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Che cos'è l'ERP?

Con l'acronimo ERP si fa riferimento all'Enterprise Resource Planning. Si riferisce a una suite di software che le organizzazioni utilizzano per gestire le attività commerciali quotidiane, come ad esempio contabilità, procurement, project management, gestione del rischio e compliance e operations per la supply chain. Una suite ERP completa include anche enterprise performance management, un software che aiuta a pianificare, prevedere e comunicare i risultati finanziari di un'organizzazione.

I sistemi ERP uniscono e definiscono un insieme di processi di business e ne garantiscono lo scambio di dati. Grazie alla raccolta di dati transazionali condivisi provenienti da diverse fonti dell'organizzazione, i sistemi ERP eliminano la duplicazione dei dati e ne garantiscono l'integrità tramite una "single source of truth".

Oggigiorno, i sistemi ERP sono fondamentali per la gestione di migliaia di aziende di tutte le dimensioni e appartenenti a settori diversi. Per queste aziende, l'ERP è tanto importante quanto l'elettricità che alimenta tutti i sistemi.

Aspetti fondamentali dell'ERP

Aspetti fondamentali dell'ERP

I sistemi ERP si basano su una struttura di dati comune e definita (schema) che condivide, in genere, un database comune. Questo aiuta a fornire informazioni all'interno dell'azienda utilizzando dati normalizzati basati su definizioni ed esperienze utente comuni. Con ERP, questi costrutti principali vengono quindi interconnessi con processi aziendali definiti guidati da flussi di lavoro tra reparti aziendali (ad es. finance, risorse umane, engineering, marketing, operations), i sistemi di connessione e le persone che li usano. In poche parole, ERP è il veicolo per l'integrazione di persone, processi e tecnologie in un'azienda moderna.

Per esempio: considera un'azienda che costruisce automobili procurandosi ricambi e componenti da più fornitori. Un sistema ERP non solo traccia la richiesta e l'acquisto di questi beni, ma garantisce che ogni componente dell'intero processo procure-pay utilizzi dati uniformi e puliti connessi a flussi di lavoro aziendali integrati, processi aziendali e rapporti con analytics. Quando l'ERP viene utilizzato correttamente in questa azienda di produzione automobilistica, il componente di esempio, "pastiglie dei freni anteriori", viene identificato in modo uniforme per nome del componente, dimensioni, materiale, origine, numero di lotto, numero di ricambio del fornitore, numero di serie, costo e specifica, insieme a una miriade di altri articoli descrittivi e basati sui dati. Poiché i dati rappresentano la linfa vitale di ogni azienda moderna, ERP facilita la raccolta, l'organizzazione, l'analisi e la distribuzione di queste informazioni a tutti gli individui e ai sistemi che ne hanno bisogno per svolgere al meglio il proprio ruolo e le proprie responsabilità.

ERP garantisce inoltre che questi campi e attributi di dati vengano inseriti nell'account corretto nella contabilità generale dell'azienda (ad es. "Pastiglie dei freni") in modo che tutti i costi siano tracciati e rappresentati correttamente. Se le pastiglie dei freni anteriori fossero chiamate "freni anteriori" in un sistema software (o forse in un set di fogli di calcolo), "pastiglie dei freni" in un altro e "frnt-pad" in un terzo, sarebbe difficile per la società di produzione automobilistica capire quanto viene speso annualmente sulle pastiglie dei freni anteriori e se deve cambiare fornitore o avviare una trattativa per ottenere prezzi migliori.

Uno dei principi base dell'ERP è quello relativo alla raccolta centralizzata di dati destinati a un'ampia distribuzione. Invece di numerosi database standalone con un inventario infinito di fogli di calcolo tra loro scollegati, i sistemi ERP portano ordine nel caos e consentono a tutti gli utenti, dal CEO al personale amministrativo, di creare, archiviare e usare gli stessi dati derivanti da processi comuni. Con un repository dei dati sicuro e centralizzato, tutti all'interno dell'organizzazione possono essere certi che i dati siano corretti, aggiornati e completi. L'integrità dei dati è garantita per ogni attività eseguita all'interno dell'organizzazione, dalle dichiarazioni finanziarie trimestrali al singolo report dei crediti, senza usare fogli di calcolo soggetti a errore.

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Il valore aziendale dell'ERP

Il valore aziendale dell'ERP

È impossibile ignorare l'impatto dell'ERP nel mondo aziendale di oggi. Dal momento che i dati e i processi aziendali sono integrati nei sistemi ERP, le aziende possono allineare i diversi dipartimenti e i flussi di lavoro, con un risparmio significativo in termini di profitti. Tra gli esempi dei vantaggi aziendali figurano:

  • Insight aziendali ottimizzati a partire da informazioni in tempo reale generate dai report
  • Minori costi operativi attraverso processi di business semplificati e best practice
  • Maggiore collaborazione tra gli utenti che condividono i dati in contracts, richieste e ordini di acquisto
  • Migliore efficienza attraverso una user experience comune a molte funzioni aziendali e processi aziendali ben definiti
  • Un'infrastruttura consistente dal back office al front office, tutte le attività di business hanno lo stesso "look and feel"
  • Elevati tassi di adozione da parte degli utenti con user experience e design comuni
  • Rischio ridotto attraverso una maggiore integrità dei dati e controlli finanziari
  • Minori costi di gestione e operativi attraverso sistemi uniformi e integrati

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Il passato: la storia dell'ERP

Dalla carta ai dispositivi mobili

Gli inizi dell'ERP risalgono a più di 100 anni fa. Nel 1913, l'ingegnere Ford Whitman Harris sviluppò il modello EOQ (Economic Order Quantity), un sistema basato su carta per la pianificazione della produzione. Per decenni il modello EOQ ha rappresentato lo standard per la produzione. Black and Decker, la società che ha progettato diversi utensili da lavoro, ha cambiato le regole del gioco nel 1964 quando ha per la prima volta adottato una soluzione di pianificazione dei fabbisogni di materiali (material requirements planning, MRP) che abbinava i concetti EOQ al computer mainframe.

La soluzione MRP ha rappresentato lo standard di mercato fino a quando, nel 1983, è stato sviluppato il Manufacturing Resource Planning (MRP II). In MRP II erano presenti modelli riguardanti componenti software architetturali chiave e strumenti di base integrati di produzione, relativi ad acquisti, distinte di materiali, pianificazione e gestione dei contratti. Per la prima volta, diverse attività di produzione sono state integrate in un sistema comune. MRP II offriva anche una visione futura su come le organizzazioni potessero sfruttare il software per condividere e integrare i dati aziendali e migliorare l'efficienza operativa, attraverso una migliore pianificazione della produzione, un inventario di dimensioni inferiori e una riduzione degli sprechi (scrap).

Con l'evoluzione tecnologica dell'informatica negli anni settanta e ottanta, sono stati sviluppati concetti simili all'MRP II per gestire altre attività di business, oltre alla produzione, al Finance aziendale, alla gestione delle relazioni con i clienti e ai dati delle risorse umane. Nel 1990, gli esperti di tecnologia coniarono un nome per questa nuova categoria di software per la gestione del business: enterprise resource planning.

Il passato: dagli anni '90 al nuovo millennio

Dall'on-premise al cloud

Dagli anni '90 fino all'inizio del 21 ° secolo, l'adozione dell'ERP è cresciuta rapidamente. Allo stesso tempo, anche il costo per l'implementazione dei sistemi ERP è cominciato a salire. L'hardware necessario per eseguire il software era in genere in locale, con grandi macchine in una sala server. Sia l'hardware che le licenze software richiedevano investimenti in conto capitale ammortizzati in oltre 5-10 anni. Inoltre, le organizzazioni hanno quasi sempre voluto personalizzare i propri sistemi ERP per soddisfare esigenze specifiche, comportando costi aggiuntivi per consulenti software e formazione.

Nel frattempo, la tecnologia si è evoluta per abbracciare Internet, con nuove funzioni e funzionalità, come gli analytics integrati. Con il passare del tempo, molte organizzazioni si sono rese conto che i propri sistemi ERP on-premise non potevano essere al passo con i requisiti moderni in termini di sicurezza o con le tecnologie emergenti, come gli smartphone.

Oggi: un nuovo modello di distribuzione dell'ERP

Software as a Service (SaaS)

A questo punto si inserisce il cloud o il software-as-a-service (SaaS) come modello di distribuzione dell'ERP. Quando il software ERP viene consegnato "as a service" nel cloud, viene eseguito su una rete di server remoti, anziché all'interno di una sala server aziendale. Il provider di servizi cloud aggiusta, gestisce e aggiorna il software più volte l'anno, anziché applicare un costoso aggiornamento una volta ogni 5-10 anni (o più) in locale. Il cloud è in grado di ridurre i costi operativi (OpEx) e di capitale (CapEx), eliminando la necessità di acquistare software e hardware o di assumere altro personale IT. Queste risorse possono invece essere investite in nuove opportunità di business e l'organizzazione è sempre aggiornata sul software ERP più recente. I dipendenti possono concentrarsi su attività di maggior valore come innovazione e crescita e dedicare meno tempo alla gestione IT.

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Uno dei vantaggi del modello SaaS consiste nell'aggiornamento del software con le ultime funzionalità, funzioni e best practice. I provider di Cloud ERP distribuiscono gli aggiornamenti su base regolare (con cadenza mensile, nel caso di Oracle). Ciò significa che le ultime tecnologie emergenti nuove e rivoluzionarie, come AI, assistenti digitali, machine learning, blockchain, realtà aumentata e l'Internet of Things (IoT), sono disponibili con cadenza regolare.

Con l'accesso a queste nuove tecnologie, le organizzazioni possono rapidamente migliorare il proprio business e le best practice mentre il software ERP si evolve. Possono automatizzare i processi che richiedevano un intervento manuale pesante, come riconciliare gli account finanziari. Inoltre, gli utenti hanno una visione completa e in tempo reale delle attività di business aziendali non solo nel front office, ma anche nei magazzini nei reparti di produzione e in qualsiasi altra parte dell'azienda. Questa conoscenza è quindi disponibile per ogni dipendente sui dispositivi mobile, inclusi smartphone e tablet.

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