Qu'est-ce que la budgétisation à base zéro ?
La budgétisation à base zéro est une technique de budgétisation dans laquelle toutes les dépenses doivent être justifiées pour une nouvelle période ou un nouvel exercice à partir de zéro, au lieu de commencer avec le budget précédent et de l'ajuster si nécessaire.
La budgétisation à base zéro est un outil de planification d'entreprise extrêmement efficace qui aide une entreprise à détecter et éliminer les coûts inutiles, à garder le contrôle de sur leurs dépenses et à se concentrer sur des initiatives à but lucratif.
La budgétisation, y compris la budgétisation à base zéro, est la mise en œuvre tactique du plan stratégique d'une entreprise. Pour atteindre les objectifs financiers et opérationnels du plan stratégique, une entreprise doit traduire son plan à long terme en un ensemble détaillé de revenus et de dépenses attendus pouvant être mesuré pour suivre les performances. Ils peuvent être affinés et ajustés au fur et à mesure pour maintenir l'entreprise sur la bonne voie et donc atteindre les résultats commerciaux souhaités.
Avant tout, les budgets favorisent la responsabilité afin que les décisions financières soient prises de manière judicieuse. Ils aident les entreprises à projeter leurs profits, à détecter les problèmes potentiels et à recenser de nouvelles opportunités afin que les responsables financiers puissent apporter les ajustements nécessaires.
La budgétisation à base zéro par rapport à la budgétisation traditionnelle
| Budgétisation traditionnelle | Budgétisation à base zéro |
|---|---|
| Repose sur le budget de l'année précédente | Démarré à partir de zéro |
| Repose sur les niveaux de dépense précédents | Nécessite une nouvelle justification des dépenses |
| Axée sur la comptabilité analytique | Axée sur les décisions |
| Une justification n'est généralement pas requise | La justification des coûts et des avantages est requise |
| La direction décide des dépenses | Les ligne(s) de gestion d'entreprise propose(nt) des dépenses |
| Moins de clarté et de réactivité | Plus de clarté et de réactivité |
| Répétitif | Favoriser la réflexion |
Le processus de budgétisation standard se traduit par une stratégie à long terme en plans d'exploitation annuels propagés aux finances, aux secteurs d'activité et aux opérations. Il permet de communiquer les objectifs financiers à l'échelle de l'entreprise dans tous les secteurs d'activité. Les objectifs peuvent coïncider avec le plan financier et opérationnel. Il s'agit par exemple des budgets des recettes et des dépenses, des coûts de R&D, des dépenses marketing, des coûts et des revenus des projets ainsi que des dépenses d'investissement.
Un exercice de budgétisation doit être analysé et comparé aux performances financières attendues pour déterminer comment allouer les dépenses d'entreprise afin d'atteindre les objectifs budgétaires fixés.
Avec la budgétisation traditionnelle, le processus de projection des revenus et des dépenses de votre entreprise pour l'année à venir repose généralement sur votre budget précédent qui est utilisé pour vous aider à prévoir, analyser et suivre les revenus, les dépenses, les profits et les flux de trésorerie. La budgétisation traditionnelle est propice aux augmentations graduelles par rapport aux budgets précédents, par exemple une augmentation de 2 % des dépenses, par opposition à une justification des anciennes et des nouvelles dépenses, comme le prévoit la budgétisation à base zéro. La budgétisation traditionnelle analyse uniquement les nouvelles dépenses, tandis que la budgétisation à base zéro commence de rien et requiert la justification des anciens frais récurrents en plus des nouvelles dépenses.
La budgétisation à base zéro a été développée dans les années 1970 par Pete Pyhrr, un ancien responsable comptable de Texas Instruments. L'objectif initial de la budgétisation à base zéro était d'aider les entreprises à réduire leurs coûts et à promouvoir la responsabilité fiscale.
Avec une budgétisation à base zéro, les compteurs sont remis à zéro chaque année. Grâce à cette approche, chaque branche d'activité d'une entreprise est analysée en fonction de ses besoins et de ses coûts, tout en ignorant les dépenses passées. La principale différence est la justification : les budgets à base zéro nécessitent de revoir toutes les dépenses au début du cycle budgétaire, et les branches d'activité doivent justifier le besoin et l'impact de chaque ligne avant que le financement ne puisse être approuvé.
L'analyse de chaque poste budgétaire n'est pas influencée par les chiffres de la dernière période de référence. Chaque élément est soigneusement évalué afin de déterminer si des programmes, services ou activités doivent être augmentés, maintenus, réduits ou supprimés. Les responsables doivent rendre compte de tous les éléments du budget et recenser les domaines rentables, pertinents et économiques.
La budgétisation à base zéro peut être appliquée à tout type de coût : dépenses d'investissement, dépenses d'exploitation, dépenses de recherche et développement (R&D) ou même coût des marchandises vendues (COGS).
Avantages de la budgétisation à base zéro
La budgétisation à base zéro présente de nombreux avantages par rapport à la budgétisation traditionnelle. Cette méthodologie a la mauvaise réputation d'être un exercice complet de réduction des coûts, mais elle vous aide à faire coïncider les dépenses avec plus d'opportunités génératrices de revenus. La budgétisation à base zéro offre un certain nombre d'avantages, notamment la réduction des coûts, la flexibilité budgétaire et l'exécution stratégique. Lorsque chaque dépense est soigneusement examinée, les activités génératrices de revenus les plus importantes deviennent prioritaires. Les dépenses sont souvent réduites, car la budgétisation à base zéro aide à éviter la mauvaise allocation des ressources lorsqu'un budget augmente de manière incrémentielle au fil du temps.
Défis de budgétisation à base zéro
Bien que la budgétisation à base zéro puisse être une stratégie de budgétisation efficace, elle peut également être très difficile à mettre en œuvre. Étant donné que les budgets sont créés à partir de zéro, le processus est beaucoup plus long que la budgétisation traditionnelle. La conséquence inattendue de la budgétisation à base zéro est qu'elle peut favoriser des économies à court terme sur les avantages à long terme. Afin de limiter les coûts, certaines dépenses clés, telles que la recherche et le développement ou les projets stratégiques à long terme, peuvent être négligées.
Bonnes pratiques pour la budgétisation à base zéro
Adoptez une approche stratégique
La budgétisation à base zéro va plus loin que la simple réduction des coûts. C'est une étape nécessaire pour libérer les ressources et les fonds nécessaires aux initiatives de croissance. En collaboration avec les dirigeants des branches d'activité, vous pouvez détecter les dépenses excessives et réaffecter ces ressources à une utilisation plus stratégique.
Sélectionnez la plateforme de planification appropriée
Pour tirer parti des avantages d'une budgétisation à base zéro, il est essentiel de disposer d'un logiciel moderne de planification et de budgétisation. Les solutions de planification cloud qui utilisent l'IA et le machine learning peuvent aider les responsables à prendre des décisions en fonction des données afin de recommander la meilleure marche à suivre. Une solution de planification et de budgétisation ne doit pas seulement être un page vierge pour la modélisation ; elle doit également contenir des fonctionnalités spécialement conçues pour la planification prédictive, la budgétisation basée sur des inducteurs, une modélisation d'hypothèses robuste, des environnements de simulation, une budgétisation descendante et ascendante ainsi que des approbations et des processus en tant que bonnes pratiques facilement disponibles.
Adoptez une planification connectée
La planification des secteurs d'activité cloisonnée aurait peut-être suffi auparavant, mais aujourd'hui, l'accent est mis sur la planification connectée et continue au sein de l'entreprise. Les transformations sont devenues constantes et les plans sont désormais pensés pour être changés, affinés et réajustés en permanence. Les DAF couronnés de succès s'associent au service commercial, au marketing, aux RH et à l'opérationnel pour prendre des décisions plus rapidement en utilisant des informations connectées, précises et actualisées. Dans ce nouveau monde, la planification de l'entreprise connectée n'est pas seulement une bonne pratique. C'est une nécessité.
Avantages commerciaux de la budgétisation à base zéro
La budgétisation à base zéro peut générer des économies et une efficacité importantes, mais elle ne se cantonne pas à la simple création de budgets à partir de zéro. La budgétisation à base zéro porte sur la création et la promotion d'une culture de la gestion des coûts et de la responsabilité. Grâce à la gestion des coûts et de la rentabilité, au rapport narratif et à la modélisation des scénarios, la budgétisation à base zéro permet à votre entreprise de considérer les principales priorités plutôt que ce qui a été fait par le passé. Après avoir découvert les économies possibles, les chefs d'entreprise peuvent se concentrer sur les changements nécessaires pour répondre aux besoins des clients, aux concurrents émergents et aux changements économiques.
La budgétisation à base zéro permet avant tout aux entreprises d'identifier les économies possibles, de réaffecter ces économies à une utilisation plus stratégique et de stimuler une croissance durable.