health and Safety oferuje funkcje zarządzania incydentami i zagrożeniami, przeprowadzania kontroli i postępowań wyjaśniających, przydzielania działań korygujących, raportowania zgodności z przepisami oraz analizowania przyczyn źródłowych. Dzięki temu organizacje mogą szybciej reagować na zagrożenia, skuteczniej egzekwować odpowiedzialność i wspierać menedżerów w zapewnianiu bezpieczniejszych warunków pracy zgodnych z przepisami.

Podstawą działania Oracle Time and Labor są dane kadrowe dotyczące przypisania pracowników do stanowisk. Rozwiązanie może również wykorzystywać powiązane informacje, takie jak nieobecności, wzorce pracy, przypisane grafiki, reguły i zasady dotyczące czasu pracy, kody płacowe, metody wprowadzania danych o czasie pracy oraz wymiary alokacji wymagane do raportowania czasu pracy (np. projekty, rozliczanie kosztów w księdze głównej lub lokalizacje). Większość tych informacji pochodzi zazwyczaj z Oracle Global HR i jest uzupełniana danymi konfiguracyjnymi dotyczącymi obsługi płac i zarządzania personelem. Dane o czasie pracy mogą być wprowadzane przez pracowników lub menedżerów, rejestrowane za pomocą internetowego zegara czasu pracy (również z wykorzystaniem geofencingu, jeśli został skonfigurowany) albo importowane z zewnętrznych urządzeń do rejestracji czasu pracy. Integracja z systemami płacowymi wymaga odpowiedniego mapowania kategorii czasu pracy i wyników obliczeń.

Oracle Absence Management wykorzystuje dane pracowników do określania uprawnień do nieobecności, a także skonfigurowane w Oracle HCM rodzaje nieobecności, plany naliczania uprawnień, reguły przyznawania i naliczania uprawnień, kalendarze, grafiki pracy oraz reguły zatwierdzania. Na tej podstawie oblicza dostępne limity i obsługuje procesy zatwierdzania wniosków zgodnie z obowiązującymi zasadami. Rozwiązanie można zintegrować z systemem płacowym, aby zapewnić zgodność wykorzystanego czasu wolnego i pozostałych limitów z zasadami dotyczącymi płatnych i bezpłatnych nieobecności. Pomaga to działom HR spójnie zarządzać urlopami, zapewnia menedżerom lepszy wgląd w dostępność personelu oraz wspiera prawidłowe naliczanie wynagrodzeń w kolejnych etapach przetwarzania.

Oracle Workforce Management jest zintegrowany ze wszystkimi aplikacjami Fusion i rozwiązaniami HCM. W przypadku korzystania z rozwiązań zewnętrznych sposób integracji zależy od systemów obecnie używanych przez organizację. Oracle Workforce Management integruje się z innymi systemami przez generowanie danych wynikowych dotyczących czasu pracy i nieobecności, które są następnie wykorzystywane przez systemy dalszego przetwarzania. System płacowy korzysta z obliczonego czasu pracy i rozliczonych nieobecności do naliczania wynagrodzeń i alokacji kosztów pracy. Z kolei systemy rozliczania kosztów projektów i księgi głównej mogą wykorzystywać dane o czasie pracy i nieobecnościach do alokacji kosztów i określania dostępności zasobów. Rzeczywiste koszty są zazwyczaj przekazywane z systemu płacowego z powrotem do systemu rozliczania kosztów projektów. Oracle oferuje również gotowe łączniki do systemów wybranych zewnętrznych dostawców usług płacowych oraz elastyczne narzędzia integracyjne, dzięki którym klienci mogą integrować rozwiązanie z systemami wybranych dostawców i dostosowywać przepływy danych do swoich wymagań.

Tak, Oracle Workforce Management obejmuje szereg agentów AI oraz aplikację opartą na agentowej AI — Workforce Operations Command Center — która koordynuje ich działanie, wspierając podejmowanie typowych decyzji dotyczących zarządzania personelem, takich jak zatwierdzanie nieobecności, znajdowanie zastępstw na zmianach, rozwiązywanie problemów związanych z ewidencją czasu pracy i zarządzanie zatwierdzaniem czasu pracy. Workforce Management udostępnia również wbudowanych asystentów wspierających zarządzanie czasem pracy, nieobecnościami i planowanie grafików. Odpowiadają oni na pytania oraz dostarczają analizy i rekomendacje bezpośrednio podczas pracy. Ponadto Workforce Labor Optimization wykorzystuje AI do prognozowania zapotrzebowania na pracowników i generowania zoptymalizowanych grafików zmian na dużą skalę, z uwzględnieniem kompetencji, dostępności i obowiązujących zasad. Menedżerowie mogą przeglądać i modyfikować przygotowane grafiki.

Oracle Workforce Management domyślnie wspiera podejmowanie decyzji z udziałem człowieka, na przykład przypadki wymagające wyjaśnienia w ewidencji czasu pracy oraz wyniki zastosowania zasad są kierowane do osób odpowiedzialnych za zatwierdzanie, a przygotowane grafiki można zweryfikować przed publikacją. Jednocześnie klienci mogą dostosowywać gotowe rozwiązania oparte na agentowej AI lub tworzyć własne aplikacje tego typu, aby automatyzować określone działania bez konieczności zatwierdzania ich przez człowieka, o ile pozwalają na to obowiązujące zasady i akceptowany poziom ryzyka.

Podstawą pomyślnego wdrożenia Oracle Time and Labor są dokładne dane pracowników oraz jasno określone zasady dotyczące czasu pracy i przepływy pracy związane z zatwierdzaniem, przygotowane przed rozpoczęciem ewidencjonowania czasu pracy. Należy również zdefiniować kategorie czasu pracy, mapowanie składników wynagrodzenia w systemie płacowym oraz wybrać metody lub urządzenia służące do rejestrowania czasu pracy. Warto również odpowiednio wcześnie zweryfikować kalendarze dni wolnych od pracy i reguły obsługi wyjątków, aby ograniczyć konieczność późniejszego korygowania rozliczeń płacowych.

Przed rozpoczęciem korzystania z Oracle Absence Management należy zapewnić poprawność danych pracowników oraz skonfigurować plany i rodzaje nieobecności, zasady określania uprawnień, reguły naliczania i przenoszenia niewykorzystanych uprawnień, kalendarze, powiązania z grafikami pracy oraz procesy zatwierdzania zgodne z zasadami organizacji i obowiązującymi przepisami. Należy także skonfigurować ograniczenia dotyczące planowania grafików, w tym wymagania dotyczące obsady kadrowej, zgodności z przepisami i okresów odpoczynku, oraz włączyć wybrane funkcje samoobsługowego zarządzania grafikami przez pracowników.

Przed uruchomieniem produkcyjnym Oracle Workforce Scheduling należy dysponować dokładnymi danymi pracowników, obejmującymi m.in. stanowiska, kwalifikacje, wzorce pracy, dostępność, dni wolne i nieobecności. Konieczne jest również określenie reguł planowania grafików oraz przepływów pracy menedżerów, które odzwierciedlają sposób tworzenia, zatwierdzania i publikowania grafików. Należy także skonfigurować ograniczenia dotyczące planowania grafików, w tym wymagania dotyczące obsady kadrowej, zgodności z przepisami i okresów odpoczynku, oraz włączyć wybrane funkcje samoobsługowego zarządzania grafikami przez pracowników.

Przed uruchomieniem produkcyjnym Oracle Workforce Labor Optimization należy zdefiniować plany obsady kadrowej oraz zaimportować dane dotyczące wielkości zapotrzebowania biznesowego, które posłużą do prognozowania obciążenia pracą i zapotrzebowania na pracowników, albo zaimportować gotową prognozę zapotrzebowania na personel. Należy również upewnić się, że w Workforce Scheduling skonfigurowano odpowiednie ograniczenia, w tym wymagania dotyczące obsady, zgodności z przepisami i okresów odpoczynku, ponieważ rozwiązanie uwzględnia te reguły podczas optymalizacji tworzenia i przydzielania zmian.

Nie, Oracle Workforce Management uzupełnia systemy HRIS i systemy płacowe o funkcje planowania grafików, ewidencjonowania czasu pracy, zarządzania nieobecnościami, optymalizacji wykorzystania personelu oraz zarządzania BHP. Podstawowe dane pracowników pochodzą zazwyczaj z Global HR, natomiast system płacowy wykorzystuje obliczone dane dotyczące czasu pracy i nieobecności. Klienci powinni sprawdzić, które integracje z systemami płacowymi są obsługiwane w ich środowisku.

Tak, Core HR Work Patterns obsługuje stałe i elastyczne, powtarzające się wzorce pracy i nie wymaga zakupu odrębnego produktu Workforce Scheduling. Wzorcami pracy zarządza się w Global HR, a dane te są często przekazywane do modułów Time and Labor, Absence Management, Payroll oraz zaawansowanych systemów planowania grafików. Workforce Scheduling wybiera się zazwyczaj wtedy, gdy potrzebne jest dynamiczne zarządzanie zmianami na podstawie reguł oraz udostępnienie pracownikom funkcji samoobsługowego zarządzania zmianami. Z kolei Workforce Labor Optimization służy do prognozowania zapotrzebowania na pracowników oraz optymalizacji tworzenia i przydzielania zmian.

Oracle Workforce Scheduling i Oracle Workforce Labor Optimization najlepiej sprawdzają się w organizacjach, w których praca odbywa się w systemie zmianowym, a zapotrzebowanie na personel zależy od bieżącej działalności i wymaga optymalizacji obsady w różnych lokalizacjach i na różnych stanowiskach. Dotyczy to szczególnie organizacji zatrudniających wielu pracowników wynagradzanych godzinowo, mierzących się z dużymi wahaniami zapotrzebowania, istotnymi wymaganiami dotyczącymi zgodności z przepisami lub potrzebujących inteligentnych funkcji samoobsługowego zarządzania zmianami i automatycznej optymalizacji. Te potrzeby są powszechne w branżach zatrudniających pracowników pierwszej linii, takich jak opieka zdrowotna, handel detaliczny, produkcja i sektor publiczny. Rozwiązania te pomagają organizacjom dostosowywać zasoby pracownicze do zapotrzebowania, utrzymywać obsadę, kontrolować koszty i zapewniać pracownikom większą elastyczność w planowaniu grafiku pracy.

Workforce Health and Safety opracowano z myślą o programach bezpieczeństwa i zarządzaniu incydentami, ale rozwiązanie może być również wykorzystywane przez zespoły HR i operacyjne do raportowania, zarządzania działaniami korygującymi i monitorowania zgodności z przepisami. Konfigurowalne role i przepływy pracy można dostosować do sposobu podziału obowiązków w organizacji. Funkcje te pomagają zespołom szybciej reagować, skuteczniej egzekwować odpowiedzialność i bardziej konsekwentnie zarządzać zagrożeniami związanymi z bezpieczeństwem.