O que é integração?

Você já deve conhecer o recrutamento e a orientação de funcionários, mas, e quanto ao processo de integração de funcionários? Geralmente, as organizações consideram que, se a orientação for boa o suficiente, não há necessidade de focar ou melhorar o processo de integração de funcionários. No entanto, esse esforço promove resultados positivos, principalmente se houver interesse em reter os funcionários, tornando-os parte dos valores da empresa, e em ser uma organização produtiva.

Existem diversos estudos sobre os benefícios da integração, como a redução do esforço manual, redução do tempo até a produtividade e maior a retenção de funcionários. Os dados publicados também criam um forte ROI: a UrbanBound estima que as empresas do Reino Unido e dos EUA gastem US$ 37 bilhões por ano para reter funcionários improdutivos que não entendem suas funções, enquanto que, surpreendentemente, 35% dessas empresas não investem em integração.

Essas estatísticas mostram o quanto se perde quando não há integração ou quando ela é insuficiente. Porém, existem motivos para investir em processos de integração mais sofisticados? Com melhores práticas de integração, é mais provável que os funcionários reconheçam os benefícios de trabalhar para sua empresa. Isso acaba levando os funcionários a querer participar e contribuir mais no trabalho.

Qual é a diferença entre orientação e integração?

As diferenças entre orientação e integração do funcionário podem parecer insignificantes, mas não são. A maioria dos empregadores oferece orientação básica e padrão para novos funcionários, mas só isso não é o suficiente para melhorar as taxas de retenção.

A orientação inclui garantir que o novo funcionário saiba quais são as datas e os horários para começar a trabalhar, atribuir uma estação de trabalho, conhecer as políticas de recursos humanos (RH) e fornecer os documentos necessários. Uma sessão de orientação geralmente não demora mais que duas horas ou, em alguns casos, alguns dias. A orientação é uma etapa básica e aborda somente o necessário para que o funcionário novo entenda o que deve fazer.

Quanto tempo dura o processo de integração de funcionários?

A integração de funcionários é um processo muito mais extenso que pode durar até 12 meses. Embora possa parecer muito tempo para investir em novos funcionários, isso pode gerar bons resultados em longo prazo. Desfrutar esses momentos com os novos funcionários permite que eles entendam como a empresa funciona. Essa imersão é resultado de treinamentos e exposição aos recursos que permitem que os funcionários entendam seu papel na empresa, e não apenas as políticas de RH.

Com o treinamento extensivo, os funcionários desempenham melhor as suas funções, o que, por sua vez, ajuda a aumentar a retenção e a satisfação dos funcionários. Então, como mudar da orientação para integração pode fazer tanta diferença? Vamos analisar melhor o processo de integração de funcionários.

O melhor processo de integração de funcionários permite que eles incorporem a cultura da empresa

Muitos funcionários deixam seus cargos por estarem insatisfeitos e se sentirem desvalorizados por seus superiores. Se encontrar os melhores talentos, as taxas de retenção e o envolvimento dos funcionários forem importantes para sua organização, é provável que um processo de integração eficaz se faça necessário.

Com as soluções de integração de funcionários, é importante que os empregadores vejam os funcionários não apenas como trabalhadores, mas também como pessoas. Isso inclui ouvir os novos funcionários, entender suas preocupações e fazer com que eles se sintam valorizados.

Ao prestar atenção às suas histórias, é mais provável que eles se importem com a história – e os objetivos – da empresa. Isso motiva os funcionários a se importarem ainda mais com a empresa para a qual estão trabalhando, podendo aumentar o nível de participação no trabalho.

O processo de integração também é o momento ideal para construir a confiança dos funcionários e deixar claro o que se espera deles. Comunicar o que a empresa pode fazer pelos funcionários também é importante. Isso pode incluir a menção de oportunidades de carreira, incentivos, eventos corporativos ou benefícios oferecidos pela empresa.

Ao valorizar os novos funcionários, a empresa não corre o risco de os funcionários se sentirem subestimados. Em longo prazo, isso pode ser extremamente benéfico para a empresa.

Benefícios do software de integração

Os funcionários engajados trazem benefícios como maior capacidade e qualidade de produção. Envolver os funcionários por meio da integração não só melhora o trabalho deles, mas também a reputação e o balanço patrimonial da empresa. De modo específico, os benefícios da integração de funcionários incluem:

• Redução do tempo gasto em tarefas manuais
  muitas empresas ainda gastam muito tempo executando tarefas de integração manualmente (coletar, enviar e rastrear documentos preenchidos, criar arquivos de funcionários etc.). Automatizar e simplificar o processo de integração com o respectivo software na nuvem reduz esse esforço manual e os custos.

  Por exemplo, um de nossos clientes, um sistema de saúde com 60 mil funcionários, calculou o tempo que a equipe de integração economizou em tarefas que antes eram manuais depois de implementar o componente de integração do Oracle Human Capital Management. A integração com o Oracle HCM reduziu o tempo de integração de cada contratação em mais de 45 minutos. Depois de dividir esse tempo estimado por cada participante, em dólares, usando um salário médio de US$ 60.000 dólares por ano, junto com a média da empresa de 7.000 contratações por ano da empresa, a economia foi superior a US$ 150.000 por ano. Isso não apenas contribuiu para o ROI da empresa, mas a redução no tempo gasto na integração permite que 4.000 horas sejam investidas em atividades mais estratégicas de RH.

• Menor tempo até a produtividade
  embora existam muitas variáveis que contribuem para essa métrica, vamos nos concentrar em duas delas. Uma delas é o que o cliente da assistência médica se referiu como o "tempo até chegar aqui". Em outras palavras, quanto tempo demora para a organização entre "proposta aceita" até o "dia D" para começar o treinamento e colocar um novo funcionário no caminho da produtividade?

  Ao simplificar e automatizar as atividades entre a aceitação da proposta e o primeiro dia de trabalho, as novas contratações já estavam em seus devidos lugares com uma semana de antecedência em comparação ao período antes da implementação da Oracle HCM Cloud. O que uma semana a mais de produtividade representaria para a organização e como isso contribuiria para os resultados líquidos?

  A outra variável no tempo até a produtividade seriam as "atividades antes do 1° dia" ou digitalizar as atividades não relacionadas à função (como preencher formulários) das novas contratações e enviá-las como parte da integração antes do primeiro dia. Dessa forma, o novo funcionário pode se concentrar no treinamento profissional e em outras atividades mais importantes no primeiro dia, em vez de preencher formulários. Se estimarmos apenas uma hora de economia por contratação e mais de 7.000 novos funcionários por ano, transformamos mais de 7.000 horas de atividades menos relevantes em trabalho, o que contribui para o resultado final.

• Redução na rotatividade
  a rotatividade é um custo óbvio que afeta negativamente o resultado líquido. Voltando ao nosso cliente de assistência médica, os dados de retenção dos primeiros 90 dias e do primeiro ano estavam disponíveis para os períodos antes e depois da implementação da Oracle HCM Cloud. A rotatividade para novas contratações nos primeiros 90 dias diminuiu de 10,3% para 8,2%, e a rotatividade no primeiro ano diminuiu de 26,1% para 22,5%. Se quantificarmos as melhorias do primeiro ano usando uma estimativa conservadora de US$ 5.000 como o custo de substituição de um funcionário (em muitos estudos, esse número chega a 1,5-2 vezes o salário anual por funcionário) e contratarmos 7.000 pessoas por ano, isso se converte em uma economia de mais de US$ 1.260.000.

• Experiência aprimorada para novas contratações
  Por fim, quando a integração é feita corretamente, ela pode ser dinâmica e atraente, proporcionando uma experiência positiva para as novas contratações. Algumas das razões mais convincentes para considerar o Oracle HCM Cloud Onboarding incluem a capacidade de preencher formulários demorados eletronicamente antes do primeiro dia de trabalho, uma transição mais tranquila para as atividades de integração, a eliminação de redundâncias na entrada de dados e a apresentação de conteúdos que promovem a cultura da organização. Conforme demonstrado pelos números acima, esses benefícios afetam o ROI em longo prazo.

As consequências de uma taxa de rotatividade elevada

Quando uma empresa tem uma taxa de rotatividade elevada, é um mau sinal. Uma taxa de rotatividade elevada geralmente é muito cara para as organizações devido ao tempo e dinheiro que precisam ser gastos para encontrar novos funcionários. Quando gerentes e funcionários de nível sênior pedem demissão, isso pode custar muito caro para a empresa, algo que nenhuma organização espera que aconteça.

Esses gastos ao longo do tempo começam a prejudicar a produtividade da empresa devido a um ciclo interminável de novos funcionários que precisam ser capacitados. Porém, se o funcionário estiver insatisfeito logo após o treinamento, talvez ele já esteja pensando em sair da empresa. Com uma força de trabalho composta principalmente por funcionários novos e desinteressados, a qualidade e a reputação de uma empresa podem ter prejuízos.

Um processo de integração ideal pode resolver esse problema.

Em vez de gastar dinheiro contratando funcionários constantemente, a empresa pode investir na integração. O custo da integração é mais baixo e, em longo prazo, pode economizar dinheiro para a empresa.

Melhores práticas de integração

É importante perceber que cada novo funcionário tem muito potencial. Ao ignorar esse potencial, a empresa pode sofrer perdas dispendiosas e desnecessárias. No entanto, ao valorizar esse potencial, a empresa e seus funcionários podem ser muito bem-sucedidos.

Tudo começa com as boas-vindas do novo funcionário. Ao dar as boas-vindas aos novos funcionários da equipe, eles se sentirão mais tranquilos e ficarão mais à vontade. Eles também estarão mais propensos a falar e fazer perguntas.

Depois de treinar o novo contratado por algum tempo, é importante que o supervisor converse pessoalmente com o funcionário. Esta é uma oportunidade para o supervisor avaliar o trabalho do funcionário e fornecer um feedback construtivo.

O feedback é importante para os novos funcionários, pois os ajuda a entender o que estão fazendo certo e o que podem melhorar. Além disso, fornece um direcionamento.

É importante que essas reuniões de feedback ocorram regularmente, como uma vez por mês. Isso ilustra para o funcionário que eles têm apoio e não estão sozinhos. Essas reuniões de feedback também são importantes para a empresa, pois avaliam o desempenho dos novos funcionários.

Integração: desenvolvimento de carreira e oportunidades

Mesmo seguindo todas as práticas de integração mencionadas até o momento, os funcionários ainda podem ficar insatisfeitos após alguns meses de trabalho. Por que isso pode acontecer? Muitas vezes, isso é resultado de funcionários se sentindo estagnados no trabalho e incapazes de progredir na carreira.

Ao discutir sobre possíveis oportunidades de carreira com novos funcionários, isso pode aumentar as expectativas. Quando os funcionários criam expectativas, geralmente trabalham com mais afinco para alcançar seus objetivos. De modo geral, isso é ótimo para o desempenho e o engajamento dos funcionários.