Na czym polega zarządzanie personelem (WFM)?

Skuteczne zarządzanie personelem obejmuje wszystkie działania niezbędne do utrzymania wydajnej i efektywnej kosztowo siły roboczej. W ich skład wchodzą wszystkie zadania i procesy związane z efektywnym przydzielaniem personelu do projektów, tak aby zapewnić dostępność odpowiednich pracowników w odpowiednim czasie, jednocześnie optymalizując koszty. Zarządzanie personelem obejmuje również automatyzację śledzenia czasu pracy wszystkich pracowników (w tym pracowników czasowych i pracujących na zmiany) oraz zarządzanie nieobecnościami i urlopami z uwzględnieniem regionalnych przepisów prawa pracy i wymogów sprawozdawczych.

Dostarczając zintegrowane narzędzia, które wykraczają poza tradycyjne działania związane ze zgodnością i automatyzacją, zespoły ds. kadr mogą przyjąć bardziej strategiczny sposób dostarczania wartości dla reszty firmy. Firmy i pracodawcy stopniowo wprowadzają automatyzację śledzenia czasu pracy, a także coraz częściej korzystają z modelowania pracy i analiz w czasie rzeczywistym. Dzisiejsze wiodące systemy kadrowe nie są zlepkiem różnych narzędzi i starszych systemów informatycznych, ale strategicznymi, połączonymi i zintegrowanymi rozwiązaniami, które spełniają wymagania nowoczesnych, cyfrowych przedsiębiorstw.

Składniki rozwiązania WFM

Typowe rozwiązanie WFM zawiera funkcje, które pomagają w śledzeniu czasu i kosztów pracy, tworzeniu harmonogramów dla pracowników i zarządzaniu nieobecnościami. Te podstawowe procesy to jednak nie wszystko — rozwiązania z zakresu zarządzania personelem można rozszerzyć o kwestie związane z BHP.

Zarządzanie czasem i kosztami pracy

System zarządzania czasem zapewnia wgląd w dane i kontrolę nad najbardziej kosztownym i cennym zasobem, jakim są Twoi pracownicy. Pomaga też zachować zgodność z prawem pracy lub umowami związkowymi.

Zarządzanie czasem i kosztami pracy (3:54)

Zarządzanie nieobecnościami

Aplikacja, która umożliwia zarządzanie nieobecnościami pracowników i przestrzeganie globalnych przepisów dotyczących urlopów. Aplikacja do zarządzania nieobecnościami umożliwia ograniczenie negatywnych konsekwencji, takich jak większe koszty i ryzyko oraz mniejsza produktywność.

Zarządzanie nieobecnościami (4:06)

Zarządzanie BHP

Ta aplikacja umożliwia organizacjom łatwe i efektywne zarządzanie incydentami dotyczącymi środowiska i BHP. Poprawia ona ogólne bezpieczeństwo firmy, upraszczając i automatyzując cały proces, w tym raportowanie, gromadzenie krytycznych informacji i identyfikowanie pierwotnych przyczyn incydentów.

Zarządzanie BHP (4:16)

Jakie są wyzwania związane z tradycyjnymi rozwiązaniami do zarządzania personelem?

Każda firma jest wyjątkowa i ma swoje własne wyzwania. Twoje rozwiązanie do zarządzania personelem powinno rozwiązać te problemy. Niektóre z najczęstszych wyzwań związanych z zarządzaniem personelem (WFM) obejmują:

Śledzenie czasu pracy

Śledzenie czasu pracy ma wpływ na niemal każdego pracownika w organizacji. Jednym z największych problemów, z jakimi borykają się klienci korzystający z niszowych systemów zarządzania czasem i kosztami pracy, jest opóźnienie lub brak integralności danych pochodzących z głównego systemu kadrowego. Rozwiązania do śledzenia czasu pracy zwykle są zagmatwane, powolne i podatne na błędy, co może powodować niepotrzebne koszty płacowe i dodatkowe obciążenia administracyjne. Jeszcze gorszy jest negatywny wpływ na morale pracowników, jaki mają błędy w wypłatach. Żadna firma nie chce skończyć w sądzie ani narazić na szwank swojej reputacji z powodu błędów w wynagradzaniu pracowników lub nieprzestrzegania prawa.

Reprezentowani pracownicy

Reprezentowani pracownicy zazwyczaj otrzymują znacznie wyższe płace i lepsze świadczenia niż pracownicy niereprezentowani. Stosowanie się do tych przepisów może być dla niektórych organizacji dużym wyzwaniem ze względu na złożoność zasad dotyczących stażu pracy, kadencji, uprawnień, świadczeń, nieobecności i uprawnień do wynagrodzenia. Zarządzanie zasadami umów może okazać się trudne bez kompleksowego rozwiązania do zarządzania personelem.

Reprezentowani pracownicy (4:11)

System zarządzania nieobecnościami

Brak niezawodnego systemu zarządzania nieobecnościami może skutkować większymi kosztami i ryzykiem oraz niższą produktywnością. Organizacje muszą sprostać różnorodnym i złożonym wymaganiom, które wynikają z konieczności zarządzania zasadami dotyczącymi nieobecności w pracy na całym świecie. W przypadku systemów zarządzania nieobecnościami często pojawiają się wyzwania związane z unikalnymi zasadami i interfejsami użytkownika wymaganymi w różnych krajach i regionach.

Wiele organizacji nie otrzymuje na czas powiadomień o incydentach związanych z BHP. Pracownicy nie są pewni lub nie wiedzą, czy powinni powiadamiać organizację o zdarzeniach potencjalnie wypadkowych lub niebezpiecznych warunkach. W wielu organizacjach brakuje prostych, intuicyjnych narzędzi, które zachęcałyby do zgłaszania takich sytuacji i minimalizowały przeszkody, jakie pracownicy napotykają przy zgłaszaniu przeszłych lub potencjalnych incydentów. Ostatecznie to organizacje są odpowiedzialne za politykę BHP, więc w ich własnym interesie leży wdrożenie nowoczesnych, efektywnych procesów zarządzania w tym zakresie.

10 najważniejszych korzyści płynących z zastosowania rozwiązania do zarządzania pracownikami

1. Automatyczne śledzenie obecności

Oprogramowanie do zarządzania pracownikami automatyzuje śledzenie obecności, poprawia dokładność danych oraz ogranicza błędy związane z listą płac. Wszechstronne rozwiązanie do zarządzania zatrudnieniem umożliwia organizacjom udostępnienie różnego rodzaju pracownikom łatwego i intuicyjnego narzędzia do dokładnego raportowania przepracowanych godzin i nieobecności w czasie rzeczywistym.

2. Zwiększona wydajność pracowników

System zarządzania personelem redukuje liczbę ręcznych procesów i umożliwia lepsze zarządzanie pełnym wachlarzem zasad dotyczących czasu pracy i obecności. Dzięki lepszemu wglądowi w liczbę przepracowanych godzin, dostępność pracowników i incydenty związane z bezpieczeństwem ogólna wydajność pracowników wzrasta, a kierownicy mogą zapewnić, że potrzeby kadrowe są zaspokojone, i szybko reagować, jeśli sytuacja się zmieni.

3. Bezpieczniejsze miejsce pracy

System zarządzania personelem może pomóc Ci w promowaniu kultury bezpieczeństwa i zgodności z przepisami wśród pracowników, a także w bardziej efektywnym zarządzaniu incydentami związanymi z BHP. Usprawnienie i zautomatyzowanie całego procesu dotyczącego standardów bezpieczeństwa i higieny pracy, począwszy od zgłaszania incydentów po gromadzenie ważnych informacji, daje pewność, że dane są dokładne, i zachęca pracowników do zgłaszania problemów związanych z BHP.

4. Obniżenie kosztów

Wraz ze wzrostem wydajności pracowników koszty zarządzania personelem mogą się zmniejszać w wyniku uproszczenia procesów, co oznacza, że zadania administracyjne będą zajmować mniej czasu. Lepszy wgląd w dostępność pracowników i zaplanowane godziny pracy zapewnia dokładność i wiarygodność przepracowanego czasu i nieobecności, zmniejszając koszty pracy w takich obszarach, jak przyrostowe nadgodziny lub nadwyżki pracy.

5. Zaangażowanie pracowników

Narzędzia do zarządzania pracownikami mogą zwiększyć zaangażowanie pracowników, pomagając im czuć się bardziej wydajnymi w pracy oraz osiągnąć lepszą równowagę między życiem zawodowym a osobistym dzięki zwiększonej elastyczności planowania. Gromadząc informacje na temat nastawienia pracowników w danym momencie i wykorzystując ich opinie i preferencje do wpływania na funkcje zarządzania pracownikami, obejmujące planowanie, organizacje mogą dać swoim pracownikom głos i zwiększyć ich zaangażowanie.

6. Elastyczne planowanie

Wiele organizacji z trudnoścuą opracowuje harmonogramy pracowników, starając się dopasować ich umiejętności do wymagań biznesowych, aby zmaksymalizować wydajność i zminimalizować koszty. Rozwiązania do zarządzania pracownikami oferują narzędzia pozwalające kierownikom tworzyć harmonogramy, dopasowujące pracowników do przewidywanych (prognozowanych) potrzeb, zapewniając im możliwość swobodnego planowania swojego czasu pracy za pomocą narzędzi samoobsługowych.

7, Bezpieczeństwo

Niektóre rozwiązania do zarządzania pracownikami wykorzystują urządzenia do gromadzenia danych biometrycznych (na przykład skanery odcisków palców) w celu rejestrowania pracowników i wyrejestrowywania ich, co pomaga wyeliminować nieuczciwe praktyki, takie jak rejestrowanie się w miejscu pracy w imieniu innego pracownika. Ponadto dostęp do sieciowego rejestru obecności opartego na lokalizacji może zapewnić, że pracownicy rejestrują swoją obecność wyłącznie z lokalizacji, w której powinni pracować. Bezpieczne systemy zarządzania pracownikami mają także wbudowane uczenie maszynowe do monitorowania danych pod kątem podejrzanych działań i anomalii, co pomaga zapobiegać błędom lub oszustwom dotyczącym transakcji trafiającym na listę płac.

8. Wgląd w dane biznesowe

Firmy mogą podejmować lepsze decyzje biznesowe w przyszłości dzięki danym organizacyjnym i wydziałowym scentralizowanym w jednym systemie zarządzania pracownikami. Narzędzia do zarządzania pracownikami umożliwiają organizacjom monitorowanie ogólnej wydajności firmy przy użyciu raportów w czasie rzeczywistym.

9. Dostęp z dowolnego miejsca

Rozwiązania do zarządzania pracownikami pozwalają organizacjom wspierać pracowników niezależnie od ich lokalizacji, co wpływa na podwyższenie wydajności w pracy. Dostęp z dowolnego miejsca pozwala pracownikom szybko i łatwo wykonywać zadania z poziomu urządzeń mobilnych, w tym rejestrować się i kończyć dzień pracy, zamieniać się zmianami, wystepować o przyznanie czasu wolnego oraz uzyskiwać dostęp do informacji takich jak paski płac i wydruki W2s.

10. Ograniczenie występowania błędów

Systemy zarządzania pracownikami minimalizują błędy ludzkie, korzystając ze zautomatyzowanych funkcji czasu i obecności. Automatyzacja zapewnia dokładność, eliminując błędy wprowadzania danych dzięki zastosowaniu samoobsługowych narzędzi raportowania czasu. Na przykład, korzystając ze zrobotyzowanej automatyzacji procesów, inteligentny system może monitorować zmiany wsteczne, które mogą mieć wpływ na sposób obliczania czasu pracownika, a następnie automatycznie ponownie obliczyć czas pracownika i wysłać korekty do działu płac. Inteligentne alarmy dotyczące zgodności mogą także pomóc zapewnić, że czas pracownika jest dokładnie rejestrowany i zgodny z harmonogramem pracy.

Jakie funkcje oferuje rozwiązanie do zarządzania pracownikami?

Kluczowe czynniki decydujące o wyborze najlepszego rozwiązania do zarządzania personelem

Aby skutecznie wdrożyć rozwiązania do zarządzania personelem, organizacje powinny być w stanie zastosować następujące najlepsze praktyki:

Ułatwienia dla pracowników

Zapewnij samoobsługowe funkcje wprowadzania czasu pracy i zarządzania nim na wszystkich urządzeniach, z których korzystają pracownicy. Zmniejsz liczbę błędów i odciąż dział kadr, umożliwiając pracownikom wprowadzanie danych dotyczących czasu pracy i obecności za pomocą kart czasu pracy lub innych samoobsługowych procesów. Prosta, dostosowana pod kątem urządzeń mobilnych funkcja wprowadzania czasu pracy, lub asystent cyfrowy ułatwiający wprowadzanie czasu pracy i nieobecności, sprawiają, że pracownicy szybko i łatwo rejestrują przepracowany czas. Dobre rozwiązanie do zarządzania urlopami zapewnia pełną kontrolę w zakresie definiowania zasad i polityk dotyczących nieobecności. Szybko skonfiguruj terminy, uprawnienia, naliczanie, definicje uprawnień i specyfikacje płatności, aby stworzyć plany nieobecności. Skonfiguruj również weryfikację nieobecności, zasady przenoszenia, zadania administracyjne i sposoby wyświetlania, aby utworzyć typy nieobecności.

Ułatwienia dla kierowników i działu kadr

Dzisiejsze nowoczesne, elastyczne rozwiązania do zarządzania czasem i kosztami pracy oraz nieobecnościami można skonfigurować zgodnie z potrzebami firmy i pracowników, tak aby kierownicy mogli zmniejszyć negatywne skutki nieplanowanych nieobecności i zarządzać czasem poprzez wyjątki. Ostrzeżenia dotyczące zgodności z przepisami pozwalają uniknąć potencjalnych naruszeń. Można je wysyłać za pośrednictwem wiadomości tekstowych, co przyspiesza cały proces powiadamiania. Konfigurowalny mechanizm reguł i szablony umożliwiają kierownikom tworzenie kart czasu pracy dopasowanych do każdego pracownika — bez angażowania działu IT.

Ułatwienia w zakresie łączenia danych pracowników przedsiębiorstwa

Chociaż system zarządzania czasem i kosztami pracy oferuje wiele korzyści sam w sobie, to gdy jest on zintegrowany z systemami planowania, płac, księgi głównej, zarządzania projektami i podstawowymi systemami kadrowymi, korzyści są ogromne. Organizacje, które integrują kontrolę czasu pracy i obecności z listą płac, odnotowują spadek liczby błędów związanych z przetwarzaniem listy płac oraz śledzeniem czasu pracy. Dlatego warto zadbać o ścisłą integrację z systemami zarządzania listą płac i czasem. Wykorzystując dane z systemów zarządzania listą płac, czasem pracy i HCM, solidne rozwiązanie do zarządzania urlopami łączy zmiany w urlopach z obliczeniami wynagrodzenia. Pracownicy mogą planować nieobecności za pośrednictwem funkcji samoobsługowych lub bezpośrednio na karcie czasu pracy. W obu przypadkach rezultat jest taki sam: pełna widoczność zarządzania czasem i urlopami.

Przyszłość zarządzania personelem

Zmieniające się rynki, zaostrzone przepisy prawne oraz coraz bardziej zróżnicowana i rozproszona siła robocza sprawiły, że zarządzanie personelem stało się bardziej złożone — i bardziej istotne. Bez zintegrowanej technologii zarządzania personelem organizacje będą odczuwały negatywne skutki finansowe, ponieważ nie będą miały dostępu do strategicznych informacji niezbędnych do określenia, w jakich obszarach potrzebne są zmiany i dopasowanie działań kadrowych do celów biznesowych.

Efektywny system zarządzania personelem obejmuje zarządzanie czasem i kosztami pracy, nieobecnościami oraz BHP, a także jest w pełni zintegrowany z listą płac i innymi podstawowymi funkcjami kadrowymi oraz danymi finansowymi, dzięki czemu zapewnia dokładność, prostotę i odpowiedni wgląd w informacje — w znacznie łatwiejszy sposób. W rezultacie pracownicy są zaangażowani, produktywni i chętni, by przyczyniać się do sukcesu organizacji.