O que é Sistema de Gerenciamento de Finanças?

O que é Sistema de Gerenciamento de Finanças?

O mecanismo digital de contabilidade e finanças que rastreia e analisa o dinheiro da organização utilizando software de gerenciamento de finanças.

 

Desde a Contabilidade do Back-Office até a Agilidade Financeira Moderna

Desenvolvido para criação, conexão, armazenamento e relatórios de vários tipos diferentes de transações financeiras, um sistema de gerenciamento de finanças tem um propósito principal, em última análise: contagem de dinheiro.

Dito de forma simples, sem algum tipo de software de contabilidade, uma organização não sobreviveria. No nível mais básico, todas as organizações precisam de sistemas para gerenciar o fluxo de dinheiro que entra e sai da empresa. Mas um sistema de gerenciamento de finanças realmente eficaz pode fazer muito mais: otimizar a lucratividade, medir o fluxo de caixa, determinar as obrigações de impostos, garantir a conformidade e manter a sustentabilidade corporativa de longo prazo.

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Benefícios Principais do Software de Contabilidade

O software de gerenciamento de finanças inclui as ferramentas e os processos que gerenciam e administram renda, despesas e ativos. Um objetivo abrangente para qualquer solução de gerenciamento financeiro é não somente manter os negócios de rotina da organização, mas maximizar os lucros e proteger continuamente os dados financeiros contra fraude e roubo. No nível básico, um sistema de contabilidade fornece os seguintes benefícios:

  • Administração Financeira Sem Erros—As organizações de hoje precisam de mais do que uma versão digital de contabilidade tática com planilhas. Além do registro de transações, o software de gerenciamento de finanças deve ajudar as equipes financeiras a gerenciar a administração fiduciária, reduzindo erros de contabilidade, diminuindo os ciclos de faturamento e conformidade com leis de impostos e requisitos regulamentares em constante mudança, além de otimizar o fluxo de caixa diário, mensal e anual.
  • Conformidade com Padrões Financeiros Atuais e Futuros—Padrões de contabilidade nacional e internacional definem as regras para empresas públicas e privadas. Com um conjunto de regras, definições e processos, esses padrões regulamentam as informações financeiras. Mas esses padrões mudam frequentemente. Nos últimos anos, novos padrões entraram em vigor, como o IFRS 15 e o ASC 606. Um sistema de gerenciamento de finanças deve ser capaz de lidar com os padrões mais recentes de contabilidade, com flexibilidade para adaptar-se a novas alterações, conforme elas são adotadas.
  • Dados Financeiros Precisos—O software de finanças deve fazer mais do que a contabilidade básica; ele deve ser capaz de ajudar as organizações a: Reduzir a redundância de registros, entregar melhor orçamentos, previsões e planejamento, permitir um gerenciamento de despesas categorizado com rigor e corretamente, fornecer integração simples a sistemas bancários, permitir auditorias mais precisas e manter a trilha detalhada de registros de todos os ativos e passivos.
  • Segurança dos Dados e dos Sistemas—As atividades de contabilidade, finanças e auditoria devem oferecer também segurança abrangente aos sistemas com integridade absoluta de dados integrada a toda a solução de gerenciamento de finanças.
  • Operações de Empresa Conectada—Para empresas maiores, o software de gerenciamento de finanças é parte de um sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP, enterprise resource planning) que conecta dados financeiros e outros nas fronteiras dentro da empresa, dentro da planta ou entre as divisões. A consolidação de dados financeiros alinha os processos corporativos e reduz a complexidade.
  • Escalabilidade para Crescimento—Conforme a empresa cresce, os sistemas e os processos também aumentam. Isso significa que o software de gerenciamento de finanças deve ter a capacidade de dimensionar com facilidade e rapidez para lidar com o crescimento, nos mercados, nos locais e nos produtos.
  • Fortes Controles Internos—Conforme o dinheiro é rastreado e gerenciado na empresa, os sistemas de gerenciamento de finanças devem ajudar a proteger os dados críticos contra roubo, fraude e outras transgressões criminosas. Quando as soluções de gerenciamento de finanças incluem gerenciamento de risco e conformidade, as empresas podem aproveitar esses recursos além de trilhas de auditoria e verificações de erro para incluir a divisão de tarefas e o mapeamento de funções a responsabilidades em toda a empresa.

Funcionalidade Principal de um Sistema de Contabilidade Abrangente

Os sistemas de gerenciamento de finanças oferecem informações financeiras precisas em toda a organização. Ao aproveitar esses dados, o software de gerenciamento de finanças pode ajudar ainda mais as organizações nas seguintes áreas funcionais:

  • Razões: GL (General Ledger, Razão geral) e Razão Auxiliar

    • As razões, especialmente a razão geral, são o componente principal de todas as soluções de gerenciamento de finanças. O projeto e os recursos são essenciais para a funcionalidade geral em todo o pacote de software de gerenciamento de finanças.
    • O GL é a razão principal e fornece uma cobrança mestre linha a linha de todas as transações financeiras realizadas. Para cada transação, os registros do GL geralmente incluem: a quantia, conta, data, descrição, número e tipo da transação associados.
    • O software de gerenciamento de finanças deve incluir as razões auxiliares ao GL, alinhadas por divisões, plantas, locais, países ou projetos principais. A razões auxiliares melhoram a precisão da contabilidade e a transparência financeira para pagamento de impostos, planejamento de orçamento e de finanças, além de análise e relatórios financeiros.
  • Contas a Pagar (AP) e Contas a Receber (AR)

    • As contas a pagar e as contas a receber impulsionam os débitos e créditos em sistemas de gerenciamento financeiro.
    • A capacidade de processar com rapidez e precisão as contas a pagar e a receber afetam o fluxo de caixa, o fechamento do mês, o fechamento do ano e a maioria dos processos financeiros periódicos. A conexão ao reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e outras tecnologias de automação acelera os processos e melhora a precisão dos processos de AP e AR.
  • Gerenciamento de Ativos

    • Para demonstrações financeiras completas, saber o valor e a condição dos ativos é um requisito para o gerenciamento de inventário. O software de gerenciamento de finanças precisa de dados operacionais e de capital com informações descritivas em relação a ativos para oferecer declarações financeiras precisas relacionadas a valorização e depreciação.
  • Gerenciamento de Cobranças

    • O gerenciamento de cobranças envolvendo fornecedores e clientes é um recurso importante do software de gerenciamento de finanças. Com gerenciamento de cobranças abrangente, é fácil classificar clientes, estabelecer estratégias de cobrança, gerenciar o pagamento de cobranças e iniciar cobranças em fase tardia para clientes em situação de falência.
  • Gerenciamento de Despesas de Funcionário

    • A geração e o processamento de relatórios de despesas com funcionários é um requisito principal de um sistema de gerenciamento financeiro. A funcionalidade principal deve incluir a capacidade de os funcionários fazerem entradas de autoatendimento e mapear as despesas para contas de projetos e de viagens.
  • Relatórios e Análise Avançada

    • A recuperação, a organização e a análise de dados de soluções de gerenciamento de finanças fornecem conhecimento significativo sobre o desempenho operacional de uma empresa e de sua situação financeira em um determinado momento. Para ser mais eficaz, o software de gerenciamento de finanças deve ter soluções nativas de geração de relatórios.
    • Quando as soluções de gerenciamento financeiro também oferecem plataformas de relatórios multidimensionais com relatórios de autoatendimento e recursos de visualização de dados, as empresas podem melhorar ainda mais seu desempenho financeiro ao oferecer aos usuários acesso a informações em tempo real.
  • Gerenciamento de Receita

    • Aplicativos de gerenciamento de receita em sistemas de gerenciamento de finanças automatizam e fazem auditoria de conformidade com padrões e regulações como
      ASC 606 e IFRS 15.
  • Gerenciamento de Riscos

    • Para monitorar e proteger as empresas de roubo e fraude internos e externos, as soluções de gerenciamento de finanças oferecem ferramentas de controle interno e auditoria para gerenciar a SOD (Segregation of Duties, divisão de tarefas) e as regras de pagamento.
Relatórios Necessários de um Sistema de ERP

Relatórios Necessários de um Sistema de ERP

A maioria dos sistema de gerenciamento de finanças faz um bom trabalho de fornecer visibilidade dinâmica aos dados empresariais. No último século, o software de ERP superou as expectativas ao capturar grandes conjuntos de dados empresariais, mas teve dificuldade em gerar relatórios. Isso é passado.

As organizações de hoje desejam ter a capacidade de colocar os dados financeiros em uso para melhorar a lucratividade, simplificar operações e melhorar a tomada de decisões. Recentemente, os recursos de gerar relatórios e outros resultados de dados e monitoramento se tornaram muito mais importantes para as organizações. Os requisitos de relatórios para sistemas de gerenciamento de finanças evoluíram rapidamente para acompanhar a demanda.

No mínimo, todas as empresas precisam de relatórios que cubram o fechamento do fim do mês, o fechamento do trimestre e o fechamento anual, juntamente com declarações financeiras básicas de renda, despesas e saldos. Embora esses resultados sempre estiveram disponíveis, não era fácil ajustar os relatórios ou adicionar derivações para outras necessidades.

Em nosso ambiente empresarial acelerado, a capacidade de gerar relatórios predefinidos além de criar resultados ad hoc com facilidade, não é apenas conveniente, é um requisito essencial para o software de sistemas de gerenciamento de finanças. Acrescente requisitos para análise aprofundada de dados, visualização de informações, mais visibilidade operacional e relatórios de narrativa, e as empresas logo descobriram que suas soluções de software de ERP precisavam funcionar facilmente com sistemas avançados de relatório como soluções de enterprise performance management (EPM).

Desempenho e Planejamento Financeiro Melhorados

 

Desempenho e Planejamento Financeiro Melhorados

Idealmente, um sistema de gerenciamento de finanças faz mais do que simplesmente gerenciar os mecanismos monetários em débitos e créditos e publicar alguns relatórios.
Um sistema de gerenciamento de finanças bem-projetado melhora o desempenho e os lucros da empresa, pois simplifica os processos operacionais e os alinha às melhores práticas. Isso também ajuda os funcionários a serem mais produtos, pois eles investem seu tempo e esforço em atividades estratégicas (em vez de táticas) que transformam as empresas e as instituições.

Além da Razão Geral

Conforme as organizações acrescentam novos mercados, expandem para novos locais e adaptam-se diante das inovações do mercado, especialmente se eles são os inovadores, as soluções de gerenciamento de finanças devem escalar rapidamente para acomodar os novos requisitos legais e de relatórios, ativos adicionais, novos passivos de curto e de longo prazo, fornecedores mais qualificados de bens e serviços e infraestrutura que abordam a folha de pagamentos e as políticas de funcionário em países diferentes.

Como Planejar-se para a Força de Trabalho da Próxima Geração

Conforme a força de trabalho de hoje começa a se aposentar e a geração do milênio é recrutada para ocupar seu lugar, a atração da próxima geração de funcionários torna-se uma prioridade. Os sistemas de gerenciamento de finanças também devem atender às expectativas de uma força de trabalho digital, com uma interface do usuário intuitiva, design fácil de usar, além de redes sociais integradas e outras ferramentas de mídias sociais que a geração do milênio já adotou.

Soluções e Software Modernos da Oracle para Sistemas de Gerenciamento de Finanças

A Oracle oferece soluções de gerenciamento de finanças baseado em nuvem que ajudam as organizações a competir na economia digital. As soluções abrangentes incluem os seguintes recursos:

  • Relatórios Revolucionários—Relatórios robustos, em tempo real para relatórios predefinidos e ad hoc, juntamente com integrações predefinidas a aplicativos Oracle EPM Cloud. Com relatórios mais ágeis e precisos, as empresas podem mover-se além de planilhas desconectadas e relatórios fragmentados para reagir com mais rapidez e alinhar o planejamento em toda a empresa.
  • Infraestrutura Segura e Global—Segurança em nível de embaixada por meio de infraestrutura global desenvolvida, gerenciada e de propriedade da Oracle, que utiliza data centers de ponta construídos com o banco de dados da Oracle, líder do setor. Ao aproveitar esta infraestrutura, as soluções de gerenciamento de finanças da Oracle dão apoio total aos requisitos para residência de dados no país.
  • Escalabilidade Extrema—As soluções de nuvem da Oracle oferecem escalabilidade de alto volume e de alta velocidade. Durante testes, conjuntos complexos de transações financeiras foram registrados em mais de 360 milhões de transações por hora.
  • Gerenciamento Financeiro Abrangente—A Oracle oferece as soluções financeiras mais abrangentes disponíveis, com aplicativos para contabilidade e finanças principais, gerenciamento de despesas, gerenciamento de riscos, conformidade, aquisições diretas e indiretas e gerenciamento de portfólio de projetos (PPM).
  • Experiência do Usuário Intuitiva—Com o apoio de paradigmas de design moderno e ferramentas de mídias sociais, a Oracle oferece uma experiência do usuário moderna que ajuda a maximizar a produtividade e estimula a colaboração.
  • Soluções Completas de Ponta a Ponta—Elimine silos de dados, capture melhores ideias sobre os negócios e construa fluxos de trabalho consistentes, em toda a empresa com integrações nativas e predefinidas a todas as funções comuns no negócio como: suporte a recursos humanos (HCM), gerenciamento de cadeia de suprimentos (SCM), manufatura, automação da força de vendas (CRM) e serviços.
  • Melhores Práticas—Com cobertura de mais de 180 processos de negócios, o Oracle Modern Best Practice melhora a agilidade financeira. O software de gerenciamento de finanças da Oracle é alinhado com esses processos revolucionários para ajudar as organizações a acelerar a produtividade, reduzir tempos de fechamento, descobrir informações em tempo real.

Considerações de Nuvem para uma Solução Moderna de Gerenciamento de Finanças

Além dos princípios de projeto mencionados, há três conceitos operacionais principais que estão impulsionando a mudança para o software de gerenciamento de finanças do local para a nuvem. São eles:

  • Software que trabalha; não software que gera trabalho—Os sistemas antigos de gerenciamento de finanças exigiam bastante manutenção de pessoal e consultores. Os pacotes no local de ERP e EPM precisavam constantemente de correções de erro, patches e atualizações, o que frequentemente envolvia projetos back-to-back para ficar em dia e seguros. Com o software de gerenciamento de finanças baseado em nuvem, as tarefas pesadas de tráfego, diagnósticos, instalação e testes de correção mudam do cliente para o fornecedor. Em vez de você trabalhar continuamente para consertar o sistema, o sistema trabalha continuamente para você.
  • Sem distrações dispendiosas—Os sistemas antigos exigem bastante tempo, esforço e dinheiro para manter-se em operação. Com sistemas financeiros baseados em nuvem, atualizações, recuperação de desastres, atualizações de hardware, backups e gerenciamento de código personalizado são todos abordados como parte do serviço.
  • Sem shelfware—A antiga prática de comprar licenças extra para futuros usuários e projetos em potencial termina com o software moderno de gerenciamento de finanças. Com o modelo de assinatura de SaaS da nuvem, as empresas usam as licenças que precisam e acrescentam mais usuários ou produtos conforme crescem. Despesas de capital para shelfware é outra relíquia da TI que remete às práticas de ciências da computação do século passado.
A Nuvem Está Impulsionando os Sistemas de Gerenciamento de Finanças de Última Geração

A Nuvem Está Impulsionando os Sistemas de Gerenciamento de Finanças de Última Geração

Evidentemente, as soluções de gerenciamento de finanças evoluíram para atender às demandas do mundo digital. E a nuvem foi essencial para esta transformação. A nuvem elevou as soluções de ERP e de finanças de software de contabilidade básico de back-office a uma solução abrangente, de missão crítica e integrada projetada para a inovação. Conforme as empresas encontram novas forças revolucionárias e pressões da concorrência, os sistemas modernos de gerenciamento financeiro desenvolvidos para essa nova realidade podem proporcionar que eles conquistem a força financeira do futuro.


Conceitos Básicos do ERP

*A Gartner não endossa nenhum fornecedor, produto ou serviço descrito em suas publicações de pesquisa e não aconselha os usuários de tecnologia a selecionar apenas os vendedores com as classificações mais altas ou outra designação. As publicações de pesquisa da Gartner consistem em opiniões da organização de pesquisa da Gartner e não devem ser interpretadas como declarações de fato. A Gartner se isenta de todas as garantias, expressas ou implícitas, em relação a essa pesquisa, incluindo quaisquer garantias de comercialização ou adequação para um propósito específico.

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