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什么是入职管理?

美国的平均员工保留率介于 70% 至 85%。如果“理想”的保留率为 90% 或更高,意味着现有的数据还有改进的空间,这正是入职管理派上用场的地方。入职管理是指企业帮助新员工融入企业并胜任新工作岗位的过程。出色的入职管理有助于直接提高保留率、员工敬业度和工作效率。

HCM TM 视频缩略图

您可能已经熟悉人才招聘和员工入职培训流程,那么员工入职管理呢?企业经常认为,如果他们的入职培训看起来已经足够理想,就没有必要关注或努力改善员工敬业度和入职管理流程了。然而,打造出色的入职管理流程是值得付出努力的,特别是您想要留住员工并使他们成为企业价值的一部分,以及让您的企业富有成效地运作。

员工入职管理的优势包括减少手动工作、缩短更快投入高效工作的时间以及提高员工保留率。关于这方面的文章屡见不鲜,已发布的数据也证明了出色的入职管理可提高投资回报率:据 UrbanBound 估计,英国和美国企业每年花费 370 亿美元来留住不了解其工作、生产力欠佳的员工,令人惊讶的是,这些企业当中有 35% 在入职管理上的花费是零。

这些统计数据表明,没有实施入职管理流程或在这方面做得不好的企业浪费了庞大的资金。然而,企业为什么要投资于更先进的入职管理流程呢?通过更好的入职管理实践,员工更有可能发现在您的企业工作的好处,从而让员工想要参与并为他们的工作做出更多贡献。

入职培训和入职管理之间有何区别?

尽管入职培训入职管理之间的差异似乎微不足道,但仍有一些区别。大多数雇主有为新员工提供基本的标准入职培训,但单凭入职培训并不足以改善保留率不断下跌的情况。

入职培训旨在确保新员工清楚了解开始上班的日期和时间、分配工作站、审查人力资源 (HR) 政策以及整理必要的文书工作,通常不会持续超过几个小时,或者在某些情况下只需几天即可完成。入职培训可以做到的不多,就仅是帮助新员工了解本身岗位应该做的事情而已。

员工入职管理流程需要多长时间?

员工入职管理是一个更广泛的流程,可以持续长达 12 个月。虽然看来花在新员工身上的时间过长,但从长远来看,入职管理证明是有价值的,可帮助新员工全心投入企业的运作方式。入职管理包括提供培训和资源,以帮助员工了解其在企业内所扮演的角色,而不仅是熟悉人力资源政策。

通过广泛的培训,员工可以更好地履行他们的职责,从而提高员工保留率和员工满意度。那么,为什么从入职培训转为实施入职管理会有如此不同的结果呢?让我们来看看员工入职管理的流程。

出色的入职管理流程帮助员工融入企业文化

许多员工因觉得不受上级重视和感到不满而离职。就发现优秀人才而言,有效的入职管理流程能够提高员工保留率和敬业度,这对您的企业非常重要。

借助员工入职管理解决方案,雇主将员工视为宝贵的个体,而不仅是工人而已,这非常重要,包括用心倾听,了解员工的顾虑,让他们感到被重视。

如果企业关注员工的事,作为回报,他们就更有可能关心企业的事和目标,这可激发员工更多地关注他们工作的企业,从而提高员工敬业度。

入职管理流程也是企业与员工建立信任的好时机,企业可以向员工明确表达对他们的期望,同时告诉员工企业可以为他们做些什么,包括晋升、参与企业活动、获得激励或公司福利的机会,这将大有帮助。

只要花时间向新员工证明他们受到重视,员工就不会感到被冷落或不被认可,从长远来看,这将对您的企业大有裨益。

入职管理软件的优势

全心投入工作的员工有本身的优势,包括更高的工作素质和工作量。通过入职管理与员工交互不仅可以改善员工的工作,还可以提高企业的声誉和资产负债表。具体而言,员工入职管理的优势包括:

  • 减少花费在手动任务上的时间
    许多企业仍然花费大量时间手动执行入职任务,包括收集、发送和跟踪已完成的文书工作、创建员工档案等。基于云的入职管理软件可自动化和简化入职流程,减少手动工作并降低成本。

    以 Oracle 的一个客户为例子,这家管理六万名员工健康系统的企业衡量了入职管理团队在实施 Oracle 人力资本管理入职组件后节省的时间。在这之前,这家企业是以手动方式执行相关任务。结果显示,Oracle HCM 解决方案有助于缩短每个员工的入职管理时间 45 分钟以上。以平均每年六万美元的工资以及企业平均每年聘请 7000 名员工计算,再将每个“入职人员”节省的估计时间分解为美元,企业每年节省的费用超过十五万美元。这不仅有助于提高公司的投资回报率,还减少了花费在入职管理的时间,让企业可以将省下的这 4000 个小时用于执行更具战略性的 HR 活动。

  • 缩短员工上岗时间
    实现这个指标有许多变量,我们主要关注其中两个。其一是我们的医疗卫生客户称为的“上岗时间”。换句话说,企业需要多久才能让员工从“接受录取”、“第一天上班”过渡到到开始培训再到投入高效工作?

    通过简化和自动执行从接受录取到第一天上班之间的活动,企业能够比尚未使用 Oracle HCM 云时提前一整周在执行入职管理方面摆脱办公桌的束缚。对您的企业来说,这一周的时间会为生产力带来什么助益,可对您的利润作出什么贡献?

    确保员工快速投入高效工作的另一个变量是转向“上班第一天前的活动”,也就是说在新员工入职的第一天之前就以无纸化的入职管理方式完成那些与工作无关的活动(例如填写表格)。这样,新员工就可以在第一天上班时专注于职务培训和其他更重要的活动,而不是填写表格。如果我们估计可从每名员工的入职管理上节省一个小时的时间以及每年新增 7000 多名员工,我们就可以将 7000 多个小时的时间用在有助于提高利润的工作,而非不重要的活动上。

  • 减少员工流失率
    员工流失是影响利润的明显成本。回到 Oracle 医疗卫生客户的例子,这家企业衡量了实施 Oracle HCM 云之前和之后的前 90 天内以及第一年的员工保留率数据。前 90 天内新员工的流失率从 10.3% 下跌至 8.2%,第一年的流失率也从 26.1% 降至 22.5%。如果我们使用 5000 美元作为更换一名员工的保守估计费用来量化第一年的改进(许多研究表明这个数字高达每位员工年薪的 1.5 到 2 倍),以每年雇用 7000 人为准,这相当于为企业节省了超过 126 万美元。

  • 改善新员工体验
    出色的入职管理是动态且引人入胜的,可为新员工打造积极的体验。选择 Oracle HCM 云入职管理解决方案,企业可在新员工第一天上班前以电子方式完成耗时的表格填写;更无缝地过渡到入职管理活动;消除数据输入中的冗余工作;以及呈现有助于推动企业文化的内容。如以上数据所示,这些优势从长远来看将有助于提高投资回报率。

高员工流失率的后果

企业的员工流失率高并不是一个好的迹象。由于需要投入大量时间和资金来聘请新员工,因此高流失率对于企业来说涉及非常昂贵的成本。企业会因经理和高级员工离职而损失数十万美元,这是任何企业都不想消耗的费用。

随着时间的推移,这些费用将开始损害企业的工作输出,因为企业需要在培训新员工方面经历无休止的循环。接受培训不久后,如果员工感到不满意,他们可能会考虑离职。如果大多数员工都是兴致缺缺的新员工,企业的质量和声誉还会受到影响。

但出色的入职管理流程可以解决这些问题。

与其不断花费在聘请员工上,企业应该选择将资金投入到入职管理流程。入职管理的成本较低,长期而言可以为企业节省资金。

入职管理优秀实践

企业需要意识到,每个新员工都是有潜力的,忽视这种潜力可能会使你的企业遭受昂贵且不必要的损失。相反,如果这种潜力获得重视,您的企业和员工可能会非常成功。

您首先要从欢迎新员工加入团队开始,那么他们就不会感到太紧张和不舒服,还会更加愿意交谈和提问。

在新员工接受了一段时间的培训后,主管必须与员工进行一对一的交谈。这是主管评估员工已完成的工作并提供建设性反馈的好机会。

反馈对于新员工来说非常重要,可帮助他们了解自己做得好和不好的地方,还为他们提供了改进的目标。

这些反馈会议必须定期举行,例如每个月一次,从而让员工感受到支持而不是自谋生路。这些会议对企业也很重要,有助于评估新员工在工作中的表现。

入职管理:职业发展和机遇

尽管您执行了到目前为止提到的所有入职管理实践,您的员工在工作几个月后仍然可能会感到不满意。为什么会这样呢?这通常是因为员工觉得工作停滞不前以及无法有效发展他们的事业。

通过与新员工讨论可能的职业机会可以让他们有所期待,这样,他们就会更加努力地实现目标。总体而言,这对于提高员工绩效和敬业度来说都大有帮助。