Um sistema de informações de recursos humanos (HRIS) é uma solução de software que mantém, gerencia e processa informações detalhadas sobre funcionários, além de políticas e procedimentos relacionados a recursos humanos. Como um sistema interativo de gerenciamento de informações, o HRIS padroniza tarefas e processos de recursos humanos (RH), facilitando a manutenção de registros e relatórios precisos.
Basicamente, um HRIS é uma "via de mão dupla", na qual as informações sobre funcionários são fornecidas à organização e voltam para os funcionários. Ao eliminar os processos manuais e impressos relacionados ao RH, um HRIS oferece interações mais integradas, otimizadas e eficientes entre os funcionários e as empresas, permitindo que os profissionais de RH executem um serviço mais estratégico e de alto valor.
Os termos HRIS, sistema de gerenciamento de recursos humanos (HRMS) e gerenciamento de capital humano (HCM) são frequentemente usados de forma intercambiável. No entanto, há diferenças sutis entre eles, dependendo de quais recursos a empresa determina habilitar.
Originalmente, referia-se a um sistema básico de manutenção de registros administrativos de funcionários. À medida que as funções de RH se tornaram mais complexas, o HRIS incorpora processos, como aquisição de talentos, recrutamento, gerenciamento e processamento contínuo de dados de funcionários.
Começou a ser usado quando as organizações passaram a usar softwares cada vez mais sofisticados e tarefas automatizadas para executar as funções de RH, embora ainda seja usado de forma intercambiável com HRIS. O HRIS de hoje pode incluir gerenciamento de folha de pagamento e de tempo e mão de obra.
Refere-se a uma solução mais ampla que abrange todos os aspectos da função de RH e gerenciamento da força de trabalho. A funcionalidade adicional inclui tarefas avançadas de gerenciamento de talentos, como gerenciamento de desempenho, planejamento de sucessão, planejamento de remuneração, planejamento estratégico da força de trabalho e todas as outras atividades de planejamento de RH. O HCM abrange a gama de funções de RH, sejam elas baseadas em dados, transacionais ou estratégicas.
Um HRIS é desenvolvido com dois pilares que criam a base para gerenciar pessoas e políticas para oferecer suporte à eficácia organizacional geral.
De uma perspectiva estrutural, o HRIS inclui funções e hierarquias de relatórios. Ao definir a estrutura organizacional, o HRIS fornece responsabilidade reconhecível e um caminho para a funcionalidade e consistência operacional.
O HRIS certo ajuda a enfrentar os desafios da empresa permitindo alocar os talentos certos. Por meio do gerenciamento consistente e automatizado de dados de aquisição e recrutamento, o HRIS pode ajudar a construir uma força de trabalho que tenha as pessoas certas com as habilidades certas, executando as funções certas e com a estrutura certa, para atingir seus objetivos estratégicos.
Saiba mais sobre o planejamento estratégico da força de trabalho (PDF)
Semelhante ao gerenciamento de relacionamento com clientes, mas dentro da configuração de empregador/funcionário, o HRIS oferece uma visão abrangente de cada funcionário, incluindo nome, endereço, data da contratação, remuneração, seleções de benefícios, entre outros. Com os dados certos, poderá se conectar melhor com seus funcionários, ajudá-los a desenvolver planos de carreira, encontrar o treinamento certo e levar o desempenho deles a outro patamar.
O HRIS habilita a manutenção de registros automatizada e padronizada, geração de relatórios e a funcionalidade de autoatendimento. Isso pode levar a um gerenciamento de informações mais preciso e atualizado, gerando maior eficiência enquanto oferece maior conveniência e facilidade de uso para os funcionários.
Saiba mais sobre o Gerenciamento de Talentos
Um HRIS típico incluirá recursos básicos que auxiliam no recrutamento e na aquisição de talentos, remuneração, gerenciamento organizacional e gerenciamento de ausências (como férias, licença médica e folgas). Os recursos adicionais podem ser estratificados para atender às necessidades de negócios
Ao automatizar as tarefas relacionadas ao RH e fornecer acesso de autoatendimento a procedimentos e políticas, o sistema cria padronização e consistência em toda a organização, ao mesmo tempo em que aumenta a eficiência operacional do RH e proporciona uma experiência superior aos funcionários.
Embora todos na empresa sejam usuários do HRIS pelo simples fato de serem funcionários, os usuários avançados do HRIS são a equipe do RH, administradores, especialistas em folha de pagamento, especialistas em gerenciamento de talentos e recrutadores. Uma parte significativa dos cargos desses funcionários inclui interagir com o HRIS regularmente.
Cada empresa é única e enfrenta seus próprios desafios. O HRIS deve atender a essas preocupações. Veja alguns dos desafios mais comuns do HRIS.
Implantar um HRIS na nuvem tem inúmeros benefícios em comparação com um HRIS on-premises, incluindo:
As soluções de HRIS on-premises simplesmente não são páreo para os recursos da nuvem. Veja os dez motivos para migrar para a nuvem.
Para atender às necessidades específicas da sua empresa, é necessário personalizar a solução. No entanto, existem duas áreas principais de funcionalidade que toda empresa deve garantir que estejam disponíveis no provedor de soluções HRIS que escolherem.
À medida que as tecnologias automatizadas avançam, o local de trabalho passa por mudanças significativas. Os humanos estão trabalhando cada vez mais ao lado da tecnologia de maneiras cada vez mais sofisticadas. Embora isso crie muitas vantagens comerciais, um dos possíveis riscos atrelados é a desumanização do local de trabalho. Ironicamente, na área de RH, o avanço da tecnologia está criando a oportunidade de transformar o HRIS de um sistema impessoal de gerenciamento de dados de pessoas para um sistema que cria uma experiência mais humana no local de trabalho.
O HRIS do futuro será mais útil e intuitivo, tornando mais fácil para os funcionários alcançarem seus objetivos com mais facilidade, rapidez e melhores resultados. Esses sistemas usarão IA e machine learning a(ML) para deduzir o que os funcionários estão tentando fazer e oferecer soluções de forma proativa, desde fazer uma mudança de endereço até se inscrever na melhor opção de treinamento. Do ponto de vista operacional de back-end, as inovações do HRIS se tornarão mais gerenciáveis. A instalação de atualizações e novas versões será mais fácil e adaptada às necessidades do cliente.
As organizações que adotam tecnologias novas e emergentes nos HRIS farão parte do movimento para transformar o local de trabalho em um ambiente onde a tecnologia e os humanos trabalhem juntos para obter melhores resultados para todos. A função de RH está no centro dessa transformação. Deixe-nos ajudar a mover o HRIS para a nuvem para que seu local de trabalho possa se tornar mais humano enquanto você alcança níveis mais altos de desempenho orientado por tecnologia.
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