O Que é Integração na Empresa?

Você já deve conhecer o recrutamento e seleção, bem como a orientação de funcionários. Mas, e quanto ao processo de integração? Geralmente, as organizações consideram que, se a orientação for boa o suficiente, não há necessidade de focar ou melhorar o processo de integração de funcionários. No entanto, esse esforço promove resultados positivos, principalmente se houver interesse em reter os profissionais, tornando-os parte dos valores da empresa, e em ser uma organização produtiva.

Existem diversos estudos sobre os benefícios da integração, como a redução do esforço manual, redução do tempo até a produtividade no trabalho e maior retenção de talentos. Os dados publicados também criam um forte ROI: estima-se que as empresas gastem bilhões para reter colaboradores improdutivos que não entendem suas funções, enquanto, surpreendentemente, uma porcentagem dessas empresas não investe em integração de funcionários.

Essas estatísticas mostram o quanto se perde quando não há integração empresarial ou quando ela é insuficiente. Porém, será que existem motivos para investir em processos de integração mais sofisticados? Com melhores práticas de integração na empresa, é mais provável que os funcionários reconheçam os benefícios de trabalhar para sua organização. Isso acaba levando os funcionários a querer participar e contribuir mais no dia a dia.

Qual é a Diferença Entre Orientação e Integração de Funcionários?

As diferenças entre orientação e integração de funcionário podem parecer insignificantes, mas não são. A maioria dos empregadores oferece orientação básica e padrão para novos funcionários, mas só isso não é o suficiente para melhorar as taxas de retenção.

A orientação inclui garantir que o novo colaborador saiba quais são as datas e os horários para começar a trabalhar, atribuir um ambiente de trabalho, conhecer as políticas de gestão de recursos humanos (RH) e fornecer os documentos necessários. Uma sessão de orientação geralmente não demora mais que algumas horas ou, em alguns casos, alguns dias. A orientação é uma etapa básica e aborda somente o necessário para que o funcionário novo entenda o que deve fazer.

Quanto Tempo Dura o Processo de Integração de Funcionários?

A integração é um processo muito mais extenso que pode durar até 12 meses. Embora possa parecer muito tempo para investir em novos funcionários, isso pode gerar bons resultados em longo prazo. Desfrutar esses momentos com os novos colaboradores permite que eles entendam como a empresa funciona. Essa imersão é resultado de treinamentos e exposição aos recursos que permitem que os funcionários entendam seu papel na empresa, e não apenas as políticas de RH.

Com o treinamento extensivo, os funcionários desempenham melhor as suas funções, o que, por sua vez, ajuda a aumentar a retenção de talentos e a satisfação dos profissionais. Então, como mudar da orientação para integração na empresa pode fazer tanta diferença? Vamos analisar melhor o processo de integração de funcionários.

O Melhor Processo de Integração de Funcionários Valoriza a Cultura Organizacional

Muitos trabalhadores deixam seus cargos por estarem insatisfeitos e se sentirem desvalorizados por seus superiores. Se encontrar os melhores talentos e se as taxas de retenção e o envolvimento dos funcionários forem importantes para sua organização, é provável que um processo de integração eficaz se faça necessário.

Com as soluções de integração de funcionários, é importante que os empregadores vejam os colaboradores não apenas como trabalhadores, mas também como pessoas. Isso inclui ouvir os novos funcionários, entender suas preocupações e fazer com que eles se sintam valorizados.

Ao prestar atenção às suas histórias, é mais provável que eles se importem com a trajetória e os objetivos da empresa. Isso motiva os profissionais a se importarem ainda mais com a organização para a qual estão trabalhando, podendo aumentar o nível de participação no trabalho.

O processo de integração também é o momento ideal para construir a confiança dos funcionários e deixar claro o que se espera deles. Comunicar o que a empresa pode fazer pelos colaboradores também é importante. Isso pode incluir a menção de oportunidades de desenvolvimento de carreira, incentivos, eventos corporativos ou benefícios oferecidos pela empresa.

Ao valorizar os novos funcionários, a organização não corre o risco de os trabalhadores se sentirem subestimados. Em longo prazo, isso pode ser extremamente benéfico para a instituição.

Benefícios do Software de Integração

Os funcionários engajados trazem benefícios como maior capacidade e qualidade de produção. Envolver os funcionários por meio da integração não só melhora o trabalho deles, mas também a reputação e o balanço patrimonial da empresa. De modo específico, os benefícios da integração de funcionários incluem:

• Redução do tempo gasto em tarefas manuais
  inúmeras empresas ainda gastam muito tempo executando tarefas de integração de funcionários manualmente (coletar, enviar e rastrear documentos preenchidos, criar arquivos de funcionários etc.). Automatizar e simplificar o processo de integração na empresa, com o respectivo software na nuvem, reduz esse esforço manual e os custos.

  Por exemplo, um de nossos clientes, um sistema de saúde com 60 mil funcionários, calculou o tempo que a equipe de integração economizou em tarefas que antes eram manuais depois de implementar o componente de integração do Oracle Human Capital Management. A aplicação reduziu o tempo de integração de cada contratação em mais de 45 minutos. Depois de dividir esse tempo estimado por cada participante, em dólares, usando um salário médio, junto com a média da empresa de contratações por ano, a economia foi superior a US$ 150.000 anuais. Isso não apenas contribuiu para o ROI da organização, mas a redução no tempo gasto na integração na empresa permite que horas sejam investidas em atividades mais estratégicas de gestão de RH.

• Menor tempo até a produtividade
  embora existam muitas variáveis que contribuem para essa métrica, vamos nos concentrar em duas delas. Uma delas é o que o cliente da assistência médica se referiu como o "tempo até chegar aqui". Em outras palavras, quanto tempo demora para a organização entre "proposta aceita" até o "dia D" para começar o treinamento e colocar um novo funcionário no caminho da produtividade no trabalho?

  Ao simplificar e automatizar as atividades entre a aceitação da proposta e o primeiro dia de trabalho, as novas contratações já estavam em seus devidos lugares com uma semana de antecedência em comparação ao período antes da implementação da Oracle HCM Cloud. O que uma semana a mais de produtividade no trabalho representaria para a organização e como isso contribuiria para os resultados líquidos?

  A outra variável no tempo até a produtividade seriam as "atividades antes do 1° dia" ou digitalizar as atividades não relacionadas à função (como preencher formulários) das novas contratações e enviá-las como parte da integração de funcionário antes do primeiro dia. Dessa forma, o novo colaborador pode se concentrar no treinamento profissional e em outras atividades mais importantes, em vez de preencher formulários. Se estimarmos apenas uma hora de economia por contratação e muitos novos funcionários por ano, transformamos muitas horas de atividades menos relevantes em trabalho, o que contribui para o resultado final.

• Redução de turnover
  a rotatividade é um custo óbvio que afeta negativamente o resultado líquido. Voltando ao nosso cliente de assistência médica, os dados de retenção dos primeiros 90 dias e do primeiro ano estavam disponíveis para os períodos antes e depois da implementação da Oracle HCM Cloud. A rotatividade para novas contratações diminuiu já nos primeiros 90 dias. Se quantificarmos as melhorias do primeiro ano usando uma estimativa conservadora como o custo de substituição de um funcionário (em muitos estudos, esse número chega até duas vezes o salário anual por trabalhador) e contratarmos muitos colaboradores por ano, isso se converte em uma economia considerável.

• Experiência aprimorada para novas contratações
  por fim, quando a integração de funcionários é feita corretamente, ela pode ser dinâmica, proporcionando uma experiência positiva e gerando até atração de talentos. Algumas das razões mais convincentes para considerar o Oracle HCM Cloud Onboarding incluem a capacidade de preencher formulários demorados eletronicamente antes do primeiro dia de trabalho, uma transição mais tranquila para as atividades de integração na empresa, a eliminação de redundâncias na entrada de dados e a apresentação de conteúdos que promovem a cultura organizacional. Conforme demonstrado pelos números acima, esses benefícios da integração afetam o ROI em longo prazo.

As Consequências de Uma Taxa de Rotatividade Elevada

Quando uma empresa tem uma taxa de rotatividade (turnover) elevada, é um mau sinal. Isso se torna, geralmente, muito caro para as organizações devido ao tempo e dinheiro que precisam ser gastos para encontrar novos funcionários. Quando gerentes e funcionários de nível sênior pedem demissão, os custos para a empresa ficam mais altos ainda – algo que nenhuma organização espera que aconteça.

Esses gastos ao longo do tempo começam a prejudicar a produtividade da empresa devido a um ciclo interminável de novos funcionários que precisam ser capacitados. Porém, se o colaborador estiver insatisfeito logo após o treinamento, talvez ele já esteja pensando em sair da empresa. Com uma equipe composta principalmente por trabalhadores novos e desinteressados, a qualidade e a reputação da organização podem ter prejuízos.

Um processo de integração ideal pode resolver esse problema.

Em vez de gastar dinheiro contratando funcionários constantemente, a empresa pode investir na integração. O custo da integração empresarial é mais baixo e, em longo prazo, pode economizar dinheiro.

Melhores Práticas de Integração Empresarial

É importante perceber que cada novo funcionário tem muito potencial. Ao ignorar esse fato, a empresa pode sofrer perdas dispendiosas e desnecessárias. No entanto, ao ser valorizado, a organização e seus colaboradores podem ser muito bem-sucedidos.

Tudo começa com o processo de onboarding de funcionário. Ao dar as boas-vindas às novas contratações da equipe, elas se sentirão mais tranquilas e ficarão mais à vontade. Também estarão mais propensos a falar e fazer perguntas.

Depois de treinar o novo colaborador por algum tempo, é importante que o supervisor converse pessoalmente com o funcionário. Esta é uma oportunidade para o supervisor avaliar o trabalho do profissional e fornecer um feedback construtivo.

O feedback é importante para os novos funcionários, pois os ajuda a entender o que estão fazendo certo e o que podem melhorar. Além disso, fornece um direcionamento.

É importante que essas reuniões de feedback ocorram regularmente, como uma vez por mês. Isso ilustra para o funcionário que eles têm apoio e não estão sozinhos. Essas reuniões também são importantes para a empresa, pois avaliam o desempenho dos novos colaboradores.

Integração Empresarial: Desenvolvimento de Carreira e Oportunidades

Mesmo seguindo todas as práticas de integração na empresa mencionadas até o momento, os funcionários ainda podem ficar insatisfeitos após alguns meses de trabalho. Por que isso pode acontecer? Muitas vezes, isso é resultado de profissionais se sentindo estagnados e incapazes de progredir na carreira.

Ao discutir sobre possíveis oportunidades de desenvolvimento de carreira com novos funcionários, isso pode aumentar as expectativas. Quando os colaboradores criam expectativas, geralmente trabalham com mais afinco para alcançar seus objetivos. De modo geral, isso é ótimo para o desempenho e o engajamento dos trabalhadores.