HRIS vs. HRMS vs. HCM - Qual é a diferença?

Os termos sistema de informação de recursos humanos (HRIS), sistema de gestão de recursos humanos (HRMS) e gerenciamento de capital humano (HCM) são frequentemente usados de forma intercambiável. No entanto, existem diferenças sutis entre os três devido ao avanço de tecnologias mais sofisticadas. Com o tempo, as soluções de HRMS e recursos humanos (RH) evoluíram para um HRIS mais focado em gerenciamento de dados, que resultou no HCM atual, mais completo, estratégico e com foco nos funcionários.

O HRIS é sinônimo de gestão de dados conectados entre vários processos de RH, como benefícios, gestão da força de trabalho, folha de pagamento e RH. À medida que as equipes de RH começaram a assumir responsabilidades adicionais, como aquisição e recrutamento de talentos, o HRIS ajudou a manter, gerenciar e processar informações detalhadas sobre funcionários e políticas e procedimentos relacionados a recursos humanos. Os HRISs mais sofisticados são sistemas interativos de gestão de informações, padronizando tarefas e processos de RH, facilitando a manutenção de registros e relatórios precisos. O HRIS oferece interações mais eficientes entre os funcionários e as empresas para as quais trabalham e libera os profissionais de RH para realizar trabalhos mais estratégicos e de alto valor. Muitas pessoas ainda usam o termo HRIS até hoje.

O HRMS expandiu o HRIS para oferecer um conjunto mais completo de software que as organizações poderiam usar para gerenciar funções internas de RH. O HRMS foi usado pelos analistas como o termo para descrever os conjuntos de software de RH durante o início dos anos 2000, quando os sistemas on-premises eram o principal tipo de software usado. Desde a gestão dos dados de funcionários até folha de pagamento, recrutamento, benefícios, treinamento, gestão de talentos, engajamento de funcionários e presença de funcionários, um HRMS ajudou os profissionais de RH a gerenciar uma força de trabalho mais moderna e colocar informações sobre os ativos mais valiosos de uma empresa para as pessoas que precisavam. Embora as pessoas ainda usem o termo HRMS para descrever sistemas que agora estão hospedados na nuvem, esse termo não é tão amplamente usado quando se refere a aplicações de nuvem criadas nativamente. Os termos HRMS e HCM ainda são intercambiáveis e você encontrará informações sobre os dois se fizer uma pesquisa na web.

O HCM já é comumente usado para descrever um conjunto completo de aplicações de RH, desenvolvidas na nuvem e projetadas para melhorar a experiência do funcionário. Ele também foi usado na era pré-nuvem. No entanto, uma transição clara de analistas que se referem ao espaço como HCM continua ajudando esse termo a ganhar força entre clientes e fornecedores. Uma solução de HCM hoje geralmente incorpora assistentes digitais, IA e outras ferramentas que permitem que os usuários colaborem e compartilhem informações entre as equipes. A funcionalidade adicional inclui tarefas avançadas de gestão de talentos, como gestão de desempenho, aprendizado, planejamento de sucessão e planejamento de remuneração. Além disso, os recursos de planejamento de negócios estão incluídos, como planejamento estratégico da força de trabalho e modelagem da força de trabalho. O HCM abrange a gama de funções de RH, sejam elas baseadas em dados, transacionais ou estratégicas. Ele transforma as funções administrativas tradicionais dos departamentos de recursos humanos, como recrutamento, treinamento, folha de pagamento, remuneração e gestão de desempenho, em oportunidades para impulsionar o envolvimento, a produtividade e o valor comercial. O HCM considera a força de trabalho mais do que apenas um custo de fazer negócios; é um ativo de negócios essencial cujo valor pode ser maximizado por meio de investimento e gestão estratégicas, como qualquer outro ativo.

Desafios de RH na era da transformação digital

As inovações em tecnologia estão mudando todos os aspectos de como vivemos e trabalhamos, tornando a força de trabalho mais móvel, global e diversificada do que nunca. Para acompanhar as mudanças e prosperar na era digital, as empresas precisam que o RH desempenhe um papel crítico em suas organizações.

Hoje, espera-se que as equipes de RH assumam um papel mais estratégico nos negócios. Elas devem encontrar formas de otimizar a força de trabalho e planejar futuras mudanças organizacionais, como fusões e aquisições, expansões de negócios e reorganizações. Além disso, também devem tornar a experiência do funcionário emocionante e envolvente, ajudar executivos e colaboradores individuais a tomar decisões mais rápidas e inteligentes e aumentar o envolvimento dos funcionários e o desempenho dos negócios.

Para enfrentar desafios de forma bem-sucedida, as organizações de RH precisam de uma solução de HCM flexível, altamente segura e escalável. No entanto, muitas organizações ainda dependem de sistemas on-premises que não têm agilidade e são caros e lentos.

Os benefícios de um sistema HCM baseado em nuvem

Implementar um sistema HCM na nuvem tem inúmeros benefícios em comparação com um sistema on-premises, incluindo:

  • Escalabilidade fácil. Na nuvem, é possível redimensionar facilmente de acordo com as necessidades da empresa. Expanda ou reduza as operações conforme necessário. Com o HCM baseado em nuvem, você pode implementar rapidamente uma solução moderna, mantendo a flexibilidade financeira e controlando os custos.
  • Maior controle sobre gastos operacionais versus despesas de capital. Na nuvem, você só paga pelo que usar e não precisa investir em uma infraestrutura de alto custo. As suas despesas são OpEx e não CapEx.
  • Acesso fácil e rápido à inovação. Como o desenvolvimento e a implementação acontecem muito rápido na nuvem, você tem acesso a atualizações e inovações muito antes, o que acelera o ritmo da inovação. As atualizações acontecem automaticamente, sem a necessidade de mão de obra humana.
  • Segurança de dados aprimorada. A nuvem possui rigorosos padrões de segurança integrados, juntamente com controles baseados em IA para garantir que a sua segurança esteja à frente das ameaças em evolução.
  • Melhor usabilidade. Fazer com que o pessoal e os funcionários de RH adotem e usem o sistema de RH pode ser um desafio. Quando se trata de usabilidade, os sistemas baseados em nuvem são mais fáceis de usar, podem ser acessados em qualquer dispositivo e, geralmente, incluem assistentes digitais e controles de voz para permitir uma experiência fácil e consistente.
  • Configuração aprimorada. Com um HRMS, a personalização significava pedir que um engenheiro ou equipe de TI codificasse as alterações. Com o HCM baseado em nuvem, você mesmo pode configurar o sistema usando ferramentas de usuário final.
  • Flexibilidade. A mudança para uma força de trabalho remota é um ótimo exemplo da necessidade de flexibilidade. Com um sistema HCM baseado em nuvem, você pode se ajustar às necessidades de uma força de trabalho remota ou híbrida em tempo real, sem precisar de assistência de um integrador de sistemas ou da equipe de TI.
  • Mobilidade. Um sistema baseado em nuvem significa que você e seus funcionários podem acessar as informações de RH necessárias em qualquer dispositivo, de qualquer lugar.

Como um sistema HCM baseado em nuvem pode ajudar?

Pesquisas coletadas em empresas que usaram um sistema de HCM baseado em nuvem por mais de seis meses relataram benefícios significativos, incluindo a capacidade de:

  • Transformar as operações comerciais. À medida que a empresa evolui, o RH está evoluindo com ela. As equipes modernas de RH estão se tornando parceiras de negócios em suas organizações, expandindo sua função de identificação, atração e retenção de talentos até a contribuição de informações substanciais sobre como aumentar a receita e reduzir os custos. Os usuários de HCM baseados em nuvem relataram economia de custos e maior produtividade devido à redução do tempo de geração de relatórios, implementações mais rápidas, atualizações mais tranquilas, menos manutenção e menos personalizações. Essa produtividade aprimorada libera os funcionários para trabalhar em tarefas mais estratégicas que podem levar à transformação dos negócios.
  • Ganhe agilidade nos negócios. O ritmo das mudanças nos negócios está se tornando cada vez mais rápido à medida que as empresas se fundem, adquirem e desinvestem em níveis recordes. A capacidade de detectar, reagir e se adaptar rapidamente às mudanças do mercado está se tornando um imperativo. As equipes de RH com sistemas HCM baseados em nuvem superaram com processos aprimorados de gestão de desempenho, administração de benefícios e folha de pagamento. Esses ganhos permitiram que as organizações melhorassem a agilidade dos negócios e, ao mesmo tempo, atendessem aos requisitos de negócios atuais e futuros.
  • Aprimorar a experiência da força de trabalho. Além de aumentar a produtividade da força de trabalho, espera-se que as equipes de RH de hoje ofereçam suporte aos requisitos de negócios em constante mudança em relação à gestão e aquisição de talentos. As equipes de RH com sistemas HCM baseados em nuvem puderam aproveitar as tecnologias digitais para oferecer experiências superiores aos funcionários. As equipes simplificaram processos e transações rotineiras, forneceram processos autoguiados com conteúdo relevante e reduziram o tempo de contratação. Como resultado, as equipes aumentaram a satisfação dos funcionários e aceleraram a inovação no local de trabalho.

O que procurar em um sistema HCM

À medida que o software de RH evoluiu, muitos fornecedores de software juntaram as aplicações existentes para fornecer uma solução fragmentada. Porém, essas soluções não poderão se integrar facilmente a futuras inovações tecnológicas, como interfaces baseadas em chat e IA. Procure uma solução desenvolvida desde o início com o objetivo de aproveitar as mais recentes inovações e integrar-se facilmente a outras soluções à medida que as responsabilidades de RH se expandem.

Os itens a seguir são importantes em um sistema HCM:

  • A capacidade de integrar soluções de cadeia de suprimentos, vendas e marketing à solução HCM. A integração de software está se tornando fundamental em todas as áreas de negócios, e o RH não é exceção. A solução HCM deve ser capaz de se integrar à tecnologia de linha de negócios para impulsionar análises e relatórios corporativos, e deve ser capaz de funcionar perfeitamente com a experiência do cliente e as ferramentas de planejamento de recursos empresariais.
  • A capacidade de integração com outras aplicações que não estão na plataforma do fornecedor. Quando sua tecnologia de RH é integrada a outras aplicações de negócios, é possível obter insights que permitirão melhores decisões sobre o futuro dos negócios. Porém, essa integração depende da capacidade do sistema HCM de acessar os dados e processos necessários. Ao considerar um sistema HCM, pergunte ao fornecedor como e onde o sistema armazena seus dados. Alguns fornecedores são surpreendentemente restritos nesse sentido.
  • Divulgação de custos transparente. Seu fornecedor tem altos custos de “rip-and-replace” que estão ocultos? Uma alerta vermelho é quando um fornecedor diz que não é necessário ter um consultor terceirizado ou integradores de sistemas. Se isso acontecer, peça para o fornecedor comparar as taxas de falha de uma implementação com e sem consultores. Isso poderá fornecer algumas informações sobre os custos totais reais.
  • Um roteiro sólido para chatbots, IA e outras inovações. Soluções combinadas não podem integrar tecnologias avançadas em seus produtos – e essas inovações estão se tornando essenciais para uma experiência de usuário superior. Descubra se o fornecedor está atualmente usando IA ou machine learning, se está trabalhando ativamente para tornar a experiência do usuário de RH mais parecida com a experiência do consumidor e se oferece suporte à Internet das Coisas (IoT) ou blockchain.
  • A capacidade de estender sua marca em toda a aplicação. Embora isso pareça uma consideração menor, uma lacuna nesse aspecto pode ser um alerta para a falta de integração verdadeira no nível do código. Essa complexidade oculta pode resultar em problemas de qualidade, integração e segurança de dados. Se a marca não puder ser estendida por toda a solução HCM, é provável que o fornecedor tenha combinado sistemas diferentes.
  • Soluções para help desk do RH e para a vida profissional incluídas. Os fornecedores de soluções de talentos geralmente deixam o atendimento do help desk do RH e funções da vida profissional – como voluntariado, bem-estar e orientação – para parceiros terceirizados. Isso pode levar a problemas de escalabilidade e profundidade, além de deixar você vulnerável se as relações de parceria mudarem ou terminarem.
  • Um fornecedor comprometido em investir em P&D. O sucesso da equipe de RH moderna depende de inovações que melhoram a produtividade e aprimoram a experiência do usuário. Um fornecedor que reduziu a P&D para mudar o foco da inovação para os investidores não fornecerá a solução moderna de HCM de que você precisa.

As respostas às seguintes perguntas também podem ajudar você a encontrar a solução HCM certa para atender às suas necessidades:

  • O fornecedor é um parceiro confiável e conhecido neste espaço, com experiência e referências de clientes?
  • Posso gerenciar todos os processos de RH em um só lugar com um sistema?
  • Terei ferramentas de recrutamento modernas com recursos de CRM?
  • Os recursos de talento e RH são criados para funcionarem perfeitamente com integrações ou são produtos diferentes e adquiridos incapazes de compartilhar dados?
  • As análises são fáceis de configurar? O sistema permite dados de terceiros?
  • Como lidam com a detecção de ameaças e a privacidade dos dados dos funcionários?
  • Qual é o seu ritmo de inovação e com que frequência os novos recursos são lançados?
  • Existe uma comunidade de usuários a qual eu possa recorrer com o objetivo de obter assistência se tiver dúvidas ou precisar de ajuda?

Detecção de ameaças e privacidade de dados dos funcionários

Garantir que os dados dos funcionários estejam protegidos é um recurso essencial para qualquer sistema HCM. Certifique-se de que o sistema escolhido seja arquitetado com princípios de design que priorizam a segurança, incluindo virtualização de rede isolada e implementação de host físico original, que fornecem isolamento superior ao cliente e risco reduzido de ameaças avançadas e persistentes. Procure uma solução com defesas em camadas e operações altamente seguras que abranjam o hardware físico nos data centers até a camada web, além das proteções e controles disponíveis na nuvem. Garanta que essas proteções também funcionem com nuvens de terceiros e soluções on-premises para ajudar a proteger cargas de trabalho e dados corporativos modernos onde residem.

Ao avaliar as soluções, confirme se o sistema pode ou não reconhecer uma ameaça, como um funcionário recebendo a quantia errada de dinheiro ou um acesso não autorizado ao sistema. O uso da IA pode ajudar as organizações a sinalizar instantaneamente esses cenários e detectar ameaças e anomalias antes que se tornem problemas de segurança.

Qual é o futuro do HCM?

A força de trabalho está se transformando em redes de equipes mais planas e ágeis e se tornando mais móvel, global e diversificada. O HCM está evoluindo rapidamente para acompanhar. Espere ver a adoção acelerada e o foco nas seguintes tecnologias e áreas:

  • Tecnologias móveis. As equipes de RH de amanhã poderão aumentar o engajamento e a produtividade, capacitando o RH, funcionários e gerentes com aplicativos móveis de autoatendimento de nível de consumidor, projetados para funcionar em todos os dispositivos de maneira conversacional.
  • Chatbots. Os programas de RH poderão atender os colaboradores com mais rapidez e eficiência com chatbots digitais. Os usuários simplesmente conversarão com o bot para executar transações simples, tornando o HCM uma parte perfeita e sem atritos da experiência de trabalho.
  • IA. O machine learning e a IA ampliarão o que não é humanamente possível, como a mineração rápida de milhares de currículos e pontos de dados para encontrar os candidatos mais adequados ou recomendar os treinamentos certos aos funcionários de acordo com seus perfis.
  • Um foco crescente na experiência do funcionário. Os funcionários gostam do local onde trabalham? Eles se sentem capacitados? Quanto melhor a experiência do funcionário, mais bem-sucedida será a empresa.
  • Desenvolvimento de habilidades. Ajudar os funcionários a desenvolver novas habilidades se tornará um assunto cada vez mais importante para empresas de sucesso. Tecnologias, como assistentes de habilidades, podem ajudar os funcionários a identificar lacunas no conhecimento e direcioná-los para recursos que podem ajudá-los a preenchê-las.
  • Diversidade e inclusão. Para serem bem-sucedidas, as empresas precisam de pessoas de diferentes origens e com diferentes perspectivas e habilidades. Por exemplo, existem cinco gerações de funcionários na força de trabalho hoje e as empresas precisam atender às necessidades de cada uma delas. A geração mais jovem entre eles (Geração Z) cresceu com IA e dispositivos móveis. Para eles, essas tecnologias são indispensáveis na hora de escolher um local para trabalhar.