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什么是员工工作空间?

员工工作空间是一个集中式物理和数字中心,它支持员工不受工作地点限制地访问所需工具和服务。现实中,一些员工每天都前往公司,在隔间里办公,但也有一些员工居家办公,在咖啡厅办公,甚至在旅行和探索世界的旅途中办公。企业必须确保员工可以随时随地无缝协作和沟通,尤其是在分布式团队已成为新常态的今天。

为何员工工作空间很重要?

现实中,很多人会用照片、小饰品和植物来装饰工作空间,因为这样他们能感受到归属感。同时,他们希望工作空间提供自己工作所需的工具,因为这样他们会感受到被重视和被认可。也就说,当工作空间满足员工需求时,员工就会更快乐、更高效、更有满足感。不过,由于每个人对工作成效和效率的要求各不相同,企业需要思考如何适应所有类型的员工,满足其偏好,确保每位员工每天都能出色地完成工作。

实践中,办公场所中的一些潜在压力可能影响某些员工的效率。例如,开放式设计一方面有助于团队协作,但另一方面可能使员工暴露在大声交谈、音乐和其他噪音之下,难以集中注意力。对此,企业可以创建安静的工作区或提供降噪耳机,帮助员工专注于工作;可以鼓励项目团队在会议室内(而不是公开场合)进行长时间讨论;还可以将经常需要电话沟通的员工安置到有门的办公室等特定区域,或敦促他们尽可能使用空置的会议室。

此外,无论在什么位置和工作类型如何,技术在员工工作空间中都十分重要。如果员工能获得适当的工具和服务,他们就更有可能按时、圆满地完成任务,更积极、更有效地提供产品支持和客户支持。反之,如果一家企业在运用技术来赋能员工,帮助员工更智能、更有效地工作上落后于竞争对手,企业利润无疑会受到影响。

对此,聊天机器人可帮助员工全天候、快速查找相关信息,用更少的时间找到答案,专注于业务发展;交互式引导学习路径可为员工提供分步指导,确保员工正确完成每个阶段的工作,加快和理顺入职流程与合规计划。另外,聊天机器人和引导式学习都可以减少支持呼叫数量,确保负责问题解答的员工专注于更重要的人力资源计划。

此外,更多基于人工智能的复杂解决方案也能助力企业通过数据分析和趋势分析来预测工作量变化,提前规划并按需提供支持。这样,企业可以主动出击而不是被动响应,防止人员短缺或员工倦怠等引发瓶颈问题。最后,如果将人力资源分析与其他部门的数据相结合,企业可以捕获更深入的组织洞察,帮助企业内的利益相关方制定战略,加速创新,进而确保企业在市场上保持领先,从竞争中脱颖而出。这些工具以及员工在履行工作职责时的所有其他工具和服务共同构成了员工工作空间的数字化部分。

加强工作空间联系与协作

面对远程办公的日渐流行和日益增长的全球性员工协作需求,员工工作空间的数字化对于增强团队沟通和团队项目合作至关重要。对此,企业需要提供相应的工具,帮助项目团队进行任务分配管理,在统一数字空间中协作,基于视频和消息传递应用进行沟通(即使在同一间办公室中) — 这对于企业成功具有重要意义。利用强大的数字化员工工作空间,企业可以提高团队和员工的敬业度,改善企业文化和提升士气。

在实践中,企业中的员工构成了一个社区。当员工们相互依赖,建立起更牢固的关系时,这个社区会变得更加强大。这意味着,企业和企业领导者需要鼓励员工积极参与组织内社交,需要充分利用员工工作空间中的工具来开展有意义的联谊活动,尤其是当部分或所有员工都远程办公时。这种团队庆祝活动以及其他活动可以是线上的,也可以根据同时拥有现场员工和远程员工的团队的需要,采用线上线下相结合的形式。它们不仅对关系构建至关重要(所以任何人都不应被排除在外),而且还可以带来令人兴奋的新奇创意。

简短的非正式会议也可以激发创新。例如,来自不同团队的领导者可以每月通过视频聊天进行简短沟通,相互分享经验并提供反馈意见。这种沟通可以激发新的观点,将项目提升至全新的水平,揭示跨部门协作机会。除此之外,所有员工,无论级别如何,都可以在数字空间中进行办公室闲聊。

尽管不是每次互动都会带来新的见解,这些讨论可以促进信息持续流动,这对营造充满活力和富有成效的工作环境至关重要。因此,企业应季度性地举办全公司级会议,分享高级领导者的重要指示,让员工提供反馈。这可以确保每个人都了解企业的优先目标,有机会提问和发表意见,增强社区意识。

总而言之,设备完善的工作空间可以让员工感受到自己与同事和雇主紧密联系在一起,他们会更加自信,更有可能在自己的岗位上取得成功,获得更出色的体验。

员工工作空间如何影响员工福祉?

当无法访问工作所需的工具和服务时,员工会感到沮丧,会被压力和焦虑笼罩,甚至会质疑企业到底有多关心他们和他们的工作。如果长期未得到正确处理,这种压力和焦虑足以导致员工离职。对此,企业必须确保员工拥有适当的物理和数字工作空间,这对员工体验十分重要;必须营造良好的工作空间文化,以识别和消除工作空间中的潜在问题。

这一点在实践中非常常见,例如为收银员和客服代表的工作空间装备有机玻璃以防止病毒,为员工提供人体工学办公设备,以及常见于制造环境的“仅佩戴安全帽可进入”区域。现实中,每一类员工都有自己的需求,都需要且值得拥有安全、有助于高效工作的工作空间,尤其是在远程和混合办公文化兴起后,某些员工可能面临与其他员工截然不同的危险。

例如,远程办公对某些员工来说反而是不利的,相比之下孤独感在远程办公员工中更为常见。因此,企业必须定下基调,主动营造一种“鼓励协作,团队共同庆祝,每个人都有发言权以及经理通过每周会议与员工沟通,而不仅仅是询问项目进度”的文化。

此外,企业还必须设立界限。无论是远程办公还是在办公室工作,超负荷工作都会增加员工的倦怠感,导致抑郁、压力、焦虑以及其他问题。企业可以鼓励员工时不时离开工作空间,例如设定工作数小时后的打盹通知,鼓励员工休假,利用“停机”时间关怀员工的个人生活,这些都是重视员工的健康工作文化所不可或缺的。在这样的企业中,员工将更具弹性,将能够更好地适应工作和生活中经常发生的意外情况。

总而言之,员工工作空间可以增强劳动力队伍的整体福祉,为员工提供工具(例如消息传递应用)、服务和物理工作地点,无论他们是在总部、家中还是移动办公。如今,精明且富有竞争优势的企业已经意识到,工作空间在塑造员工体验方面发挥着举足轻重的作用。员工希望能够随时访问可帮助其成功履行自身职责的应用、设备和信息,希望雇主关心他们,关注他们的工作时间和绩效。对此,一个可出色满足员工需求的工作空间非常重要。

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