Che cos'è l'ERP?

Con l'acronimo ERP si fa riferimento all'Enterprise Resource Planning. In esso sono inclusi i sistemi e i pacchetti software che le organizzazioni usano per gestire le attività quotidiane del proprio business, come la contabilità, il procurement, il project management e la produzione. I sistemi ERP uniscono e definiscono un insieme di processi di business e ne garantiscono lo scambio di dati. Grazie alla raccolta di dati transazionali condivisi provenienti da diverse fonti dell'organizzazione, i sistemi ERP eliminano la duplicazione dei dati e ne garantiscono l'integrità tramite una "single source of truth".

Oggigiorno, i sistemi ERP sono fondamentali per la gestione di migliaia di aziende di tutte le dimensioni e appartenenti a settori diversi. Per queste aziende, l'ERP è tanto importante quanto l'elettricità che alimenta tutti i sistemi.

Aspetti fondamentali dell'ERP

I sistemi ERP si basano su una struttura di dati comune e definita (schema) che condivide, in genere, un database comune. I sistemi ERP offrono accesso ai dati aziendali appartenenti ad attività diverse, attraverso costrutti, definizioni ed esperienze utente diversi.

Uno dei principi base dell'ERP è quello relativo alla raccolta centralizzata di dati destinati a un'ampia distribuzione.

Invece di numerosi database standalone con un inventario infinito di fogli di calcolo scollegati, i sistemi ERP portano ordine nel caos e consentono a tutti gli utenti, dal CEO al personale amministrativo, di creare, archiviare e usare gli stessi dati derivanti da processi comuni. Con un repository dei dati sicuro e centralizzato, tutti all'interno dell'organizzazione possono essere certi che i dati siano corretti, aggiornati e completi. L'integrità dei dati è garantita per ogni attività eseguita all'interno dell'organizzazione, dalle dichiarazioni finanziarie trimestrali al singolo report dei crediti, senza usare fogli di calcolo soggetti a errore.

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Il valore aziendale dell'ERP

È impossibile ignorare l'impatto dell'ERP nel mondo aziendale di oggi. Dal momento che i dati e i processi aziendali sono integrati nei sistemi ERP, le aziende possono allineare i diversi dipartimenti e i flussi di lavoro, con un risparmio significativo in termini di profitti. Tra gli esempi dei vantaggi aziendali figurano:

  • Migliore comprensione del business— grazie a informazioni in tempo reale generate da report
  • Costi operativi ridotti— attraverso processi aziendali definiti e più snelli
  • Maggiore collaborazione grazie alla condivisione tra utenti dei dati contenuti in contratti, richieste e ordini di acquisto
  • Migliore efficienza— attraverso una user experience comune tra funzioni aziendali e processi di business comuni
  • Infrastruttura omogenea— dal back office al front office, tutte le attività di business hanno lo stesso "look and feel"
  • Tasso elevato di adozione da parte degli utenti— grazie a una user experience e a una progettazione condivise
  • Meno rischi— attraverso una maggiore integrità dei dati e controlli finanziari
  • Costi operativi e di gestione inferiori— attraverso una maggiore integrità dei dati e controlli finanziari

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Il passato: la storia dell'ERP

Dalla carta ai dispositivi mobili

Gli inizi dell'ERP risalgono a più di 100 anni fa. Nel 1913, l'ingegnere Ford Whitman Harris sviluppò il modello EOQ (Economic Order Quantity), un sistema basato su carta per la pianificazione della produzione. Per decenni il modello EOQ ha rappresentato lo standard per la produzione. Black and Decker, la società che ha progettato diversi utensili da lavoro, ha cambiato le regole del gioco nel 1964 quando ha per la prima volta adottato una soluzione di pianificazione dei fabbisogni di materiali (material requirements planning, MRP) che abbinava i concetti EOQ al computer mainframe.

La soluzione MRP ha rappresentato lo standard di mercato fino a quando, nel 1983, è stato sviluppato il Manufacturing Resource Planning (MRP II). In MRP II erano presenti modelli riguardanti componenti software architetturali chiave e strumenti di base integrati di produzione, relativi ad acquisti, distinte di materiali, pianificazione e gestione dei contratti. Per la prima volta, diverse attività di produzione sono state integrate in un sistema comune. MRP II offriva anche una visione futura su come le organizzazioni potessero sfruttare il software per condividere e integrare i dati aziendali e migliorare l'efficienza operativa, attraverso una migliore pianificazione della produzione, un inventario di dimensioni inferiori e una riduzione degli sprechi (scrap).

Con l'evoluzione tecnologica dell'informatica negli anni settanta e ottanta, sono stati sviluppati concetti simili all'MRP II per gestire altre attività di business, oltre alla produzione, al Finance aziendale, alla gestione delle relazioni con i clienti e ai dati delle risorse umane. Nel 1990, gli esperti di tecnologia coniarono un nome per questa nuova categoria di software per la gestione del business: enterprise resource planning.

Il presente: l'ERP oggi

Dall'on-premise al cloud

Dagli anni novanta fino agli inizi del XXI secolo, l'adozione dell'ERP ha conosciuto una crescita rapida, dal momento che un maggior numero di organizzazioni si è affidato all'ERP per semplificare i processi di business di base e migliorare la visibilità dei dati. Allo stesso tempo, anche il costo per l'implementazione dei sistemi ERP è cominciato a salire. L'hardware e il software on-premise richiedevano investimenti di capitale costosi e, inoltre, i sistemi ERP aziendali comportavano costi aggiuntivi legati a codice personalizzato, consulenza e formazione.

Nel frattempo, la tecnologia si è evoluta per abbracciare Internet, con nuove funzioni e funzionalità, come gli analytics integrati. Con il passare del tempo, molte organizzazioni si sono rese conto che i propri sistemi ERP on-premise non potevano essere al passo con i requisiti moderni in termini di sicurezza o con le tecnologie emergenti, come gli smartphone.

A questo punto si inserisce il cloud o il software-as-a-service (SaaS) come modello di distribuzione dell'ERP. Quando il software ERP è "nel cloud", significa che i server sono remoti e non in una delle sedi dell'azienda. Il cloud offre un'alternativa meno costosa per l'ERP, in grado di ridurre i costi operativi (OpEx) e di capitale (CapEx), eliminando la necessità di acquistare software o hardware o di assumere altro personale IT. In assenza di infrastrutture costose da supportare, il tempo delle risorse può essere investito per opportunità di crescita. I dipendenti possono concentrarsi su attività di maggior valore e dedicare meno tempo alla gestione IT.

ERP di nuova generazione

Pensato per aziende di qualsiasi dimensione

Se, in passato, i sistemi ERP legacy erano spesso troppo costosi per aziende di piccole e medie dimensioni (SMB), l'avvento del cloud ha eliminato questa barriera. Grazie a una soluzione SaaS, le aziende di piccole dimensioni possono usare lo stesso software ERP collaudato e potente che le aziende di grandi dimensioni usano già da anni. Una soluzione ERP basata sul cloud può essere implementata rapidamente, senza investimenti di CapEx. Per le aziende di piccole e medie dimensioni che desiderano rinnovarsi rapidamente e sfruttare nuove opportunità di business, l'ERP Cloud offre la flessibilità di aggiungere rapidamente nuovi utenti e di supportare esigenze mutevoli di business.

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Superare i limiti della propria azienda per sfruttare le opportunità

Quando l'ERP Cloud amplia la propria architettura finanziaria di base per includere soluzioni integrate di customer relationship management (CRM), supply chain management (SCM), human capital management (HCM) ed enterprise performance management (EPM), il sistema riunisce in modo trasparente tutte le applicazioni in un singolo repository di dati e garantisce una user experience omogenea. Un sistema ERP Cloud esteso consente una gestione dei dipartimenti con maggiore visibilità e collaborazione, come se si trattasse di un'unica organizzazione. Offre anche un accesso trasparente a funzionalità avanzate di reportistica, come la visualizzazione dei dati e analisi approfondite. Grazie all'accesso a tecnologie emergenti, come l'Internet of Things (IoT), le organizzazioni ottengono una visione in tempo reale e completa delle attività di business, non solo a livello di front office, ma anche di warehouse e di impianti di produzione. I dipendenti possono accedere a nuove competenze sui propri dispositivi mobili attraverso gli strumenti social.

Ideato per l'era digitale, l'ERP Cloud di oggi sfrutta strumenti mobile, social e analytics. Senza tutti questi fattori, un'organizzazione non cresce.

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