Che cos'è uno spazio di lavoro per i dipendenti?
Uno spazio di lavoro per i dipendenti è un hub fisico e digitale centrale in cui i dipendenti accedono agli strumenti e ai servizi di cui hanno bisogno, indipendentemente da dove lavorano. Mentre alcuni dipendenti vanno ai loro box ogni giorno sul posto di lavoro della loro azienda, altri lavorano da casa, bar o persino camper mentre viaggiano ed esplorano il mondo. Le organizzazioni devono garantire che la loro forza lavoro possa collaborare e comunicare senza problemi da qualsiasi luogo, soprattutto perché i team molto sparsi sono la nuova normalità.
Perché sono importanti gli spazi di lavoro dei dipendenti?
C'è una ragione per cui le persone tendono a decorare i loro spazi di lavoro con foto, ninnoli e piante: i dipendenti vogliono percepire un senso di appartenenza. Inoltre, avere accesso agli strumenti di cui hanno bisogno per fare bene il proprio lavoro fa sentire i lavoratori valorizzati e apprezzati. Quando i loro spazi di lavoro soddisfano le loro esigenze, i dipendenti sono più felici, più produttivi e hanno maggiori probabilità di sentirsi soddisfatti. Dal momento che i requisiti per essere efficaci ed efficienti sul lavoro variano da persona a persona, le organizzazioni devono pensare a come venire incontro a tutti i diversi tipi di lavoratori e a tutte le preferenze in modo che i dipendenti possano fare del loro meglio ogni giorno.
Ad esempio, un ambiente di ufficio ha diversi fattori di stress potenziali che potrebbero inibire alcuni lavoratori. I design open space possono aiutare in scenari di lavoro collaborativi per i team, ma le persone potrebbero avere difficoltà a concentrarsi a causa del chiacchiericcio rumoroso, della musica e di altri rumori dell'ufficio. Creare una quiet zone o fornire cuffie anti-rumore aiuta questi lavoratori a concentrarsi sul lavoro a portata di mano, e incoraggia i team a utilizzare le sale conferenze quando devono parlare a lungo dei progetti. Le organizzazioni potrebbero anche trasferire i dipendenti che sono spesso al telefono in aree specifiche, dare loro un ufficio con una porta o invitarli a utilizzare sale conferenze vuote quando possibile.
La tecnologia è un'altra parte vitale dello spazio di lavoro dei dipendenti per ogni lavoratore, indipendentemente dalla posizione e dal tipo di lavoro. Avere accesso agli strumenti e ai servizi giusti consente di completare con cura e in tempo le attività. I lavoratori con gli strumenti giusti sono più coinvolti e in grado di supportare meglio il tuo prodotto e i tuoi clienti. Come organizzazione, se sei in ritardo rispetto alla concorrenza nell'adozione della tecnologia per aiutare i dipendenti a lavorare in modo più intelligente ed efficace, i tuoi profitti ne risentono.
I chatbot aiutano i dipendenti a trovare rapidamente informazioni pertinenti 24-7, il che significa che trascorrono meno tempo a cercare risposte e più tempo a fare progressi. Allo stesso modo, i percorsi di apprendimento guidato interattivi possono accelerare e semplificare il processo di onboarding e i programmi di compliance offrendo ai dipendenti linee guida dettagliate per garantire che completino ogni fase correttamente. Sia i chatbot che l'apprendimento guidato riducono il numero di chiamate di supporto e consentono alle persone che risponderebbero a tali domande di concentrarsi su iniziative HR più cruciali.
Altre soluzioni basate sull'intelligenza artificiale più complesse possono aiutare l'organizzazione a prevedere un aumento dei carichi di lavoro analizzando dati e tendenze, in modo che la tua organizzazione possa pianificare in anticipo e fornire supporto quando è più necessario. Ciò ti consente di avere un atteggiamento proattivo anziché reattivo e di prevenire problemi, come i colli di bottiglia causati da carenze di personale o burnout dei dipendenti. Quando gli analytics HR vengono combinati con i dati di altri dipartimenti, vengono rivelati insight organizzativi più approfonditi che consentiranno agli stakeholder della tua azienda di creare strategie e innovare. Ciò posiziona la tua organizzazione favorevolmente sul mercato e rende possibile il superamento della concorrenza. Questi strumenti e qualsiasi altro strumento e servizio che i dipendenti devono svolgere nel loro ruolo costituiscono l'elemento digitale di uno spazio di lavoro dei dipendenti.
Promuovi la connessione e la collaborazione sul posto di lavoro
Con il lavoro da remoto in crescita per popolarità e frequenza con cui i dipendenti collaborano regolarmente con i membri del team in tutta la città e nel mondo, l'aspetto digitale del posto di lavoro dei dipendenti è fondamentale per favorire la connessione e semplificare la collaborazione dei colleghi sui progetti. Gli strumenti che consentono ai team di gestire le assegnazioni, lavorare negli stessi spazi digitali e comunicare utilizzando app video e di messaggistica sono fondamentali per il successo, anche per i team nello stesso ufficio. Un solido spazio di lavoro digitale per i dipendenti aumenta l'engagement di team e dipendenti, il che a sua volta può influenzare positivamente la cultura aziendale generale e il morale.
Ogni persona dell'organizzazione crea una community nota come forza lavoro. Le community sono più forti quando le persone possono fare affidamento l'una sull'altra e hanno costruito relazioni solide nel tempo. Le organizzazioni e i leader devono incoraggiare i propri dipendenti ad abbracciare la parte sociale dell'essere in una comunità e creare connessioni importanti sfruttando gli strumenti nello spazio di lavoro dei dipendenti, soprattutto quando alcuni o tutti i membri lavorano da remoto. Festeggiamenti a livello di team e altri eventi possono essere organizzati virtualmente o avere team misti con lavoratori di persona e da remoto. Eventi come questi sono vitali per lo sviluppo di relazioni, e nessuno dovrebbe mai essere lasciato fuori. Potrebbero anche portare a nuove, eccitanti idee.
Anche riunioni brevi e informali possono stimolare l'innovazione. I leader di diversi team, ad esempio, possono incontrarsi mensilmente tramite video chat per un caffè e condividere feedback su ciò che l'altro sta facendo. Ciò può ispirare nuove prospettive che portano i progetti a un nuovo livello o rivelare opportunità di collaborazione tra dipartimenti. I dipendenti di tutti i livelli possono ricreare discussioni da "macchinetta del caffè" nello spazio digitale.
Anche se non tutte le interazioni porteranno a insight miracolosi, queste discussioni perpetuano il flusso di informazioni, che è essenziale per un luogo di lavoro vivace e produttivo. Per questo motivo, le organizzazioni dovrebbero ospitare riunioni trimestrali a livello aziendale e condividere le comunicazioni dei leader senior per fornire informazioni indispensabili, con la possibilità per i dipendenti di fornire feedback. In questo modo si promuove questo senso di comunità facendo in modo che tutti capiscano gli obiettivi aziendali prioritari e abbiano l'opportunità di porre domande ed esprimere le proprie opinioni.
Con spazi di lavoro adeguatamente attrezzati, i dipendenti si sentono più connessi ai colleghi e ai loro datori di lavoro. Sono più fiduciosi, hanno maggiori probabilità di avere successo nel loro ruolo e godono di un'employee experience migliore.
In che modo lo spazio di lavoro dei dipendenti influisce sul benessere
Non avere accesso agli strumenti e ai servizi necessari per svolgere il proprio lavoro è frustrante. Ciò causa stress e ansia e spinge i dipendenti a mettere in discussione quanto la loro organizzazione si preoccupa di loro e del loro lavoro. Se prolungati e non trattati, stress e ansia potrebbero essere sufficienti per spingere una persona a licenziarsi. Garantire che la tua forza lavoro disponga dello spazio di lavoro fisico e digitale appropriato è fondamentale per l'employee experience. È una cultura del posto di lavoro che riconosce e combatte potenziali pericoli nello spazio di lavoro dei dipendenti.
Ne vediamo regolarmente riprove, dal plexiglass che protegge i cassieri e i rappresentanti del customer service dai virus alle apparecchiature per ufficio progettate ergonomicamente fino alle aree in cui si può operare unicamente con caschi protettivi negli impianti di produzione. Diversi gruppi di dipendenti hanno esigenze specifiche, e tutti meritano uno spazio di lavoro per i dipendenti che sia pensato per proteggerli e aiutarli a lavorare in modo efficiente. Con la crescita della cultura del lavoro da remoto e ibrido, questi dipendenti affrontano rischi che altri gruppi potrebbero non affrontare.
Nonostante i suoi molti aspetti positivi, lavorare virtualmente per alcune persone presenta degli svantaggi. I sentimenti di solitudine sono più comuni per i lavoratori da remoto. Le aziende devono supportare la propria forza lavoro dando l'esempio e creando in modo proattivo una cultura in cui la collaborazione è incoraggiata, i team festeggiano insieme, tutti hanno una voce e i manager si confrontano con i propri dipendenti durante incontri settimanali, e non solo per chiedere aggiornamenti sui progetti.
Anche definire dei limiti dovrebbe essere un imperativo dell'organizzazione. L'eccesso di lavoro aumenta il burnout, portando conseguentemente a depressione, stress, ansia e altri effetti dannosi sui dipendenti, che lavorino da remoto o in ufficio. Incoraggia la tua forza lavoro a rilassarsi e allontanarsi dai propri spazi di lavoro posponendo di intere ore le notifiche, prendendo giorni di ferie e utilizzando i tempi di inattività per concentrarsi sulla propria vita personale. Questi sono i tratti distintivi di una cultura del lavoro sana in cui i dipendenti sono valorizzati. Le persone che lavorano per questo tipo di organizzazioni sono più resilienti e meglio in grado di adattarsi agli imprevisti, che possono accadere spesso sia sul lavoro che nella vita.
Gli spazi di lavoro dei dipendenti supportano il benessere totale della forza lavoro e includono strumenti, come app di messaggistica, servizi e luoghi fisici in cui lavorano i dipendenti, indipendentemente dal fatto che la loro scrivania si trovi nella sede centrale dell'azienda, a casa o in giro. Le organizzazioni più assennate e competitive si rendono conto che l'employee experience è influenzata enormemente dagli spazi di lavoro dei dipendenti. Le persone vogliono le app, i dispositivi e le informazioni di cui hanno bisogno per avere successo nei loro ruoli a portata di mano. Vogliono che il loro datore di lavoro si preoccupi di loro, del loro tempo e delle loro performance. Avere uno spazio di lavoro che soddisfi le loro esigenze fa la differenza.
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